淺談數(shù)字化信息在軌道交通檔案管理中的應(yīng)用

袁志戎

摘 要：數(shù)字化信息在重慶軌道交通檔案管理中的應(yīng)用十分有利于相關(guān)工作的開展，其效果也較為明顯。對于舊時(shí)的紙質(zhì)檔案難以保存、存檔過程中出現(xiàn)差錯(cuò)、查找資料工作相對困難等問題都有了很大程度上的解決。特別是檔案管理的信息化已經(jīng)成為了推動(dòng)軌道交通各項(xiàng)工作進(jìn)展的主流趨勢。

關(guān)鍵詞：軌道交通；數(shù)字化；檔案管理

0 引言

由于重慶主城區(qū)軌道交通工具具有運(yùn)量大、快速、通暢、安全、準(zhǔn)時(shí)、舒適、節(jié)能、環(huán)保等優(yōu)點(diǎn)，人們越來越認(rèn)識到，采用軌道交通工具是解決城市交通堵塞問題的最佳選擇。而每一條軌道交通線路從可行性研究、設(shè)計(jì)、建設(shè)至運(yùn)營、經(jīng)營各個(gè)階段會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如進(jìn)度、質(zhì)量、投資、技術(shù)、合同等方面的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不僅內(nèi)容各異，而且還處在不斷的變化之中。如何通過有效的管理來充分使用這些數(shù)據(jù)，將直接影響到項(xiàng)目能否順利實(shí)施，員工工作效率能否得到提高。根據(jù)國際信息化發(fā)展的趨勢，軌道交通逐步建立起一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、一體化的工作環(huán)境，保障機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門共享一個(gè)統(tǒng)一的信息通訊和數(shù)據(jù)處理平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和信息交流，滿足企業(yè)內(nèi)部辦公過程中涉及的公文流轉(zhuǎn)、督辦管理、論壇、公告、信息門戶平臺等各方面的需要，實(shí)現(xiàn)高效辦公和決策的公開、公正、公平，建立一個(gè)良好的工作環(huán)境，充分體現(xiàn)軌道交通運(yùn)營管理智能化、電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢。

1 軌道交通檔案傳統(tǒng)與信息化管理

在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理方式中，以手工勞動(dòng)為主，軌道集團(tuán)各職能部門將紙質(zhì)文件交辦公室進(jìn)行歸檔，各部門以自己的方式在自己的職權(quán)范圍內(nèi)采集數(shù)據(jù)，同時(shí)也只能查詢到使用自己擁有的數(shù)據(jù)，形成了一個(gè)個(gè)“信息孤島”，其他部門有可能對本部門解決問題有幫助的信息資源因?yàn)橘Y源的封閉而無法及時(shí)的獲得相關(guān)信息，從而造成了信息資源的閑置和浪費(fèi)。隨著軌道交通各條線路的開通，各個(gè)工程項(xiàng)目的立項(xiàng)建設(shè)，軌道集團(tuán)接觸到的相關(guān)單位大大增加，往來文件資料也成幾何級增長，而傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式的弊端也日趨顯現(xiàn)，如不及時(shí)加以改進(jìn)，不但影響工作效率，更不利于整體全面地解決工作中的問題。

2 軌道交通檔案數(shù)字化管理概念及內(nèi)容

2.1 含義

數(shù)字化檔案管理是相對傳統(tǒng)管理而言的，它是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計(jì)算機(jī)、數(shù)字通信等技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對象在確定目標(biāo)下，其整體動(dòng)態(tài)的最佳效果。

2.2 軌道交通檔案數(shù)字化管理的目的

軌道交通數(shù)字化檔案管理的總目標(biāo)：一是要千方百計(jì)地保存保護(hù)好各類軌道交通運(yùn)營、建設(shè)階段的檔案實(shí)體，最大限度地延長檔案壽命；二是要充分開發(fā)軌道交通檔案信息資源，最大限度地為軌道交通行業(yè)服務(wù)，也就是要迅速、準(zhǔn)確地提供一切可能提供的檔案信息為軌道交通各項(xiàng)工作按計(jì)劃開展服務(wù)。

2.3 數(shù)字化管理的內(nèi)容

數(shù)據(jù)管理一般包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)加工和數(shù)據(jù)查詢四方面內(nèi)容。 數(shù)字化管理要做的工作就是通過各類信息技術(shù)平臺來縮短數(shù)據(jù)采集、加工、查詢的時(shí)間，延長數(shù)據(jù)存儲的時(shí)間。

3 數(shù)字化管理在軌道交通檔案中的應(yīng)用

由于目前計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性方面存在一定的不足，軌道交通檔案管理數(shù)字化進(jìn)程也不夠理想，目前軌道交通綜合檔案管理與工程檔案管理通過各自的檔案數(shù)字化處理流程開展相關(guān)檔案管理工作。

