會計信息化環(huán)境下企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制研究

楊其全

摘要：隨著電子商務的發(fā)展和網(wǎng)絡會計的逐步實施，企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了業(yè)務和財務一體化，會計核算與管理發(fā)生了巨大的變化，為了適應這種變化，提升管理效率，就要有效的加強會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制。會計信息系統(tǒng)是一個對會計數(shù)據(jù)進行采集、存儲、加工、傳輸并輸出大量會計信息的系統(tǒng)。企業(yè)為實現(xiàn)既定的管理目標，必需建立一整套內(nèi)部控制制度，以保證企業(yè)有序、健康地發(fā)展。本文通過對會計信息系統(tǒng)的介紹以及結(jié)合當前會計信息系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀，分析了會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的目的、要求、意義，并在此基礎之上，更深一步探討了會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的策略。

關鍵詞：會計信息化環(huán)境；會計信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制

會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制以保證會計信息的準確、完整和可靠等為目的，在企業(yè)的各層管理工作中處于十分重要的地位。本文在對會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制進行了探討。

一、會計信息化環(huán)境下企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的目的

內(nèi)部控制在每個企業(yè)管理工作中處于十分重要的地位。如果內(nèi)部控制良好，就可使生產(chǎn)經(jīng)營活動有秩序、高效率地進行，實現(xiàn)其既定的經(jīng)營管理目標；反之，則會使整個企業(yè)管理陷于混亂、效率低下和造成不必要的損失，這樣的計算機環(huán)境就不能被認為是處于安全性和可靠性之中。會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的目的具體地說有以下幾個方面： 第一，確保會計信息的準確性。會計信息是反映企業(yè)經(jīng)濟活動狀況的經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)資料，它包括各種會計記錄、賬冊、會計報表等。會計信息必須準確可靠，這不僅為企業(yè)外部的有關部門所需要，如上級主管部門、國家稅收部門、企業(yè)的投資單位等，而且也是企業(yè)內(nèi)部改善經(jīng)營管理的需要。建立適當?shù)膬?nèi)部控制制度，可以保證會計信息的準確可靠，進而提高管理決策的正確性。第二，可以促進經(jīng)濟效益的提高。根據(jù)企業(yè)總體目標建立的包括組織結(jié)構(gòu)、方法程序和內(nèi)部審計在內(nèi)的內(nèi)部控制，其最終的目的在于促進企業(yè)經(jīng)營管理活動合理化，改善經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟效益。第三，可以有效考核各個部門業(yè)績。在一個企業(yè)內(nèi)部制定必要的控制制度，明確職責分工，一方面有利于該部門或企業(yè)各項方針政策的貫徹執(zhí)行，另一方面也為考核和評價各部門、甚至每個職工的工作業(yè)績提供了依據(jù)。這不僅有利于進一步調(diào)動各方面的積極性，做到獎罰電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的研究分明，而且也為主管人員及時調(diào)整和改進各項工作提供了依據(jù)。另外，任何一個企業(yè)的財務活動都必須遵守國家的相關政策、法規(guī)的規(guī)定，建立適當?shù)膬?nèi)部控制制度，可以保證企業(yè)財務活動的合法性，減少或杜絕企業(yè)內(nèi)部各種有意無意的違法違規(guī)操作。

二、會計信息化環(huán)境下企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的要求

會計信息是對企業(yè)經(jīng)濟活動的反映，其數(shù)據(jù)來源于業(yè)務部門，大量的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡從企業(yè)各個管理子系統(tǒng)直接采集，與有關外部系統(tǒng)相聯(lián)結(jié)。絕大部分的業(yè)務信息能夠?qū)崟r轉(zhuǎn)化，直接生成會計信息，會計數(shù)據(jù)處理呈集成化趨勢。與之相對應，內(nèi)部控制也要求采用集成化的思路，例如以前管理軟件中的模塊都是針對部門級的應用而設計的，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間、部門與部門之間信息流通不暢。流程控制型企業(yè)管理軟件把企業(yè)作為一個整體，強調(diào)財務系統(tǒng)、購銷系統(tǒng)、制造系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)以及決策支持系統(tǒng)的整體應用，這些系統(tǒng)之間采用整合式設計，數(shù)據(jù)共享，從而實現(xiàn)資金流、物流和信息流統(tǒng)一。

在會計信息系統(tǒng)下，內(nèi)部控制不應該只是一個固定、一成不變的模式，它應隨著企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化而變化，即符合權(quán)變原則。在設計內(nèi)部控制系統(tǒng)時，要考慮軟件和技術的結(jié)合。計算機信息處理的集中性、自動性，使傳統(tǒng)職權(quán)分割的控制作用近于消失，信息載體的改變及其共享程度的提高，又使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效。手工會計要采用結(jié)構(gòu)控制方法，包括設置相互牽制和制約的會計崗位，通過對會計業(yè)務的多重反映或者相互稽核關系進行控制。而信息技術給企業(yè)的內(nèi)部控制賦予了新的內(nèi)涵，會計控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀嬎銠C共同控制。

