信息化背景下的檔案管理工作

摘 要：在企事業(yè)單位大力實施信息化工程的背景下，檔案管理工作的信息化建設作為其中的一個重要環(huán)節(jié)，將迎來巨大的機遇與變革。檔案管理部門能否在這次變革期中抓住機遇，將是在信息化設計、生產的背景下檔案管理部門能否強化職能與提升地位的一個關鍵點。本文通過對現有檔案管理模式的分析，提出現有檔案管理模式中所存在的問題，并針對這些問題進行了一些探討。

關鍵詞：信息化；檔案管理；創(chuàng)新

1 目前檔案管理體系中存在的問題

1.1 對檔案工作的重視程度不夠

在以經濟建設為中心的社會背景下， 有些人認為檔案工作的改革和發(fā)展似乎對本單位的發(fā)展并不重要，檔案工作并不能提高單位的經濟效益。各單位通常把有限的財力用在促進科研或生產的發(fā)展上， 對檔案工作的投入較少，導致人才與設備緊缺，檔案工作發(fā)展緩慢。

1.2 檔案管理部門的自身定位產生偏差

現代企事業(yè)單位特別是大型科研與機械制造單位，已把縮短產品的研制與生產周期、提高產品質量、降低成本作為其根本目的?，F在進行的信息化工程更是為這些根本目的所服務的。檔案管理部門如果還把自己的職責定位于管好歸檔紙質文件、完成下發(fā)工作、更改到位等傳統意義上的檔案管理工作，不參與到產品的設計與生產流程中去，不用信息化的手段從產品的源頭開始介入管理，不把自身的職責與單位的根本目的所相關聯，那檔案管理部門的地位從何而提高，價值從何而體現。

1.3 檔案管理部門的創(chuàng)新力與改革意識不強

檔案管理部門在思想上總是認為檔案工作是一項附屬工作，按照現有的流程進行就完全可以管好現有的檔案。更有些檔案工作人員還抱有不求有功但求無過的心里，缺乏創(chuàng)新意識與自強精神，無意對現有的工作流程進行實質性的改革。

1.4 檔案管理部門工作的主動性不強

現階段，一些檔案管理部門的檔案工作還處于被動式服務狀態(tài)，工作總是在“等”的階段，有了任務再去執(zhí)行。服務手段嚴重滯后，影響了檔案服務功能的發(fā)揮，以致使檔案信息資源無法得到充分的利用。

2 檔案管理部門如何應對問題與自身改革

2.1 檔案管理部門在單位中的定位

檔案管理部門在各單位信息化過程中自身定位的正確與否，將決定了檔案管理部門在以后各單位中所處于的地位和影響力。目前各單位大力開展的信息化工程目的是為了為縮短研制與生產周期、提高產品質量、降低成本這一各單位發(fā)展的根本目的而服務的。檔案管理部門在信息化過程中應緊密結合這一根本目的，利用自身信息資源豐富的優(yōu)勢，為這一根本目的做好信息資源上的支持工作，加快產品的研制與生產周期、提高產品質量。使自身的命運與產品的命運緊密相聯，成為產品從研制到生產，再到交付過程中不可或缺的重要支撐部門之一。只有這樣檔案管理部門才能在以后各單位發(fā)展過程中提高自身的地位。

2.2 檔案工作人員思想意識的改變

思想意識即觀念，是人的頭腦對于客觀物質世界的反映，是感覺、思維等各種心理過程的總和。檔案工作人員思想意識上能否改變，將很大程度上決定檔案工作能否有改革與創(chuàng)新。現在，檔案工作人員急劇面對著思想觀念上的改變與服務意識上的創(chuàng)新。

2.2.1 檔案工作人員在思想觀念上的改變

檔案工作者在信息化的大背景下，行駛的將是一條前人從來沒有走過的道路。如果檔案工作人員還沉寂在以前的思維模式當中，片面的強調原則，習慣于按現有的流程辦事，在思想上患得患失，工作上縮手縮腳，抱著不求有功但求無過的心理。不愿去改革，不想去創(chuàng)新；或者總是片面的強調繼承，對過去的經驗做法、流程一味的照搬照抄，從不用辯證的觀點去分析以前的經驗、做法、流程在現階段是否還是正確的，有用的。從而導致工作上墨守成規(guī)，按照現有的流程一步一步的進行，無法去創(chuàng)新、改革。信息化時代的檔案工作人員應“跳出檔案來看檔案”，檔案工作人員唯有解放思想，更新觀念，大膽嘗試，用于創(chuàng)新，才能在信息化大道上探索前進。

