淺談如何加強大型企業(yè)檔案管理工作

在現代化企業(yè)管理工作中，檔案管理承擔著非常重要的一個部分。檔案管理工作以全面、真實地歷史記錄，反映企業(yè)的整體發(fā)展狀況和經營成果，對一個企業(yè)各模塊工作的正常運行都有非常重要的影響，所以企業(yè)要加強檔案的規(guī)范化管理。尤其是大型企業(yè)的檔案工作，關系到企業(yè)各部門運營中產生的歷史記錄與信息支撐是否能被有效的保留下來。做好檔案管理工作，構建檔案管理網絡，實現檔案統(tǒng)一管理，是發(fā)揮檔案部門重要作用的基礎。加強大型企業(yè)檔案管理工作，一方面為企業(yè)領導及時了解整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于準確認定企業(yè)的經營成果，查考歷史記錄，熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、研究案件、解決糾紛、處理問題。所以，加強大型企業(yè)的檔案管理工作，不斷地更新檔案管理理念，奠定企業(yè)檔案工作持續(xù)健康發(fā)展、實現經營戰(zhàn)略的堅實基礎，對提升企業(yè)市場經濟競爭力具有重要意義。

1 著手構建企業(yè)檔案管理架構

大型企業(yè)檔案的管理架構最好是由上至下層逐層構建金字塔型?；诖笮推髽I(yè)的基本組織架構，建議首先應將企業(yè)的總經理或副總經理確定為企業(yè)檔案管理的主要領導，由檔案業(yè)務所屬部門部長直接領導，落實具體負責的工作人員與專職檔案管理人員。然后，在專職檔案管理人員之下構建一支檔案管理隊伍，該檔案管理隊伍應由各部門委派專人任職，成為企業(yè)各部門內的檔案管理員。由于檔案管理工作對企業(yè)的成長發(fā)展起著支柱的作用，有效的開展檔案工作更是企業(yè)檔案部門的難以控制的部分，所以從構建完善的檔案管理架構開始，一定要發(fā)揮各部門對檔案歸檔工作的積極推動作用，讓企業(yè)各部門將檔案工作作為每個年度的業(yè)務工作中的一部分，對最后開展檔案年度歸檔工作有積極的意義。檔案主管部門在整個年度檔案工作中還需要階段性檢查各部門的檔案立卷情況，控制檔案質量的源頭。

2 積極宣傳檔案工作，鞏固檔案地位

當企業(yè)各部門作為檔案管理架構的一部分有效被調動起來之后，檔案部門便能夠全面鋪開檔案工作，使檔案由點及面的匯總到企業(yè)的檔案主管部門。這樣，檔案管理架構才能有效推動檔案歸檔工作的完成。

調動檔案管理架構的作用，最重要的就是要發(fā)揮企業(yè)領導對推動檔案工作的重大影響力。在檔案工作中，領導的重視與否決定了檔案工作的質量高低。領導不僅僅指檔案部門的領導，更涵蓋了企業(yè)各個部門及經營層級的領導。一個企業(yè)的主要領導對檔案重視了，整個企業(yè)的檔案工作都能得到有效的推動。首先，這就要求我們的檔案部門必須重視自己的檔案工作，不把自己當無名英雄藏在幕后，而是要積極的宣傳檔案的重要性，讓企業(yè)領導充分意識到如果檔案工作沒有做好，對企業(yè)的影響將是多么巨大的。當然，讓領導認識到了檔案的重要性還是不夠的，更需要讓領導意識到的是檔案部門僅僅是指導、保管檔案的場所，而每個員工才是產生檔案的根源，只有從根源上掌控了檔案的質量，才能保障企業(yè)檔案部門的檔案是有效的。建立企業(yè)的檔案管理架構就是為了由點及面的連結大型企業(yè)的各個部門，調動各部門的歸檔積極性，歸檔責任落實到人。

3 規(guī)范檔案工作制度，明確檔案歸檔范圍

檔案工作制度是企業(yè)各部門開展檔案工作的依據，是保障企業(yè)在檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、編纂等方面的指導性文件。在制定檔案管理制度時，一般要求明確好檔案歸檔范圍、明確牽頭部門、明確歸檔時間、明確組卷要求、明確借閱流程、明確檔案保管的要求。規(guī)范的檔案制度能夠有效的為開展企業(yè)各方面的工作提供指導，所以企業(yè)在建立檔案制度時必須從每年的預先立卷抓起，明確檔案管理人員的工作職責，發(fā)布適宜企業(yè)的歸檔范圍。在建立檔案制度中，除了明確各部門、各層級管理人員在檔案工作中的責任之外，與各部門商討適合本企業(yè)的檔案歸檔范圍是非常重要的。目前行之有效的方法是，參考《企業(yè)檔案工作規(guī)范》內的歸檔范圍，根據本企業(yè)的經營業(yè)務對歸檔范圍進行調整，并通過一段時間的使用之后，聯(lián)系各部門業(yè)務主管共同對歸檔范圍進行修正，形成真正適合本企業(yè)的檔案歸檔范圍，而不是粗略的套用涵蓋各行各業(yè)工作內容的歸檔范圍。一份明確而細致的歸檔范圍，不僅能夠幫助各部門員工盡快了解部門、公司的業(yè)務工作，也能使檔案部門有目的的去收集檔案文件，無論檔案管理員如何更替，企業(yè)的主要經營過程都能夠被完整的保存下來。當然，檔案歸檔范圍不是固定不變的，檔案部門在指定本企業(yè)的檔案歸檔范圍時，需要每幾年就根據企業(yè)運營計劃的調整進行增加。需要注意的是，在調整的過程中，只能進行增加，不能進行刪除，盡量避免歸檔范圍的重疊。

