論房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

盧進(jìn)紅

一、房產(chǎn)檔案管理信息化的含義及特點

1.房產(chǎn)檔案管理信息化的含義

房產(chǎn)檔案管理信息化是指在房產(chǎn)檔案管理活動中全面應(yīng)用計算機、掃描儀、數(shù)據(jù)庫和多媒體存儲等現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)。即房產(chǎn)檔案的管理模式從以面向紙質(zhì)檔案等實體保管為重點，向以房產(chǎn)檔案資源的數(shù)字化信息向社會提供服務(wù)為中心的轉(zhuǎn)變，建立一個有序的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，將各類房產(chǎn)檔案資源以電子信息的形式進(jìn)行存儲，以網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行共享，利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，實現(xiàn)資源共享。

2.房產(chǎn)檔案管理信息化的特點

房產(chǎn)檔案是在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更、登記、調(diào)查和測繪等活動中形成的具有保存價值的文字、圖像等歷史記錄。房產(chǎn)檔案管理特點主要體現(xiàn)在：首先，專業(yè)性和政策性較強，房產(chǎn)檔案是以國家相關(guān)的法律法規(guī)為依據(jù)，對房地產(chǎn)物權(quán)全過程進(jìn)行完整記錄，其合法性是最主要的特征。同時，在開展檔案管理工作的過程中，要使登記工作能夠符合專業(yè)要求，其登記的內(nèi)容中必須要將房產(chǎn)地址、面積大小以及權(quán)利狀況清楚標(biāo)明，因此，其專業(yè)性較強。其次，時效性和動態(tài)性較強，即便是在登記完成之后，房地產(chǎn)情況、權(quán)利會隨著房屋的倒塌拆除、產(chǎn)權(quán)人變化、房屋買賣、繼承、贈予等房地產(chǎn)物權(quán)的變化而變化，具有明顯動態(tài)性。為了保證信息的準(zhǔn)確性、真實性，檔案管理人員應(yīng)對信息變更情況進(jìn)行及時記錄，因此，又具有一定的時效性。最后，真實性和準(zhǔn)確性較強，房產(chǎn)檔案是對其物權(quán)情況的真實記錄，必須和實際情況相符。檔案要明確記載權(quán)利人和權(quán)利范圍，以保證在權(quán)利審核、解決權(quán)利糾紛過程中能夠起到有效的參考作用，這是發(fā)揮檔案時效性的重要前提。

二、房產(chǎn)檔案管理信息化的優(yōu)點

計算機網(wǎng)絡(luò)、信息數(shù)字化的普及和應(yīng)用，動搖了房產(chǎn)檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念，為房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)搭建了一個良好的平臺。房產(chǎn)檔案管理信息化技術(shù)日臻成熟，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比具備更多的優(yōu)點。第一，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化存儲，將各類房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為能直接被計算機識別和處理的數(shù)字化電子信息，將紙質(zhì)檔案實體和日常工作利用分離開來。檔案實體一般被作為原始憑證入檔案館保存，從而減少了對紙質(zhì)檔案實體的利用率，便于對檔案實體的存儲和保護(hù)。

第二，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化管理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，借助計算機可以對數(shù)據(jù)中的每一個產(chǎn)權(quán)要素進(jìn)行檢索，為房產(chǎn)檔案的查詢、利用帶來了極大的便利，實現(xiàn)了傳統(tǒng)手工調(diào)閱查詢信息向計算機查詢信息的轉(zhuǎn)變。

第三，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，建立房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息傳遞和交流，在縣市區(qū)房產(chǎn)管理部門之間實現(xiàn)房產(chǎn)檔案資源共享，極大地提高了工作效率。

三、房產(chǎn)檔案管理信息化的現(xiàn)狀

房產(chǎn)檔案管理信息化概念由來已久，房產(chǎn)檔案管理部門并不陌生。一般情況下都配備了計算機等軟硬件設(shè)備，建立了相應(yīng)的房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，但并不完善，有的僅僅局限于對房產(chǎn)檔案進(jìn)行計算機單機輔助管理，詳細(xì)地查閱仍以紙質(zhì)檔案為主。有的雖能利用互聯(lián)網(wǎng)將房產(chǎn)交易系統(tǒng)產(chǎn)權(quán)信息歸集整理到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，但不能實現(xiàn)社會資源共享。由此可見，房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)由于受各種條件的限制，實現(xiàn)得并不理想，亟待改進(jìn)和完善。

四、對房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的建議

1.對房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)給予高度重視

首先，要從思想上充分認(rèn)識到房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性。房產(chǎn)檔案管理信息化是解決房產(chǎn)業(yè)務(wù)日益增多、檔案利用頻率加快等問題，實現(xiàn)辦公自動化、工作程序簡化的必要。其次，在工作實踐中要重視房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施配套建設(shè)，確保房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施符合要求。

2.建立完備的房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)

這是實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)和核心?，F(xiàn)有房產(chǎn)檔案一般可分為兩大類，即文本檔案和圖片檔案。房產(chǎn)檔案信息化就是要對這兩大類檔案進(jìn)行數(shù)字化歸集處理，一方面要將房產(chǎn)交易系統(tǒng)中的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備將圖片資料以電子信息的形式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，兩方整合后，方能形成房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。

3.建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)

有完備的房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，房屋交易產(chǎn)權(quán)要素多，涉及面廣。根據(jù)不同業(yè)務(wù)的不同特點，查詢者對房產(chǎn)檔案的信息要求也不盡相同。如何快速有效地獲得所需信息是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的另一項重要工作。

4.培養(yǎng)高素質(zhì)的房產(chǎn)檔案管理人員

房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)需要不斷優(yōu)化與完善，這是一項長期而系統(tǒng)的工程。這就要依賴于檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的調(diào)整和工作素質(zhì)的提高。因此，需要對檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)和檔案信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)。

總之，在新形勢下認(rèn)真做好房產(chǎn)檔案管理工作成為了當(dāng)前需要及時解決的一個主要問題，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視房產(chǎn)檔案管理工作，對當(dāng)前存在的難點進(jìn)行分析，尋找出有效的應(yīng)對策略，堅持以信息為本，從而保證房產(chǎn)檔案管理工作順利的開展和實施。

陳品祿/責(zé)任編輯