醫(yī)用材料一體化物流系統(tǒng)在我院的構(gòu)建及應(yīng)用

雍鑫，劉建，吳曉東

四川大學(xué)華西醫(yī)院 設(shè)備物資部，四川成都 610041

醫(yī)用材料一體化物流系統(tǒng)在我院的構(gòu)建及應(yīng)用

雍鑫，劉建，吳曉東

四川大學(xué)華西醫(yī)院 設(shè)備物資部，四川成都 610041

本文主要介紹了我院醫(yī)用材料一體化物流系統(tǒng)的構(gòu)建及應(yīng)用情況，并對該系統(tǒng)的主要功能模塊如合同管理、資質(zhì)證照管理、自動物流、溯源管理等進(jìn)行了介紹，通過該系統(tǒng)的應(yīng)用，我院醫(yī)用材料物流管理系統(tǒng)由原來的院內(nèi)物流擴(kuò)展到包含供應(yīng)商和患者的供應(yīng)鏈上的應(yīng)用，提高了醫(yī)用材料的物流管理水平和效率。

醫(yī)用材料；物流體系；供應(yīng)鏈管理；自動物流；溯源管理

引言

醫(yī)院物流管理在現(xiàn)代醫(yī)院管理中擁有非常重要的作用，幾乎覆蓋醫(yī)院每個部門、每位員工的每一項醫(yī)療活動和管理活動[1]?！拔锪鞴芾怼崩砟钜脶t(yī)院管理以后，依托飛速發(fā)展的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)[2]，給醫(yī)院帶來了一場從物流管理到綜合運營管理的全面變革[3]。由于現(xiàn)代物流管理技術(shù)在改善服務(wù)、提高效率、降低成本方面的顯著作用[4]，醫(yī)院物流管理受到國內(nèi)不少學(xué)者的關(guān)注，也成為醫(yī)院管理者關(guān)注的重點[5]。所以，如何合理地組織好物資的供應(yīng)，保持醫(yī)療物資供應(yīng)暢通和信息資源的共享[6]以及合理的物流成本已成為醫(yī)院管理的瓶頸[7]。

目前國內(nèi)一線城市的三級甲等醫(yī)院大多已經(jīng)實施了物流信息化管理[8]，但只能提供局部的、小范圍的信息，對于外部環(huán)境協(xié)調(diào)和內(nèi)部環(huán)境整合則較少考慮[9]，對物流一體化的支持程度較低[10]。二級庫房管理模式[11]、精細(xì)化管理[12]、條碼技術(shù)的應(yīng)用[13]、供應(yīng)鏈的整合]14]、綜合物流系統(tǒng)[15]等成為醫(yī)院物流管理發(fā)展的方向。

作為醫(yī)院物流中最重要的組成部分的醫(yī)用材料物流管理不可避免應(yīng)成為醫(yī)院管理者關(guān)注的重點[16]，正是基于這些原因，我院近年來逐步完善了醫(yī)用材料的一體化物流系統(tǒng)，較好的整合了供應(yīng)鏈的各個環(huán)節(jié)，提升了我院醫(yī)用材料的物流管理效率和水平。

1 醫(yī)用材料一體化物流系統(tǒng)總體規(guī)劃

我院原有醫(yī)用物流系統(tǒng)主要集中在院內(nèi)物流，即材料的出庫、入庫和配送，然而從供應(yīng)鏈管理思想的角度來說，原有的醫(yī)用材料物流系統(tǒng)未有效整合供應(yīng)商和患者，不能實現(xiàn)供應(yīng)鏈效益的最大化。從醫(yī)院業(yè)務(wù)管理需求上來說，將供應(yīng)商和患者納入醫(yī)院物流體系，既是提高醫(yī)院運營效率和提升醫(yī)用材料管理水平，同時也是提高醫(yī)療質(zhì)量和安全的有效手段。

