管委會數(shù)字檔案室建設(shè)的實踐探討

王艷

中圖分類號：F270 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）04-000-01

摘 要 數(shù)字檔案室是新時代的產(chǎn)物，它是集加工、儲存、管理的一種對數(shù)字處理的新型技術(shù)。隨著信息時代的到來，人們對計算機的利用程度越來越高，而數(shù)字檔案室更是運用了這項技術(shù)。管委會數(shù)字檔案室的建設(shè)是一項復(fù)雜、細致的工程，它在建設(shè)的過程中要運用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)交換技術(shù)等現(xiàn)代高科技的技術(shù)。通過這新科技的運用能實現(xiàn)數(shù)字檔案室對信息的查詢和信息共享的目的。如今管委會的檔案工作存在著一些問題，建立數(shù)字檔案室勢在必行。

關(guān)鍵詞 管委會 數(shù)字檔案室 建設(shè)

我國現(xiàn)在管委會數(shù)字檔案信息技術(shù)沒有全面實行，就導(dǎo)致部門管委會的數(shù)字處理水平較低，所以在全國推行計算機等新型技術(shù)迫在眉睫，只有管委會全面施行了新型的技術(shù)才能使數(shù)據(jù)收集的工作水平提升，為管委會數(shù)字檔案建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。本文將對管委會數(shù)字檔案室建設(shè)的實際過程進行探討，希望能對管委會建立數(shù)字檔案室提供一些建設(shè)性的意見與建議。

一、配備基礎(chǔ)設(shè)施

建立管委會數(shù)字檔案室的第一步就是將各項基礎(chǔ)設(shè)施配備齊全，使在建設(shè)的過程中不因為缺少設(shè)施而耽誤工作。設(shè)施的齊全是建設(shè)數(shù)字檔案室成功的第一步，首先要運行大量數(shù)字儲存技術(shù)，數(shù)字檔案室的各項設(shè)施都要正確的操作。其次數(shù)字檔案室的每臺電腦都要連接互聯(lián)網(wǎng)，并設(shè)置防火墻，防止病毒入侵導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓。最后要配備數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和對數(shù)據(jù)進行處理的軟件，來使整個系統(tǒng)正常運行。

二、管委會建立數(shù)字檔案室的流程

（一）建立檔案目錄

數(shù)字檔案目錄的建立能為日后查找數(shù)據(jù)提供便捷的方法，所以目錄的建立是有可行性的。將數(shù)字檔案分成兩大類：其一是案卷級，其二是文件級目錄。將這些目錄整理儲存完成之后，組成一個完整的目錄數(shù)據(jù)庫。

（二）建立檔案全文數(shù)據(jù)庫

將管委會數(shù)字目錄數(shù)據(jù)庫建成之后，就來到了對全文的建設(shè)。主要工作就是將這些全文檔案整理儲存，并將常用的檔案包括紙質(zhì)檔案、照片檔案等，進行數(shù)字化的儲存。

（三）對數(shù)字檔案合理的運用

要對已經(jīng)建立完成的檔案進行安全保管，構(gòu)建科學(xué)的儲存體系。在管委會全面實施數(shù)字化之后，將全部的檔案信息都整理到管委會的服務(wù)器中，檔案管理員要設(shè)置本單位的局域網(wǎng)，只有本單位服務(wù)器的工作人員才能進行查閱資料，這就很好的加強了檔案的保密性。

（四）電子文檔的歸納整理

管委會數(shù)字檔案室的建設(shè)，最重要的作用就是使單位的內(nèi)部文件保存完好，形成一個科學(xué)的管理體系。首先在文件初步形成的時候，就建立完整的儲存體系和管理制度，不使檔案的積壓過多，造成日后工作的不便和檔案的安全性疏漏。在電子文檔中首先是將工作中形成電子文件歸納儲存在檔案管理系統(tǒng)，其次是單位接收的電子文件，也要進行歸納整理，使這兩方面的文件都能安全合理的儲存在管委會的數(shù)字檔案室內(nèi)。

三、管委會建設(shè)數(shù)字檔案室的注意事項

（一）制定業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

在管委會數(shù)字檔案室的建設(shè)中，要全面按照國家的有關(guān)規(guī)定進行。在建立過程中需要用到的技術(shù)也要符合國家的技術(shù)規(guī)范，從而形成一個完全符合國家標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案室。在數(shù)據(jù)庫中的結(jié)構(gòu)和格式都要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，在業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定之后，在按照要求去對文件進行分類、儲存等工作。

（二）對數(shù)字化加工時要注意細節(jié)

只有在工作中做好細節(jié)的處理，才能保證一項工作能有質(zhì)量的完成。在檔案室建立這個尤其注重細節(jié)的工作上更是如此。例如在對檔案室數(shù)字掃描這項工作過程中，要充分的注意文件的清晰程度和還原效果，不能應(yīng)付了事。在對一些需要清晰度高的重要文件，要把握好掃描的時間，調(diào)整好分辨率參數(shù)，這些數(shù)字化加工的過程充分的體現(xiàn)了細節(jié)的重要性。只有在對數(shù)字化加工時充分的注意細節(jié)，才能將這項工作很好的完成。

（三）全程做好數(shù)字化加工的監(jiān)控

在數(shù)字化加工的過程中，做好全程的監(jiān)控能使工作高質(zhì)量的完成，所以全程監(jiān)控是非常有必要的。首先是在進行檔案整理之前，做好檢查工作，檔案的原件必須的完整的，不能殘缺不全，對一些磨損較大的檔案原件，要進行修復(fù)。其次是對數(shù)字化完成的檔案進行質(zhì)量檢查，主要檢查范圍是字跡清晰不模糊，圖片檔案清晰完整，還原度高。最后是將目錄檔案和已經(jīng)數(shù)字化完成的檔案圖像進行比對，檢查是否有不對應(yīng)的情況出現(xiàn)。如果在全程監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)錯誤，就要立即修改，使整個檔案室數(shù)字化建設(shè)更好的完成。

（四）對數(shù)字檔案要做好備份

檔案進行數(shù)字化之后，不能僅僅存放在計算機中，因為計算機難免會出現(xiàn)故障，要建立科學(xué)的儲存體系，做好備份，不使檔案流失的情況出現(xiàn)。備案的范圍主要是：目錄數(shù)據(jù)庫、各類已完成的數(shù)字檔案等。備份檔案的目的就是增加檔案的安全性，雙份的保存才能使檔案永久的儲存。

四、結(jié)語

綜上所述，管委會數(shù)字檔案室的建設(shè)是一項復(fù)雜的工程，這項工作的完成需要管委會的成員辛勤無私的付出。因為數(shù)字檔案室工作的特殊性，所以在工作中一定要認(rèn)識到細節(jié)的重要性，這樣才能使管委會數(shù)字檔案室的質(zhì)量上升。本文所提出的流程及注意事項希望對管委會的數(shù)字檔案室建設(shè)提供一絲微小的幫助。

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