事業(yè)單位檔案工作的創(chuàng)新探究

摘 要：檔案管理工作主要是對一些單位的信息和活動進(jìn)行有效的管理，以便更好的促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理工作是否有效，對事業(yè)單位產(chǎn)生重要的影響。從目前情況來看，一些事業(yè)單位的檔案管理工作并沒有得到重視，在工作中出現(xiàn)很多的問題，這些問題嚴(yán)重制約了事業(yè)單位其他工作的開展，因而，必須對目前這種情況進(jìn)行改善，找尋合適的措施來不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案工作 創(chuàng)新探究

一、引言

檔案管理，主要是對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的、有計劃的、規(guī)范的收集、整理、保管、鑒定及統(tǒng)計等活動，組成了國家文獻(xiàn)系統(tǒng)的重要部分，為社會提供一定的信息傳遞功能，同時也記錄了一個單位的發(fā)展歷程，是單位管理職能中的重要組成成分。在實際生活中，隨著事業(yè)單位自身的不斷變革，單位內(nèi)的管理工作也受到了不同程度的影響，同樣，檔案管理工作作為單位內(nèi)部的管理工作，不能“逆著”單位改革的道路，應(yīng)該順應(yīng)單位的發(fā)展，不斷對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，檔案管理人員必須結(jié)合本單位的實際情況，從管理技術(shù)和管理制度出發(fā)，打破傳統(tǒng)的管理模式，提高新時代檔案管理工作的有效性。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理工作不夠重視。在事業(yè)單位中，一些領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到檔案管理工作對單位的發(fā)展所產(chǎn)生的影響，對檔案管理不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作只是對單位日常的一些事情、活動進(jìn)行記錄保管，沒有什么實際價值，同時也沒有設(shè)立監(jiān)督的機(jī)構(gòu)，這就導(dǎo)致一些管理人員在管理過程中出現(xiàn)懈怠的情況；而且，單位的大部分資金都用來投入到其他工作中，使得檔案管理工作缺乏大量的資金投入，對檔案管理工作的順利進(jìn)行產(chǎn)生了重要的影響，降低了管理人員的積極性，使得檔案管理工作的效率得不到有效的提升；再者，事業(yè)單位在進(jìn)行年終考核時，并沒有將檔案管理工作納入到考核的范圍之內(nèi)，使得單位的檔案管理工作僅僅停留在表面，并沒有發(fā)揮實際的作用，只是一個記錄數(shù)據(jù)的擺設(shè)；另外，缺乏有效的檔案管理機(jī)制也是導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作流于表面的重要原因之一。

2.檔案管理工作差。由于單位的檔案管理工作沒有受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，就會導(dǎo)致在實際工作中，對檔案管理工作投入較少的資金，沒有足夠的資金來進(jìn)行優(yōu)化檔案管理工作，使得檔案管理工作受到嚴(yán)重的影響，檔案管理條件差，存放檔案的房間過于簡陋，甚至有些事業(yè)單位直接將檔案存放與其他雜物放置在一起，造成混亂的現(xiàn)象，或者在實際進(jìn)行管理中，直接將檔案室安排在一個破舊的房間里，使得檔案常常會出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀及受潮等問題；再者，由于檔案管理部門本身辦公的區(qū)域就比較差，使得檔案管理工作得不到有效的進(jìn)步。

3.檔案管理人員的素質(zhì)不高。受到以前計劃經(jīng)濟(jì)管理思維的影響，大專院校培養(yǎng)的管理人才總是出現(xiàn)供不應(yīng)求的現(xiàn)象，很多事業(yè)單位的檔案管理人員是由其他崗位轉(zhuǎn)過來的或者是行政崗位的兼職人員，有的事業(yè)單位甚至為了照顧那些年齡大的職員，而將其安排到檔案管理室進(jìn)行檔案管理工作，而檔案管理工作是一項綜合性比較強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員必須具備高素質(zhì)、高能力等，這就導(dǎo)致在實際管理中，管理人員的專業(yè)素質(zhì)偏低，工作能力不強(qiáng)，管理意識薄弱等，使得檔案管理工作無法順利開展；再者，由于很多管理人員身兼數(shù)職，使得檔案管理工作的穩(wěn)定性、條件性、持續(xù)性出現(xiàn)斷層，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理資料的劃分、整理等出現(xiàn)錯誤，嚴(yán)重影響了檔案資料立卷和歸卷的時效性；另外，由于個別職員和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任心不強(qiáng)，容易出現(xiàn)敷衍了事等現(xiàn)象，大大降低了檔案管理工作的有效性。

三、事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的意義

1.提高檔案管理效率。對工作的創(chuàng)新，離不開對人才的培養(yǎng)，通過加強(qiáng)檔案管理職員的工作技能，可以使職員接受新的管理理念，學(xué)習(xí)新的管理技巧，提高他們的工作積極性，自然而然，整個部門的檔案管理工作效率就會得到顯著的提升。

