辦公自動化下的電子文檔管理探究

摘 要：辦公自動化系統(tǒng)憑借快速、高效、便捷等優(yōu)勢，迅速搶占了國內(nèi)辦公管理領(lǐng)域，并催生了一種新型的文檔管理模式—電子文檔管理。本文通過研究辦公自動化與電子文檔管理的內(nèi)在聯(lián)系，分析電子文檔管理存在的問題，提出了提升辦公自動化下的電子文檔管理水平的幾點建議。

關(guān)鍵字：辦公自動化；電子文檔；管理；措施

1 前言

隨著信息時代的到來，人們在接收和處理信息的過程中，更多地應用了電子文檔的方式。在辦公領(lǐng)域中，辦公自動化系統(tǒng)投入使用之后，一方面能夠大大提高辦公的效率和準確程度，另一方面也給電子文檔的管理提出了新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，我國在電子文檔管理方面還有不少弊端，需要進一步優(yōu)化。

2 辦公自動化下的電子文檔管理分析

2.1 辦公自動化與電子文檔管理

電子文檔在一定意義上可以理解為辦公自動化的附屬產(chǎn)物，是指在辦公自動化和信息化中產(chǎn)生的各種具有特定意義的電子文件。它們主要是作為檔案進行管理的。縱觀其發(fā)展趨勢，辦公自動化主要包含以下兩種系統(tǒng)：計算機信息處理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)。隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化產(chǎn)生了根本性的轉(zhuǎn)變。原有的紙質(zhì)文檔越來越多地被電子文檔所代替，文件的形態(tài)和存儲方式也發(fā)生較大改變。由此看來，在辦公自動化的大背景下，如何有效地提升電子文檔的管理水平，是當前研究的重要課題。

2.2 辦公自動化下的電子文檔管理存在的問題

（1）電子文檔管理人員專業(yè)水平不高

從事電子文檔建設(shè)和管理的工作人員不僅應具備較高檔案管理技能，同時需要具備一定的計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?，F(xiàn)實中，從事電子文檔管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關(guān)專業(yè)出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是多數(shù)人對計算機技術(shù)僅限于簡單的應用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。由此導致在建設(shè)電子文檔管理系統(tǒng)的過程中，不能快速準確地完成信息的檢索和錄入，造成電子文檔管理信息化水平不高。

（2）電子文檔建設(shè)制度不夠完善

電子文檔管理屬于檔案管理的一部分。在制度建設(shè)層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》早已頒布并實施。但是，落實不足，也沒有相應的電子文檔管理細則以供參考。因此，多數(shù)單位內(nèi)部并沒有形成一套完整的制度體系。在沒有具體實施細則指導的前提下，電子文檔建設(shè)長期停步不前。多數(shù)電子文檔信息化建設(shè)僅停留在計劃設(shè)想中，并沒有落實在具體的實踐中。

（3）電子文檔管理的安全性隱患

電子文檔的產(chǎn)生和使用過程離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的協(xié)助，所以電子文檔的管理對于辦公自動化系統(tǒng)的軟硬件設(shè)備的依賴程度較高。這就給電子文檔的管理環(huán)境提出了新的要求，要求辦公自動化系統(tǒng)具有較高的網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性和硬件設(shè)備穩(wěn)定性。分析發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國辦公自動化條件下的電子文檔管理安全性存在較大的漏洞，主要包括以下幾個方面：黑客攻擊、病毒入侵、人為錯誤操作等，稍不留意就可能造成電子文檔被篡改或者刪除。由此可見，如何在網(wǎng)絡(luò)化辦公的環(huán)境下保證電子文檔的安全性是電子文檔管理的又一大難題。

3 提升辦公自動化下的電子文檔管理水平

3.1 制定電子文檔管理的制度

現(xiàn)階段，辦公自動化條件下的電子文檔管理是企事業(yè)單位文件管理的主要內(nèi)容。隨著社會和經(jīng)濟的發(fā)展，電子文檔的數(shù)目越來越多。原始的人工管理和紙質(zhì)文件已經(jīng)不能滿足海量數(shù)據(jù)的管理要求。各單位迫切需要對電子檔案進行統(tǒng)一、規(guī)范的管理。電子文檔的管理制度應該貫穿電子文檔整個“生命周期”，從產(chǎn)生到使用，直至最后被銷毀的全過程。在管理制度中，應注明電子文檔整理的時間節(jié)點、文件類型和歸檔的范圍等，同時對于使用權(quán)限和安全防護措施制定詳細的操作守則，盡可能保證電子文檔的真實性和有效性。

一般來說，制定電子文檔管理的規(guī)章，可以從以下幾個方面入手：首先，明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理配備專用的軟硬件設(shè)施；其次，檔案管理部門應逐步完善和制定對電子文檔的全過程管理的制度。在日常電子文檔管理時，做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達到規(guī)范化、標準化、制度化。最后，成立專門的電子文檔管理的部門，培養(yǎng)一批具備過硬專業(yè)素質(zhì)的管理專業(yè)人員，對于電子文檔進行專門的監(jiān)督和管理。

3.2 加強電子文檔的安全防護

電子文檔的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴格控制電子文檔信息的訪問權(quán)限；其次，無關(guān)移動存儲器不能與信息存儲計算機鏈接；再次，安裝必要的殺毒軟件并進行定期升級；最后，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)特別是存儲管理網(wǎng)絡(luò)不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。具體實施上，就是制定詳細的檔案管理規(guī)章制度和懲罰措施，明確具體負責人的責任和義務，落實安全責任制。

3.3 建設(shè)實用的辦公自動化系統(tǒng)

在信息化時代，辦公自動化管理軟件如雨后春筍般涌現(xiàn)。市場銷售的辦公自動化控制軟件品類繁多，質(zhì)量參差不齊。在選用時，一定要結(jié)合本部門行業(yè)特點和本單位的電子文檔的特點，選擇一款適合的軟件。由于辦公自動化條件下的電子文檔管理具有數(shù)字化、信息化、一體化等特點，需要在電子信息部門、檔案管理部門和電子文檔使用部門的協(xié)商下，共同完成系統(tǒng)的安裝與調(diào)試。尤為重要的是針對可能出現(xiàn)的安全問題，未雨綢繆，及早制定安全管理預案，將電子文檔從生成、使用直至銷毀的全過程納入到安全管理之中。

4 結(jié)語

對文檔的高效管理是現(xiàn)代社會中辦公管理追求的目標。如何在辦公自動化的條件下，完成對電子文檔的快捷高效管理是亟待解決的問題之一。本文的研究對于該問題的解決具有一定的積極意義。

參考文獻

[1]林曲虹. 加強辦公自動化條件下電子文檔管理的幾點思考[J]. 黑龍江檔案，2012，（03）：110.

[2]張俊平. 辦公自動化條件下電子文檔的規(guī)范化管理探析[J]. 科技信息（科學教研），2008，（02）：51-52.

作者簡介

王洪民（1972-），男，山東省臨沂人，法學碩士，畢業(yè)于燕山大學，中級館員 研究方向：檔案管理。