信息化環(huán)境下的高校檔案管理創(chuàng)新研究

陸曉波

摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，信息化環(huán)境下的管理工作影響著社會生活中的各個方面，對高校的檔案管理工作也是非常重要的，促使了高校檔案管理由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，如何緊跟時代步伐，尋求創(chuàng)新發(fā)展之路，值得我們深入思考和探索?；诖?，本文從高校檔案管理創(chuàng)新實際以及創(chuàng)新內(nèi)涵出發(fā)，深入挖掘其創(chuàng)新思維、創(chuàng)新路徑，從而進一步推進高校檔案管理水平的不斷提升。

關(guān)鍵詞：信息化；高校；檔案管理；創(chuàng)新

在信息化時代背景下，社會生活中的一切時時刻刻都在變化、發(fā)展，并在無形之中影響著我們的生活。而高校檔案管理的信息化是時代發(fā)展的產(chǎn)物，作為社會生活中的一個元素，各個方面的管理工作也都處于變化發(fā)展之中。伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，我們不難發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的管理模式已不能適應新的工作需要，而作為我們高校的檔案管理工作，迫切需要借助于新的技術(shù)手段，建立起具有創(chuàng)新理念的數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)，努力探索出一套快捷、高效、便于推廣的檔案管理模式和手段，只有這樣才能更好地緊跟時代步伐、適應時代發(fā)展的需要。

一、信息化環(huán)境對于高校檔案管理工作的影響

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，國內(nèi)各大高校緊跟時代步伐，為適應時代發(fā)展的需要，從自身實際出發(fā)，構(gòu)建了一個相對完整、成熟的檔案信息管理系統(tǒng)，不但提高了檔案管理工作的效率，而且還保證了檔案管理工作的質(zhì)量。因此，為更好地服務于高校的教學管理、科研工作，推動我國教育事業(yè)的發(fā)展，對高校檔案的管理工作創(chuàng)新研究主要有以下幾方面：

（一）實現(xiàn)檔案信息檢索的便捷化

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)應用于社會生活中的方方面面，高校檔案管理工作亦不例外，檔案管理信息的在線檢索和查詢可以借助于網(wǎng)絡(luò)平臺迅速實現(xiàn)（如模糊查詢、查詢分類、組合查詢等檢索方法），不受任何時間、地點的限制。

（二）實現(xiàn)檔案查閱與使用的可控化

在傳統(tǒng)的檔案信息查閱方式中，雖然花費了大量的時間和精力，卻不能有效的查詢和管理檔案信息，甚至容易出現(xiàn)低級的人為錯誤，而采用了新技術(shù)之后，檔案工作人員可以通過信息技術(shù)搭建數(shù)字檔案庫，準確找到所需信息，使各類檔案資料和信息得到有效控制與利用。

（三）實現(xiàn)了檔案管理模式的現(xiàn)代化

高校檔案管理工作涉及到的方方面面內(nèi)容，由于檔案管理工作專業(yè)人員的匱乏，工作人員整天忙于被動的提供利用、收集，導致信息資源利用極其低下。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代推動下，建立以現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主體的檔案管理模式之后，不但促進了高校檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，而且還推動了檔案的智能化管理。

二、信息化時代下高校辦公室檔案管理工作存在的不足

（一）信息風險意識差

隨著時代的發(fā)展，高校辦公室檔案的管理理念得到了轉(zhuǎn)變，但是在創(chuàng)新的同時，辦公室檔案管理的風險也在逐漸增加，如病毒、黑客的惡意攻擊，直接給信息安全帶來威脅。眾所周知，辦公室的的檔案有可能涉及學校的保密性文件，而目前，我們的工作人員大多屬于兼職，很可能因工作的繁重、內(nèi)容的繁瑣、枯燥，而忽略了信息安全管理。

（二）信息化管理人員素質(zhì)不高

由于過去對檔案管理工作的不夠重視，許多高校的檔案管理工作崗位都是招的一些年齡較大的退休老師，雖然計算機已經(jīng)普遍應用于各個領(lǐng)域，但是對于過去的一些工作人員卻無所適用。由于目前檔案管理專職人員較少，其自身綜合素質(zhì)不高，制約了信息化管理的進一步發(fā)展。而要適應現(xiàn)代化信息技術(shù)進行檔案管理，除了具備專業(yè)的理論知識、較高的業(yè)務素養(yǎng)外，還需要掌握全面的現(xiàn)代信息技術(shù)管理方法，從而加強檔案信息科學化、自動化和智能化的管理。

（三）管理組織不健全

在調(diào)查中顯示發(fā)現(xiàn)目前高校檔案管理中主要依靠行政部門進行管理，缺乏獨立的管理機制和管理組織，且制度體系尚不完善，沒有實行崗位責任制，即使一些高校設(shè)有獨立的組織，也往往流于形式，忽視了內(nèi)在管理工作的重要性。由于管理組織管理的渙散，人員的復雜，專業(yè)技能不夠過硬，直接造成檔案管理工作缺失，對保管、保密等工作都沒有按照規(guī)定嚴格執(zhí)行，易造成資料流失，影響檔案有效使用。