三、會計信息化環(huán)境下企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的意義

任何內(nèi)部控制制度都有其局限性，根據(jù)公認的看法，內(nèi)部控制有成本控制，串通舞弊，人為錯誤，管理越權(quán)，修訂跟不上變化等幾個方面。但是，在不同的會計操作技術和信息處理方式下，內(nèi)部控制的這種局限性雖然不能消除，卻是可以改變或影響的。針對內(nèi)部控制的固有局限性，我們將手工會計與電算化會計作一比較，看看會計信息系統(tǒng)在改變內(nèi)部控制管理局限性，提高內(nèi)部控制水平方面，與手工會計有何不同。第一，合理控制成本。一般說來，控制程序的成本不能超過風險或錯誤帶來的損失和浪費，否則，再好的控制措施和方法也將失去其降低成本的意義。內(nèi)部控制是組織為了達到提高經(jīng)營效率和充分有效的獲取和使用各種資源，達到既定的管理目標，而在內(nèi)部實施的各項制約和調(diào)節(jié)的組織、計劃、方法和程序。實行任何控制程序都是要有成本的，許多理論上非常有效的控制程序不能得以實施，其根本原因就是成本太高，企業(yè)不能承受。第二，有效的防止越權(quán)各種控制程序是管理工具，但任何控制程序也不能發(fā)現(xiàn)和防止那些負責監(jiān)督控制的管理人員濫用職權(quán)和不正當使用權(quán)力。管理越權(quán)是內(nèi)部控制最難以防范的，管理的干預是導致許多重大舞弊發(fā)生和財務報表失真的一個重要原因。但在電算化會計下，可以大大減小管理越權(quán)的概率，特別是降低了低層管理越權(quán)的可能性。由于會計信息系統(tǒng)的自動控制下進行的，只有少數(shù)特殊業(yè)務才由管理層授權(quán)。由于需要直接授權(quán)的業(yè)務減少，并且信息系統(tǒng)的高效率，使管理的控制權(quán)可以適當上移，這樣可以提高高層對業(yè)務的控制，降低基層管理越權(quán)的可能性。第三，防止串通舞弊。不相容職責的恰當分離可以避免單獨一個從事和隱瞞不合規(guī)行為提供合理的保證。但是，兩個或多人合伙可以避開這類控制。串通舞弊一直是企業(yè)內(nèi)部控制失效的主要原因。在手工會計下，通過不相容職位的分離和必要的簽字授權(quán)等方式防范作弊。但是，由于成本和效率的原因，這種控制一般由兩個人來完成，特別重要的流程才由三個人來完成，由于合伙人基本上是在同一個部門長期合作，形成了密切的協(xié)作關系，因而防范串通舞弊是相當困難的。在會計信息系統(tǒng)下，可以大大降低串通舞弊的可能性。由于信息系統(tǒng)的高效率，業(yè)務的完成可以由經(jīng)辦該項業(yè)務的所有人員實時控制，特別是可以跨部門、跨單位實時自動控制，業(yè)務處理過程可以在不同部門的相互協(xié)作和相互監(jiān)督下幾乎同時完成，避免了手工會計下業(yè)務處理分部門單獨封閉運作，使串通舞弊的難度加大，降低了串通舞弊的概率，提高了內(nèi)部控制水平。

四、會計信息化環(huán)境下企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的策略

內(nèi)部控制的建立是從上至下的思想變革，是全員參與，責任層層傳遞和落實的過程。管理者的觀念起到?jīng)Q定性作用，影響到企業(yè)的內(nèi)部控制制度能否順利實施，也影響著內(nèi)部控制效率和效果。企業(yè)可以將董事會作為內(nèi)部控制系統(tǒng)的核心，發(fā)揮董事會的監(jiān)控、引導和監(jiān)督的作用與職能。在會計信息系統(tǒng)開發(fā)階段，要重視培養(yǎng)管理層的內(nèi)部觀念和信息觀念，使其理解企業(yè)信息化建設、內(nèi)部控制和企業(yè)發(fā)展三者之間的辯證統(tǒng)一的關系，轉(zhuǎn)變思想，消除人為控制因素。在會計信息系統(tǒng)開發(fā)階段，企業(yè)要根據(jù)整體的管理信息系統(tǒng)建設規(guī)劃方案，明確會計信息系統(tǒng)的建設目標、財務人員配備與職責分工、人員權(quán)限與審批流程、建設進度安排、建設經(jīng)費等相關內(nèi)容。并且，會計信息系統(tǒng)作為管理信息系統(tǒng)的核心，要重點突出關鍵的控制點和處理規(guī)則，如費用審批權(quán)限與流程，數(shù)據(jù)查詢的權(quán)限設置等，實現(xiàn)手工環(huán)境下難以實現(xiàn)的控制功能。開發(fā)全過程的跟蹤管理是不可或缺的重要環(huán)節(jié)，它是保證信息系統(tǒng)開發(fā)能否按時按質(zhì)完成的重要手段，但也往往被忽視。會計信息系統(tǒng)開發(fā)過程中財務部門要與負責開發(fā)的單位保持溝通順暢，并且與企業(yè)內(nèi)部各單位進行協(xié)調(diào)，特別是在關鍵控制點的開發(fā)過程，務必達到開發(fā)方案所預期的效果。另外要對配備的硬件設備和系統(tǒng)軟件進行階段性的檢查驗收，組織相關人員進行系統(tǒng)試運行，及時反饋試運行中發(fā)現(xiàn)的問題，及時修正。構(gòu)建具有良好績效的會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系可以從以下幾個方面入手：

