電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風險控制的措施

朱怡

摘要：檔案管理是事業(yè)單位的主要工作內(nèi)容之一，良好的檔案管理質(zhì)量對于事業(yè)單位的運行和發(fā)展都具有十分重要的作用。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，電子信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用到檔案管理工作中，并且有效提升了事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，本文在深入分析事業(yè)單位檔案管理特點的基礎(chǔ)上，詳細闡述了電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用以及風險控制措施。

關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；事業(yè)單位；應(yīng)用；風險控制

一、電子信息檔案管理在事業(yè)單位中應(yīng)用的主要作用

（一）電子信息檔案管理符合時代發(fā)展的基本要求

在當前的社會發(fā)展形勢下，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到了前所未有的高度，并且隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)的傳統(tǒng)工作形式也在發(fā)生改變。高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)催生了信息化水平的提升，強化信息化建設(shè)也已經(jīng)成為當前許多行業(yè)發(fā)展的主要趨勢，檔案管理領(lǐng)域同樣如此。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于工作方式較為落后，工作效率較低，并且隨著檔案數(shù)量的增多，管理工作的難度也呈現(xiàn)出逐漸加大的態(tài)勢，給事業(yè)單位的檔案管理工作人員帶來了較為沉重的負擔[1]。而電子信息檔案管理將很好的解決工作質(zhì)量低下的現(xiàn)狀，并且可以有效提升事業(yè)單位的檔案管理效率，可以說，電子信息檔案管理很好的契合了時代的發(fā)展趨勢，促進了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（二）電子信息檔案管理是事業(yè)單位的檔案管理工作得到一定程度的優(yōu)化

在當前形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作的一個目標是儲存資料，與此同時，檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎(chǔ)，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導(dǎo)下一步工作，明確工作目標，優(yōu)化工作體系。通過檔案管理的電子化和信息化，可以將事業(yè)單位的檔案管理人員從傳統(tǒng)工作中解放出來，將更多的精力放在檔案利用與開發(fā)上。通過對檔案的總結(jié)和梳理，可以明確下一步工作方向，并且為事業(yè)單位主營業(yè)務(wù)的發(fā)展與優(yōu)化提供建議，實現(xiàn)工作效能總體提升。

（三）節(jié)省了事業(yè)單位檔案管理工作的大量資源

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式下，管理質(zhì)量較低，檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質(zhì)版的傳統(tǒng)檔案會占據(jù)較大的空間，事業(yè)單位檔案管理部門在工作的過程中，隨著人數(shù)的增加，會產(chǎn)生大量的檔案，如果不進行信息化收集與處理，會嚴重影響檔案資源的開發(fā)與利用[2]。此外，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在明顯的不足，在檔案資料查詢與調(diào)取等方面，都要耗費較大的人力物力。

二、電子信息檔案管理在事業(yè)單位工作中應(yīng)用及風險控制措施

（一）建立一套科學(xué)完善的電子信息檔案管理工作模式

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，重要的目標就是發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案資源的利用與流通。要想提升電子信息檔案管理水平，就要構(gòu)建一體化的檔案管理模式，在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理的電子信息化建設(shè)，可以通過現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的共享，節(jié)約大量的人力、物力、財力，在需要信息和資源的時候，可以通過調(diào)閱檔案的方式，有效整合工作資源[3]。

（二）合理利用電子信息檔案管理資源，提升風險防控質(zhì)量

在事業(yè)單位的檔案管理中開展電子信息建設(shè)，既要優(yōu)化工作流程，發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的快捷性和便利性，還要實現(xiàn)檔案資源的充分利用。通過大數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)檢索等方式，發(fā)現(xiàn)檔案之間的有機聯(lián)系，找到共性和有指導(dǎo)性的問題，分析檔案管理工作的主要形式，通過得出有效數(shù)字，指導(dǎo)具體的工作過程，為下一步工作的開展提供有針對性的指導(dǎo)意見[4]。

（三）及時填補事業(yè)單位電子信息檔案管理工作中的漏洞，提高安全性

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)該隨時注意電子信息檔案管理的漏洞，因為檔案中涉及許多隱私性的個人資料[5]。所以，為了消除電子信息檔案管理中的風險，保證檔案的安全性，一方面應(yīng)該及時的采取有效措施，填補電子信息檔案管理中的漏洞，防止檔案中的數(shù)據(jù)被不法分子利用和盜取，另一方面應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升他們抵御檔案風險的能力，從而有效提升電子信息檔案管理的風險抵御能力。

（四）提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案管理工作較為機械，重復(fù)性很強，不需要很高的技術(shù)水平，對檔案管理工作人員的素質(zhì)要求并不高，但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，越來越需要專業(yè)化的檔案管理人才[6]。在現(xiàn)代高等教育體系下，很多學(xué)校都開設(shè)了檔案管理專業(yè)，事業(yè)單位在引進人才的時候，除了需要引進專業(yè)人才外，還要注重引進檔案管理人才和計算機專業(yè)人才，提升電子信息檔案管理的水平。與此同時，還可以通過開展培訓(xùn)等方式，提升事業(yè)單位原有檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平，提升檔案管理的信息化程度。在具體的工作中，檔案管理具有一定特殊性，檔案管理工作與日常主營業(yè)務(wù)密切相關(guān)，要經(jīng)常性開展電子信息檔案管理方面的培訓(xùn)，提升工作人員的信息應(yīng)用意識，提升工作水平。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位在檔案管理工作中，在利用電子信息檔案管理的同時，要對檔案信息的安全和風險控制措施給予重點關(guān)注，不能一味的追求管理的效率，而忽視檔案的安全，應(yīng)積極制定檔案管理的風險防控措施，提升檔案管理的安全性，有效避免因電子信息檔案管理漏洞帶來的損失。

參考文獻：

[1]付冰.電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風險控制的措施[J].黑龍江科技信息，2016（21）：186.

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[3]谷紅艷.電子信息時代檔案管理的風險控制方法分析研究[J].東方教育，2014（z2）：90-90.

[4]李詠梅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略分析[J].黑龍江史志，2015（13）：163.

[5]李曉玲.電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].中國管理信息化，2016，19（8）：195.

[6]徐東磊.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2016（42）：96.