當今，全行業(yè)在廣泛的進行著信息化工作與數字檔案館建設工作，在這兩項工作中，要清楚的認識到設備將是其基礎，人員將是決定因素。因此，能否培養(yǎng)與留住一批檔案信息化建設人才，建立一支懂技術、懂管理、高效率、快反應、結構合理的檔案信息化建設隊伍成為了重中之重。對于這些人員不但要在政策上對其傾斜，還應該對其加大計算機知識、網絡知識、信息管理知識、法律與安全知識等方面的培訓。只有這樣檔案信息化工作才能飛速的發(fā)展。

2.2.2 檔案工作人員在服務意識上的創(chuàng)新

檔案工作人員在服務意識上也面臨著改變。首先，檔案工作人員的服務意識要加以強化，變被動式服務為主動式服務，從等著別人來查到主動提供。從只提供基礎檔案，上升到提供編研后深層次的檔案信息。只有這樣檔案服務才能得以體現，檔案服務的認知度才能得以提高，檔案管理部門的服務功能才能被認可。

其次，檔案工作人員的服務觀念要加以改變。檔案工作人員應具有全過程服務意識。在各類文件的形成初期，檔案工作人員就應該介入進去。特別是對重大的固定資產投資項目，檔案工作人員就應該從合同的簽定、設備的開箱驗收、安裝調試、正式付款、國家對項目驗收合格，以及以后的設備檢修；基建項目從設計到驗收全過程的參與其中，做到前端介入，過程跟蹤。

2.3 檔案管理部門服務手段的創(chuàng)新

檔案工作服務機制只有不斷創(chuàng)新，檔案工作才能生機勃勃，檔案部門的服務水平，才能隨著形勢及任務的變化發(fā)展得到不斷提高。當前，檔案服務機制的不斷創(chuàng)新和改革，應為領導決策，為生產經營和各部門工作提供服務，實現檔案工作服務由被動服務向主動服務轉變，由一般服務向深層次服務轉變，把檔案實體的靜態(tài)管理轉變?yōu)闄n案信息動態(tài)管理。檔案工作人員參與到型號線中去，參加型號線例會。在型號現例會中可以更方便的與各部門人員進行交流，聽取別人的意見，提出檔案部門的建議，并且可以與各個部門進行工作上的協調。這樣不僅能第一時間得到型號和各部門的需求信息，為檔案部門主動式服務占得先機；還能使各部門對檔案部門加以重視，從而提高檔案部門的地位。

2.4 檔案管理部門管理手段的創(chuàng)新

隨著各單位信息化工程的推進，電子文件將會大量的、持續(xù)不斷的產生。對于檔案工作人員提出挑戰(zhàn)的同時也提供了機遇，檔案工作人員應抓住時機積極開展數字檔案館的建設工作。在數字檔案館建設過程中，要增強緊迫感，把信息網絡建設作為實現檔案管理現代化的一項重要任務納入到日常工作中去，大膽運用新技術開創(chuàng)檔案工作的新局面。檔案工作人員要充分的認識這一點的必要性，從思想上加以重視，認識檔案信息網絡建設對檔案工作的深遠意義。

3 總結

總之，在信息化的大背景下，檔案工作人員的任務是抓住這次信息化工程建設開展的契機，使檔案的工作方式由傳統的手工式向網絡化、數字化轉型。充分利用檔案管理本身信息資源豐富的優(yōu)勢，對這些信息資源進行深層次的開發(fā)與利用。并在工作實踐中不斷的改革與創(chuàng)新，建立完善的更符合信息化環(huán)境下的檔案管理流程與服務機制，積極主動的開展各種新的服務方式，為本單位的發(fā)展決策提供高質量的信息資源作為支持。只有這樣檔案管理部門的地位才能得以提高，價值才能得以體現。

參考文獻

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作者簡介

陸亮（1983-），上海，中國空空導彈研究院。