基于IC理念的檔案信息資源共享

（江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，江蘇 淮安223005）

關(guān)鍵詞：信息資源共享；IC；檔案信息資源共享；信息共享共建

摘要：文章以CNKI數(shù)據(jù)庫(kù)為檢索對(duì)象，利用文獻(xiàn)計(jì)量方法，對(duì)檔案類8種核心期刊近10年發(fā)表的檔案信息資源共享的相關(guān)文獻(xiàn)增長(zhǎng)的內(nèi)在成因進(jìn)行分析，將IC建設(shè)理念引入檔案信息資源共享之中。檔案信息資源共享受到國(guó)家政策、法規(guī)、理念及管理體制等多種因素的制約，IC建設(shè)理念對(duì)檔案信息資源共享在共享機(jī)制、共享目標(biāo)、共享策略三方面具有一定的啟示。

中圖分類號(hào)：G250.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2017）04-0125-03

我國(guó)檔案管理工作條塊分割現(xiàn)象嚴(yán)重，影響到檔案信息交流、共享和利用。近年來，檔案信息資源共享在檔案界已得到普遍認(rèn)可，也是檔案學(xué)研究的一個(gè)重要領(lǐng)域。1957年，我國(guó)信息資源領(lǐng)域就提出“共享”的概念，學(xué)者們也積極地將信息資源共享的理論與實(shí)踐引入該領(lǐng)域，豐富、活躍和拓展了檔案學(xué)研究?jī)?nèi)容。檔案信息資源共享，是指在有效整合包括數(shù)字檔案、紙質(zhì)檔案、影像檔案等的基礎(chǔ)上運(yùn)用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，實(shí)施科學(xué)管理以實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化共享[1]。檔案信息資源共享以檔案資源數(shù)字化及有效整合為目的，是檔案社會(huì)化的一個(gè)重要標(biāo)志。它是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、移動(dòng)通信技術(shù)等為前提，以檔案數(shù)字化加工、整合為基礎(chǔ)，進(jìn)行檔案信息交流、共享與傳播，其實(shí)質(zhì)是以用戶為中心、以網(wǎng)絡(luò)為工具、以利用為目的，開發(fā)、整合及加工檔案信息資源，方便用戶使用的全新檔案管理模式。

1文獻(xiàn)調(diào)查

筆者在CNKI數(shù)據(jù)庫(kù)中設(shè)置檢索條件：“主題=檔案信息+共享”，檢索時(shí)間：1995—2015年，期刊來源：《中文核心期刊目錄總覽2014版》G27欄目下8種檔案類核心期刊。經(jīng)逐一篩查，剔除非相關(guān)文獻(xiàn)，獲得有效數(shù)據(jù)300條。

從圖1可以看出，我國(guó)檔案信息資源共享研究成果呈逐年上升趨勢(shì)，自2008年起論文數(shù)呈現(xiàn)快速增長(zhǎng)趨勢(shì)，其中2008年有13篇，到2013年達(dá)到41篇。論文分布情況與國(guó)家實(shí)施檔案信息數(shù)字化戰(zhàn)略有密切關(guān)系，《政府信息公開條例》指出檔案信息作為政府信息的一部分，政府有義務(wù)實(shí)行檔案信息公開，民眾有權(quán)利查閱、利用檔案信息。但民眾日益增長(zhǎng)的檔案信息需求與檔案信息資源共享程度之間的矛盾逐漸加深，檔案信息資源共享的深度有待進(jìn)一步加強(qiáng)，研究的廣度有待進(jìn)一步拓展。

從已發(fā)表的學(xué)術(shù)成果可知：檔案信息資源共享研究具有程式化模式，即研究從“表象”到“本質(zhì)”。筆者認(rèn)為，檔案信息資源共享研究應(yīng)突破傳統(tǒng)思維定式，積極引入其他學(xué)科新理念、新方法，如將IC理念引入檔案信息資源共享研究領(lǐng)域，豐富研究視野，拓展研究領(lǐng)域，跨學(xué)科尋找切入點(diǎn)。