基于此，我院近年來逐步對原有的醫(yī)用材料物流體系進(jìn)行了完善，由原來院內(nèi)物流逐步擴(kuò)展到供應(yīng)商→醫(yī)院→患者的供應(yīng)鏈級應(yīng)用，醫(yī)用材料一體化物流系統(tǒng)主要包含申請和合同管理、資質(zhì)證照管理、溯源管理、發(fā)票管理等幾大模塊，詳細(xì)見圖1。

圖1 醫(yī)用材料一體化管理系統(tǒng)總體規(guī)劃

該系統(tǒng)各模塊均是基于原有物資管理系統(tǒng)（ERP）進(jìn)行構(gòu)建和完善，保證整個一體化物流系統(tǒng)規(guī)劃的一致性和數(shù)據(jù)統(tǒng)一性，并與HIS進(jìn)行了對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

2 醫(yī)用材料一體化物流系統(tǒng)主要功能模塊

2.1 合同管理

臨床科室在系統(tǒng)中提交新增材料的申請，采購人員收到立項同意后進(jìn)行議價或者比選，其會議紀(jì)要均通過系統(tǒng)提供的會議紀(jì)要和協(xié)議模板進(jìn)行會議紀(jì)要和協(xié)議的撰寫，會議紀(jì)要和申請在系統(tǒng)中進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并及時將會議紀(jì)要和協(xié)議的簽批和執(zhí)行情況在系統(tǒng)中進(jìn)行維護(hù)，如協(xié)議期限，到貨時間等信息，做到會議紀(jì)要和協(xié)議有立項、有臺賬、有記錄和隨時可查詢，提高了合同管理的效率。

2.2 資質(zhì)證照管理

醫(yī)院所有醫(yī)用材料的供應(yīng)商均需登錄供應(yīng)商平臺填寫相關(guān)資質(zhì)證照的效期、主要內(nèi)容并上傳相關(guān)文件的掃描件，如供應(yīng)商相關(guān)資質(zhì)證照，生產(chǎn)廠商相關(guān)資質(zhì)證照，產(chǎn)品的授權(quán)、委托書、銷售人員身份證復(fù)印件、醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊證等相關(guān)證照。系統(tǒng)將根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)及時提示供應(yīng)商和醫(yī)院相關(guān)管理人員資質(zhì)證照的有效期等情況，以便能及時更新和管理。同時，產(chǎn)品的授權(quán)和注冊證均與系統(tǒng)中的具體產(chǎn)品關(guān)聯(lián)，一旦產(chǎn)品的協(xié)議、授權(quán)或注冊證等到期后未及時更新，系統(tǒng)將不能進(jìn)行該產(chǎn)品的出入庫，較原來僅進(jìn)行紙質(zhì)化資質(zhì)證照管理的方式，不但提高了資質(zhì)證照管理效率，同時也有效保證產(chǎn)品和產(chǎn)品資質(zhì)的真實性、合法性和有效性，保障了醫(yī)療質(zhì)量和安全。

2.3 自動物流

2.3.1 計劃管理

我院目前實行的常規(guī)醫(yī)療耗材月計劃配送，臨床科室每月在系統(tǒng)中填報需求計劃。為提高臨床科室需求計劃的準(zhǔn)確性，通過實踐發(fā)現(xiàn)臨床科室過去6個月的滾動平均領(lǐng)用量對臨床科室制定計劃有較大參考意義，故系統(tǒng)每次提供科室過去6個月的平均領(lǐng)用量作為科室填報參考，極大的提高了計劃的準(zhǔn)確性，減少了零星領(lǐng)用情況。

2.3.2 自動訂貨

臨床科室填報需求計劃后，庫房和采購人員審核、修改、匯總需求計劃后，直接在系統(tǒng)中將訂單發(fā)送到各供應(yīng)商，避免了以前用電話逐一通知供應(yīng)商的方式，不但提高了效率，更提高了訂貨信息的準(zhǔn)確性。

