信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運(yùn)用

魏柳

摘 要：學(xué)校在日常運(yùn)行中的教務(wù)教學(xué)活動(dòng)、各部門(mén)的工作成果以及黨政部門(mén)的工作情況等都需要詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄在學(xué)校檔案之中。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，數(shù)字化和智能化已經(jīng)成為當(dāng)下學(xué)校檔案管理工作的主要發(fā)展方向和趨勢(shì)。通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，可以大大促進(jìn)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，確保檔案保存的安全性和保密性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；信息技術(shù)；計(jì)算機(jī)

中圖分類(lèi)號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.06.089

1 傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理模式弊端的研究

1.1 閱讀率與工作效率低下

學(xué)校檔案需要對(duì)相關(guān)的學(xué)校信息進(jìn)行存儲(chǔ)和記錄，全校師生的資料以及動(dòng)態(tài)信息都需要記錄在學(xué)校檔案之中。在以往的學(xué)校檔案管理中，因?yàn)楣芾砣藛T缺乏，再加上管理工作的工作量比較大，所以，檔案管理工作的效率和質(zhì)量都非常低，且在信息查詢方面也缺乏必要的查詢手段，這就嚴(yán)重降低了檔案查詢和閱讀的效率。

1.2 更新與維護(hù)工作較難

學(xué)校檔案的更新和維護(hù)工作是非常系統(tǒng)和復(fù)雜的，通過(guò)人工管理的方式是無(wú)法順利完成對(duì)檔案的整理和保存的，易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)腐爛、破損等問(wèn)題，這就會(huì)給檔案的保存、更新和維護(hù)工作造成嚴(yán)重的影響，還會(huì)提高檔案管理的成本，浪費(fèi)不必要的資源。

1.3 安全性與保密性較差

在以往的人工管理模式之下，檔案的安全性和保密性都無(wú)法得到有效保證，因?yàn)槭艿饺藶橐蛩氐挠绊?，?dǎo)致保密檔案的丟失，部分檔案與學(xué)校的管控工作是密切相關(guān)的，因此，必須保護(hù)好檔案內(nèi)容的安全性，這對(duì)學(xué)校發(fā)展的意義重大。

2 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

2.1 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，促進(jìn)科學(xué)決策

目前，計(jì)算技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速，它已經(jīng)被有效用于日常的教學(xué)活動(dòng)中。比如，多媒體教學(xué)、自動(dòng)化辦公等都是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的結(jié)果。檔案工作方面的信息化建設(shè)也在不斷深化，大大促進(jìn)了學(xué)校檔案管理質(zhì)量和效率的提高。學(xué)校的檔案管理與學(xué)校的發(fā)展決策密切相關(guān)，它直接影響了學(xué)校的正常運(yùn)行和健康發(fā)展。通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，大大促進(jìn)了學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)效率的提高，進(jìn)而促進(jìn)了學(xué)校決策正確性和檔案管理效率及質(zhì)量的提高。

2.2 提升管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享

教學(xué)檔案、文書(shū)檔案、學(xué)籍檔案以及教務(wù)檔案等都屬于教學(xué)檔案。這些檔案會(huì)隨著學(xué)校的運(yùn)行和發(fā)展不斷增多，且這些檔案都具有非常重要的作用，值得保存，所以，學(xué)校檔案館必須做好對(duì)上述檔案的信息化管理工作。所以，檔案館在實(shí)際工作中需要在原有管理方式的基礎(chǔ)上積極引進(jìn)相關(guān)的信息技術(shù)，確保檔案在存儲(chǔ)中的安全性，提高檔案的利用效率，以促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作水平的提升，為學(xué)校的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。除此以外，以往的檔案管理工作都是通過(guò)人工完成和紙張記錄的，需要占據(jù)大量的空間，不僅檔案的利用率低，且成本也比較高，這都給檔案管理工作的開(kāi)展造成了困難。

2.3 信息存儲(chǔ)量大，獲取方式靈活

通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)管理軟件的有效利用，可以有效提高檔案存儲(chǔ)的效率和質(zhì)量，因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟件的存儲(chǔ)量大而且占據(jù)的空間也比較小，這樣就可以節(jié)約大量的人力成本和物力成本。同時(shí)，因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟件具有信息索引的功能，所以，可以為使用者查閱信息提供有效幫助，提高查閱效率，為建設(shè)自動(dòng)化和智能化的檔案管理系統(tǒng)作出貢獻(xiàn)。