4 開展有針對性的檔案的培訓工作

許多企業(yè)都會有形形色色的員工培訓，包括入職培訓、崗位培訓、輪崗培訓、安全培訓。檔案工作是一項專門性、技術性很強的工作。作為一名檔案人員，必須精通本專業(yè)的理論和技術。而檔案培訓則是培養(yǎng)造就檔案干部隊伍的重要因素，檔案教育培訓工作目標和任務是否明確、措施是否有力，直接影響檔案人員業(yè)務能力的發(fā)揮。所以制定合理的檔案人員教育培訓計劃，有針對性、時效性地組織檔案人員開展教育培訓，是提高檔案人員業(yè)務水平的關鍵。檔案教育培訓應根據檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案人員知識更新的要求，根據有關系統(tǒng)、行業(yè)主管部門對檔案工作的需求，圍繞檔案人員最想解決的問題、最需要的有關方面專門培訓等實際困難，不斷探索教育培訓的新思路、新模式，達成從實際出發(fā)，貫徹學用一致的目標。

針對檔案人員兼職多，中青年人員比例高的情況，檔案部門開展的檔案培訓應加強對新知識、新技術的培訓，不斷適應社會發(fā)展對檔案管理提出的新要求，推動檔案教育和檔案事業(yè)的發(fā)展。針對某些部門小范圍培訓需求，需要增強檔案培訓的針對性、可操作性。可以針對該部門歷年歸檔情況中的問題，結合該部門新工作業(yè)務的開展需要的提出檔案工作的要求與收集整理要點。針對兼職檔案管理人員專業(yè)程度低和人員變化快的特點，在檔案培訓上應增加實際操作，采取案例式教學，使新上任的非檔案專業(yè)的檔案兼職管理人員盡快掌握檔案工作方法，提高業(yè)務能力。

5 加強檔案電子系統(tǒng)的建立

隨著計算機網絡的進一步發(fā)展，檔案管理數字化越來越明顯的表現出優(yōu)越性，企業(yè)要充分認識到檔案管理數字化的意義，更多的考慮如何加強數字化建設在企業(yè)辦公自動化的基礎上構建企業(yè)檔案部門電子文件的接收系統(tǒng)，電子文件發(fā)展的速度隨著信息化的發(fā)展不斷的在加速，檔案工作也要與時俱進，企業(yè)檔案更需要加強檔案電子系統(tǒng)的建立。電子檔案與紙質檔案一同保存有諸多優(yōu)點。一是減少了紙質檔案的破損率，保護檔案原件的完整性；二是增加了檔案查閱的效率，減少人力、物力的浪費；三是增加了復制質量的可靠性。電子檔案的重要性顯而易見，但是由于各企業(yè)之間存在差異，電子檔案的發(fā)展很不均衡，有條件的企業(yè)還是應該盡早加強電子檔案系統(tǒng)的建立。

6 結語

在當前經濟發(fā)展及社會進步的新形勢下，檔案是國家、社會、企事業(yè)單位的快速發(fā)展的必要依據，對其管理的規(guī)范化，可以有效的確保企事業(yè)單位工作效率和工作質量的提升，有利于更好的維護歷史和部門工作的真實面貌。企業(yè)檔案管理規(guī)范化的實現，可以有效的推動企業(yè)的健康發(fā)展，有利于企業(yè)各部門業(yè)務的提升，檔案可以為企業(yè)的快速發(fā)展提供信息支持，是企業(yè)在市場競爭中提升其核心競爭力的關鍵所在。同時通過檔案信息資料的規(guī)范化管理，企業(yè)領導者可以更好的對企業(yè)的發(fā)展實際情況及運營狀況進行有效的掌握，從而制定出科學的經營策略，確保企業(yè)更快、更好的發(fā)展，使企業(yè)取得良好的經營成果，為其可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。

參考文獻

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作者簡介

王霞鳳（1988-），女，漢，上海市人，本科，研究方向：企業(yè)檔案管理。