分析企業(yè)檔案管理的問題及優(yōu)化措施

王雪

摘要：檔案管理工作是企業(yè)經營中重要的工作之一，隨著市場競爭壓力的不斷增強，檔案管理被重視程度逐步攀升?，F今社會企業(yè)檔案管理工作正處于發(fā)展階段，大多數管理機制還不夠成熟，與企業(yè)的發(fā)展經營存在不適應性。本文結合現在企業(yè)檔案管理工作中所存在的問題，分析企業(yè)檔案管理問題產生的原因，并提出了合理的應對策略。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；問題；措施

檔案管理作為企業(yè)管理模式的重要組成部分，在企業(yè)管理中具有重要的作用。檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的原始信息，見證了企業(yè)的發(fā)展，同時檔案管理工作也作為企業(yè)參加各項活動的指標而存在。要想提升企業(yè)的管理水平、提高檔案的利用率就必須完善檔案管理工作。

一、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

大多數企業(yè)檔案的收集、保管、保護、保密等制度都是不健全的。一些企業(yè)對檔案的管理建立了一些制度，但執(zhí)行卻不夠嚴格。如檔案管理工作者工作疏忽、責任心不強、工作懈??；發(fā)生檔案丟失情況，資料收集不全；借閱檔案不遵守檔案借閱手續(xù)，有借無還，還有更甚者檔案長時間借出不知去向。

（二）檔案管理工作不規(guī)范

一些企業(yè)至今沒有意識到檔案管理的重要性，在檔案管理工作中對檔案只進行了簡單的分類，有些并沒有設置負責檔案管理的相關部門，各部門的相關資料僅僅只是由各個部門直接負責，如此這般則容易產生檔案不透明的情況，并且嚴重影響了檔案的共享性。在歸檔保存檔案時不能形成規(guī)范的移交流程，極易導致檔案資料的丟失。

（三）檔案管理人員管理觀念薄弱

檔案資料與檔案資源的開發(fā)是密不可分的，在檔案資源的開發(fā)中具有重要的參考價值，同時檔案資料也作為檔案發(fā)展計劃的重要依據和參考資料而存在。然而，現今大多企業(yè)經營管理者還沒有意識到檔案管理對與企業(yè)發(fā)展的重要意義，檔案資料管理還沒能夠引起企業(yè)管理者的足夠重視，投入相對較少的資金、物力、人力在檔案管理部門，同時，檔案部門工作人員的檔案意識也非常模糊，無法確保企業(yè)檔案資料的完整與真實，因此無法很好地實施檔案管理工作的現代化建設。

二、企業(yè)檔案管理的優(yōu)化措施

（一）加強企業(yè)檔案管理機制，強化工作責任

建立科學的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理工作的關鍵內容。檔案管理方式的更新和管理水平的提高必須緊跟科學技術的發(fā)展，所以必須建立與檔案管理相適應的科學的檔案管理體系，檔案管理部門必須明確職能，如此才能做到檔案管理與企業(yè)工作同步考核，同步發(fā)展。企業(yè)檔案管理必須依照相關法律法規(guī)，結合企業(yè)的基本情況滿足生產服務等方面的不同要求，制定適合企業(yè)的檔案管理體系，遵守“統一控制，分層管理”的管理原則。將檔案管理工作實效性放在工作的首位，保證檔案資料收集、保管、保密、保護等檔案管理相關工作嚴格按照檔案管理體系執(zhí)行，保證檔案資源得到最大價值的利用。

（二）增強企業(yè)檔案管理重視程度

對檔案管理工作的重視體現在對檔案管理工作加大力度投入資金，大量的資金投入可保證企業(yè)檔案管理工作正常開展。此外，檔案管理工作人員還需要熟知檔案管理工作在企業(yè)經營管理中的實際作用。從企業(yè)管理者來講，應該重視檔案管理部門的建設，對檔案管理人員進行相關檔案管理知識培訓，強化檔案管理工作人員對工作的認知，提高管理人員工作素質，在管理中逐步完善檔案管理體系，規(guī)范管理流程，以促進企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

（三）加強檔案管理人員素質

我國從事檔案管理工作人員專業(yè)普遍較弱，專業(yè)素質的欠缺導致檔案管理工作無法更好地進行。當今社會檔案管理工作變得越來越重要，成為企業(yè)良好發(fā)展的重要因素，現代化的檔案管理工作開展過程中，專業(yè)檔案管理人員尤為緊缺。為滿足檔案管理工作開展的需要，檔案管理人員應從雜業(yè)型向專業(yè)性轉變。人員是順利開展檔案管理工作的重要因素。針對我國綜合性檔案管理人員短缺情況，企業(yè)應加大力度對相關工作人員的培訓，從而進一步提高其隊伍的綜合素質。

（四）運用外部環(huán)境提升企業(yè)檔案管理

向檔案管理工作先進單位學習并與其交流檔案管理工作經驗，以促進和完善本單位檔案管理工作。聯合本地區(qū)各個單位開展檔案管理工作經驗交流會，將本企業(yè)在檔案管理工作中遇到的問題、難題與同行進行交流、討論，通過交流找到科學解決方案。除了與企業(yè)交流之外，還可以借助中介服務來進行檔案管理工作。檔案中介服務是快速解決企業(yè)檔案管理工作的辦法，將企業(yè)檔案管理工作委托給檔案中介進行管理，可節(jié)約管理成本，高效配置人力資源，但此方法不可作為長期解決檔案管理工作的方案。

總之，現如今，企業(yè)的發(fā)展面臨越來越多的挑戰(zhàn)。要保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，作為企業(yè)發(fā)展重要內容的企業(yè)檔案管理工作就必須建立完善的體系。企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展與檔案管理工作是相互促進的，為保證檔案管理體系的完善，企業(yè)應樹立正確的管理觀念，加強對檔案管理工作的重視，提升檔案管理工作人員的專業(yè)能力，完善檔案管理方式，建立完善的檔案信息系統，適應當前現代化建設的要求，從而實現企業(yè)的更好發(fā)展。

參考文獻：

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