2.3.3 送貨管理

各供應(yīng)商在供應(yīng)商平臺收到訂貨單后，及時按照訂貨單進(jìn)行備貨，并在系統(tǒng)中錄入送貨信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、效期、批號等完整的信息，并打印系統(tǒng)生成條碼粘貼到產(chǎn)品最小包裝上，按照規(guī)定的時間將貨物送至醫(yī)院。

2.4 庫房管理

2.4.1 驗收管理

醫(yī)院庫房人員收到貨物后，通過系統(tǒng)中送貨單進(jìn)行系統(tǒng)隨機(jī)抽檢掃描驗收，驗收合格后即可點擊送貨單進(jìn)行入庫，避免了庫房人員將大量時間用在產(chǎn)品信息的入庫上，即提高了效率，也保證了產(chǎn)品信息錄入的完整、準(zhǔn)確。

2.4.2 預(yù)警機(jī)制

系統(tǒng)建立了預(yù)警機(jī)制，醫(yī)用材料根據(jù)類別和日常領(lǐng)用情況分別設(shè)置安全庫存，并根據(jù)過去一段時間的實際情況不斷進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，同時也設(shè)置了安全上、下限報警，當(dāng)材料庫存達(dá)到預(yù)警值時，系統(tǒng)將自動提醒相關(guān)人員進(jìn)行定貨、備貨，對于暫時不能供貨的缺貨產(chǎn)品，提前與臨床科室進(jìn)行溝通解決，避免因缺貨造成醫(yī)療風(fēng)險。

通過設(shè)置材料的安全庫存，使庫房管理人員能不斷優(yōu)化備貨策略，減少庫存。結(jié)合常規(guī)材料月計劃領(lǐng)用，2015年我院常規(guī)醫(yī)用材料平均庫存比2014年下降11.3%，極大地減少了資金的占用。

2.4.3 供應(yīng)商評價

供應(yīng)商的資質(zhì)證照維護(hù)及時性、配送效率、產(chǎn)品質(zhì)量等系統(tǒng)中均由詳細(xì)的時間節(jié)點，醫(yī)院管理人員結(jié)合系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)可及時對供應(yīng)商進(jìn)行管理和評價，對資質(zhì)證照更新不及時、配送效率低的供應(yīng)商及時與公司溝通，共同查找問題，強(qiáng)化服務(wù)與管理，共同營造高效、規(guī)范的供應(yīng)環(huán)境。

2.5 溯源管理

醫(yī)院材料實現(xiàn)“一物一碼”的條碼化管理為信息化溯源奠定了基礎(chǔ)。通過ERP與HIS的對接，實現(xiàn)了材料物資碼和收費碼的一一對應(yīng)，臨床在使用計費時通過掃描材料包裝上的唯一條碼即可完成生成醫(yī)囑、材料計費及材料出庫三步動作，這既是保證了材料計費的準(zhǔn)確性，同時病人使用材料名稱、型號、廠商、批號的信息均在系統(tǒng)中隨時可查詢，保障醫(yī)療安全，當(dāng)產(chǎn)品出現(xiàn)安全問題時，只需在系統(tǒng)中查詢該產(chǎn)品即可知道該材料使用的患者，工作效率和準(zhǔn)確性極大提高。同時，醫(yī)用材料真正實現(xiàn)了廠商→醫(yī)院→科室→醫(yī)生→患者的全流程追溯，是真實的材料使用和消耗數(shù)據(jù)，為材料的成本、單病種材料使用分析等提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.6 發(fā)票管理

庫房人員對材料驗收入庫后，供應(yīng)商將在供應(yīng)商平臺中看到入庫單信息，供應(yīng)商將發(fā)票信息錄入系統(tǒng)并與入庫信息關(guān)聯(lián)后遞交到采購人員處，采購人員只需審核相關(guān)信息即可，改變原來供應(yīng)商需到庫房核對送貨信息和入庫信息后將發(fā)票遞交到采購人員處，再由采購人員在系統(tǒng)中錄入發(fā)票信息的方式，由于供應(yīng)商多、核對信息多、發(fā)票量大，原有發(fā)票管理方式占用庫房和采購人員大量的時間，同時不可避免存在供應(yīng)商收款較慢的情況，該系統(tǒng)應(yīng)用后節(jié)約了庫房和采購人員大量的時間，也提升了工作效率。

