淺談企業(yè)檔案信息化管理

吳衛(wèi)平

摘 要：當(dāng)今全球信息化的不斷發(fā)展以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的廣泛應(yīng)用，使得電子文件大量產(chǎn)生。由此帶來(lái)的檔案存儲(chǔ)保管以及信息共享、卷宗與文件之間的轉(zhuǎn)換、檔案載體多樣化等問(wèn)題也給我們的檔案工作帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)。該文主要針對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案的信息化管理進(jìn)行詳細(xì)的分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 管理 信息資源 效率 信息化

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）02（a）-0126-02

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)逐漸被融入到了檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，檔案管理逐漸呈現(xiàn)出了信息化的特點(diǎn)，而大規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)距離傳輸技術(shù)也就成為了當(dāng)前我國(guó)檔案管理人員首要關(guān)注的問(wèn)題，檔案管理的信息化如檔案的自動(dòng)著錄、自動(dòng)編制以及各種檢索工具、檔案的統(tǒng)計(jì)、保管以及自動(dòng)控制等問(wèn)題還需要進(jìn)一步去開(kāi)發(fā)，全面提升我國(guó)企業(yè)檔案的信息化管理。

1 數(shù)字信息化

這里所說(shuō)的數(shù)字信息化技術(shù)與我國(guó)傳統(tǒng)的檔案文件技術(shù)之間存在的差異還是比較大的，文件的數(shù)字信息化也說(shuō)明檔案文件并不會(huì)直接依附于特定的物理介質(zhì)上，而自動(dòng)化技術(shù)的普及也使得信息的自身存儲(chǔ)能力有了極大的提升，而且很好地打破了時(shí)空的障礙，使得信息呈現(xiàn)出了全球化的特點(diǎn)，進(jìn)一步促進(jìn)了辦公效率的提升。

目前我國(guó)企業(yè)的檔案管理基本上都是用雙軌制管理體系來(lái)進(jìn)行檔案管理的，所謂的雙軌制檔案管理體制主要是指紙質(zhì)檔案與電子檔案共同存在、共同開(kāi)發(fā)的。二者在使用上存在共性。但是與此同時(shí)，二者也存在相應(yīng)的差異，檔案共性主要是因?yàn)殡娮訖n案雖然是電子的，但是也是在檔案范疇內(nèi)的，因此也就具備檔案的所有特征和性能，而有差異性主要指的是電子檔案畢竟是電子的，它與紙質(zhì)檔案之間還是有本質(zhì)上的區(qū)別的，電子檔案除了具備檔案的所有特征和性能以外，還具備自己的特點(diǎn)，這一特點(diǎn)也使得整個(gè)電子檔案的關(guān)聯(lián)與紙質(zhì)檔案管理之間出現(xiàn)一些不同的地方，所以我們的檔案管理人員要認(rèn)清檔案管理的流程，不要只是一味地注重電子檔案而忽視了紙質(zhì)檔案，要保證紙質(zhì)檔案與電子檔檔案之間的共性關(guān)系。紙質(zhì)檔案具有永久保存的特殊性能，而電子檔案將會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷被更新完善。而且電子檔案自動(dòng)化程度也將不斷提升，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的共享，這也將是我國(guó)檔案管理領(lǐng)域面臨的巨大挑戰(zhàn)。

2 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化

我們的檔案管理人員還要將重點(diǎn)放在網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)上，這樣也能夠有效促進(jìn)企業(yè)檔案的信息資源共享，方便了企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間對(duì)企業(yè)信息的了解。在了解的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)自身存在的不足，及時(shí)改正這些問(wèn)題，有利于促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在檔案信息管理中，這些信息可以是文本資料，也可以是圖像影像信息。通過(guò)借助多媒體工具讓用戶與用戶之間的學(xué)習(xí)交流更加便捷。這也就要求我們的檔案管理工作人員進(jìn)一步做好檔案管理的信息化基礎(chǔ)性工作。

第一，收集所有有價(jià)值的文書(shū)、實(shí)物、科技等各個(gè)門(mén)類的檔案以及圖書(shū)資料，這樣可以在最大程度上豐富檔案的室藏，除此之外還要編寫(xiě)有利用價(jià)值的分類文獻(xiàn)資料，以供我們的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)企業(yè)進(jìn)行管理和考察。

