關(guān)于幼兒園檔案管理的兩點思考

摘 要：幼兒園檔案管理，無論從短期或長遠看都是意義非凡。本文結(jié)合工作實例，重點談兩點思考。 其一，在這信息時代，教委檔案管理員更應(yīng)充分認識其作用，并尋求本單位與下屬幼兒園各方理解，采取多項措施獲取理解支持。 其二，本人在教委工作期間，主要從加強自身專業(yè)素質(zhì)、加強各園管理員素質(zhì)、完善檔案收集管理工作這三個方面來加強。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重視；支持；空間；素質(zhì)；激勵

做好幼兒園檔案管理，是促進幼兒教育的重要一環(huán)。本人于1995年從石獅市新湖中心小學(xué)調(diào)進石獅靈秀教委時，被安排主管幼教檔案管理。當(dāng)即將退休的蔡老師把相關(guān)資料移交給我時，她自豪地表示：從1983年本鎮(zhèn)有了第一所幼兒園，主要文檔都保存著，下屬各園的資料也都保存得不錯，希望你做得更好！

本人深感其殷切之意，認識到責(zé)任之重。在前任的基礎(chǔ)上，我多年來協(xié)助下屬各園做好檔案收集與整理工作。在實踐與反思中，我認為應(yīng)著重關(guān)注以下兩方面。

1 提高對檔案工作的重視程度

在工作交流中，我感到多數(shù)幼兒園仍存在一些對檔案不重視的現(xiàn)象，尤其我所在教委屬于城鄉(xiāng)結(jié)合區(qū)，幼兒園以私立為主，易于過分看重短期經(jīng)濟效益，對檔案工作造成一定不利的影響，妨礙了檔案的合理借鑒與利用。至于我所在的單位，領(lǐng)導(dǎo)似乎也不太看重，但給予了發(fā)揮的空間，當(dāng)需要時都能盡量支持。檔案管理在很大程度上是個良心活，所以只有當(dāng)管理員自身能意識到其重要性，也才能更盡責(zé)。

1.1 以新視角認識檔案管理意義

作為檔案管理員，我們應(yīng)認識到：現(xiàn)在是信息社會、大數(shù)據(jù)時代，各種競爭劇烈，檔案信息正是最可寶貴的資源。幼兒園檔案包括黨政、財務(wù)、教師業(yè)務(wù)、安全、精神文明建設(shè)等全方位信息，反映著幼兒園成長變化軌跡，包含幼教人的智慧結(jié)晶。檔案收集與管理做得好，可有效激發(fā)教師潛能，利于因材施教，也為幼兒園的有效運營提供助力。

例如保教工作中包括親子開放、角色表演、六一節(jié)聯(lián)歡、畢業(yè)典禮、春游踏青等，如能選擇精華作為檔案收錄，并運用于招生、評比、宣傳等事項上，定然大有裨益。這對所有幼兒園來說可是頭等大事，相信對立于市場經(jīng)濟潮流中私立園更是如此，十分實惠。

又如幼兒入園檔案和健康檔案，我認為也會漸被重視。新時期幼兒園雙重任務(wù)的特點是，家長對幼兒園在孩子身心素質(zhì)的培養(yǎng)方面提出了更高要求，檔案管理員建立起詳細科學(xué)的文檔資料可為此提供便利，也為幼小銜接工作提供信息資源。立足長遠的話，它也是成人的一種財富。成年人往往有或輕或重的心理障礙。我們知道，從心理分析的角，要解決心理疾病，許多問題都得追溯到童年。幼兒園如能對一些較重要事件進行記錄，也是功德無量的。

1.2 盡心盡責(zé)做好各方溝通工作

1、尋求單位領(lǐng)導(dǎo)支持

檔案工作的關(guān)鍵因素是人的因素，除了檔案員責(zé)無旁貸要負起主體作用，單位領(lǐng)導(dǎo)的支持也頗為重要。例如我在教委工作，單位領(lǐng)導(dǎo)的工作千頭萬緒，檔案工作并非中心工作，但作為管理員如能主動向領(lǐng)導(dǎo)請教與”咨詢”，領(lǐng)導(dǎo)則是樂見的。所謂知情意行，有了一定認知，自然也明白這項非”中心工作”并非擺設(shè)。尤其是在學(xué)校一些活動或招生等事項中，我們能主動提供建議與資料，產(chǎn)生短時即看得見的效益，那更是立竿見影的宣傳。當(dāng)然，這仍需得益于我們平時工作素材的用心積累。

2.爭取各園上下支持

我較注重利用教育局相關(guān)會議時與各園檔管員溝通，也很注重做好下發(fā)通知這個環(huán)節(jié)。我以為，下發(fā)通知不是簡單的發(fā)送一個文件，而是與幼兒園的溝通良機。我也通過做宣傳欄目等，力促各園從上到下統(tǒng)一對檔案的重視，加大宣傳，建立簡便易行的檔案制度。

