試論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

曲紅聯(lián)

摘要：隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入，事業(yè)單位的許多工作、制度也在不斷改變，作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，檔案管理工作必須要作出必要的改變，適應(yīng)的當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的需要，促進(jìn)事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序的發(fā)展。本文深入探討了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出了一些改進(jìn)方案，希望對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新思路 信息化 資源利用

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及社會(huì)的進(jìn)步，事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)建設(shè)有社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮的作用越來(lái)越大。盡管我國(guó)的事業(yè)單位正在日益的成熟和完善，相關(guān)的檔案管理制度和管理體系卻并沒(méi)有得到太大提高。在我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作中普遍存在檔案管理人員素質(zhì)不高、個(gè)人抵制力差等現(xiàn)象，如果事業(yè)單位沒(méi)有科學(xué)合理的監(jiān)督管理制度，這些員工很有可能會(huì)出現(xiàn)違規(guī)操作，影響事業(yè)單位的利益。

（二）不能夠?qū)n案資源合理的利用

現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位的檔案管理工作還只是進(jìn)行一般的保管、整理以及收集階段，缺乏足夠的開(kāi)發(fā)和利用，達(dá)不到檔案管理的目的。要相對(duì)檔案進(jìn)行充分的利用就必須能夠及時(shí)準(zhǔn)確的提供需要的信息，充分發(fā)揮信息的價(jià)值。但就目前來(lái)看，事業(yè)單位并沒(méi)有充分利用現(xiàn)有的資源，也沒(méi)有進(jìn)行創(chuàng)新，只是被動(dòng)的進(jìn)行管理，缺乏必要的主觀能動(dòng)性。

（三）檔案管理人員沒(méi)有合理的設(shè)置

在當(dāng)前的社會(huì)條件下，幾乎不存在持久的工作崗位，，一般來(lái)說(shuō)，工作人員感到工作枯燥時(shí)就會(huì)選擇跳槽或者調(diào)動(dòng)，人員流動(dòng)性很大。過(guò)于頻繁的崗位更替必定會(huì)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生一定的影響，既有可能會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失或者損壞，造成無(wú)法挽回的嚴(yán)重后果。

（四）事業(yè)單位檔案管理人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺

從專業(yè)角度分析，檔案管理工作的專業(yè)性和技術(shù)性都比較高，這對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求。但在當(dāng)前的的事業(yè)單位中，人員職務(wù)的變動(dòng)過(guò)于頻繁，很多專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人員被調(diào)到別的部門，從事檔案管理工作的人員要么是業(yè)務(wù)不熟練、要么是專業(yè)技能不過(guò)關(guān)，檔案管理工作質(zhì)量低下。再加上又邪惡?jiǎn)挝徊蛔⒅貑T工的培訓(xùn)和管理，很多管理人員缺乏足夠的責(zé)任意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，消極怠工，工作很不認(rèn)真。如對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸類、分檔、裝訂等工作不認(rèn)真，常常出現(xiàn)歸類不合理、立卷歸檔不及時(shí)等問(wèn)題。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）建立一套完善的行政事業(yè)單位檔案管理制度

想要從根本上改變當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀就必須要，充分考慮事業(yè)單位檔案管理管理工作的特點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)需求，建立和健全科學(xué)、合理、完善的檔案管理制度。在建立檔案管理制度是必須要注意以下幾點(diǎn)：

1.檔案管理制度必須要切合實(shí)際，易于操作。只有易于操作，能夠落實(shí)在事業(yè)單位日常的管理工作中，檔案管理制度才能充分發(fā)揮約束和規(guī)范作用，起到應(yīng)有的作用。

2.事業(yè)單位檔案信息管理制度不需要具有一定的權(quán)威性，必須面向事業(yè)單位的全部人員，只有這樣，才能夠保證管理制度不受領(lǐng)導(dǎo)主觀意志的影響，保證制度能夠得到充分落實(shí)。

3.完善的事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案信息管理制度，建立新的制度不是短時(shí)間內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)的，所以必須要先改善現(xiàn)有的制度，逐步淘汰現(xiàn)有制度中與當(dāng)前工作實(shí)際中不相適應(yīng)的部分，滿足當(dāng)前工作的需要。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位必須要建立和完善現(xiàn)有的考核與獎(jiǎng)懲制度，及時(shí)地對(duì)工作人員的工作情況進(jìn)行考核，并做出相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與處罰，促進(jìn)檔案管理健康有序地發(fā)展。

（二）對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行科學(xué)化、創(chuàng)新性管理

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，需要事業(yè)單位處理的工作也越來(lái)越多，我們必須要充分利用必要的科學(xué)技術(shù)手段，提高檔案管理工作的工作效率。

首先，事業(yè)單位的檔案管理工作必須要注重實(shí)效性，同時(shí)還必須要做到及時(shí)、準(zhǔn)確，只有這樣能滿足事業(yè)單位的需要。

其次，我們可以利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)某些重要的文件檔案進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高管理工作的效率，同時(shí)還能解決紙質(zhì)檔案丟失造成的麻煩。

最后，新型的計(jì)算機(jī)互聯(lián)技術(shù)在信息流通方面具有很大的優(yōu)勢(shì)，我們可以利用網(wǎng)絡(luò)分享那些必須要保密的檔案，提高信息的流通效率與資源的共享率，最大化的提高工作效率。

（三）注重對(duì)檔案信息的保密工作的發(fā)展

一般來(lái)說(shuō)，需要進(jìn)行管理的檔案都具有一定的機(jī)密性，需要檔案管理人員嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)定做好保密工作。檔案信息的保密主要包括以下兩部分的工作：檔案的保管，確保在需要時(shí)能夠迅速地找到對(duì)應(yīng)的資料；保密則是因?yàn)闄n案的內(nèi)容一般比較重要，有可能關(guān)系到國(guó)家的利益，必須要慎重的對(duì)待，在一定的時(shí)間段內(nèi)保守秘密。

（四）提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

管理人員的素質(zhì)直接影響著事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，想要保證事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，就必須要設(shè)法提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。因此，相關(guān)的事業(yè)單位在引進(jìn)高素質(zhì)管理人才的同時(shí)還必須要加強(qiáng)檔案管理人員的考核力度，及時(shí)淘汰不能滿足工作需要的人員，同時(shí)對(duì)在職管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)提高他們的專業(yè)技術(shù)能力和綜合素質(zhì)滿足檔案管理工作的需要。

三、結(jié)語(yǔ)

在新的時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作要必須以檔案的信息為基礎(chǔ)，充分運(yùn)用信息化技術(shù)，提供正確的信息資源。同時(shí)還必須要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，積極引進(jìn)新的技術(shù)和人才，滿足事業(yè)單位的需要。

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（作者單位：榮成市檔案館）