論文檔一體化在檔案管理中的運(yùn)用

吳宏

摘 要：我國(guó)檔案管理工作已經(jīng)開始應(yīng)用文檔一體化技術(shù)，該技術(shù)的應(yīng)用促使檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，提升了檔案管理效率與質(zhì)量。文檔與檔案融合起來(lái)共同管理必然會(huì)成為未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，因此有關(guān)單位與學(xué)者都非常重視研究與實(shí)踐。本文主要對(duì)國(guó)內(nèi)外文檔一體化發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行了簡(jiǎn)單介紹，而后探討了文檔一體化在檔案管理中的具體運(yùn)用，僅供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；檔案管理；運(yùn)用

文檔一體化簡(jiǎn)單的說(shuō)就是將檔案與文檔依照相應(yīng)的模式結(jié)合起來(lái)共同管理，這對(duì)解決海量電子文件信息資源管理問(wèn)題具有積極的作用。目前我國(guó)的檔案管理工作還未完全實(shí)現(xiàn)文檔一體化，但是某些局部環(huán)節(jié)已經(jīng)依照此種方式進(jìn)行管理，效果非常好。

1 當(dāng)前文檔一體化的發(fā)展概述

現(xiàn)如今我國(guó)已經(jīng)開始著手建設(shè)文檔一體化，但是相比較而言，國(guó)外在此方面的發(fā)展水平比較高。文檔一體化開始于美國(guó)，目前已經(jīng)成為美國(guó)等發(fā)達(dá)國(guó)家普遍應(yīng)用的一種形式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)格式已經(jīng)形成，已經(jīng)在電子檔案管理中得到了廣泛的使用。國(guó)外文檔一體化在檔案管理中運(yùn)用不僅研究理論比較成熟，研究方法也比較具有可用性。國(guó)外在文檔一體化所取得的成就，為我國(guó)文檔一體化的發(fā)展將會(huì)提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。

由于我國(guó)各種各樣的辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用越來(lái)越普遍，同時(shí)越來(lái)越多的研究者開始進(jìn)行管理方面的研究，這使得文檔一體化理念逐漸走入人們的心中，很多單位與個(gè)人都開始通過(guò)文檔一體化來(lái)來(lái)進(jìn)行檔案管理?，F(xiàn)階段，我國(guó)很多文檔一體化軟件被研發(fā)出來(lái)，這些軟件功能不同，有些用于整合檔案管理業(yè)務(wù)，而有些則由于信息收集與開發(fā)。目前所使用的軟件，無(wú)論是在功能上，還是在兼容方面都所有進(jìn)步，甚至已經(jīng)達(dá)到了國(guó)際水平，但也有一些研發(fā)出來(lái)的軟件并不盡如人意，之所以會(huì)出現(xiàn)此種問(wèn)題，主要是由兩方面原因造成：第一是某些軟件開發(fā)人員因?yàn)榻懿蛔≌T惑，只希望盡快研發(fā)出來(lái)賺取利益；第二是軟件開發(fā)人員在進(jìn)行開發(fā)研究時(shí)并未與文檔工作者進(jìn)行良好交流，因此研發(fā)出來(lái)的軟件并沒有達(dá)到文檔工作者的需求。

2 文檔一體化在檔案管理中的運(yùn)用

2.1 文檔一體化的系統(tǒng)架構(gòu)

文檔一體化在檔案管理中的應(yīng)用作用發(fā)揮的關(guān)鍵在于TPIP數(shù)據(jù)庫(kù)，在最初設(shè)計(jì)時(shí)，設(shè)計(jì)人員就將該數(shù)據(jù)庫(kù)看作是儲(chǔ)存引擎，而后再應(yīng)用Struts、Spring技術(shù)等。整個(gè)系統(tǒng)框架既能夠進(jìn)行擴(kuò)展，也能夠進(jìn)行自我維護(hù)，恢復(fù)組件、同時(shí)還具有可以移植的特點(diǎn)，因此應(yīng)用前景非常好。整個(gè)系統(tǒng)框架如下：

第一，領(lǐng)域?qū)ο笫怯梢恍哟谓Y(jié)構(gòu)對(duì)象構(gòu)成，它們是對(duì)不同業(yè)務(wù)模型的抽象，如果需要完成這些狀態(tài)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，通常每個(gè)領(lǐng)域?qū)ο髮?duì)應(yīng)一個(gè)TRIP數(shù)據(jù)庫(kù)表。

第二，持久層對(duì)TRIPjxpAPI進(jìn)行了DAO封裝，實(shí)現(xiàn)了對(duì)TRIP系統(tǒng)內(nèi)置的CCL查詢語(yǔ)言的支持，完成了領(lǐng)域?qū)ο蟮絋RIP數(shù)據(jù)庫(kù)表的對(duì)象關(guān)系映射，對(duì)業(yè)務(wù)層隱藏了TRIPjxpAPI，降低了業(yè)務(wù)層的開發(fā)難度，縮短了系統(tǒng)的開發(fā)時(shí)間。

第三，業(yè)務(wù)層的組成是業(yè)務(wù)邏輯對(duì)象，Sring框架的控制反轉(zhuǎn)容器使得業(yè)務(wù)邏輯替換時(shí)變得簡(jiǎn)單，使各層間以松耦合的方式進(jìn)行無(wú)縫整合，在SpringAOP聲明式事務(wù)管理的基礎(chǔ)上把業(yè)務(wù)邏輯的事務(wù)實(shí)現(xiàn)了。

