采用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制

黃新金

摘 要：隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的發(fā)展都實(shí)現(xiàn)了信息化，醫(yī)院作為治療疾病的重要場所，其發(fā)展也必須要結(jié)合信息化和現(xiàn)代化技術(shù)，從而為醫(yī)院的轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院的重要組成部分，人事檔案是檔案中的重要組成部分，是對(duì)醫(yī)院的工作人員的基本情況進(jìn)行記錄的載體，信息化管理模式的應(yīng)用使得醫(yī)院的檔案管理水平有了很大的提高，該文主要對(duì)信息化時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理模式進(jìn)行分析與探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案 信息化管理 策略

中圖分類號(hào)：R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）03（a）-0125-02

醫(yī)院人事檔案是對(duì)醫(yī)院在職人員的工作進(jìn)行記錄的重要資料，是人力資源管理的重要依據(jù)。隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，醫(yī)院人事檔案的管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，產(chǎn)生了一種全新的管理模式。由于醫(yī)院在擴(kuò)大規(guī)模的過程中會(huì)招聘很多新的工作人員，同時(shí)也有一些工作人員離職，因此醫(yī)院的人事檔案需要不斷更新，以便醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員能夠?qū)︶t(yī)院工作人員的基本情況有所了解。在醫(yī)院人事檔案的發(fā)展過程中加強(qiáng)管理信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可以提高醫(yī)院人事檔案的管理效率，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理過程中的各項(xiàng)工作得以準(zhǔn)確及時(shí)完成。比如建立信息管理系統(tǒng)，使得人事檔案的更新更加快捷、方便。當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理過程中的信息化水平還不夠高，很多醫(yī)院檔案管理人員在進(jìn)行管理的過程中對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用水平較低，最終導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案不全面、不規(guī)范，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有很大的阻礙作用。

1 醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的必要性

醫(yī)院人事檔案管理方法的創(chuàng)新是對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作效率進(jìn)行提升的一個(gè)重要措施，當(dāng)前很多醫(yī)院人事檔案在努力加強(qiáng)對(duì)管理模式的改進(jìn)，積極制定醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)醫(yī)院人事檔案的各項(xiàng)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)。精細(xì)化管理是人事檔案管理過程中的一個(gè)重要步驟，關(guān)鍵是做到責(zé)任的落實(shí)，只有將檔案管理目標(biāo)明確化、具體化，才能讓檔案管理人員對(duì)自己肩負(fù)的責(zé)任更加清晰，因此，在醫(yī)院檔案管理過程中必須要做到目標(biāo)化管理，應(yīng)做好清晰的醫(yī)院檔案建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。隨著當(dāng)前醫(yī)療市場的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院對(duì)醫(yī)護(hù)人員的需求越來越多，因此醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員不斷增加，尤其是一些大型“三甲”公立醫(yī)院，其醫(yī)療服務(wù)輻射范圍有了很大的拓展，各類醫(yī)護(hù)人員數(shù)量增加，醫(yī)院的人事檔案也越來越多。如何安全有序做好醫(yī)院檔案建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展過程中的一個(gè)重要任務(wù)，尤其是在當(dāng)前的時(shí)代背景下，人力資源是提高醫(yī)院競爭力的主要因素，加強(qiáng)對(duì)在職醫(yī)護(hù)人員的科學(xué)管理，就必須要借助各種人事檔案。醫(yī)院應(yīng)該要建立一套精細(xì)化的發(fā)展規(guī)劃，比如可以制定一條以“5年發(fā)展規(guī)劃—3年建設(shè)規(guī)劃—年度管理計(jì)劃”為脈絡(luò)的醫(yī)院檔案建設(shè)規(guī)劃，使得醫(yī)院的人事檔案管理戰(zhàn)略目標(biāo)可以更加清晰，而且能夠?qū)⑦@個(gè)目標(biāo)一一分解，使得各個(gè)階段性目標(biāo)更加具體，便于人事檔案管理工作的落實(shí)。為了實(shí)現(xiàn)人事檔案精細(xì)化管理，則必須要對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，在醫(yī)院人事檔案管理過程中，表現(xiàn)出來的問題主要是管理信息化程度不足。比如管理人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)各種信息化技術(shù)的應(yīng)用不到位，很多檔案管理人員在工作過程中依舊采用傳統(tǒng)的人工管理方式，沒有借助各種信息技術(shù)手段進(jìn)行高效管理，傳統(tǒng)的管理方式導(dǎo)致很多檔案信息不規(guī)范，甚至出現(xiàn)了一些人員的檔案缺失的現(xiàn)象，對(duì)醫(yī)院工作人員的積極性有一定的打擊，進(jìn)而會(huì)影響醫(yī)院的整體發(fā)展。在信息時(shí)代，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理模式的創(chuàng)新，結(jié)合各種信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是一個(gè)必要的過程。