2IC概念與檔案信息資源共享

2.1IC概念

信息共享空間（Information Commons，簡(jiǎn)稱IC），是20世紀(jì)90年代出現(xiàn)的，具有很強(qiáng)的時(shí)代背景，是西方國(guó)家嘗試的一種新型信息服務(wù)方式，其核心理念為開放存取、資源整合、協(xié)同創(chuàng)新，由專業(yè)學(xué)科館員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員、網(wǎng)絡(luò)工程師等共同支持，目的在于培育用戶信息素養(yǎng)、提升用戶信息技能、打造具有創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)意識(shí)的協(xié)作團(tuán)隊(duì)，是促進(jìn)用戶自我學(xué)習(xí)、自由交流、共同協(xié)作、合作研究的“一站式”服務(wù)設(shè)施和協(xié)作學(xué)習(xí)環(huán)境[2]。該理念的產(chǎn)生為高校圖書館的信息服務(wù)提供了全新的服務(wù)模式，其理念主要為：用戶參與、個(gè)性化門戶、聚合互動(dòng)、用戶體驗(yàn)。其主要體現(xiàn)為：多媒體服務(wù)、協(xié)同學(xué)習(xí)服務(wù)、參考咨詢服務(wù)、數(shù)據(jù)研究服務(wù)、讀者培訓(xùn)服務(wù)，而這些服務(wù)都是需要用戶廣泛參與的。這些服務(wù)擴(kuò)展了傳統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容，借助于網(wǎng)絡(luò)不斷豐富服務(wù)內(nèi)容，改變服務(wù)重心，實(shí)現(xiàn)“以資源服務(wù)”向“以用戶需求驅(qū)動(dòng)”模式的轉(zhuǎn)變，最大限度地滿足用戶的信息需求。

2.2IC與檔案信息資源共享分析

2.2.1共性分析。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，地域信息化水平、信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)參差不齊，數(shù)字鴻溝不斷加劇。信息共享既可以縮小數(shù)字鴻溝帶來的信息貧瘠和信息分化，又可實(shí)現(xiàn)資源共享，二者在本質(zhì)屬性、共享原則、目標(biāo)要求上具有一致性。IC的初衷是關(guān)于圖書信息資源共享的理念，是一種協(xié)同、共創(chuàng)和分享的服務(wù)模式[3]。檔案信息資源與文獻(xiàn)信息資源同宗同源，共享是二者的價(jià)值追求，該屬性決定其本質(zhì)是相同的。檔案信息資源是社會(huì)信息的一個(gè)重要組成部分，檔案信息資源共享以公眾檔案利用需求為出發(fā)點(diǎn)，以檔案信息共享為目的，實(shí)現(xiàn)檔案信息最大限度的共享，其過程需要相關(guān)部門通力合作，構(gòu)建檔案信息門戶網(wǎng)站，建立“一站式”檔案信息檢索平臺(tái)，化被動(dòng)為主動(dòng)挖掘潛在用戶需求，探索新的服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)沉睡的“檔案信息”變成“源頭活水”，促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的信息流動(dòng)與共享。

2.2.2外在驅(qū)動(dòng)。檔案信息記錄人們從事檔案實(shí)踐的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，承載著檔案活動(dòng)各種有價(jià)值的記錄，是國(guó)家信息資源寶庫(kù)的重要組成部分。信息自由獲取是人類的基本信息權(quán)利，是縮小數(shù)字鴻溝實(shí)現(xiàn)知識(shí)自由、信息共享的愿望，更是在政府信息公開環(huán)境下檔案信息資源共享應(yīng)秉承的理念。檔案信息共享提升了檔案資源使用效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源合理配置，發(fā)揮檔案資源“源于民，用于民”的初衷?！度珖?guó)檔案信息化建設(shè)綱要》和《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》兩項(xiàng)政策中都提及推進(jìn)檔案信息資源共享，并把“統(tǒng)籌規(guī)劃，國(guó)家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”作為指導(dǎo)方針，把“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，資源共享”作為一項(xiàng)重要原則[4]。其外部環(huán)境包括：政策支持、社會(huì)需求、信息化發(fā)展等。

