新時(shí)期高校檔案管理信息化建設(shè)路徑探究

摘 要：用紙張記錄信息的比較原始的檔案管理容易出現(xiàn)遺失，負(fù)面影響大，解決這些問題可以利用大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案信息化管理。本文分析了新時(shí)期高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，提出了解決方案，探討了建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 高校 檔案管理 信息化 路徑

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在人們的生活中逐漸成為重要的組成部分，對(duì)人們的生活產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。在此種背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)高校檔案管理工作也提出了新的要求，本文就對(duì)新時(shí)期高校檔案管理信息化建設(shè)路徑進(jìn)行探究，以期為高校檔案管理工作提供餐參考依據(jù)。

一、新時(shí)期高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理信息化的重視。在與高校檔案管理人員實(shí)地訪談過程中了解到，大部分高校領(lǐng)導(dǎo)都將工作重點(diǎn)放在教學(xué)質(zhì)量、科研成果等方面，不夠重視檔案的信息化建設(shè)，包括檔案信息化制度建設(shè)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、隊(duì)伍建設(shè)、員工選拔、發(fā)展前景等等，都存在較大的缺陷。

2.高校檔案信息化管理制度尚不完善。高校檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，學(xué)校的快速發(fā)展具有重要意義。但是現(xiàn)階段，學(xué)校在發(fā)展過程中，將主要的精力都放在教書育人、學(xué)生管理工作上，忽略檔案管理工作，造成學(xué)校檔案管理工作缺少完善的管理制度，具體主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一方面，檔案保密制度中沒有規(guī)定檔案信息外泄應(yīng)受到的懲罰辦法和處理意見，導(dǎo)致工作人員不履職盡責(zé)，不作為不擔(dān)當(dāng)，在工作中一旦出現(xiàn)問題就相互推脫，使得檔案管理工作效率嚴(yán)重下降。另一方面，由于缺乏完善的檔案管理制度，使得高校在進(jìn)行檔案管理過程中缺乏明確的歸檔時(shí)間、檔案范圍、檔案質(zhì)量等方面的要求，導(dǎo)致高校檔案管理質(zhì)量嚴(yán)重下降，使得高校檔案管理工作無法繼續(xù)運(yùn)行。

3.高校檔案信息資源的利用程度不高。紙質(zhì)檔案容易被損壞、涂改和遺失，為了維護(hù)檔案信息的真實(shí)、完整、安全、耐久，高校檔案管理人員經(jīng)常將檔案隱蔽保存，讓任何人都不允許接近檔案，使得檔案的利用效率嚴(yán)重下降，檔案無法發(fā)揮出應(yīng)用的作用。與此同時(shí)，現(xiàn)階段，高校檔案管理人員阿紫進(jìn)行檔案檢索過程中還以手工檢索為主，造成檔案檢索效率低，進(jìn)一步限制了檔案的利用效率，降低檔案管理工作質(zhì)量。

4.高校檔案基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)施設(shè)備嚴(yán)重不足。檔案信息化管理應(yīng)用軟件系統(tǒng)還沒有被高校檔案館工作人員所掌握和使用，與此同時(shí)，受到傳統(tǒng)觀念的影響，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理過程中還使用傳統(tǒng)的手工管理方法，造成檔案數(shù)據(jù)庫也沒有及時(shí)建立，應(yīng)用軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也沒有得到很好的開發(fā)，管理軟件設(shè)施設(shè)備較為缺乏或基本沒有，嚴(yán)重地制約了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

5.高校檔案信息化建設(shè)中缺乏人才隊(duì)伍?，F(xiàn)階段，我國高校檔案信息化建設(shè)中缺乏人才隊(duì)伍，具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，高校在進(jìn)行檔案信息化管理過程中缺少對(duì)人才的引進(jìn)工作，造成檔案管理人才隊(duì)伍質(zhì)量下降，檔案管理信息化建設(shè)無法實(shí)現(xiàn)。另一方面，高校在進(jìn)行檔案信息化管理中人員結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理，缺乏完善的獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制，造成檔案管理人員短缺，人員數(shù)量無法滿足檔案管理需求。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)路徑和建議

1.高校提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，學(xué)校檔案資料需要長期保存，但是隨著時(shí)間的流逝，我國學(xué)校文件在長期的保存中就容易出現(xiàn)檔案缺失等問題，面對(duì)此種情況，高校就需要將檔案管理工作信息化，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的宣傳工作，讓高校領(lǐng)導(dǎo)、教師能夠正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的意義，從而求得到廣大師生的關(guān)心、支持、理解和認(rèn)可。

