淺談檔案信息化建設(shè)

付之鑫

檔案信息化就是在檔案活動(dòng)中全面應(yīng)用通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化高科技手段，用信息科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、管理、開發(fā)和提供利用。隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，檔案信息化建設(shè)也成為檔案界普遍關(guān)注的問題。2002年11月25日，國家檔案局中央檔案館向全國檔案部門下發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平全面提高的一項(xiàng)重大舉措。應(yīng)當(dāng)說，信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇和提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。因此，如何抓住信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的機(jī)遇，充分發(fā)揮檔案信息來源的優(yōu)勢(shì)，是擺在每個(gè)檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

1 檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)實(shí)施的要求

檔案部門管理的檔案很大一部分來源于行政部門形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、錄音、錄像資料?，F(xiàn)在連政府機(jī)構(gòu)的信息都放到網(wǎng)上，政府與公眾的互動(dòng)處理也放到網(wǎng)上實(shí)施電子政務(wù)了，即大量政府公文、信函、法規(guī)、法令都是以電子文件的形式在網(wǎng)上發(fā)布與處理，網(wǎng)上形成了大量電子黨政管理類文件。另外，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上全面實(shí)施的電子商務(wù)活動(dòng)，商務(wù)數(shù)據(jù)交換和各種商務(wù)活動(dòng)均是采用數(shù)字化方式進(jìn)行，在線支付電子化形成了大量有憑據(jù)作用的電子會(huì)計(jì)檔案，這些對(duì)開展檔案信息化建設(shè)提出了迫切要求。

1.2 檔案信息化建設(shè)是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求

檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對(duì)本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對(duì)上述活動(dòng)中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的大潮中求生存求發(fā)展，保存在各級(jí)各類檔案館庫房中作為知識(shí)原始載體的檔案實(shí)體如何最大限度地發(fā)揮作用，這些問題就使開發(fā)檔案信息，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)成為必然。

1.3 檔案信息化建設(shè)是開發(fā)利用檔案價(jià)值的要求

提出控制論的數(shù)學(xué)家維納，在其著名的、飽含人文關(guān)懷的著作《人有人的用處——控制論與社會(huì)》中明確地指出：信息的價(jià)值正在于傳播，而不在于儲(chǔ)藏。任何“意義”、“價(jià)值”一類的判斷，在沒有傳播的情境下只能是無意義與無價(jià)值的。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是要通過對(duì)檔案信息的開發(fā)、處理、傳遞與廣泛利用來實(shí)現(xiàn)的。檔案部門作為一個(gè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，只有實(shí)現(xiàn)了檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，才可能最大限度地發(fā)揮檔案的作用，對(duì)于科教興國和精神文明建設(shè)服務(wù)意義深遠(yuǎn)。

2 檔案信息化建設(shè)面臨的困難

2.1 管理人員技術(shù)水平滯后

在信息社會(huì)，檔案的載體形態(tài)和記錄方式已呈多元化發(fā)展，紙質(zhì)檔案的固有結(jié)構(gòu)被紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案并存的格局所取代，傳統(tǒng)的檔案編研模式已向多載體、全方位、深層次地開發(fā)檔案信息資源轉(zhuǎn)換。然而，目前在職檔案人員在素質(zhì)和結(jié)構(gòu)上都不能滿足信息化建設(shè)的要求，大多數(shù)檔案員仍停留在原始手工操作的水平，制約了檔案信息化建設(shè)的健康順利發(fā)展。

2.2 檔案信息資源的開發(fā)手段落后

檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，主要包括兩大方面的任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)；二是電子文件存檔與電子檔案管理。隨著科技的發(fā)展，以磁帶、磁盤或光盤為介質(zhì)的數(shù)字檔案成為檔案管理的重要對(duì)象，檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)、電視屏幕、報(bào)刊廣告等形式為人們利用?，F(xiàn)在的檔案館（室）雖然都普遍配備了計(jì)算機(jī)，但大多僅停留在利用微機(jī)進(jìn)行檔案目錄管理，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)沒有跟上時(shí)代的發(fā)展，從而影響了檔案信息資源的開發(fā)和利用。

2.3 技術(shù)支撐的差距

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)密集型的工程，技術(shù)支撐是信息化建設(shè)的重要條件。目前檔案信息化建設(shè)中技術(shù)仍存在差距，諸如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、網(wǎng)上檔案信息組織技術(shù)、檢索技術(shù)等還不為信息化建設(shè)的工作者所熟悉、掌握。同時(shí)，現(xiàn)有的技術(shù)忽視了文件、檔案管理的需求，難以直接用來管理電子文件和數(shù)字化檔案。因此，如何將信息技術(shù)和新的關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用于檔案工作，是檔案信息化建設(shè)中亟待解決的問題。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1. 制定檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃及各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。需要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使整項(xiàng)工作有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地進(jìn)行。要求網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中數(shù)據(jù)庫格式檔案信息的存貯和著錄格式、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)和信息處理界面等工作必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，且立足現(xiàn)實(shí)，兼顧與國際接軌。只有這樣，才能做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，利于協(xié)調(diào)、統(tǒng)一，避免檔案信息資源重復(fù)開發(fā)、利用率低等問題，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)檔案信息儲(chǔ)備和技術(shù)管理。只有經(jīng)過組織管理的、具有開發(fā)價(jià)值的且具有一定數(shù)量的信息才能構(gòu)成信息資源，重要的任務(wù)是狠抓信息的儲(chǔ)備。使有開發(fā)價(jià)值的信息源源不斷進(jìn)入檔案信息資源的范疇。如在檔案收集渠道上，在重視歸檔與接收等傳統(tǒng)渠道外，還要加大非主渠道的收集，對(duì)有關(guān)檔案信息進(jìn)行收集或監(jiān)控。在收集方式上要實(shí)行“坐等收集”與主動(dòng)收集相結(jié)合，注重信息資源的再生性和開采性。

3.探求更優(yōu)的檔案保密和檔案安全解決方法。檔案管理的服務(wù)性決定了檔案部門要盡可能多地、盡快地開發(fā)檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾。為此，檔案部門應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全保障體系，保證制度到位，責(zé)任到人。檔案管理人員必須要有保密意識(shí)，認(rèn)真地對(duì)檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。

4. 建設(shè)一支適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需要的干部隊(duì)伍。①掌握現(xiàn)代管理的理論、方法和思想。將先進(jìn)的理論與檔案工作的實(shí)際業(yè)務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來，感受信息化給工作帶來的方便與靈活，使得每位從事檔案工作的業(yè)務(wù)人員真正成為信息化的受益者，充分開展信息化的咨詢、培訓(xùn)和宣傳活動(dòng)，確保檔案信息化工作的順利開展。②掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。檔案信息化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其過程的每個(gè)階段都將涉及到多方面技術(shù)知識(shí)的滲透、融合和綜合應(yīng)用，這就要求檔案人員，都必須深入學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，了解和清楚各個(gè)環(huán)節(jié)的緊密關(guān)系和各個(gè)業(yè)務(wù)功能模塊的來龍去脈，重點(diǎn)掌握自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)和所操作的系統(tǒng)功能模塊的技術(shù)知識(shí)，并能熟練運(yùn)用相關(guān)技術(shù)提高業(yè)務(wù)水平，使整個(gè)系統(tǒng)順利開展。

參考文獻(xiàn)

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[2]王桂芬等：檔案信息化管理中的信息安全與防范，《安徽電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)》2004（3）