高校人事檔案信息化管理研究

黃莉雯

摘要： 在新形勢下，人事檔案管理模式由實體檔案向數(shù)字檔案方向轉(zhuǎn)變已是大勢所趨。本文從實現(xiàn)信息化對高校人事檔案管理工作的重要性出發(fā)，闡述高校人事檔案管理系統(tǒng)研究及應(yīng)用現(xiàn)狀，對高校實現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)存在的主要問題進行研究，并結(jié)合當(dāng)前實際，提出了高校實現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的有效途徑。

Abstract： Nowadays， it is a general trend that the mode of personnel archives management will be transformed from physical file to digital file. In this study， the significance of realizing the informatization of university personnel archives management was investigated， the status quo of application and research on the system of university personnel archives management was illustrated and the main problems and difficulties we will face were analyzed. Collectively， combined with current reality， we promote an effective and pragmatic method to establish the system of information management of university personnel archives.

關(guān)鍵詞： 高校；人事檔案管理；信息化；管理

Key words： university；personnel archives management；informatization；management

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）03-0033-03

0 引言

中組部于 2014 年 6 月在《中共中央組織部關(guān)于進一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》（中組發(fā)[2014]9號）中指出：“要創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平”[1]。可見，隨著計算機的廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，人事檔案管理模式由實體檔案向數(shù)字檔案方向轉(zhuǎn)變已是大勢所趨。不置可否，加快高校人事檔案信息化建設(shè)，不斷提高管檔工作水平，促進檔案的可延續(xù)性發(fā)展，已是高校人事檔案管理工作需著力解決的主要問題。

1 高校人事檔案管理信息化管理的重要性

實現(xiàn)信息化是我國社會建設(shè)的主要目標(biāo)之一，是判斷現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)之一。人事檔案信息化，就是通過計算機、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案信息資源，并對數(shù)字化檔案信息資源進行整理、分析、分類、提取，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，在一定的保密技術(shù)處理下，通過計算機目錄查詢系統(tǒng)，方便、快捷、高效地查閱人事檔案各類信息，為人事檔案管理工作提供智力服務(wù)。

1.1 有利于提高檔案管理工作效率

對實體檔案進行手工管理一直是人事檔案管理的傳統(tǒng)模式，管檔人員需花費大量的時間對其進行分類、整理、保存。尤其是人事檔案的編號保存方法，比如姓氏筆劃編號法、姓氏聲母編號法、部門編號法、職務(wù)（職稱）編號法、調(diào)進時間編號法等，無論是哪種編號保存方法，都不同程度地存在著檔案存放位置不固定、檢索費事、以及常常需要調(diào)整檔案柜等問題，不但工作量大、效率低，還容易出現(xiàn)錯誤。而實現(xiàn)人事檔案信息化管理，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工管理模式，不僅提高了檢索和查詢的速度，還能以網(wǎng)絡(luò)為平臺實施信息資源共享，提供檔案資源的利用效率。

1.2 有利于紙質(zhì)檔案的保存

人事檔案手工操作的傳統(tǒng)管理模式，不僅費時費力，效率低下，而且經(jīng)常反復(fù)的翻閱、拆裝紙質(zhì)檔案材料，容易造成紙質(zhì)檔案材料的丟失及損壞。紙質(zhì)檔案材料也不易保存，在潮濕的環(huán)境下容易受潮，經(jīng)常翻閱，會使檔案材料字跡變得模糊不清，無形中影響了檔案材料的完整性，縮短了使用壽命。而加快人事檔案信息化管理，以電子載體為存儲方式，減少了使用紙質(zhì)檔案材料的頻率，有效地保護了檔案材料原件。且電子載體不易受到溫濕度環(huán)境影響，保存的時間更長，具有保存方便、查閱方便、安全性強等特點，為人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供了有效的保障。

1.3 有利于提高高校信息現(xiàn)代化管理水平

現(xiàn)今計算機已廣泛應(yīng)用于高校行政工作和教學(xué)工作中，而高校人事檔案的管理還主要以手工操作為主，跟不上時代發(fā)展的步伐。實現(xiàn)人事檔案信息化管理，將人事檔案信息化管理與行政檔案管理、教學(xué)科研管理連接起來，對檔案信息資源進行實時共享，為高校對教職工進行工作績效考核及人力資源的合理調(diào)配提供信息依據(jù)，為高校信息化管理水平的提高添加了濃墨重彩的一筆。

