檔案管理在企業(yè)職工養(yǎng)老保險的問題和對策

郝鎮(zhèn)

摘 要：企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險作為社會保障體系一個重要分支，對于社會的和諧發(fā)展以及保證國泰民安方面起著重要作用。并且，隨著社會養(yǎng)老保險事業(yè)的完善和發(fā)展，我國愿意投保的居民越來越多，不少企業(yè)也為員工購買了養(yǎng)老保險以保證員工年老后可以在社會養(yǎng)老保險的幫助下安然度過晚年，用戶的增加大大提升了保險基金籌的集量。企業(yè)職工保險檔案管理的建立在此背景下顯得尤為重要。繼續(xù)延續(xù)以往傳統(tǒng)的社會養(yǎng)老保險檔案管理方式，已經(jīng)違背當今時代背景下社會保險事業(yè)發(fā)展的需要。因此，創(chuàng)新和改革企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案的管理才是王道。本文將在分析和探討企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理中存在的問題的基礎(chǔ)上，提出與之相關(guān)的解決策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)職工；養(yǎng)老保險

前言

企業(yè)職工檔案的建立需要依靠職工管理部門在進行職工招聘和考核等工作時，將職工個人的經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工資福利以及參保情況等信息記錄下來，以此作為全面考察職工并依法維護職工合法權(quán)益的依據(jù)。但是目前企業(yè)養(yǎng)老保險檔案建立的情況卻不容樂觀，在我國社會主義市場經(jīng)濟越來越成熟的背景下，由于不少企業(yè)對于建檔沒有給予充分的重視加之對于檔案管理不規(guī)范，導致職工檔案缺失或記載錯誤的情況時有發(fā)生，這嚴重影響了養(yǎng)老保險對于職工合法權(quán)益的正常保護，并對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展構(gòu)成威脅?；诖?，企業(yè)方面一定要重視職工檔案工作的順利進行，為企業(yè)和職工著想。

1檔案管理在企業(yè)職工養(yǎng)老保險中存在的問題

在翻看企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案時，可以發(fā)現(xiàn)其中存在不少問題：由于人事檔案管理的水平不高，導致很多職工退休的條件得不到及時的辦理和審核，不能適時地享受本該擁有的養(yǎng)老待遇。另外，目前不少地方社保機構(gòu)在審核檔案時發(fā)現(xiàn)其中關(guān)于職工工作履歷、以及是否從事特殊工種等信息的記載尚不明確，增加了后期完善的難度。因此，對于職工養(yǎng)老保險檔案的記載一定要力求真實、準確、詳盡，并對收錄的檔案進行規(guī)范化的管理。接下來我們將詳細分析企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案中出現(xiàn)較為頻繁的幾個問題。

1.1部分企業(yè)對于職工檔案的記載不準確

很多企業(yè)的職工檔案中對于員工個人信息的記載都存在或大或小的錯誤，比如姓名中的錯別字以及立檔時年齡填寫的錯誤等情況都數(shù)見不鮮。而出現(xiàn)這些情況的原因大約有以下幾個：首先，企業(yè)在招聘員工時，沒有及時給員工設(shè)立一份個人檔案，由此導致招工登記表等材料的欠缺；其次，企業(yè)在設(shè)立職工養(yǎng)老保險檔案時，忽視了職工的定職定級表等材料的歸檔，導致個人材料內(nèi)容不盡完善；三是部分企業(yè)在改制之后，沒有與職工簽訂相關(guān)的勞動合同，致使職工的檔案中缺少了《勞動合同書》等法律材料的保護。

1.2部分企業(yè)對于職工檔案疏于管理

有的企業(yè)由于資不低債面臨倒閉的風險，在人力資源部門被迫解散以及檔案管理人員的事業(yè)之后，職工檔案由于得不到有序的管理，往往導致職工檔案遺失情況的發(fā)生，威脅職工養(yǎng)老保險的領(lǐng)取和享用。

