淺談如何加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作

摘 要：隨著我國現(xiàn)階段信息化的快速發(fā)展，企業(yè)信息化的步伐越來越快，計算機、互聯(lián)網(wǎng)先進的信息技術(shù)已經(jīng)成為幫助我們學習、生活、工作的不可或缺的重要部分。企業(yè)發(fā)展對生產(chǎn)資料的電子文件提出了更高的需求，所以如何利用計算機而進行普遍應用為檔案管理提出有利幫助，是企業(yè)當務之急需要研究和探討的課題。企業(yè)的科技檔案記錄可以保存生產(chǎn)過程的記錄，也是對生產(chǎn)活動科技化的反映?？萍紮n案是企業(yè)在進行科學技術(shù)活動的過程中形成的，是企業(yè)建設的不斷發(fā)展，也是企業(yè)生產(chǎn)力更加科學化的表現(xiàn)。本文先分析傳統(tǒng)的科技檔案管理存在不足，探討如何將企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)代化的途徑，最終實現(xiàn)信息時代科技檔案管理工作現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：科技檔案 管理 現(xiàn)代化 科技化

一、傳統(tǒng)科技檔案管理存在的問題及其原因

傳統(tǒng)的科技檔案是存在的年代、辦公設施以及時代對檔案管理的認識而得到的所屬產(chǎn)物，只是傳統(tǒng)科技檔案管理不可能一直延續(xù)，會隨著時代的發(fā)展和人們對其的認識而不斷的改進和調(diào)整。傳統(tǒng)檔案管理越來越不適用的原因有很多方面：（1）首先摻雜了人文素質(zhì)的因素，人員對檔案管理工作的認識、業(yè)務水平、工作責任心等均會對檔案管理結(jié)果造成很大影響；（2）由于時代的影響，人們在科技檔案管理方面認識、需求程度以及管理模式都存在很多局限；（3）計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展還沒有那么成熟，無法為檔案管理提供更多的便利和服務；（4）由于企業(yè)的管理力度不到位，也會出現(xiàn)很多管理疏漏。除以上幾種情況都從主觀和客觀方面對都知識的傳播和科技檔案的管理帶來了阻礙，為了解決以上問題，也為了滿足時代對科技檔案管理提出的新要求，企業(yè)必須實現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理。

二、實現(xiàn)傳統(tǒng)科技檔案管理現(xiàn)代化的途徑

我們要先了解檔案管理現(xiàn)代化才能更好的滿足和實現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化：是制定現(xiàn)代管理的制度，采用先進的管理技術(shù)和辦公設施，融入更加現(xiàn)代化和科學化的管理措施才實現(xiàn)檔案的保存、歸檔、共享等工作內(nèi)容，與此同時還要保證其發(fā)展是質(zhì)量更搞、效率更高，才能更好的服務于企業(yè)的發(fā)展建設。那么下面從三個方面介紹如何實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化：

首先，管理者要改變觀念。改變觀念不只是工作人員，更重要的是企業(yè)的管理者對檔案管理的觀念意識。企業(yè)的管理者是一切生產(chǎn)活動的決策人，只有管理者的思想觀念發(fā)生質(zhì)的改變才能真正的將企業(yè)發(fā)展方向改變，只有決策人具備前瞻性才能對科技檔案管理的現(xiàn)代化在經(jīng)濟上進行投入。企業(yè)引入檔案管理的專業(yè)人員作為主管來引導檔案管理的工作人員更加專業(yè)的工作，可以事半功倍；同時也可以聘請檔案管理的專家引進先進的檔案管理設施及理念。檔案工作長期不受企業(yè)重視已是一種常態(tài)，而造成這種現(xiàn)象的根本原因是企業(yè)沒有傳播正確的檔案意識，所以要實現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化就必須提高全民的檔案意識，這是不可或缺的。只有全民的意識提高了，才會在企業(yè)內(nèi)實施的時候得到支持與幫助，同時更好的實現(xiàn)知識資源的共享，服務于國家的現(xiàn)代化建設。