2 高校人事檔案信息化建設(shè)探索與應(yīng)用現(xiàn)狀

早在上世紀(jì)80年代，哈工大人事處就已使用人事檔案計算機管理系統(tǒng)進行人事管理[2]。雖然目前高校人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)程度還不高，但不少研究者也對該系統(tǒng)做出不少探索與應(yīng)用[3-9]。

2.1 系統(tǒng)功能探索

目前，少數(shù)高校已引入或自己設(shè)計了人事檔案管理系統(tǒng)，雖然各高校系統(tǒng)各異，但普遍涵蓋檔案錄入與管理、檢索查詢、打印輸出、系統(tǒng)管理等基本功能模塊[4-6]。系統(tǒng)更為全面的，則將薪酬管理、人才招聘、人事變動、職稱管理、年度考核管理、報表統(tǒng)計等功能[7-9]包含其中。更有研究者，綜合考慮高校行政領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)、人事、科研、院系、教師等不同層級的實際需要，建立了高校教師檔案管理系統(tǒng)的模型，并基于B/S模式實現(xiàn)了基于分級授權(quán)模式的檔案管理系統(tǒng)[10]。圖1為結(jié)合我校業(yè)務(wù)需求設(shè)計的以人力資源管理為核心的高校人事檔案管理系統(tǒng)功能模型圖。

2.2 系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)

目前高校人事檔案管理系統(tǒng)有C/S（客戶機/服務(wù)器）、B/S（瀏覽器/服務(wù)器）與二者相結(jié)合三種模式開發(fā)[7，9，11]， 開發(fā)工具多見微軟.Net 架構(gòu)[6，7，9]、基于java的可跨平臺的J2EE架構(gòu)[7，8]。有研究者提出基于SOA開發(fā)此系統(tǒng)，實現(xiàn)各模塊保持松散耦合狀態(tài)，可使系統(tǒng)具有可擴展性[8]。隨著云技術(shù)理念的深入推廣，也有學(xué)者倡導(dǎo)高校人事檔案管理云平臺的運作機制，從而降低高校人事檔案管理成本、信息系統(tǒng)建設(shè)成本，解決高校地域分散，信息資源共享困難及維護繁瑣等問題[12]。該運作機制還需進一步考證其可行性，目前還未發(fā)現(xiàn)相關(guān)應(yīng)用報道。

高校在建設(shè)該系統(tǒng)時，不應(yīng)求大求全，而是充分結(jié)合本校規(guī)模與實際需求而定。規(guī)模較大的，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)配置容量、界面友好性、可擴展性、兼容性及使用年限等問題；規(guī)模較小的，可考慮引入較為靈活的小系統(tǒng)，或利用高校計算機儲備人才集中的優(yōu)勢，根據(jù)本校需求自行開發(fā)。

3 高校人事檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

3.1 檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

人事檔案管理要求安全性和保密性的特性，使此項工作一直是一項不引人注意、默默無聞的工作，高校認(rèn)識人事檔案管理工作也亦然。由于社會公眾的認(rèn)知度較低，高校領(lǐng)導(dǎo)重視程度也不高，甚至有的檔案管理員在這種社會氛圍的影響下，對自己的工作也不夠重視，所以高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員通常忽視了創(chuàng)新和改進人事檔案管理的業(yè)務(wù)技能和工作方法，對高校人事檔案管理水平的全面提升產(chǎn)生了非常不利的影響。

3.2 檔案管理體制有待完善

一直以來，高校人事檔案管理分散，有的由組織部門管理，有的由人事部門管理，設(shè)有檔案館的高校則由檔案管理部門管理，甚至有的高校把人事檔案分成兩部分分散管理，中層干部由組織部門管理，科級及以下干部則由人事部門管理。組織人事部門的工作重心一直圍繞組織建設(shè)、人才建設(shè)及教職工管理等方面開展，沒有將人事檔案管理工作至于核心地位。通常，檔案管理部門也認(rèn)為人事檔案工作主要是為組織人事部門提供服務(wù)，不受重視理所應(yīng)當(dāng)。由于人事檔案管理體制的不夠完善，造成人事檔案的管理分散，專職人員少，兼職人員多，管理條件差，管理水平低等問題，使人事檔案的作用沒有得到充分發(fā)揮。顯然，機制尚未協(xié)調(diào)，也是難以實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的原因之一。

