信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新分析

韓春霞

（深圳市春暉信檔案技術(shù)服務(wù)有限公司， 廣東 深圳 518048）

[摘 要] 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其為檔案管理的改革和發(fā)展創(chuàng)造了全新的發(fā)展機遇，且檔案管理創(chuàng)新也迫在眉睫。在信息環(huán)境下的檔案管理，不僅需要將信息技術(shù)充分利用起來，逐漸形成新的管理體系、新的資源以及新的管理技術(shù)，同時檔案管理自身也需要加強創(chuàng)新。文章對信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新策略做了詳細(xì)的闡述。

[關(guān)鍵詞] 信息環(huán)境；檔案管理；創(chuàng)新分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 066

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0140- 02

1 信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新意義

在新時代發(fā)展的過程中，創(chuàng)新是其主要的推動力，且創(chuàng)新在時代發(fā)展中具有十分重要的作用和意義，而創(chuàng)新對于檔案管理而言，也具有十分重要的意義。隨著信息技術(shù)的推廣和普及，檔案管理工作面臨的要求也越來越高，一些傳統(tǒng)的管理方式以及制度等，已經(jīng)不能很好的適應(yīng)信息環(huán)境對檔案管理提出了要求。因此為了不斷的增強檔案管理的綜合服務(wù)水平以及工作效率，就必須采取有效的措施對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。

2 信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 創(chuàng)新檔案服務(wù)理念

隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，信息環(huán)境下的檔案管理也肩負(fù)著更多的服務(wù)和更深刻的意義。與一些有形的商品一樣，檔案管理也必須不斷的滿足各種消費者提出的各種需求。因此為了滿足這些需求，在檔案管理的日常工作中，有關(guān)部門首先需要創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，以促進(jìn)檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展和進(jìn)步。首先在管理檔案的工作中，工作人員需要對部門以及自身的創(chuàng)新能力進(jìn)行提升。其次是要不斷增強自身的檔案服務(wù)意識，以便為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。最后要在適應(yīng)信息時代的前提下，對檔案管理的人才隊伍加強創(chuàng)新，并使之具備較強的檔案管理了理論知識，同時也要讓其掌握和學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的信息管理手段，不斷對自身的管理工作經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)，從而為檔案管理人才隊伍的整體發(fā)展提供有效的保障，以便將信息環(huán)境下檔案管理的價值最大限度的發(fā)揮出來。

2.2 創(chuàng)新檔案管理方式

在信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新，還需要對檔案管理的方式加強創(chuàng)新，首先可以建立一個網(wǎng)頁版的檔案，以便提高檔案管理的效率，促使檔案能夠更加方便的進(jìn)行檢索。目前利用互聯(lián)網(wǎng)促使檔案管理提供網(wǎng)上服務(wù)，已經(jīng)成為了各單位以及社會管理檔案的重要方式。通過局域網(wǎng)對檔案進(jìn)行管理，將其集中制作成統(tǒng)一的網(wǎng)頁，并積極的將各種檔案資源信息組織起來，借助互聯(lián)網(wǎng)的便捷性，使得企業(yè)以及事業(yè)單位的網(wǎng)站能夠與檔案管理系統(tǒng)連接起來，真正意義上實現(xiàn)檔案資源信息網(wǎng)上檢索，這不僅能確保人們更好的使用檔案資源，同時也能便于管理人員對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。而在管理檔案的過程中，還要在網(wǎng)站或者網(wǎng)頁的前提下，完善和建立一定的電子文件以及檔案信息全文數(shù)據(jù)庫，同時利用網(wǎng)站等，管理和利用電子文獻(xiàn)，這樣就能有效的實現(xiàn)檔案資源信息的規(guī)范化、法制化、自動化、數(shù)字化以及數(shù)據(jù)化等。例如檔案數(shù)據(jù)庫建成之后，檔案的修改和增加，只需管理人員在網(wǎng)頁上輸入管理數(shù)據(jù)即可，且在網(wǎng)頁數(shù)據(jù)庫中，用戶們也能公開的查找部分檔案信息。其次，檔案管理部門還需要與其他的信息管理部門之間進(jìn)行聯(lián)系和溝通，同時建立一個管理檔案的中心平臺，使之能夠成為一個共同的信息資源庫，從而使得各種信息都能便于利用和整合。在該中心平臺上，不同網(wǎng)站以及網(wǎng)頁上的電子文件，均可以獲得集中管理，且在各部門內(nèi)部也可進(jìn)行有效的共享，同時還有利于管理人員及時對檔案進(jìn)行修改和增加。而對于外部人員，則可通過限制性的利用和查詢，使得電子信息能夠整體上實現(xiàn)資源共享。最后是自動處理電子檔案。一般情況下，電子檔案可利用電腦單機進(jìn)行上傳和下載，使得檔案資料文件等，實現(xiàn)輕松的收集、整理以及利用等工作。因此有關(guān)部門需要對檔案管理的傳統(tǒng)模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在檔案數(shù)據(jù)庫建成之后，還需要在網(wǎng)頁上建立上傳數(shù)據(jù)的工作窗口，以便及時對收集到的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，從而實現(xiàn)檔案的高效歸檔工作。而當(dāng)歸檔工作完成之后，則需要歸納整理終端收集到的信息，并編制對應(yīng)的網(wǎng)頁專題，以便為用戶們提供良好的查詢服務(wù)。