3、爭取未來幼師支持

我比較自我滿意的工作之一是到鵬山工貿(mào)學(xué)校開的幾次講座。該校是我市唯一的公立中專，幼教是其重點專業(yè)，座落在我單位附近，石獅的幼兒園老師很多出自該校，當(dāng)該校就幼教相關(guān)事宜與教委接洽時，我積極配合并向畢業(yè)生開了檔案管理的講座，由于效果良好，這幾年就做了下來。

2 規(guī)范檔案收集與管理工作

2.1 加強自身專業(yè)素質(zhì)

正如開篇所談，檔案管理員有較大的獨立“空間”與工作彈性，因此人員素質(zhì)尤其重要。以本人為例，我既是幼兒園檔案員的管理者，更首先就是自身單位檔案的管理員。我應(yīng)該先加強自身專業(yè)素質(zhì)和工作能力，樹立正確檔案意識。要注重不斷學(xué)習(xí)提高自身專業(yè)水平，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，做一個好的示范。

許多人可能覺得檔管員應(yīng)是文靜人員才適合做的事，例如從氣質(zhì)心理角度，或許“粘液質(zhì)的人最適合”。我以為不盡然，檔管員需要溝通，有一顆活潑的心，也才能主動接觸到更多有意義的素材。另外，我對提高能力的有效而快捷手段還有一心得：善于利用網(wǎng)絡(luò)，勤于“百度”?。ǘ┘訌姼鲌@管理員素質(zhì)

由于工作性質(zhì)，我的工作既有對下屬各園工作的收集，也包括對各園檔案管理員收集的指導(dǎo)，而由于我們轄區(qū)幼兒園普遍規(guī)模較小，200人大約可算是中位數(shù)，檔管員多為非專業(yè)人員。我除了在做些常規(guī)工作、通知時加強溝通，還經(jīng)常到園區(qū)交流，并盡量把市里的一些優(yōu)秀經(jīng)驗帶給同行們。 在幼兒園檔案員來教委移交文件等情況下，我也盡量把自己工作中可以公開的檔案及整理心得與其分享。 這種分享除了是一種技術(shù)上的交流，實質(zhì)上也表明一種姿態(tài)，即：這很重要。同時，也能聽到有益的回饋，提升自己的檔案管理水平。我還成立了本學(xué)區(qū)檔管QQ群，方便工作往來。更重要的是，可以分享經(jīng)驗與工作樂趣。

2.2 完善檔案收集管理工作

1.檔案管理條件的提升

隨著近年各地對檔案管理的重視，對各幼兒園設(shè)立綜合檔案室、檔案員的聘用、將檔案工作經(jīng)費納入年度預(yù)算等方面有了較明確規(guī)定，檔案管理的硬件日漸改善。大至檔案庫房，小至溫濕度記錄儀、掃描儀，這些都是必備條件。由于本地不少幼兒園是設(shè)立在民房，尤其近年來如雨后春筍般地冒出，良莠不齊也就難免。也存在臨時租借設(shè)備應(yīng)付檢查的現(xiàn)象。因此在檢查制度上仍需完善。

2.管理員積極性的提升

檔案管理員在單位中實際上屬于“小眾”群體，似人群中最貌不驚人的一個。實則他們既是收集者，又是整理者、保管者，檔案人須具備較強的責(zé)任意識，能掌握第一手資料。善于取舍，還要具備較高的理論素質(zhì)和文字表達能力。從收集、整理、立檔、歸檔、利用等環(huán)節(jié)，都十分繁瑣，例如立卷、編頁、裝訂、目錄、等工序，疏漏不得。我想，如果聘任這個職業(yè)需要心理測試的話，或只有粘液質(zhì)的人最適合。正由于是“小眾”的工作，難免存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、同事不甚了解的尷尬‘而檔案工作的重要性及其空間，則凸顯了激勵與理解的重要性。本文借此呼吁主管部門在輿論、經(jīng)費、獎懲等方面加以細化，發(fā)揮這一信息陣地的優(yōu)勢。

周恩來曾有教誨：“檔案工作人員要學(xué)習(xí)司馬遷”。作為一名檔案人，我的理解是：學(xué)習(xí)司馬遷的專業(yè)能力，學(xué)習(xí)司馬遷的耐心與奉獻。

參考文獻

[1]中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》

[2]《新編辦公室工作實務(wù)》，中國紡織出版社，2015.01出版

作者簡介

張培英（1966-），女，漢，福建省石獅市人，檔案館員，大專，研究方向：檔案管理。