2 醫(yī)院人事檔案信息化管理策略

2.1 建立精細(xì)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫

由于醫(yī)院醫(yī)療規(guī)模不斷擴(kuò)大，診療服務(wù)人群不斷增加，因此每年都會(huì)增加很多新的檔案，這些檔案包括醫(yī)院病案、人事檔案、科技檔案、文書檔案等，不同的檔案屬于不同的科室和部門，各個(gè)科室之間分類比較混亂，因此導(dǎo)致檔案資源分散、數(shù)據(jù)分離，出現(xiàn)了“信息孤島”的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象在檔案管理行業(yè)中尤為普遍。傳統(tǒng)的粗放式管理模式對(duì)現(xiàn)在已經(jīng)不再適用，在信息化時(shí)代進(jìn)行人事檔案管理，應(yīng)該要通過數(shù)字化手段建立統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)醫(yī)院的人事檔案信息以及其他類型的檔案進(jìn)行集中化管理。檔案信息數(shù)據(jù)庫是醫(yī)院檔案管理的中心，針對(duì)不同類別的檔案應(yīng)該要建立不同的存儲(chǔ)空間，每一個(gè)存儲(chǔ)空間又要進(jìn)一步分區(qū)，比如按照檔案的格式、檔案的形成時(shí)間、檔案的等級(jí)等進(jìn)行分區(qū)，再對(duì)各類檔案進(jìn)行分類，將其填入到不同的分區(qū)中，從而實(shí)現(xiàn)信息化管理和控制。比如在人事檔案管理過程中，要對(duì)醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的基本信息進(jìn)行了解，并且根據(jù)各種檔案信息的類別進(jìn)行歸類整理。對(duì)醫(yī)院在職人員的信息進(jìn)行查詢是一個(gè)重要環(huán)節(jié)，人事檔案信息化管理過程中應(yīng)該要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)查詢和統(tǒng)計(jì)，查詢功能包括人員查找、內(nèi)容查找、模糊查找等各類查詢功能，統(tǒng)計(jì)功能包括檔案統(tǒng)計(jì)、人員數(shù)量和各類材料統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、查（借）閱統(tǒng)計(jì)等功能，要對(duì)這些功能進(jìn)行完善，從而使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員能夠?qū)︶t(yī)院員工的基本情況有所了解，促進(jìn)人力資源管理和利用水平的提升。

以某醫(yī)院為例，該醫(yī)院為三甲醫(yī)院，醫(yī)護(hù)人員數(shù)量較多，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)不再適用，檔案管理過程中正在逐漸實(shí)現(xiàn)完全信息化，該醫(yī)院對(duì)檔案管理的自動(dòng)化功能進(jìn)行完善，比如在人事檔案管理過程中，對(duì)人事檔案目錄進(jìn)行管理，包括檔案材料類號(hào)、序號(hào)，形成材料時(shí)間、份數(shù)、頁數(shù)、備注等，可以通過計(jì)算機(jī)軟件自動(dòng)生成目錄和超鏈接，點(diǎn)擊相關(guān)的目錄就可以直接轉(zhuǎn)到相應(yīng)的信息目錄下，對(duì)各種人員信息進(jìn)行查看。再比如在人員檔案管理過程中經(jīng)常需要轉(zhuǎn)遞管理，轉(zhuǎn)遞管理應(yīng)包括轉(zhuǎn)遞方面（轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出）、轉(zhuǎn)遞日期、對(duì)方單位名稱、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞編號(hào)等多個(gè)方面，醫(yī)院在對(duì)各個(gè)新入職的工作人員進(jìn)行管理的時(shí)候都需要查看相應(yīng)的信息，從而實(shí)現(xiàn)新檔案的整理。