2.提高檔案管理水平。隨著電子信息技術(shù)的來臨，檔案管理工作也必須與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，通過將檔案管理與信息化有效的整合，使得檔案管理工作逐步實現(xiàn)系統(tǒng)化和有效化，檔案管理過程中的記錄、分類、統(tǒng)計就變得更加的簡潔方便，顯著提高了檔案的管理水平。

3.完善檔案管理制度。對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過程，就是使得檔案管理制度不斷完善的過程，通過創(chuàng)新，使得管理人員意識到工作中出現(xiàn)的問題，再結(jié)合相應(yīng)的解決方案，使得檔案管理工作逐步走向正規(guī)化。

四、事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

1.加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識。要使事業(yè)單位檔案管理工作的有效性得到提升，首先就要加強(qiáng)檔案管理人員對管理工作的認(rèn)識，認(rèn)識到檔案管理工作的好壞對整個事業(yè)單位所產(chǎn)生什么樣的影響，確定管理工作的重要性和地位；事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對職員的培訓(xùn)，落實檔案管理工作的具體流程，加深職員的印象，提高他們對檔案管理工作的重視程度；同時，應(yīng)該加大對檔案管理工作的資金投入，提高管理人員的工作積極性，為檔案管理工作提供有力的資金保障，不斷完善管理和存放檔案的基礎(chǔ)設(shè)施，將檔案存放在一個安全、干凈整潔的房間，努力提高檔案管理工作的有效性，使得檔案管理工作走向正?；?。

2.建立完善的檔案管理工作制度。事業(yè)單位檔案管理工作能否得到有效的開展與檔案管理工作制度的是否完善有著密切的關(guān)系。因而要想使得管理工作順利開展，事業(yè)單位首先要建立健全的工作制度，而且該工作制度必須從實際出發(fā)，結(jié)合本單位的實際檔案管理情況，這樣才能對工作有著指導(dǎo)意義。同時，僅擁有健全的工作制度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要工作職員在工作中嚴(yán)格的執(zhí)行，而不能讓這種工作制度僅僅流于形式，沒有發(fā)揮它所具有的重要指導(dǎo)意義，這樣才能促進(jìn)檔案管理工作取得良好的效果。

3.加強(qiáng)檔案的保密工作。檔案主要記錄一個單位的發(fā)展歷程以及在實際工作中遇到的問題、解決方案等，因而檔案管理的保密工作必須得到重視，對事業(yè)單位而言，應(yīng)該把檔案保密工作作為檔案管理工作的重要部分來進(jìn)行執(zhí)行，應(yīng)該將檔案資料存放在一個安全的地方，檔案室的門窗都要進(jìn)行一定程度的加固，并且還要選擇合適的人對檔案進(jìn)行看管，禁止無關(guān)人員隨意進(jìn)出檔案室，防止本單位的檔案資料外泄，給單位造成不可估量的損失。同時，在平時的檔案管理工作中，應(yīng)該不斷加強(qiáng)管理人員的保密意識，使他們意識到檔案保密的重要性以及檔案資料外泄會產(chǎn)生哪些嚴(yán)重的后果，不斷提高檔案工作的保密性。

4.實現(xiàn)檔案的信息化管理。隨著電子信息的不斷發(fā)展，使得其廣泛的應(yīng)用到生活中的方方面面，因而信息技術(shù)也為檔案管理工作注入了新鮮的血液，有效提高了檔案管理工作的有效性。信息化技術(shù)的優(yōu)勢使得在平時的檔案管理工作中，通過有效的圖文轉(zhuǎn)換技術(shù)，可以將保存在紙張、膠片等介質(zhì)上的文字、圖案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進(jìn)行存儲，為檔案資料的存儲帶來很大的方便；同時，通過電子信息技術(shù)，大大節(jié)約了檔案資料的存儲空間，可以有效進(jìn)行壓縮，方便了對資料的查閱；另外，通過計算機(jī)技術(shù)，可以對檔案進(jìn)行快速的分類和整理，顯著提高了檔案管理的工作效率；而且這種信息化的管理系統(tǒng)，具有監(jiān)控和電子鎖設(shè)備，有效提高了檔案資料存放的安全性。

5.提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力直接決定了檔案管理工作能否得到有效的開展，所以，在實際管理工作中，應(yīng)該不斷提高管理人員的素質(zhì)和能力，因而事業(yè)單位應(yīng)該對管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使他們在培訓(xùn)中不斷提高自己的工作素養(yǎng)和能力，另外，要加強(qiáng)他們的計算機(jī)知識，樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作理念和態(tài)度，不斷提高檔案管理工作的有效性。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是一項非常重要的工作，為了促進(jìn)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，必須不斷對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，努力提高檔案管理工作的有效性。

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