國際管道工程項目采辦竣工資料管理

摘 要：國際管道工程項目采辦竣工資料是國際管道工程項目竣工資料的重要組成部分，是管道工程項目的重要技術(shù)檔案和過程資料。采辦竣工資料管理是一項持續(xù)時間長、內(nèi)容復(fù)雜的工作，主要包括采辦竣工資料的范圍確定、收集、審查、整理、存檔、組卷和移交等過程，是對整個采辦過程的總結(jié)和提高。本文的提出的創(chuàng)新在于將以往采辦工作結(jié)束才開始收集整理竣工資料的模式轉(zhuǎn)移到采辦過程之內(nèi)，即物資設(shè)備采辦工作完成之日也是資料收集整理完成之時。

關(guān)鍵詞：國際管道工程 項目采辦 竣工資料管理

一、國際管道工程項目采辦竣工資料的一般組成和來源

無論國際管道工程在任何國家開展，國際管道工程項目涉及到的技術(shù)標準是一定的，所涉及到的采辦竣工資料的范圍和內(nèi)容也是有一定范圍的。一般情況下，國際管道工程項目采辦竣工資料所涉及到的主要內(nèi)容詳見下表1。

二、確定竣工資料組卷方案

國際管道工程項目采辦工作開始前，項目執(zhí)行公司向業(yè)主提出正式征詢函，與業(yè)主公司管理層及竣工資料管理人員共同協(xié)商完成竣工資料范圍和組卷方案，并最終由業(yè)主以正式函或者會議紀要的形式發(fā)給項目執(zhí)行公司。此業(yè)主函或會議紀要便是國際管道工程項目竣工資料管理的重要依據(jù)，項目執(zhí)行公司據(jù)此，在采辦工作開展過程中收集、整理竣工資料的組成文件，在采辦工作完成后完成組卷并將竣工資料轉(zhuǎn)交給業(yè)主。

三、強化竣工資料收集

竣工資料的收集是采辦竣工資料管理的重點?；跉v史項目采辦竣工資料收集的重復(fù)問題，采辦竣工資料收集管理的重點在于中國國內(nèi)制造商的采辦竣工資料的收集和現(xiàn)場與業(yè)主共同簽署相關(guān)資料的收集。出口商的資料一般能滿足國際管道項目對竣工資料的需求。

1.制造商資料收集。基于國際管道項目管理經(jīng)驗，歐美國家供應(yīng)商的合格竣工資料一般都能在第一時間提交給項目執(zhí)行公司，而中國國內(nèi)供應(yīng)商的采辦竣工資料往往存在遲交、資料缺項、資料翻譯質(zhì)量差、資料格式錯誤等問題。針對出現(xiàn)過的問題，下列措施可以應(yīng)對。

采購合同中細化竣工資料要求。在國內(nèi)大部分采購合同模板中，在涉及到竣工資料的章節(jié)大都沒有對竣工資料進行明細的規(guī)定，一般也沒有對竣工資料的提交情況在付款條款中進行制約。這就導(dǎo)致了供應(yīng)商重視交貨而不重視竣工資料的情況。針對這種情況，強化竣工資料管理的重要方法就是在合同中詳細的規(guī)定竣工資料的內(nèi)容、提交時間等內(nèi)容，并且在合同的付款條款中進行細化，將合格竣工資料的提交作為貨款支付的必要條件。同時將竣工資料提交情況作為供應(yīng)商評定的重要方面之一，對于不能如期提供竣工資料的供應(yīng)商，給予一定的懲處和制約。

協(xié)助供應(yīng)商完成竣工資料。給予供應(yīng)商在竣工資料上面的協(xié)助主要有兩個方面：向供應(yīng)商企業(yè)提供竣工資料的樣本，讓其完成竣工資料的時候有所參照；針對竣工資料制作能力弱的供應(yīng)商，協(xié)助、代辦其竣工資料。國際管道工程承包企業(yè)和供應(yīng)商在一定層面存在共贏的關(guān)系，為供應(yīng)商企業(yè)的國際市場業(yè)務(wù)贏得機會，而我國大陸地區(qū)的供應(yīng)商存在這方面的認識欠缺，常常把企業(yè)管理的重點放在銷售和生產(chǎn)環(huán)節(jié)，而對于能夠進一步提高自身企業(yè)管理素養(yǎng)、展現(xiàn)企業(yè)實力的竣工資料管理存在一定的認識不足。促使供應(yīng)商企業(yè)的管理層認識到竣工資料的作用和對企業(yè)推廣及潛在市場開發(fā)的好處，是采辦竣工資料管理的一項重要工作。

2.項目執(zhí)行公司資料收集。項目執(zhí)行公司資料收集分為非業(yè)主相關(guān)文件資料收集和業(yè)主相關(guān)文件資料收集。非業(yè)主相關(guān)文件資料收集涉及到的文件主要進口國的商檢證明、報關(guān)單據(jù)、計量校驗證明、設(shè)計文件等、及個別國家要求的使用許可。業(yè)主相關(guān)文件資料為物資材料接收報告和安裝使用報告。這些文件資料物資供應(yīng)的過程文件，在這個過程中及時完成文件的簽署及獲得并存檔是采辦竣工資料管理的重點，同時也是難點。

基于采辦竣工資料來源多樣、數(shù)量繁多、收集過程長的特點，需要安排專人逐步對采辦采辦竣工資料進行收集、檢查、整理、存檔。這項工作任務(wù)一般安排給項目執(zhí)行公司的采辦部文控崗位執(zhí)行。

四、國際管道工程項目采辦竣工資料組卷

一般情況下，國際管道工程項目要求使用兩種或兩種以上的語言對竣工資料進行編制，編制過程中會對語言在竣工資料中的使用方案具體規(guī)定，常規(guī)方案是多語言對照混合組卷或每種語言單獨成冊。采取哪種方案與項目業(yè)主來源及項目所在國有關(guān)，如果項目是單一股東本土業(yè)主，則竣工資料多以項目所在國官方語言為主；如果項目是來自多個國家的業(yè)主，竣工資料多會出現(xiàn)多種語言。具體的組卷過程則依據(jù)業(yè)主批復(fù)的竣工資料組卷方案進行。

五、國際管道工程項目采辦竣工資料給業(yè)主的移交

由于國際管道工程項目采辦竣工資料數(shù)量龐大，一般項目的正本數(shù)量都會超過100卷，個別項目的采辦竣工資料會超過200卷，平均每卷的頁數(shù)一般超過300頁，加之，業(yè)主一般都會要求提交5份復(fù)印件及電子版掃描件軟拷貝，所以采辦竣工資料給業(yè)主的移交作為竣工資料管理的最后一個環(huán)節(jié)也十分重要。此移交包括三方面內(nèi)容：紙質(zhì)版移交、電子版移交和竣工資料的使用說明書移交。