2.2 建立健全的人事檔案管理制度

在信息化時(shí)代背景下，應(yīng)該要對(duì)傳統(tǒng)的管理制度進(jìn)行改革，要結(jié)合信息化時(shí)代的背景特征，對(duì)醫(yī)院的管理制度進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，從而使得醫(yī)院人事檔案的管理水平得到有效提升，能夠?qū)︶t(yī)院的各個(gè)科室、各個(gè)部門的人員信息進(jìn)行匯總。首先，應(yīng)該要對(duì)檔案信息管理制度進(jìn)行完善，在醫(yī)院檔案管理部門要逐漸推行信息化工作模式，在對(duì)當(dāng)前醫(yī)院在職工作人員的基本信息進(jìn)行整理的時(shí)候可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，檔案管理人員要學(xué)會(huì)盡快接觸各種信息系統(tǒng)，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息的歸納、整理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，對(duì)人事檔案管理過程中的各項(xiàng)工作進(jìn)行落實(shí)。其次，要對(duì)醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和管理進(jìn)行完善。比如在日常工作中要加強(qiáng)對(duì)各種計(jì)算機(jī)設(shè)備的配備，要加強(qiáng)軟件信息系統(tǒng)的建設(shè)。尤其是各種通信設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備等硬件設(shè)備，是進(jìn)行信息化管理的基礎(chǔ)，在醫(yī)院人事檔案管理過程中實(shí)現(xiàn)信息化管理，應(yīng)該要對(duì)各種管理的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行完善，應(yīng)該要根據(jù)醫(yī)院檔案信息化管理的要求對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行配備，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫等，在這個(gè)過程中應(yīng)該要爭取更多上級(jí)財(cái)政的支持，檔案管理部門要將需要的設(shè)備羅列出來，向上級(jí)部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)之后與采購部門進(jìn)行溝通，對(duì)工作中所需要的各種硬件設(shè)備進(jìn)行采購和配置。最后，要完善檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)?！按髷?shù)據(jù)”時(shí)代的檔案信息管理要為醫(yī)院提供完整、準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案數(shù)據(jù)，因此，要建立精準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，按照用戶的信息需求以及檢索行為，從海量檔案數(shù)據(jù)中及時(shí)精準(zhǔn)地找到所需的信息和數(shù)據(jù)，按照用戶的信息需要從海量的檔案數(shù)據(jù)庫中找出有關(guān)的數(shù)據(jù)。

3 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院發(fā)展過程中的一個(gè)重要內(nèi)容，包括的內(nèi)容較多，主要是對(duì)醫(yī)院工作人員的各種信息進(jìn)行記錄的一類檔案，由于醫(yī)院的工作人員多、人員組成比較復(fù)雜，因此醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)較多，管理難度也比較大。在傳統(tǒng)的管理過程中主要采用人工管理方式，很容易出錯(cuò)，也容易導(dǎo)致一些檔案的丟失。隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，醫(yī)院人事檔案面臨的挑戰(zhàn)越來越大，管理信息化是醫(yī)院檔案發(fā)展的一個(gè)重要趨勢，為了提高人事檔案的管理效率和精細(xì)化程度，減少管理過程中的出錯(cuò)率，在醫(yī)院的檔案管理過程中應(yīng)該要積極加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)管理模式的改進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)各種信息技術(shù)、通信技術(shù)的應(yīng)用，完善信息化管理制度，提高醫(yī)院人事檔案管理過程中的信息化水平。

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