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，建立健全內(nèi)部控制體系

任何企業(yè)的控制活動都存在于一定的控制環(huán)境之中。內(nèi)部控制環(huán)境是集團內(nèi)部控制構(gòu)建的基礎，在一定程度上，環(huán)境因素內(nèi)部控制的實施效果，還會對集團內(nèi)部控制框架中的其他要素產(chǎn)生影響，另外，其他要素的構(gòu)建和實施又會反過來影響內(nèi)部環(huán)境?？刂骗h(huán)境的好壞直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制的貫徹和執(zhí)行以及企業(yè)經(jīng)營目標及整體戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)，加強和完善企業(yè)內(nèi)部控制，首先應注意企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的建設。計算機等信息技術的引進，使我們要在以往內(nèi)部控制形式上注入新的特色?？傊?，良好的內(nèi)部控制有賴于積極的、與之匹配的控制環(huán)境的支持。優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境，是提高經(jīng)營管理水平的基礎性工作，也是不可回避的現(xiàn)實需要。隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，經(jīng)濟全球化的形成，現(xiàn)代企業(yè)只有通過建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境，才能提高經(jīng)營管理效率，在未來激烈的競爭中求得生存和發(fā)展企業(yè)為了適應控制環(huán)境的變化，需要從一個新的角度來看待信息技術，要重視公司進行網(wǎng)絡化管理的整體能力，而不是簡單的建立諸如儲存系統(tǒng)、存貨控制系統(tǒng)等幾個孤立的信息系統(tǒng)。首先要加強系統(tǒng)的組織控制，合理確定權(quán)責關系組織結(jié)構(gòu)與權(quán)責分派體系是實施內(nèi)部控制的載體。其次要調(diào)整內(nèi)部控制方式，重新界定內(nèi)部控制中的內(nèi)在關系。最后要關注員工的培養(yǎng)和，創(chuàng)造內(nèi)部控制良好氛圍。

（二）加強企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督，促進內(nèi)部控制制度不斷完善

隨著計算機在會計工作中的普遍應用，管理部門對由計算機產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴越來越大，這些會計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。同時也只有在嚴格的控制下，才能預防和減少計算機犯罪的可能性。這就要求內(nèi)部控制監(jiān)督機構(gòu)對每個崗位、每個部門和各項業(yè)務實施全面監(jiān)督反饋，實現(xiàn)與行政管理交叉控制。首先內(nèi)部控制監(jiān)督機構(gòu)必須在形式上和實質(zhì)上保持獨立。其次稽核工作要制定科學、合理、統(tǒng)一的監(jiān)督審計程序。最后內(nèi)部控制監(jiān)督機構(gòu)人員應由熟悉業(yè)務、有責任心、作風正派的人員構(gòu)成。

（三）建立暢通的信息溝通渠道，提離內(nèi)部控制效果

企業(yè)在其經(jīng)營與控制的過程中，需要按某種形式辨識并取得來自企業(yè)內(nèi)部及外部的信息，并在組織內(nèi)部進行溝通，以使員工清楚地獲取有關其控制責任的信息，履行其責任。與現(xiàn)代信息技術相結(jié)合的會計信息系統(tǒng)具有開放化、實時化、電子化的技術特點，在內(nèi)部控制系統(tǒng)中呈現(xiàn)出新的特點并發(fā)揮出新的作用。因此要建立良好的管理信息系統(tǒng)并保障信息傳遞渠道的暢通。

（四）進行全面的風險評估，利用信息技術進行風險控制

每個企業(yè)都面臨著來自內(nèi)部和外部的不同的風險，風險評估就是分析和辨認實現(xiàn)企業(yè)所定目標時可能發(fā)生的風險并適時加以處理。企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的日益復雜化，以及企業(yè)間競爭的日益激烈，企業(yè)經(jīng)營風險不斷提高，如何辨別、分析、防范和控制經(jīng)營風險，已成為企業(yè)內(nèi)部控制制度的重要內(nèi)容之一。信息技術手段的不斷應用，在給企業(yè)帶來風險的同時也帶來了控制風險的機會和工具。

參考文獻：

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