2針對檔案管理在企業(yè)職工養(yǎng)老保險中存在的問題提出的解決對策

2.1制定人員培訓計劃，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

企業(yè)職工檔案作為職工參加保險的原始記錄，是職工在退休之后享受各項福利待遇的一項重要材料，與每個職工的切身合法權(quán)益密切相關(guān)。因此，為了推進檔案管理工作不斷進步，我們首先要對企業(yè)專職檔案管理人員進行相關(guān)技能培訓，以確保專職檔案管理人員隊伍的規(guī)范性和可靠性，主要有以下兩種方式可供參考：其一，邀請高校里研究檔案管理的專家對職工提供理論培訓，給員工灌輸先進的檔案管理工作理念；另外，也可以通過鼓勵檔案管理職工參加省市檔案局組織的專業(yè)培訓，使檔案管理工作者從外部源源不斷的獲取新的檔案管理信息，構(gòu)筑自己新的管理理念?？傊?，考慮到職工養(yǎng)老保險檔案在維護企業(yè)形象以及保護職工合法權(quán)益方面在目前和將來將發(fā)揮的重要作用，不管是職工檔案管理機構(gòu)還是職工個人都要致力于增強職工養(yǎng)老保險檔案管理和責任感。

2.2引入信息化管理手段對職工檔案進行有效管理

由于信息化時代的到來，各種數(shù)據(jù)急劇膨脹，而傳統(tǒng)的手工編輯和檢索職工養(yǎng)老保險檔案的操作方式，不僅費時費力，還不能保證數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確性，已經(jīng)難以跟上時代發(fā)展的潮流。因此，應在了解自身企業(yè)發(fā)展的實際情況的基礎(chǔ)上，推廣網(wǎng)絡(luò)傳媒、數(shù)據(jù)庫等高科技信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應用，實現(xiàn)信息資源的共享與整合；還可以安裝檔案管理軟件，開展永久性的計算機錄入和存儲檔案信息的工作，從而不斷提高檢索檔案的速度和質(zhì)量?；诖耍髽I(yè)還要培養(yǎng)一批計算機技術(shù)過硬的檔案管理人員，使之能夠熟練應用各種信息系統(tǒng)來進行檔案管理，提高為職工服務(wù)的水準。企業(yè)還可以在養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)中增加一系列檔案信息查詢服務(wù)，方便退休員工查詢和了解自己有權(quán)享有的社會福利待遇，確保檔案管理和檔案檢索工作的有條不紊。

2.3深入開發(fā)檔案信息，更好的為人民服務(wù)

要深入挖掘企業(yè)職工養(yǎng)老保險的利用價值，讓其更好地為投保員工服務(wù)，將檔案管理工作轉(zhuǎn)移到社會保險工作服務(wù)重點上來對待。另一方面，要設(shè)法提高社會保險檔案的使用效率，在對員工的各項基本信息進行立檔之前，都要積極做好相關(guān)資訊的籌備工作，以確保企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案的萬無一失。

3結(jié)語

綜上所述，隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，職工社會養(yǎng)老保險檔案已經(jīng)覆蓋到全國各地的企業(yè)，職工檔案的內(nèi)容也不再僅僅局限于職工的工資審批晉級等方面，而是更加注重職工養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等的投保和使用。社會發(fā)展的齒輪仍在不停的轉(zhuǎn)動著，檔案管理工作所面臨的形勢也在不停的變化，要想經(jīng)受住考驗，企業(yè)方面要不斷更新職工養(yǎng)老保險檔案管理的理念，拓寬為職工服務(wù)的領(lǐng)域，根據(jù)實際情況建立新的服務(wù)機制，牢牢把握住檔案管理工作發(fā)展的脈搏，切實為民務(wù)實，了解和滿足人民群眾的需求，做為職工著想的優(yōu)秀企業(yè)管理者和檔案管理員。

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