2.3檔案信息資源共享的現(xiàn)狀分析

實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化共享是檔案信息資源開發(fā)的最終目的?！吨泄仓醒朕k公廳國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》和《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》的文件精神指出：發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，拓展檔案信息資源開發(fā)利用方法、手段，優(yōu)化共享流程，做好頂層設(shè)計(jì)，加強(qiáng)和推進(jìn)檔案信息社會(huì)化共享工作。2016年，國(guó)家檔案局印發(fā)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（以下簡(jiǎn)稱《綱要》），《綱要》指出：檔案工作要樹立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念，主動(dòng)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)，抓住機(jī)遇、改革創(chuàng)新，為全面建成小康社會(huì)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。《綱要》還指出：加快檔案管理信息化進(jìn)程，結(jié)合“數(shù)字中國(guó)”“中國(guó)記憶”等戰(zhàn)略規(guī)劃，加快信息技術(shù)與檔案工作的深度融合，積極嘗試“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理、檔案共享工作的創(chuàng)新，全國(guó)50%的縣區(qū)要建成數(shù)字檔案館，積極開展大數(shù)據(jù)、智慧管理、智能樓宇管理等技術(shù)與檔案管理工作的跨界融合，提高檔案館業(yè)務(wù)信息化開發(fā)與服務(wù)水平，建成一批具有國(guó)際先進(jìn)水平的企業(yè)數(shù)字檔案館，啟動(dòng)國(guó)家級(jí)電子（數(shù)字）檔案館系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)。《綱要》還強(qiáng)調(diào)：檔案信息化建設(shè)要與政務(wù)信息化建設(shè)積極融合，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口和數(shù)據(jù)管理規(guī)范。

周偉：基于IC理念的檔案信息資源共享電子數(shù)據(jù)交換（Electronic Data Interchange，簡(jiǎn)稱EDI），是將商業(yè)文件標(biāo)準(zhǔn)化和格式化，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和處理的一項(xiàng)計(jì)算機(jī)技術(shù)[5]。隨著信息處理技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息的共享可以借鑒EDI的理念與方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，其核心是建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換格式及信息共享標(biāo)準(zhǔn)。向立文[6]認(rèn)為，EDI對(duì)商業(yè)文件的標(biāo)準(zhǔn)和格式做統(tǒng)一要求可以為檔案信息資源共享、數(shù)字化及傳播提供保障。 韓春梅[7]闡述了檔案信息資源共享的策略方法及服務(wù)手段，認(rèn)為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享應(yīng)從檔案信息資源整合入手，建立統(tǒng)一的檢索標(biāo)準(zhǔn)、制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，開發(fā)“一站式”檢索平臺(tái)，方便用戶檢索利用，提高檔案信息服務(wù)的廣度和深度。

3IC理念對(duì)檔案信息資源共享的啟示

3.1共享機(jī)制的啟示

機(jī)制是一項(xiàng)系統(tǒng)化工程正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)與保障，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享須構(gòu)建科學(xué)的共享機(jī)制。IC理念強(qiáng)調(diào)圖書館應(yīng)調(diào)動(dòng)一切可用資源（硬件資源、軟件資源、計(jì)算機(jī)專家、學(xué)科館員等）為用戶所用，隨時(shí)隨地共享圖書館內(nèi)的可用資源。硬件條件應(yīng)包括數(shù)字化需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀器、磁盤陣列、光盤塔、鏡像服務(wù)器以及門戶網(wǎng)站；軟件保障是指檔案信息資源共建、共享中所涉及的各種管理軟件，在軟件環(huán)境建設(shè)上要堅(jiān)持自主研發(fā)與購(gòu)買相結(jié)合，充分考慮兼容性和可拓展性，兼顧數(shù)據(jù)安全管理，做好鏡像備份、系統(tǒng)清理。檔案信息資源共享機(jī)制從策略和行動(dòng)上指出共享的方法和舉措[8]。檔案信息化是順因時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，在國(guó)家信息化建設(shè)的框架下實(shí)施的，其建設(shè)過程涉及多個(gè)部門，還涉及檔案信息資源的生產(chǎn)者和傳播者。IC將圖書館內(nèi)的軟硬件資源整合起來，它建立起適應(yīng)信息化要求的管理與服務(wù)動(dòng)態(tài)機(jī)制，符合目前倡導(dǎo)的“大眾創(chuàng)新，萬眾創(chuàng)業(yè)”的社會(huì)大環(huán)境，這種動(dòng)態(tài)的機(jī)制也正是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享所缺乏的。我國(guó)開發(fā)檔案信息資源20多年來，還沒有形成統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展、合作共建的大好局面，檔案信息資源共享的理論和實(shí)踐還處于摸索階段，缺乏科學(xué)完善的工作機(jī)制、成熟的共享機(jī)制和穩(wěn)定的運(yùn)行程序，沒有形成具有推廣價(jià)值的成功案例。要建立起科學(xué)規(guī)范的共享機(jī)制，應(yīng)適應(yīng)社會(huì)化發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，應(yīng)引起政府部門的高度重視。從系統(tǒng)論的角度分析，IC是通過用戶參與、協(xié)同合作與頭腦風(fēng)暴營(yíng)造和諧、舒適的信息環(huán)境；從管理角度分析，構(gòu)建檔案信息資源共享機(jī)制應(yīng)從組織計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施、團(tuán)隊(duì)運(yùn)作、經(jīng)費(fèi)保障及評(píng)價(jià)體系等方面確保檔案信息資源共享見成效。

