財政局電子檔案數據庫如何實現數字化管理

華云蘭

摘 要： 財政局電子檔案數據庫實現數字化管理就是應用計算機技術、數據庫技術、現代通訊技術等高新技術手段，將數據庫系統(tǒng)的檔案實現數字化轉化、加工、儲存和全面管理。通過對信息資源進行全面組織和管理，儲存財政局日常工作中海量信息，提供基于網絡的電子信息儲存和提取、查詢和檢索，實現和辦公自動化系統(tǒng)的無縫對接。財政局電子檔案數據庫實現數字化管理是對傳統(tǒng)檔案管理的一項全面創(chuàng)新。

關鍵詞：財政局 電子檔案數據庫 數字化管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0079-01

近些年，衢江區(qū)財政局主動適應信息化建設的發(fā)展要求，將檔案數字化建設作為解決檔案查閱困難的切入點。數字化檔案應用以后，紙質檔案的原件被封存保管，避免文件的磨損、污染和丟失，確保檔案的安全。該局在實現檔案數字化過程中，克服了人員少、任務量大等困難，規(guī)范高效地開展檔案數字化工作。并積極向省、市、區(qū)檔案部門專家和主管部門獲取業(yè)務指導，及時查找存在的問題，認真進行改進。

一、如何實現財政局電子檔案數據庫數字化轉化

在財政局檔案材料中，有多有少，有新有舊，有的紙質質量較好，有的質量較差，雖然財政局檔案在制作過程中都是按照統(tǒng)一標準進行制作，但是以前很多紙質檔案和電子檔案都未使用統(tǒng)一的國家標準，這樣在檔案材料中存在顯著的差異性。如何將這些檔案迅速轉化為只數字化信息儲存起來，又不傷害到原始檔案，這就需要通過掃描或者拍照技術將紙質檔案和電子檔案輸入到掃描儀或者照相機中，同步將其儲存在計算機數字化數據庫中，這是最基礎的數字轉化工作。但是掃描和相機拍攝有一個共同突出的問題就是轉化速度較為緩慢，一天只能轉化幾份檔案，這對于財政局檔案信息進出量十分大的現狀十分不利，面對大量的新舊檔案，可以分階段逐漸完善財政局數字化檔案數據庫。這項工作十分復雜，且工作量十分巨大，需要財政局分階段進行。首先，對庫存文書檔案30107件、業(yè)務檔案2278卷、會計檔案6796卷、科技檔案275卷、特種載體檔案224卷，將紙質到數據化轉換共掃描文書119008張，業(yè)務檔案4652張，會計檔案13103張，特種檔案掃描287張；從紙質檔案的收集、整理、保管和利用都要有統(tǒng)一的標準；其次，對室存永久和長期檔案進行數字化管理，整理、掃描、圖像處理、存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、數字化成果管理等；最后，對于新產生的紙質檔直接整理歸檔轉化為數字化檔案，納入到財政局數字化檔案數據庫系統(tǒng)中。此外，充分發(fā)揮財政廳FOA辦公自動化系統(tǒng)的電子查詢功能，財政廳將檔案數據導入FOA模塊中，實現廳內網、單機等多種途徑相結合的檔案數據查詢方式，推進檔案數據庫建設，方便機關檔案管理和查詢。在檔案數字化建設過程中，財政局與承建單位簽訂《檔案數字化項目合同》、保密協(xié)議，嚴格執(zhí)行保密守則和工作制度、流程，確保了檔案安全。

二、數字化技術在財政局電子檔案數據庫中的應用

在建立數字化檔案數據庫過程中，財政局檔案室需要改變過去傳統(tǒng)檔案管理模式，根據文書、業(yè)務、會計、科技、特種、人事檔案等管理使用的需要增加電子照片、特種檔案各種材質的獎狀、獎品等內容，將檔案里的材料分類掃描成圖片格式，通過計算機網絡實現對文書、業(yè)務、會計、科技、特種、人事檔案的統(tǒng)一管理，為今后工作中查閱檔案、選拔任用干部、職級晉升提供更加簡潔、高效、詳實的信息服務。財政局電子檔案數據庫要想實現數字化管理，必須建立完善的數字化檔案數據庫系統(tǒng)，構建合理的軟件管理系統(tǒng)，盡量配置容量大，兼容性強，性能好的軟件管理系統(tǒng)，延長數據庫系統(tǒng)的使用壽命。聘請專家為財政局開發(fā)實用性強檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)錄入文書、業(yè)務、會計、科技、特種、人事；如以人為單位，設置格式化分類管理，按機構（科室），職務任免（職級晉升）、工資、考核、先進、培訓等幾個區(qū)域，方便檔案信息的查詢和利用。通過開發(fā)應用型數據庫軟件，建立多個子數據庫系統(tǒng)，這些子數據庫系統(tǒng)應該對財政局所涉及到的方方面面內容進行管理，相應的工作人員只需要依據檔案信息就能將準確的數據錄入到數據庫中。在將來某項具體工作中，管理人員只需要將通用數據庫建設好，就可以從繁重的工作中解脫出來，將更多精力放在定期更新和維護通用數據庫上。通用數據庫維護包含以下幾個方面，根據專業(yè)能力和職務評聘工作將干工作人員的職稱進行更新，根據干部任免更新相關任職人員職務，更新工資標準，更新考核標準。利用財政收入、支出等基礎數據檔案資料，分析經濟發(fā)展、財政運行中的特點、存在不足以及預防對策，服務領導決策；利用會計檔案資料，為各類財務檢查提供最真實依據，較好發(fā)揮檔案在財政事業(yè)發(fā)展作用。通用數據庫的更新和維護應該和數字化檔案更新保持同步，做到及時，準確，科學，為更好做好財政局數字檔案管理奠定堅實基礎。

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