三、信息化環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，推動檔案管理多層次創(chuàng)新發(fā)展

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，高校檔案管理工作信息化發(fā)展的關(guān)鍵在于與現(xiàn)代信息技術(shù)相接軌。首先，從思想上高度重視信息化管理，一般高校對檔案管理都不夠重視，只有充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強檔案管理的應用，緊跟時代步伐，才能更好的實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。其次，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理觀念，改為電子檔案，以現(xiàn)代無線傳輸技術(shù)、衛(wèi)星通訊技術(shù)等為電子檔案建立和完善的技術(shù)基礎(chǔ)，從管理觀念上深刻認識，拓展檔案表現(xiàn)形式，將其以電子化、圖文形態(tài)、影像資料等載體形式予以展現(xiàn)，從而實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展模式。再次，培養(yǎng)能夠應用、維護信息化管理平臺、進行數(shù)字化檔案管理的人才是當下最為迫切之舉，高校檔案管理要充分認識到這一點，抓住信息化管理發(fā)展方向，轉(zhuǎn)變服務理念，提升服務水平。

（二）改進檔案管理體制，統(tǒng)一標準

近年來，各大高校雖然推動了檔案管理的信息化建設(shè)，但沒有形成規(guī)范化的管理體質(zhì)，導致預期的目標和效果并不理想。尤其是在技術(shù)規(guī)范、業(yè)務標準和軟件的選擇困難，同時由于缺乏有效的監(jiān)督，使檔案管理工作的現(xiàn)狀更加分散。因此，高校高要想加強檔案管理系統(tǒng)改進，必須建立一個統(tǒng)一的標準，以實現(xiàn)標準化、一體化管理。此外，在高校檔案管理信息化建設(shè)中，必須認真貫徹和落實國家在檔案管理方面頒發(fā)的各項規(guī)章、制度，緊密圍繞《高等學校檔案實體分類法與檔案工作規(guī)范》《普通高校檔案管理辦法》的具體要求，制定統(tǒng)一的信息技術(shù)標準的應用程序，以確保建立一個科學性和合理性信息系統(tǒng)。

（三）加強信息化人才的培養(yǎng)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，高校檔案工作人員的綜合素質(zhì)，與檔案管理工作的信息化進程是息息相關(guān)；因為，檔案工作人員的能力，將直接關(guān)系到檔案管理信息化建設(shè)的進程。作為我們高校，一方面，要加強檔案工作人員的信息技術(shù)培訓力度，將那些只會在傳統(tǒng)檔案管理模式下工作的人員進行現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓，使其盡快掌握現(xiàn)代信息化背景下的相關(guān)知識和技能；另一方面，傳統(tǒng)檔案管理模式下工作的人員自身要不斷學習現(xiàn)代信息技術(shù)知識，不斷提高自己的業(yè)務能力，不斷提升自身的管理水平，從而滿足檔案管理工作的實際需求，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案信息采集、分類和使用。

此外，在高校檔案管理工作信息化背景下，這就需要信息化人才的專業(yè)素質(zhì)和良好的職業(yè)道德，從而滿足檔案管理工作的實際需求，與此同時，還需要掌握各種計算機軟件或系統(tǒng)的基本應用技能，從而實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案信息采集、分類和使用。因此，高校在招聘檔案管理工作人員的時候，就應該特別注重專業(yè)人員的引進，進而打造一支具備信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識的高素質(zhì)復合型人才隊伍，從而更好地服務于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的高校檔案管理工作。

（四）加快檔案系統(tǒng)數(shù)字資源建設(shè)，保障檔案數(shù)據(jù)的安全

由于傳統(tǒng)觀念的制約，國內(nèi)高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展緩慢，很多檔案信息資料仍然是采用傳統(tǒng)的管理方式，而要想充分有效利用各種資源，必須加大各種資源的投入，加快檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而為學校提供一套全面的檔案信息服務。此外，在高校檔案管理的信息化建設(shè)中，由于網(wǎng)絡(luò)擴展的，使得學校的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境變得更加復雜，許多潛在的風險必然會威脅到檔案信息的安全，由此可見，加快高校檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)的同時，采取有效的安全保護措施迫在眉睫，從而保障檔案資源、檔案數(shù)據(jù)安全、可靠。

四、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，信息化發(fā)展、傳播速度之快，這就加快了國內(nèi)各大高校檔案信息化建設(shè)的改革的進程。由于高校檔案管理工作的復雜性和重要性，其信息化發(fā)展趨勢已經(jīng)成為必然，不可避免。這同時也是高校檔案管理工作的內(nèi)在要求和驅(qū)動力。鑒于此，國內(nèi)各大高校只有加大投入，從檔案管理創(chuàng)新實際以及創(chuàng)新內(nèi)涵出發(fā)，積極探索檔案管理理念，深入挖掘其創(chuàng)新思維、創(chuàng)新路徑，從而推動其進一步發(fā)展，才能更好地緊跟時代步伐、適應時代發(fā)展的需要，更好地服務于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的高校檔案管理工作。

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