檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

何志海

摘 要：隨著信息化以及知識經(jīng)濟時代的到來，檔案管理成為了每個公司、企事業(yè)單位必不可少的重要管理項目，如何予以妥善管理與有效的運用，將是建設(shè)現(xiàn)代檔案管理制度不可或缺的議題。從這一點出發(fā)，有效提高了系統(tǒng)的運行效率和數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。通過將系統(tǒng)分為用戶登錄模塊、學(xué)生檔案管理模塊、學(xué)生檔案查詢管理模塊、學(xué)生檔案類別管理與檔案柜資料管理模塊、學(xué)生檔案借用/歸還管理模塊等五個主要模塊進行了系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計，包括界面的設(shè)計和數(shù)據(jù)庫的設(shè)計。信息在保存和傳輸過程中的安全性和可靠性也得到了有效的保障。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息系統(tǒng)；信息安全；數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

1 緒論

1.1 研究背景與意義

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計算機科學(xué)日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認(rèn)識，它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理學(xué)生檔案，這種管理方式存在著許多缺點，譬如：效率低、保密性差，另外時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。它可以為用戶提供豐富的功能，實現(xiàn)操作的自動化，從而大幅度的降低學(xué)生檔案管理的工作強度，減少了手工操作可能出現(xiàn)的誤差，提高檔案管理工作的效率。因此，學(xué)生信息檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以給管理人員以及學(xué)校帶來顯而易現(xiàn)的效果和收益。

檔案管理對于管理人員的意義：

（1） 檔案管理不再費時費力。

（2） 檢索查詢更為方便。

（3） 檔案的查借閱工作更加可控。

2 關(guān)鍵技術(shù)研究

系統(tǒng)開發(fā)中應(yīng)用的關(guān)鍵技術(shù)，包括開發(fā)系統(tǒng)所使用的Delphi語言技術(shù)、增強系統(tǒng)安全性使用的數(shù)字簽名技術(shù)和在工程設(shè)計上使用的UML建模技術(shù)，作為系統(tǒng)開發(fā)所使用的主要技術(shù)環(huán)境。

2.1 條形碼技術(shù)

2.1.1 條形碼簡介

條形碼技術(shù)是集條碼理論、光電技術(shù)、計算機技術(shù)、通信技術(shù)、條碼印制技術(shù)于一體的綜合性技術(shù)。由于它具有準(zhǔn)確、快速、經(jīng)濟、便于操作等特點，很快便滲透到計算機管理的一些領(lǐng)域。條碼的推廣和應(yīng)用給社會和經(jīng)濟帶來了很大的效益。條碼技術(shù)是在計算機的應(yīng)用實踐中產(chǎn)生和發(fā)展起來的一種能夠?qū)崿F(xiàn)快速、準(zhǔn)確的進行數(shù)據(jù)采集和自動識別的技術(shù)。

2.2 本章小結(jié)

系統(tǒng)開發(fā)中應(yīng)用的關(guān)鍵技術(shù)，包括開發(fā)系統(tǒng)所使用的Delphi語言技術(shù)、自動化檔案管理所需要的條形碼技術(shù)、增強系統(tǒng)安全性使用的數(shù)字簽名技術(shù)和在工程設(shè)計上使用的UML建模技術(shù)，這些技術(shù)在后面的系統(tǒng)的實現(xiàn)中都會使用到。

3 檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計

首先進行檔案管理業(yè)務(wù)的需求分析，提出了本系統(tǒng)中檔案管理員模塊分為檔案類別管理、檔案柜資料管理、檔案信息管理、檔案借用管理、檔案歸還管理、檔案查詢管理等六大功能，以及用戶模塊劃分為檔案查詢、檔案借閱和檔案歸還三個功能。并將系統(tǒng)分為三大功能集合，即基本信息管理功能集合、檔案借閱及查詢功能集合、用戶管理及其權(quán)限功能的集合，進行分別設(shè)計。