2.3 拓寬檔案服務(wù)范圍

首先是社會化信息服務(wù)。在社會發(fā)展的過程中，信息化發(fā)揮出了巨大的作用，因此檔案管理也需要逐漸擴大服務(wù)面，即由傳統(tǒng)的單一服務(wù)，逐漸拓寬為社會化服務(wù)。在信息環(huán)境下，科技的發(fā)展使得資源信息也逐漸趨向于復(fù)雜化，且人們需求的信息量也在不斷的增長。因此在檔案管理創(chuàng)新的過程中，服務(wù)領(lǐng)域的拓寬先要實現(xiàn)信息服務(wù)社會化，以便電子檔案管理發(fā)展能夠具有更強大的推理以及更廣闊的空間。其次是產(chǎn)業(yè)化的檔案管理。在信息化社會發(fā)展的過程中，檔案管理工作已不再單一，其被時代賦予了更多的意義和責(zé)任。其信息化的檔案管理也逐漸成為了一種財富。隨著信息資源的大量開發(fā)，管理人員自身的財富也在逐漸增長，因此在創(chuàng)新檔案管理的過程中，就需要管理人員堅持走信息化道路，不斷推進(jìn)產(chǎn)業(yè)化檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，使得檔案信息能夠形成一條產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展道路。而在開發(fā)檔案信息的過程中，工作人員也需要牢固樹立產(chǎn)業(yè)已是和服務(wù)意識，以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為檔案管理的活動主場，不斷為檔案信息產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)提供強有力的支撐。例如在對新的科技信息進(jìn)行開發(fā)的過程中，需要幫助其建立新的數(shù)據(jù)庫，而對于經(jīng)濟(jì)信息的開發(fā)，則需要建立一個全新的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，并對服務(wù)狀態(tài)進(jìn)行不斷的調(diào)整。最后是共享化信息資源。即在檔案管理傳統(tǒng)工作中，檔案并不是統(tǒng)一的整體，且具有一定的獨立性。而在信息環(huán)境下，隨著信息種類以及總量的不斷增長，信息資源已經(jīng)不能實現(xiàn)完全意義上的整合。因此管理人員必須建立一個高效運轉(zhuǎn)、完整有序的管理體系，促使信息實現(xiàn)共享化。

3 總 結(jié)

綜上所述，在信息環(huán)境下，檔案管理的創(chuàng)新具有非常重要的意義，且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，其不僅為檔案管理創(chuàng)造了便利，同時也為檔案管理創(chuàng)新創(chuàng)造了條件。因此相關(guān)部門以及檔案管理工作人員必須以高度的緊迫感、使命感以及責(zé)任感，努力探索檔案管理創(chuàng)新的途徑，從而使得檔案管理能夠達(dá)到更高的水平。

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