3.1 軌道交通檔案綜合數(shù)字化管理

軌道交通檔案綜合數(shù)字化管理包括文書檔案、人事檔案、會計(jì)檔案的數(shù)字化處理工作。

3.1.1 文書檔案。

文書檔案的數(shù)字化通過集團(tuán)辦公OA系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的公文處理及歸檔流程嚴(yán)格按《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求制定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，文書檔案按黨群、行政、生產(chǎn)、經(jīng)營4類來分類，歸檔文件按大類結(jié)合年度進(jìn)行排列，會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。電腦還可以根據(jù)操作員錄入的文件相關(guān)信息自動(dòng)生成檔案號，對文件進(jìn)行智能化分類，很大程度上避免了工作人員的一些誤操作，同時(shí)便于收文登記人員與檔案人員的工作銜接。只是現(xiàn)在的OA系統(tǒng)功能還不完善，未能實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化計(jì)算機(jī)管理，檔案著錄標(biāo)引工作還沒有完全轉(zhuǎn)移向文件形成處理部門，這樣直接影響到檔案管理的工作效率。

3.1.2 人事檔案。

軌道交通的干部人事檔案管理信息化工作最大的問題是數(shù)字化信息量不足，許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)網(wǎng)上缺失，檔案資源利用率較低。干部檔案信息外圍涉及到上級主管部門、眾多基層單位、橫向條線部門，內(nèi)部涉及到干部管理的多個(gè)職能部門，信息內(nèi)容也包括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計(jì)、干部考核、考察、黨員統(tǒng)計(jì)等方方面面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)，制定科學(xué)合理的信息采集、維護(hù)和使用規(guī)定，明確界定各級、各部門的責(zé)任區(qū)分、權(quán)限和義務(wù)，形成科學(xué)、有序、規(guī)范、統(tǒng)一的運(yùn)行協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)統(tǒng)一的強(qiáng)化培訓(xùn)，提高信息使用者的實(shí)際操作能力，從而實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。

3.1.3 會計(jì)檔案。

由于上面提到的技術(shù)等原因，軌道交通的會計(jì)檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)也沒有完全與OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)合并在一起，并且根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》要求，會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表的輸入應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式要求，目前的辦公系統(tǒng)在智能化處理這類專業(yè)文件上功能上還有欠缺，達(dá)不到一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。因此會計(jì)檔案的數(shù)字化目前還是通過金蝶等專業(yè)系統(tǒng)管理軟件來實(shí)現(xiàn)，OA辦公自動(dòng)集成化的工程還在開發(fā)進(jìn)程之中。

3.2 軌道交通工程建設(shè)檔案管理數(shù)字化

由于軌道交通項(xiàng)目參與方眾多，圍繞工程項(xiàng)目的實(shí)施，如何做好各方之間的協(xié)調(diào)至關(guān)重要。軌道集團(tuán)作為項(xiàng)目業(yè)主，與設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方、施工方、政府部門之間都要建立起通暢的聯(lián)系才能夠順利地開展工作，基于這方面的需求搭建一個(gè)軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)是十分必要的。

目前的軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)功能僅限于施工單位與業(yè)主方的對接，施工單位的工程支付類文件統(tǒng)一在工程文件處理窗口處登記編號，而工程文件的歸檔由工程文件處理窗口直接與公司檔案室對接，按軌道交通在建線路分類整理后，紙質(zhì)文件與電子文檔同步歸檔。

4 結(jié)論

隨著軌道交通檔案數(shù)字化管理應(yīng)用的發(fā)展 ，不僅可以讓企業(yè)的資源能夠得到更加合理化的利用，讓有限的資源發(fā)揮出更大的作用，更為關(guān)鍵的是各個(gè)單位的檔案數(shù)據(jù)庫聯(lián)結(jié)起來，就能夠建立起一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)集成中心，各類數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享、交換、查詢，這既會給我們的工作和生活帶來極大的便利，又可為軌道交通事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展造就一個(gè)高效、協(xié)作的團(tuán)隊(duì)，而這樣的團(tuán)隊(duì)也離不開一個(gè)重要的協(xié)作平臺-現(xiàn)代檔案信息管理系統(tǒng)。

信息化是軌道交通檔案管理的必由之路。作為軌道交通企業(yè)的檔案管理者，在新時(shí)期，要適應(yīng)檔案管理數(shù)字化要求，必須沖破“接檔案”“管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業(yè)發(fā)展的體制弊端，調(diào)整檔案管理工作結(jié)構(gòu)，使其與社會整體發(fā)展協(xié)調(diào)一致。務(wù)必要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設(shè)推動(dòng)軌道交通檔案管理工作，把建立軌道交通檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。

參考文獻(xiàn)

[1]丁烈云、王征，軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)研究，土木工程學(xué)報(bào)，2004年11期

[2]現(xiàn)代檔案工作基礎(chǔ)，重慶市檔案局，2004年1月

[3]邱雨平，試談檔案管理與信息化建設(shè)，中國科技博覽，2009（35）