3.1 檔案管理系統(tǒng)的需求分析

需求分析階段是學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的最重要的階段。首先，我們要了解和澄清客戶的需求，然后嚴(yán)格地按照客戶的需求給出系統(tǒng)的需求規(guī)格說明書。理解需求是在問題及其最終最終解決方案之間架設(shè)橋梁的第一步。開發(fā)者只有和用戶充分的理解了需求之后才能開始設(shè)計系統(tǒng)，否則，對需求定義的任何改進，在設(shè)計上都必須大量的返工。下面是經(jīng)過調(diào)研后得到的業(yè)務(wù)需求說明。

（1） 系統(tǒng)為檔案管理員建立學(xué)生信息的檔案，用戶進入系統(tǒng)前需要身份驗證，驗證內(nèi)容包括用戶名、密碼，只有輸入正確后方可進入系統(tǒng)，否則提示錯誤信息，要求重新輸入。

（2） 系統(tǒng)需對檔案進行分類管理，檔案管理員可為不同的部門建立各自的檔案資料庫。

可將檔案管理信息系統(tǒng)的功能相應(yīng)的劃分，并且將這些模塊整合為三個功能集合。

①基本信息管理功能集合。該集合包括檔案類別管理、檔案柜資料管理、檔案信息管理三個模塊，主要用于提供檔案類別、檔案柜資料以及檔案的基本信息。

②檔案借閱及查詢功能集合。該集合包括檔案借用管理、檔案歸還管理、檔案查詢管理三個模塊。

③用戶管理及其權(quán)限功能的集合。該集合包括檔案管理人員信息管理和權(quán)限控制兩個功能模塊。

3.2 檔案管理系統(tǒng)的總體設(shè)計

3.3.1 條形碼使用流程

在條碼應(yīng)用系統(tǒng)中，被管理的學(xué)生檔案的詳細(xì)信息是以數(shù)據(jù)庫的形式存儲在計算機系統(tǒng)中，當(dāng)條形碼識讀設(shè)備采集到管理對象的條碼符號信息后，通過通信線路傳輸?shù)接嬎銠C系統(tǒng)中。在計算機系統(tǒng)中，應(yīng)用程序根據(jù)這個編碼到數(shù)據(jù)庫中去匹配相應(yīng)的記錄從而得到對象的詳細(xì)信息，并在屏幕中顯示。

4 檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

首先明確了系統(tǒng)所使用的開發(fā)環(huán)境和運行環(huán)境，即采用Delphi語言為開發(fā)平臺，數(shù)據(jù)庫采用SQL Server 2000，而UML圖的繪制則是是采用了Rational Rose 2003。通過使用SQL Server 2000軟件實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫的表的設(shè)計并完成了相關(guān)視圖的建立，最后詳細(xì)介紹了存儲過程創(chuàng)建和數(shù)據(jù)庫的連接的技術(shù)細(xì)節(jié)，并給出了部分系統(tǒng)界面。

5 總結(jié)與展望

5.1 全文總結(jié)

首先介紹了系統(tǒng)開發(fā)中所使用的關(guān)鍵技術(shù)，此后通過對學(xué)生檔案管理業(yè)務(wù)的需求分析，進行了系統(tǒng)和總體設(shè)計，提出了將系統(tǒng)分為基本信息管理功能集合、檔案借閱及查詢功能集合、用戶管理及其權(quán)限功能的集合等三大功能集合，并對系統(tǒng)進行了用例分析和域類分析。綜上所述，本文通過對條形碼技術(shù)、數(shù)據(jù)庫SQL server2000以及Delphy語言對數(shù)據(jù)庫進行操作的相關(guān)知識的應(yīng)用，給出了一個學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)實例。

5.2 課題展望

由于研究時間和相關(guān)條件的限制，本模型研究仍有許多后繼工作需要探討。

（1） 在使用SQL構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的時候，只定義了幾個能夠完成基本操作的存儲過程，在以后的使用和維護的過程中，可以根據(jù)需要，設(shè)計和添加其它的存儲過程。我們也可以通過定義其它的視圖，以達(dá)到簡化程序設(shè)計的目的。

（2） 由于在開發(fā)過程中時間的限制，有些界面的開發(fā)做的不夠細(xì)致，界面不夠美觀，實現(xiàn)的功能不夠全面，將在以后的使用過程中，不斷的進行完善。

（3） 由于現(xiàn)今某些加密算法安全性已受到質(zhì)疑，采用更先進更安全的信息安全技術(shù)也是值得探索的一個問題。

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