3.2共享目標(biāo)的啟示

IC是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展、圖書館空間服務(wù)再造、信息服務(wù)理念轉(zhuǎn)型的產(chǎn)物。IC的建設(shè)目標(biāo)與檔案信息資源共享的目標(biāo)是一致的，都是利用空間再設(shè)計(jì)、資源再整合、理念再轉(zhuǎn)變來實(shí)現(xiàn)用戶信息需求的?！墩畔⒐_條例》的頒布進(jìn)一步促進(jìn)了公眾獲取信息、實(shí)現(xiàn)自我權(quán)益的意愿和行動(dòng)，信息資源共享理念深入人心，傳統(tǒng)的信息獲取方式已無法滿足人們的需求，便捷有效的信息交流方式是人們的時(shí)代追求。檔案信息資源共享的建設(shè)目標(biāo)是“以人為本”“共建共享”，整合不同載體的檔案資源，充分利用互聯(lián)網(wǎng)軟硬件技術(shù)，在各部門及相關(guān)專家協(xié)同合作下，培育公眾的檔案信息素養(yǎng)，滿足公眾對(duì)檔案信息資源與服務(wù)的需求。如：淮安市檔案局通過對(duì)臺(tái)商檔案資源深入整合，促進(jìn)了臺(tái)商檔案信息共享工程建設(shè)，對(duì)臺(tái)商臺(tái)資企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理、有效整合，貫徹市政府提出的臺(tái)商“滿意100%”的服務(wù)口號(hào)，打造“南有昆山、北有淮安”的臺(tái)商聚集高地[9]。

3.3共享策略的啟示

IC建設(shè)策略強(qiáng)調(diào)資源整合、空間設(shè)計(jì)、理念轉(zhuǎn)型，這對(duì)于檔案信息資源共享具有指導(dǎo)意義：①資源整合是基礎(chǔ)。搜集各類型檔案資源是基礎(chǔ)工作，包括各種紙質(zhì)、音像、聲像等檔案信息資源，分門別類地進(jìn)行數(shù)字化整理、加工，數(shù)字格式選擇上應(yīng)充分考慮信息保真、便于上傳下載、方便存貯等。②頂層設(shè)計(jì)是向?qū)?。檔案信息資源共享是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的任務(wù)，政府職能部門需做好頂層設(shè)計(jì)，包括制度規(guī)定、人員調(diào)配、機(jī)構(gòu)設(shè)置和戰(zhàn)略規(guī)劃，倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、人人有為、精誠(chéng)配合的工作理念[10]；檔案信息資源共享需多部門協(xié)同合作，創(chuàng)建一個(gè)快速、高效的信息檢索環(huán)境；在檔案信息資源整合的基礎(chǔ)上利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用協(xié)同作業(yè)的方法，將各種資源要素有機(jī)融合并優(yōu)化，這是一個(gè)服務(wù)優(yōu)化、結(jié)構(gòu)優(yōu)化及體系重構(gòu)的過程。③服務(wù)用戶是根本。服務(wù)用戶作為檔案信息資源共享的最終歸宿，貫穿于整個(gè)資源共享的始終。用戶對(duì)檔案信息資源共享的評(píng)價(jià)尤為重要，好的評(píng)價(jià)是激發(fā)檔案管理工作熱情的不竭動(dòng)力。

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（編校：崔萌）

作者簡(jiǎn)介：周偉（1983—），江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館館員。

本文系2015年度淮安市自然科學(xué)軟課題“互聯(lián)網(wǎng)+背景下淮安公共數(shù)字文化信息資源整合研究”重點(diǎn)資助項(xiàng)目的階段性研究成果之一，課題編號(hào)：15004。