3.3 檔案信息系統(tǒng)內(nèi)容有待健全

高校是高學(xué)歷高層次人才的聚集地，但傳統(tǒng)的人事檔案主要記錄個人的社會經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等方面，鑒定評語多簡單重復(fù)，籠統(tǒng)沒有新意，不能反映出教職員工的專業(yè)特長、工作能力及師德師風(fēng)等方面的情況。特別是對于專職教師，檔案材料的“千人一面”，體現(xiàn)不出教師的教學(xué)水平及科研成果，很難反映出教師的綜合素質(zhì)，這種內(nèi)容空洞及缺乏個性化信息的人事檔案，給人事檔案信息資源的開發(fā)利用帶來了一定的困難。

3.4 “信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重，阻礙信息共享

許多高校擁有多個校區(qū)，由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，出現(xiàn)了一校多區(qū)、一校多系統(tǒng)的局面，再加上高校的組織人事部門的各個科室基本上都已經(jīng)根據(jù)自身工作需求建立了相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，如人事檔案管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)、干部信息管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)處于“各自為政”狀態(tài)，不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重[7]。另外，數(shù)據(jù)冗余，也極易產(chǎn)生數(shù)據(jù)不一致。因此，需要站在更高的層次規(guī)劃和開發(fā)一套以人力資源管理為核心的高校人事檔案管理信息系統(tǒng)，使其具有可擴展性、兼容性，促進高校人力資源優(yōu)化配置，從而實現(xiàn)信息共享的目的，提高高校信息化建設(shè)效益。

3.5 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

人事檔案的信息化，不僅要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，還需要掌握現(xiàn)代化的技術(shù)手段，能熟練運用信息技術(shù)管理檔案。從目前看，高校管理人員隊伍整體素質(zhì)不高，多為“半路出家”，且以兼職為主。由于人事檔案受重視程度不高及學(xué)校經(jīng)費有限，也很少有機會參加與人事檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。人事檔案管理工作得不到重視，信息化管理更是無從談起，難以吸引既掌握人事檔案管理又熟悉信息化操作技能的復(fù)合型人才，嚴(yán)重制約著高校人事檔案信息化建設(shè)之路的發(fā)展。

4 高校人事檔案信息化建設(shè)的有效途徑

4.1 加強宣傳，樹立檔案信息化意識

①加大宣傳力度，讓高校領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理信息化對人力資源優(yōu)化優(yōu)化配置的重要作用，改變領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理工作不重要的意識形態(tài)，從而將此項工作納入學(xué)校工作發(fā)展規(guī)劃。只有這樣，才能得到學(xué)校的制度支持，爭取到足夠的政策及經(jīng)費支持，確保人事檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展。②檔案管理員要增強責(zé)任感與使命感，建立人事檔案信息化管理理念，學(xué)校也可通過建立嚴(yán)格的獎懲制度，激勵檔案管理員積極進行信息化建設(shè)，并給予參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提升管理員的業(yè)務(wù)及信息化水平，使之成為承擔(dān)人事檔案信息化建設(shè)的中流砥柱。③提高教職工對人事檔案信息化的認(rèn)識，使教職工認(rèn)識到實現(xiàn)人事檔案的信息化，與教職工的利益息息相關(guān)，它能更好更快的為教職工服務(wù)，從而推進人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

4.2 完善檔案管理體制，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

①要統(tǒng)一管理機構(gòu)。高校人事檔案管理的多頭管理和分散管理，造成了人事檔案管理的空洞現(xiàn)象。國家應(yīng)該統(tǒng)一高校人事檔案的管理范疇和管理權(quán)限，對高校進行統(tǒng)一要求，統(tǒng)一機構(gòu)，解決檔案管理的混亂現(xiàn)狀[13]。②制定科學(xué)合理的人事檔案管理制度。為推進高校人事檔案信息化建設(shè)得以順利實施，高?？山Y(jié)合國家人事檔案管理規(guī)定及學(xué)校情況，制定相關(guān)人事檔案管理制度，并與時俱進不斷修訂與完善。管理制度應(yīng)明確檔案管理者的崗位職責(zé)和檔案管理的各項流程，其中包括檔案的接收、整理、分類、查閱、借閱、檢索、傳遞、保存、安全保密等環(huán)節(jié)，使人事檔案管理工作有章可循。③統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。包括數(shù)據(jù)的記錄、存儲、壓縮、傳遞、轉(zhuǎn)換、加密、水印技術(shù)和軟硬件系統(tǒng)設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)沖突、不兼容等問題，促進人事檔案信息化有條不紊推進，并實現(xiàn)信息資源共享，提高檔案信息化的實施效益。