2.高校對(duì)檔案信息管理制度進(jìn)行完善。通常情況下，高校對(duì)檔案信息化管理制度進(jìn)行完善需要從以下幾個(gè)方面展開：首先，加強(qiáng)對(duì)檔案歸檔制度的建設(shè)，對(duì)以往的檔案歸檔制度進(jìn)行完善，保證高校檔案管理工作質(zhì)量。其次，檔案管理的主要目的是讓檔案更好的利用，讓高校檔案發(fā)揮出自身最大價(jià)值，所以，高校在檔案信息化建設(shè)過程中需要對(duì)檔案的利用制度進(jìn)行完善，提高廣大師生對(duì)檔案利用的方便性，從而保證高校檔案利用效率，提高高校檔案的價(jià)值。最后，現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)在快速發(fā)展的過程中最常見的問題就是網(wǎng)絡(luò)安全問題，所以，高校在進(jìn)行檔案管理過程中需要加強(qiáng)檔案保密制度建設(shè)，從而提高檔案管理效率。

3.加強(qiáng)對(duì)檔案資源的使用效率。通常情況下，高校檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)檔案資源的使用效率可以從以下幾個(gè)方面展開：首先，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理期間需要對(duì)檔案管理工作提前做好規(guī)劃，并在原有的紙質(zhì)化檔案制作成電子檔案，進(jìn)行保存，保證檔案信息的安全性，提高檔案管理工作質(zhì)量。其次，高校檔案管理人員需要在校園內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化電子平臺(tái)，對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，讓高校檔案管理工作呈現(xiàn)出數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，從而提高檔案工作質(zhì)量。最后，在檔案信息化建設(shè)背景下，高校在進(jìn)行檔案管理過程中需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)的檢索方式進(jìn)行創(chuàng)新，在檔案檢索工作中將制定一個(gè)檔案檢索目錄，從而提高檔案檢索工作，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。

4.高校增加檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施投入。高校檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的前提就是具備完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施。因此，學(xué)校要投入資金購買先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)化管理軟件，有必要還要引進(jìn)職業(yè)化、專業(yè)化的檔案管理人才。

5.保障檔案管理信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全。通常情況下，保障檔案管理信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全工作需要從以下幾個(gè)方面展開：第一，現(xiàn)階段，在信息技術(shù)快速發(fā)展的過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些網(wǎng)絡(luò)安全問題，使得人們的信息發(fā)生泄漏，造成嚴(yán)重影響。面對(duì)此種情況，高校就需要加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)管理人員的培訓(xùn)工作，提高這部分人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，避免高校檔案信息發(fā)生泄漏。第二，加大安全技術(shù)物防技防投入。網(wǎng)絡(luò)信息安全成為檔案信息化建設(shè)過程中計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的首要問題。在此種情況下，高校要想保證檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，就需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的安全技術(shù)工作，使用一些防火墻等先進(jìn)技術(shù)，避免檔案數(shù)據(jù)發(fā)生泄漏，從而保證高校檔案信息的安全性。第三，建立健全完善安全管理體制。安全技術(shù)的使用需要在安全管理體制下進(jìn)行，因此，高校要想保證的檔案信息化建設(shè)下檔案數(shù)據(jù)的安全性，就需要對(duì)檔案信息化安全管理制度進(jìn)行完善，工作人員應(yīng)具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要出臺(tái)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)他們的工作熱情。

6.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育工作。第一，提高管理人員的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理涉及私密性，檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德和修養(yǎng)，不能因?yàn)楣ぷ魇д`而導(dǎo)致信息外露，更不得惡意泄露。高校檔案管理工作涉及面廣、工作量大、任務(wù)重、保密性強(qiáng)，所以對(duì)工作人員的要求高。只有很好地運(yùn)用信息化建設(shè)中的軟硬件和系統(tǒng)設(shè)施設(shè)備，才能很好地推進(jìn)信息化技術(shù)的引進(jìn)。第二，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。我國高校普遍地重視科研、重視教學(xué)，對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理、人力資源管理等專業(yè)人才也都不從事檔案管理工作。所以，高校要引進(jìn)人才、培養(yǎng)人才、留住人才，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，真正解決檔案管理信息化建設(shè)中專業(yè)人才缺失問題。

伴隨著信息技術(shù)的不斷完善，高校檔案作為高校信息的主要組成部分，也會(huì)隨之不斷發(fā)展，只有做好新時(shí)代背景下的高校檔案管理工作，才能充分保障社會(huì)的各項(xiàng)需求與高校的有序發(fā)展，更好地服務(wù)于社會(huì)與高校。

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