2.7 產(chǎn)品知識庫

產(chǎn)品知識庫主要包括3個方面的內(nèi)容：

（1）醫(yī)用材料管理的相關(guān)法律法規(guī)，包括國家和上級部門對醫(yī)療耗材的管理制度，也包括醫(yī)院及部門內(nèi)部的相關(guān)管理制度，這些制度供采購人員、庫房人員等相關(guān)人員查詢和學(xué)習(xí)，提高整個工作的規(guī)范度。

（2）醫(yī)用材料產(chǎn)品庫，醫(yī)院的供應(yīng)商及市場上其他供應(yīng)商均可注冊后維護(hù)和添加相關(guān)產(chǎn)品信息，主要包括產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、注冊證、產(chǎn)品圖片等數(shù)據(jù)，有新產(chǎn)品采購需求時相關(guān)人員可進(jìn)行查詢、了解。

（3）醫(yī)用材料培訓(xùn)知識庫，主要包括產(chǎn)品的產(chǎn)品基本知識、操作指南、安全防范、培訓(xùn)視頻等，相關(guān)人員可進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高醫(yī)用耗材的使用安全。

3 應(yīng)用效果

我院從2015年3月起逐步上線該系統(tǒng)，目前已完成高值材料溯源管理、發(fā)票管理、資質(zhì)證照管理等多個功能模塊，其他模塊正在逐步上線中。該系統(tǒng)上線后極大的提高了管理效率和管理水平，例如高值材料溯源系統(tǒng)上線后，臨床計費人員通過掃描條碼即可計費，提高了計費的效率和準(zhǔn)確性，同時庫房管理人員不需要每天手工核對出庫和收費是否匹配，減輕了工作量，能讓庫房人員投入到其他庫房精細(xì)化管理工作中。

4 結(jié)論

醫(yī)用材料由于其產(chǎn)品的復(fù)雜性且涉及到醫(yī)療質(zhì)量和安全，現(xiàn)有的物流系統(tǒng)主要集中在院內(nèi)物流，未對供應(yīng)商、患者形成有效整合，且物流系統(tǒng)大量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生需要醫(yī)院人員進(jìn)行大量的人工錄入，效率和準(zhǔn)確率低，要實現(xiàn)醫(yī)院管理的現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)，國內(nèi)醫(yī)院在物流系統(tǒng)建設(shè)方面需進(jìn)一步加強(qiáng)。我院通過構(gòu)建和應(yīng)用一體化物流系統(tǒng)，較好的對通過該系統(tǒng)的實際應(yīng)用有效的提升了我院物流管理效率和管理水平，希望我院的實踐經(jīng)驗?zāi)芙o國內(nèi)其他醫(yī)院在醫(yī)用材料信息化建設(shè)上提供一點思路、借鑒和參考。

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本文編輯 王博潔

Construction and Application of the Integrated logistics System of Medical Materials in Our Hospital

YONG Xin, LIU Jian, WU Xiao-dong
Department of Medical Equipment and Material, West China Hospital of Sichuan University, Chengdu Sichuan 610041, China

This paper mainly introduced the integrated logistics system of medical materials in our hospital and the main function modules of the system such as contract management, qualification certif i cates management, automatic logistics and traceability management. Through the application of this system, the logistics management system of medical materials in our hospital was expanded from the original hospital logistics to the application of the supply chain included suppliers and patients, which improved the logistics management level and eff i ciency of medical materials.

medical materials; logistics system; supply chain management; automatic logistics; traceability management

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.04.039

1674-1633(2017)04-0142-03

2016-04-07

2016-06-13

作者郵箱：yong_lkn@163.com