關(guān)于水文電子檔案管理工作的探討

趙蒙

摘 要：近年來(lái)信息技術(shù)不斷發(fā)展，我國(guó)的水利、水文事業(yè)在科技創(chuàng)新方面取得了較好的成績(jī)。水文電子檔案逐漸替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)水文檔案，在管理、錄入、保存、啟用等方面工作都變得方便快捷。本文簡(jiǎn)要闡述了電子水文檔案的優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)，并著重探究了電子檔案提升水文電子檔案管理工作水平的有效措施。

關(guān)鍵詞：水文電子檔案；管理工作；有效措施

隨著水文水利事業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)于檔案的管理也提出了更為苛刻的要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)水文檔案的管理工作極為繁瑣，并且不利于查閱和備份，很容易出現(xiàn)遺失等現(xiàn)象。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為水文檔案管理帶來(lái)了新契機(jī)，電子檔案成為了水文檔案管理的主流。但是，在水文電子檔案管理工作中仍存在不足之處，在今后發(fā)展過(guò)程中應(yīng)不斷熟悉電子檔案特點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上采取有效的措施發(fā)展和完善，為水文現(xiàn)代化發(fā)展提供有效的基礎(chǔ)性支持。

1水文電子檔案的優(yōu)勢(shì)

水文電子檔案是水文檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，其具有一定的優(yōu)勢(shì)。具體表現(xiàn)如下：

（1）系統(tǒng)性和獨(dú)立性，水文工作具有一定的獨(dú)立性，其只需主要記載不同區(qū)域的水文特征、河流流速、雨量站點(diǎn)等相關(guān)觀測(cè)數(shù)據(jù)，使得其自成系統(tǒng)，整編后的獨(dú)立數(shù)據(jù)系統(tǒng)可為水文或其他相關(guān)工程建設(shè)提供有效的參考。

（2）連續(xù)性，水文觀測(cè)數(shù)據(jù)是一個(gè)常年觀測(cè)積累的過(guò)程，不同區(qū)域的水文特征或者降雨量等會(huì)隨著時(shí)間的推移不斷變化，對(duì)于后期的特征預(yù)測(cè)也是建立在已有觀測(cè)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上。由此可見(jiàn)，水文電子檔案具有較強(qiáng)的連續(xù)性，其為工程建設(shè)、科學(xué)研究等其他相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

（3）實(shí)效性，水文數(shù)據(jù)觀測(cè)過(guò)程是在自然界不斷變化的過(guò)程中進(jìn)行的，不同時(shí)段的水文數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)較為明顯的變化。水文電子檔案能夠保證水文數(shù)據(jù)定點(diǎn)、定時(shí)觀測(cè)，并且對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行及時(shí)更新，具有一定的實(shí)效性。

2電子檔案的缺點(diǎn)

雖然電子檔案管理在一定程度上減少工作人員的任務(wù)量，提高工作效率，并且便于資料的查閱。但是，電子檔案受限于信息技術(shù)的發(fā)展水平，數(shù)據(jù)記錄、保存、調(diào)用過(guò)程需要計(jì)算機(jī)的軟件和硬件的配合。因此，計(jì)算機(jī)本身性能的不穩(wěn)定性會(huì)對(duì)水文電子檔案帶來(lái)諸多問(wèn)題。例如，在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性；在保存過(guò)程中由于硬盤(pán)等的損壞容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象；同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)也容易遭受不法分子的竊取。

3加強(qiáng)水文電子檔案管理的有效措施

3.1調(diào)整管理理念，進(jìn)行分類(lèi)管理

先進(jìn)的管理理念對(duì)水文電子檔案管理工作具有重要指導(dǎo)作用，在具體工作開(kāi)展過(guò)程中要建立完整的檔案管理體系，對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行歸類(lèi)整理，以此最大程度地保證數(shù)據(jù)的完整性和系統(tǒng)性。檔案分類(lèi)管理要根據(jù)具體工作的實(shí)際情況，結(jié)合水文工作的特點(diǎn)，對(duì)不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)歸納。例如在分類(lèi)管理中，制定規(guī)范化的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，可按地下水、地表水、水質(zhì)三類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類(lèi)，并對(duì)其水位流量、蒸發(fā)量、降水量、含沙量、水環(huán)境以及地下水動(dòng)態(tài)等詳細(xì)資料進(jìn)行收集整理，歸檔到各類(lèi)之中。同時(shí)，也可以結(jié)合檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，建立完整的目錄體系，便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及查閱。在電子水文檔案中建立多級(jí)分類(lèi)目錄，對(duì)分類(lèi)目錄進(jìn)行首字母和頁(yè)碼排序；對(duì)于不同的水文檔案進(jìn)行編目、立卷等。

3.2引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全系數(shù)

電子檔案的存儲(chǔ)是建立在存儲(chǔ)介質(zhì)基礎(chǔ)之上，存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)技術(shù)對(duì)于電子檔案的安全起到非常重要的作用。同時(shí)，為了避免存儲(chǔ)介質(zhì)損壞等突發(fā)情況發(fā)生造成的不必要損失，應(yīng)做好數(shù)據(jù)的備份工作。例如可設(shè)置用戶權(quán)限，針對(duì)用戶的不同身份開(kāi)設(shè)不同的使用權(quán)限。其具體措施為：首先，控制入網(wǎng)訪問(wèn)權(quán)限，通過(guò)身份驗(yàn)證的方式避免來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)的威脅；其次，控制使用權(quán)限，制定用戶對(duì)目錄、文件、資料的操作范圍，超出范圍使進(jìn)行操作阻止，以此防止非工作人員的不良操作；最后，控制防火墻，針對(duì)不同的網(wǎng)絡(luò)層進(jìn)行防火墻控制。在此基礎(chǔ)上，可采取云計(jì)算機(jī)等技術(shù)對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免因系統(tǒng)或人為原因造成的數(shù)據(jù)丟失。

3.3提高管理人員的綜合素質(zhì)

電子水文檔案管理不同于紙質(zhì)檔案管理，其對(duì)工作人員的專業(yè)技能要求較高。同時(shí)，檔案管理工作由于其自身的特殊性，對(duì)工作人員的道德意識(shí)和服務(wù)意識(shí)也提出了一定的要求。因此，在水文電子檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，既要提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，也強(qiáng)化期道德素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)。例如定期組織相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)水文電子檔案管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)和信息技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，要求員工在學(xué)習(xí)理論知識(shí)同時(shí)，進(jìn)行實(shí)操演練，熟練掌握水文電子檔案系統(tǒng)，并對(duì)存儲(chǔ)位置、目錄體系進(jìn)行系統(tǒng)掌握。在此基礎(chǔ)上，針對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容組織基本技能測(cè)試，考評(píng)成績(jī)納入員工日常工作考核之中。同時(shí)，定期組織優(yōu)秀員工交流活動(dòng)，通過(guò)榜樣的力量感染工作人員，增強(qiáng)其道德意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，進(jìn)而提高工作人員的綜合素質(zhì)。

水文電子檔案真實(shí)記錄了水文活動(dòng)數(shù)據(jù)，為水利工程、防洪救災(zāi)、水資源綜合管理以及社會(huì)可持續(xù)發(fā)展起著重要的指導(dǎo)意義。積極完善水文電子檔案，提升電子檔案管理水平，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要指導(dǎo)意義。然而，目前電子檔案管理工作中仍有疏漏，要積極采取有效措施不斷完善，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作發(fā)展最優(yōu)化。

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