3 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用策略

3.1 加大對(duì)檔案管理信息化的重視程度

學(xué)校檔案管理對(duì)于展現(xiàn)學(xué)校風(fēng)貌、推動(dòng)教學(xué)改革、提升教學(xué)質(zhì)量具有十分重要的作用，因此，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并將其列為學(xué)校日常管理工作的重要內(nèi)容，加大人力、物力的投入。

3.2 提升信息化水平

學(xué)校檔案部門(mén)與信息管理部門(mén)之間應(yīng)加強(qiáng)交流合作，建立高效、統(tǒng)一的電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，實(shí)現(xiàn)所有歸檔資料的集中處理和分級(jí)管理，并對(duì)用戶的查詢使用權(quán)限進(jìn)行限制，加強(qiáng)保密文件與非保密文件的區(qū)別管理，實(shí)現(xiàn)各職能部門(mén)之間的資源共享。通過(guò)電子檔案數(shù)據(jù)管理中心的電子文件錄入和傳輸功能，可以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟件的智能化自主式判別鑒定，避免了冗余數(shù)據(jù)對(duì)存儲(chǔ)空間的占用，降低了政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的帶寬占用率，大大提高了系統(tǒng)檢索和查詢速度。

3.3 科學(xué)分類(lèi)歸檔

對(duì)檔案的科學(xué)分類(lèi)和整理是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的有效途徑。在具體的檔案管理中，需要對(duì)內(nèi)容完整的檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和整理。以案宗的目錄為基礎(chǔ)編制分類(lèi)接引目錄。對(duì)于某些特殊的檔案，則可以采用計(jì)算機(jī)來(lái)完成對(duì)案宗信息的記錄，這樣就可以迅速得到相應(yīng)的案宗分類(lèi)號(hào)，促進(jìn)檔案著錄速度的提高，為工作人員在查找檔案時(shí)提供了便利。除此以外，歸檔工作也是非常重要的，在工作中要制訂科學(xué)、合理的歸檔制度，確保檔案保存完好，杜絕出現(xiàn)借檔不還的情況。檔案的使用者必須在規(guī)定的檔案移交時(shí)間內(nèi)完成檔案的歸還，禁止私自截留檔案或拖延檔案歸還的時(shí)間。

3.4 加強(qiáng)分級(jí)管理，深化層次編研

加強(qiáng)對(duì)原始資料的分類(lèi)整理，建立起各資料信息之間的相互連接和互通，從而形成邏輯上的連貫性，形成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資料系統(tǒng)，便于查詢。檔案管理人員在歸檔前要對(duì)所有收集到的資料進(jìn)行編排，對(duì)歸檔的材料進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的分類(lèi)和排序，并根據(jù)整合后的信息的利用價(jià)值及檔案性質(zhì)對(duì)資料進(jìn)行入庫(kù)保管，對(duì)尚未歸檔的資料進(jìn)行價(jià)值鑒定。此外，學(xué)校還應(yīng)按照檔案的重要程度合理區(qū)分檔案的分級(jí)保管工作，按照重要程度的高低以及利用價(jià)值對(duì)不同檔案進(jìn)行標(biāo)注登記，提高檔案的調(diào)用效果，方便后期的查詢和翻閱。對(duì)于重要度較高及一般性質(zhì)的檔案，在具體的管理過(guò)程中應(yīng)區(qū)別對(duì)待，要注意保管場(chǎng)所和保管方式的適用性，分清主次、有所側(cè)重，減少不必要的資金投入和人員耗費(fèi)，提高檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益。

4 結(jié)束語(yǔ)

傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理中存在閱讀率與工作效率低下、更新與維護(hù)困難、安全性與保密性較差的問(wèn)題，而將信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校檔案管理中則能在一定程度上促進(jìn)科學(xué)決策、提升管理效率、實(shí)現(xiàn)資源共享、提高信息存儲(chǔ)量和人才專業(yè)素質(zhì)。

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