傳統(tǒng)檔案管理工作與電子檔案管理工作對(duì)比研究

聶晴

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理形式也有所變化。傳統(tǒng)檔案管理工作的陳舊方式使檔案管理事業(yè)整體遭受到了時(shí)代的沖擊，建立現(xiàn)代檔案管理機(jī)制是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，于是電子檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義

做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過(guò)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機(jī)制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。

1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機(jī)制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時(shí)且高效率、精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案查找，這其中增加的時(shí)效性與精確性意味著檔案價(jià)值的整體提升。

2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)這些工作的細(xì)節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯(cuò)誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。

3.提高檔案利用價(jià)值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對(duì)于提高檔案利用效率有著重要意義。在對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時(shí)要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級(jí)別。檔案分類按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對(duì)于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強(qiáng)檔案的使用頻率，提高檔案的利用價(jià)值，達(dá)到檔案使用價(jià)值的最大化。

二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對(duì)比研究

傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價(jià)值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲(chǔ)存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲(chǔ)存介質(zhì)為計(jì)算機(jī)光盤(pán)、硬盤(pán)，電子檔案不僅可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行儲(chǔ)存，還能通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書(shū)、電子信件、電子圖表等，隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，人們對(duì)檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢(shì)所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢(shì)，有必要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。

（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析

1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。

（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；

（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實(shí)性的重要保證；

（3）電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大：電子檔案具有大容量?jī)?yōu)勢(shì)，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性。

2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。

（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來(lái)說(shuō)有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)具有唯一性的檔案號(hào)，并對(duì)檔案類型進(jìn)行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，每一步都需要人工完成。

（2）保管方式不同：電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。

（二）電子檔案管理的利與弊

1.電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。

（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開(kāi)展。電子檔案管理實(shí)行無(wú)紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。

（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。

2.電子檔案管理的弊端。

（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)，如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無(wú)法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。

（2）企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。

（3）電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。

（4）雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高，且國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

三、結(jié)語(yǔ)

相比傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開(kāi)展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來(lái)的一段時(shí)間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會(huì)相互協(xié)調(diào)著存在，因?yàn)殡娮訖n案管理暫時(shí)還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢(shì)，來(lái)提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]王莉娜.淺談電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作的區(qū)別[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（05）.

[2]秦艷梅，周玉英.淺談電子檔案管理中幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題及其對(duì)策和建議[J].黑龍江史志，2009（15）.