第二，不斷強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理的業(yè)務(wù)也在不斷地更新和完善，尤其是信息時(shí)代的出現(xiàn)，給我們的檔案管理工作也提出了更高的要求，這就對(duì)我國(guó)的企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)提出了全新的標(biāo)準(zhǔn)。要求我們的檔案管理人員要先樹(shù)立正確的人生觀和世界觀，以對(duì)事情負(fù)責(zé)的態(tài)度服務(wù)于企業(yè)的中心工作，樹(shù)立為人民服務(wù)的工作態(tài)度，積極地為社會(huì)和使用者服務(wù)。

第三，對(duì)網(wǎng)上信息進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)。我們的檔案管理人員為了進(jìn)一步提升檔案現(xiàn)代化的管理水平，可以選購(gòu)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，開(kāi)發(fā)使用與上級(jí)機(jī)關(guān)相同的檔案管理軟件，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)之間的信息資源共享，而且我們的檔案管理人員還可以利用檔案信息資源來(lái)開(kāi)展交流，加強(qiáng)企業(yè)和各個(gè)行業(yè)之間的利用關(guān)系，能夠及時(shí)了解利用者的實(shí)際需求，主動(dòng)提供檔案信息，采取調(diào)查問(wèn)卷、開(kāi)架閱覽等服務(wù)形式，供企業(yè)各個(gè)部門(mén)參考查閱。

近幾年，企業(yè)在資金、設(shè)備等方面的投入量不斷增加，而且利用現(xiàn)代化設(shè)備還進(jìn)行了檔案的存儲(chǔ)和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了卷內(nèi)目錄的計(jì)算機(jī)承接，此時(shí)，檔案的現(xiàn)代化管理與其他的現(xiàn)代化管理之間還要實(shí)現(xiàn)同步，通過(guò)使用我們發(fā)現(xiàn)，檔案信息為企業(yè)的各項(xiàng)管理提供了非常詳細(xì)的考察數(shù)據(jù)，受到了廣大利用者的喜愛(ài)。

第四，建設(shè)檔案庫(kù)房。要求我們的企業(yè)檔案管理要建立符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案存儲(chǔ)空間，進(jìn)一步改善檔案保存環(huán)境，為提高檔案的管理水平提供相應(yīng)的物質(zhì)保證，保證檔案管理工作的有序開(kāi)展。

3 檔案管理工作中存在的問(wèn)題及改進(jìn)意見(jiàn)

我國(guó)的企業(yè)在加強(qiáng)檔案管理的時(shí)候，在增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益上取得了非常好的成績(jī)，但是隨著全球信息化的不斷發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)體制的改革，使得企業(yè)由傳統(tǒng)的生產(chǎn)型管理逐漸向著開(kāi)放型的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和市場(chǎng)營(yíng)銷型管理轉(zhuǎn)變，經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)逐漸明朗。這一情況也給我國(guó)的企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求，在符合規(guī)范又不違背文件真實(shí)性的基礎(chǔ)上，將案卷的質(zhì)量控制在文件分發(fā)的各個(gè)環(huán)節(jié)上，進(jìn)一步落實(shí)檔案管理工作。除此之外，我們的企業(yè)檔案管理還要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的理論水平和實(shí)際業(yè)務(wù)素質(zhì)。這樣才能夠?yàn)槲覈?guó)的企業(yè)檔案信息化管理提供保障。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案工作人員還要為搭建企業(yè)檔案信息平臺(tái)貢獻(xiàn)力量，提升檔案的現(xiàn)代化管理意識(shí)，不斷強(qiáng)化溝通平臺(tái)，對(duì)檔案資源進(jìn)行共享，加大檔案的各項(xiàng)投入力度，選購(gòu)必備的現(xiàn)代化辦公設(shè)施，加強(qiáng)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。我國(guó)的檔案管理正處于摸索發(fā)展階段，各項(xiàng)環(huán)節(jié)還有很多疏漏的地方，因此要求我們的檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自己的素質(zhì)業(yè)務(wù)水平，不斷提升管理人員的整體素養(yǎng)，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、規(guī)范化，企業(yè)的安全生產(chǎn)以及經(jīng)濟(jì)效益提升的有效保障。

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