4.3 加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)

①選用科學(xué)合理的高校人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對人事檔案信息資源的統(tǒng)一管理。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)集成檔案掃描、圖像處理、業(yè)務(wù)管理、目錄管理、信息查詢、數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)上查閱、輸入輸出打印等功能，具有較強的兼容性和安全性。②采集教職工的基本信息，構(gòu)建基本信息數(shù)據(jù)庫，為人事檔案的信息化管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。高校人事部門保留有教職工的基本信息，這些數(shù)據(jù)可直接導(dǎo)入系統(tǒng)，成為人事檔案信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。③建立電子檔案，通過掃描儀掃描、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)換為電子檔案，這是實現(xiàn)檔案信息化的主要內(nèi)容。轉(zhuǎn)換過程要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)，便于復(fù)制及查閱，同時要確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和完全性。④建立數(shù)字檔案，將電子檔案材料存入電腦，進行信息資源整合與管理，建立數(shù)字化檔案庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫是查詢?nèi)耸聶n案的入口，從目錄可以清晰了解到該教職工的檔案全貌，因此要齊心協(xié)力確保目錄數(shù)據(jù)庫信息的準(zhǔn)確、完整。五是建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。以校園網(wǎng)為基礎(chǔ)平臺，將人事檔案信息化管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)對接，在保證檔案信息安全的前提下，通過網(wǎng)絡(luò)驗證系統(tǒng)，對可以開放的信息資源進行共享，實現(xiàn)“一站信息化”，有效提高人事檔案工作的效率和管理水平。

4.4 加強學(xué)習(xí)，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)技能

人事檔案信息化管理，需要既精通人事檔案管理技能又能熟練運用信息技術(shù)管理檔案的復(fù)合型人才，而大部分高校的檔案管理人員，既不是檔案管理專業(yè)科班出身，對于計算機技術(shù)方面的知識也只能應(yīng)付日常的工作文檔，對于計算機的操作程序、信息互動等方面的能力較差。因此，高校必須建立起長效的培訓(xùn)機制，定期組織在職管理員進行人事檔案學(xué)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全教育等方面的培訓(xùn)教育，努力吸取國內(nèi)外高校人事檔案信息化管理的成功經(jīng)驗，使其培養(yǎng)成為既懂人事檔案管理知識、又懂得信息化管理的復(fù)合型人才。同時，在引進人才方面，高?？梢砸M具有計算機專業(yè)背景的畢業(yè)生，通過對其進行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)后，便可投入到人事檔案管理工作中，為加快實現(xiàn)人事檔案信息化打下堅實的基礎(chǔ)。

4.5 建立安全保障體系，確保人事檔案信息的保密性和安全性

網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化技術(shù)給人事檔案管理帶來便利的同時，也給人事檔案的保密及安全性帶來隱患，因此必須采取措施加以防范。首先，人事檔案信息資源的共享，要嚴(yán)格設(shè)置訪問權(quán)限，采用更嚴(yán)格的身份鑒別、訪問控制、加密存儲和傳輸、審計跟蹤、防電磁泄漏等安全保密措施，務(wù)必防止個人信息的泄露及信息安全[14]。其次，加強網(wǎng)絡(luò)及操作系統(tǒng)的技術(shù)保障，防止密碼不被盜竊或者更改，規(guī)避檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。最后，建立信息資源備份制度，避免因外力等不確定因素導(dǎo)致故障，造成數(shù)據(jù)的丟失，這就要求管理人員要定期對數(shù)據(jù)庫進行備份，即使服務(wù)器損壞或系統(tǒng)崩潰，也可恢復(fù)全部的數(shù)據(jù)信息，確保人事檔案信息的安全。

5 結(jié)語

高校人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向數(shù)字化、信息化方向的轉(zhuǎn)變，是一次工作方式上的變革與創(chuàng)新，是與時俱進的必要要求。通過高校人事檔案數(shù)字化管理，真正告別了手工收集、整理、歸檔等一系列手工環(huán)節(jié)，也大大降低了發(fā)生錯誤的可能性，同時方便實現(xiàn)瀏覽、借閱、查詢、統(tǒng)計等功能，并為人才培訓(xùn)、黨員發(fā)展、職稱評審等人力資源管理與決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，促進檔案管理工作效率及擴展性的有效提高，強化人事檔案的科學(xué)管理，符合信息化時代對人事檔案管理的新要求。

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