其次，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才。在企業(yè)普遍存在一種現(xiàn)象就是從事檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊，這是無法實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本問題。檔案管理者是知識管理人才，檔案信息資源具備較強的的知識性，所以直接決定檔案工作者是腦力勞動者，需要掌握現(xiàn)代化的的管理觀念以及辦公設施。檔案管理人員的素質(zhì)包括很多方面，例如：學歷的程度、現(xiàn)代化的管理觀念、先進辦公設備的掌握、業(yè)務知識的了解程度、制度流程以及相關(guān)法律法規(guī)的學習以及較強的責任心等方面都是人員素質(zhì)的體現(xiàn)。從事科技檔案工作者要有不斷學習，不斷改進的工作觀念，持續(xù)的提高和深化自身的專業(yè)知識和、業(yè)務能力以及與檔案事業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)等學科知識。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學會利用現(xiàn)代化檔案管理手段一一檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作。企業(yè)科技檔案的管理工作人員必須熟練的掌握計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，更好的運用在對檔案的處理、維護、保存、制作、加密等方面，只有通過不斷的學習，參加培訓才能加強自身的知識文化素養(yǎng)，提高業(yè)務水平，調(diào)整觀念意識，滿足檔案管理工作的需求，保證更加科學有效的管理好現(xiàn)代化檔案，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展做出貢獻。

再次，采用現(xiàn)代的科技檔案管理方式和方法?，F(xiàn)代計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)得到普及和深化，由于企業(yè)的不斷發(fā)展和改進，對生產(chǎn)資料的記錄電子化的需求也在提高，對檔案載體的形式提出更高要求，出現(xiàn)了電子材料、磁性材料、光電材料、光學材料等，幾乎所有的社會活動以及工作方式都在計算機、互聯(lián)網(wǎng)的工作環(huán)境下完成。載體。無論是以感光還是電磁材料為載體的檔案均與紙質(zhì)檔案不同，顯然傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法滿足時代對新型載體的要求。電子檔案的形式具備易保存、易修改、易拷貝、易查詢、易分享等特性，是傳統(tǒng)管理方法不能比擬的。所有的科技檔案都是企業(yè)的知識資源，涉及到知識產(chǎn)權(quán)就要進行保護和保密，那么傳統(tǒng)的檔案和管理模式無法進行更好的安全保護，而且需要企業(yè)消耗更多的人力、物力、財力進行保存、維護、查詢等，但是檔案管理現(xiàn)代化就會以非常便捷、經(jīng)濟、安全的形態(tài)而存在。

最后，采用先進的現(xiàn)代化技術(shù)設備。要想實現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化就要引用現(xiàn)代化技術(shù)設備，這是先決條件也是必要條件。正如上一條所述一樣，各種載體科技檔案的管理和在管理過程中計算機的使用都要求我們采用先進的包括計算機和數(shù)據(jù)庫服務器在內(nèi)設備，來滿足企業(yè)對現(xiàn)代化檔案管理的需求。企業(yè)對科技檔案現(xiàn)代化的重要需求就是，對科技檔案進行現(xiàn)代化的管理以及保護加密，確保檔案在安全的狀態(tài)下被保存，網(wǎng)絡設備的加密要比在庫房存儲紙質(zhì)文檔更加安全，那么加強網(wǎng)絡建設就變成重中之重。新時期是網(wǎng)絡快速發(fā)展的時代，處在網(wǎng)絡時代的我們要適應全球信息步伐的日新月異，并且跟上這種發(fā)展速度，否則將會被淘汰，只有加強網(wǎng)絡建設，保障企業(yè)科技檔案現(xiàn)代化發(fā)展，保護企業(yè)寶貴的知識資源，才能促進檔案管理工作的整體性和系統(tǒng)性。

三、結(jié)語

企業(yè)科技檔案管理的最終目標就是要將檔案管理轉(zhuǎn)型為科技化、科學化、現(xiàn)代化、共享化，這種轉(zhuǎn)型的新模式也是企業(yè)不斷發(fā)展的體現(xiàn)和必經(jīng)之路。企業(yè)科技檔案管理進入現(xiàn)代化不但使工作人員操作更加方便快捷、不易丟失更重要的是保證使用者在最短的時間內(nèi)進行信息共享，由傳統(tǒng)模式改為現(xiàn)代化模式是檔案管理工作的必然趨勢。我們深信隨著科技的不斷升級和發(fā)展，檔案管理人員不斷努力和學習，檔案管理工作的科技化、現(xiàn)代化的腳步也會越來越快，未來檔案管理工作的發(fā)展領(lǐng)域也會越來越寬廣，更好的為國民經(jīng)濟的發(fā)展做出貢獻。

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作者簡介：王麗姝（1968.09—）女。籍貫：吉林柳河。研究方向：檔案管理。