第四，表現(xiàn)層使用MVC模式中的Struts把解耦的網(wǎng)頁(yè)和基于組件的業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行了實(shí)現(xiàn)，使用FlashPaper瀏覽器插件來(lái)顯示文件。用戶只可執(zhí)行瀏覽、查詢及縮放功能，同時(shí)可限制用戶執(zhí)行保存、復(fù)制與打印等功能，從而即做到了對(duì)原有文檔的高效開放利用，又有效避免了直接的復(fù)制抄襲。對(duì)論文評(píng)語(yǔ)及成績(jī)系統(tǒng)則直接以PDF文件的格式進(jìn)行存儲(chǔ)展示，從而保證了檔案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定義的網(wǎng)頁(yè)，使用反向Ajax技術(shù)DWRAjax框架實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化，Web服務(wù)器會(huì)主動(dòng)將信息推送到用戶瀏覽器，保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)的顯示和處理。

2.2 文檔一體化的實(shí)現(xiàn)模型

應(yīng)用是研究的最終目的，在前述研究的基礎(chǔ)上，基于實(shí)踐類文檔的應(yīng)用設(shè)計(jì)出系統(tǒng)的原型，并在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了主要功能。在設(shè)計(jì)的系統(tǒng)中，把用戶類型分為幾大類，分別是普通用戶、其他方面的用戶以及管理員。普通用戶可以對(duì)所有開放信息執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)檢索（包括全文檢索）、高級(jí)檢索、按有關(guān)檢索要求進(jìn)行瀏覽。其他類型的用戶可提交信息并且對(duì)自己的信息進(jìn)行管理。更高級(jí)的用戶可對(duì)信息進(jìn)行批改、發(fā)布和刪除管理。管理員用戶主要對(duì)系統(tǒng)中各類的用戶進(jìn)行管理。各類用戶所能執(zhí)行的功能之間是有時(shí)序和前提的。

2.3 文檔一體化的儲(chǔ)存平臺(tái)

因?yàn)闄n案文檔最顯著的特征就是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如若應(yīng)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)無(wú)法滿足于各類檔案文檔需求，也難以達(dá)到各類附件的需求，即便系統(tǒng)可與將所有的文檔與附件都存儲(chǔ)起來(lái)，要對(duì)其進(jìn)行全文檢索也具有一定的難度，并且若數(shù)據(jù)量非常大，并不利于數(shù)據(jù)維護(hù)。應(yīng)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)所產(chǎn)生的這些問(wèn)題，幾乎無(wú)法解決，因?yàn)檫@些問(wèn)題與底層設(shè)計(jì)息息相關(guān)。為此文檔一體化在檔案管理中應(yīng)用就必須使用其他非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)。經(jīng)過(guò)大量的實(shí)踐證明，非結(jié)構(gòu)化的TRIP數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用效果比較好，這主要是因?yàn)檫@種數(shù)據(jù)庫(kù)具有非常多的優(yōu)勢(shì)：

第一，可以進(jìn)行跨平臺(tái)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，采用的是二進(jìn)制數(shù)據(jù)形式，對(duì)數(shù)據(jù)對(duì)象大小并沒有任何要求，實(shí)驗(yàn)證明此種型式的數(shù)據(jù)庫(kù)能夠存儲(chǔ)超過(guò)200種格式的電子文件，同時(shí)還能夠自主完成抽取文本信息工作，之后再將其存放到倒排文件中，用戶就能夠因此對(duì)全文內(nèi)容快速有效的查詢；第二，TRIP數(shù)據(jù)庫(kù)不僅檢索功能強(qiáng)大，檢索速度也異常的快。TRIP既是數(shù)據(jù)庫(kù)，也是搜索引擎，用戶能夠?qū)n案信息儲(chǔ)存起其中，如果有需要也會(huì)立即檢索出來(lái)；第三，TRIP數(shù)據(jù)庫(kù)具有多層次機(jī)制，首先，系統(tǒng)的登錄采用了用戶身份認(rèn)證的方法；其次，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)權(quán)限的方法，在數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)別，創(chuàng)紀(jì)錄的水平，領(lǐng)域?qū)尤齻€(gè)層次分別授權(quán)，訪問(wèn)權(quán)限和用戶內(nèi)容的訪問(wèn)控制。非法用戶無(wú)法進(jìn)入其中，而且如果是重要的文件還能夠進(jìn)行備份處理，這對(duì)檔案信息的安全性有著非常大的保證。

2.4 文檔一體化的安全

為保證應(yīng)用的安全有效，系統(tǒng)需要設(shè)計(jì)整套的安全管理機(jī)制。應(yīng)有系統(tǒng)自身的權(quán)限機(jī)制使得對(duì)于普通用戶來(lái)講，其可以檢索并瀏覽系統(tǒng)中所有開放發(fā)布的信息，但是其并不能下載的Word或WPS格式的原文件。而有些用戶僅可以提交和下載自己的發(fā)布信息，而無(wú)法操作其他的論文文檔。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可知隨著技術(shù)以及檔案管理理論的發(fā)展，文檔一體化定會(huì)在檔案管理中發(fā)光發(fā)采?，F(xiàn)如今，我國(guó)正應(yīng)用TRIP數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)解決文檔一體化存在的問(wèn)題，這對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理中完全應(yīng)用文檔一體化有著積極的作用。

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