關(guān)于提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略探討

摘 要：檔案為信息傳達(dá)工作中的主要工具，在組織機(jī)構(gòu)中發(fā)揮十分重要的作用。對(duì)于事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，能維護(hù)整體的高效運(yùn)行。但是，基于傳統(tǒng)的檔案管理方法是無法滿足時(shí)代發(fā)展需求，影響事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展。因此，在文章中，基于檔案管理信息化建設(shè)意義進(jìn)行分析，為其提出有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化

我國(guó)事業(yè)單位在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中，檔案數(shù)量也在逐漸增多?；谶@些檔案，基于傳統(tǒng)的方式是無法對(duì)其管理的，影響工作的穩(wěn)定執(zhí)行。所以，在信息化技術(shù)發(fā)展下，為了使其在多個(gè)行業(yè)下發(fā)展，要對(duì)其積極建設(shè)，保證維護(hù)其有效進(jìn)步。

一、檔案管理信息化作用

實(shí)現(xiàn)的信息化管理工作，能對(duì)信息長(zhǎng)期保存。事業(yè)單位檔案管理工作在傳統(tǒng)方式下是基于紙質(zhì)方式進(jìn)行保存的，在長(zhǎng)期保存期間，容易對(duì)其造成嚴(yán)重破壞。在該發(fā)展形勢(shì)下，容易受天氣、自然條件的影響。所以說，檔案管理工作十分重要。如：檔案在包含的個(gè)人信息、社會(huì)和企業(yè)相關(guān)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等，都會(huì)與人員自身利益相關(guān)?；趥鹘y(tǒng)的保存方式無法對(duì)已經(jīng)破損的信息進(jìn)行維修，從而在整體上受到較大影響。 但是，促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展，是當(dāng)前基于技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的，不僅能對(duì)信息進(jìn)行拷貝，也能更好的預(yù)防人為、自然要素，在檔案保存工作中不僅為其提供較大保障，也能為其發(fā)展提供便利條件。在對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢期間，也能更簡(jiǎn)便?；趥鹘y(tǒng)的管理方法，是在前期對(duì)檔案進(jìn)行分類，盡管如此，在后期查詢的時(shí)候，也會(huì)消耗大量精力。所以，在大量檔案信息面前，查找的時(shí)候也會(huì)產(chǎn)生更多疏漏，無法促使其完整性。同時(shí)，在查找的時(shí)候，也將原有文件進(jìn)行打亂，為后期工作的執(zhí)行帶來不利條件。所以，實(shí)現(xiàn)檔案信息工作的信息化管理，不僅在查找信息期間更方便，也能將傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行改變。這樣在以后工作中，不僅能提高信息的檢索準(zhǔn)確性，符合現(xiàn)代化的信息發(fā)展要求，也能實(shí)現(xiàn)檔案信息工作的數(shù)字化發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理問題的存在

1.人才的缺乏。人才為檔案管理工作的主體，能促進(jìn)檔案管理工作的積極發(fā)展和穩(wěn)定執(zhí)行。提升業(yè)務(wù)能力和自身水平能提高檔案管理工作質(zhì)量。但是，在我國(guó)事業(yè)單位管理工作中，人員執(zhí)行工作之前都需要掌握相關(guān)知識(shí)。實(shí)際上，還無法在工作中對(duì)知識(shí)充分應(yīng)用。一般情況下，事業(yè)單位中的檔案人員注重年齡大的人員進(jìn)行管理，他們?cè)诠ぷ髦惺軅鹘y(tǒng)思想理念的影響，無法充分認(rèn)識(shí)和熟練操作新技術(shù)、新知識(shí)。事業(yè)單位中存在的人才引進(jìn)機(jī)制也比較差，人才素質(zhì)存在較大限制。所以，在信息化發(fā)展中，隨著檔案管理程度的提升，也要給工作人員提出更高要求，從而引發(fā)人才的大量缺乏。

2.缺乏改革機(jī)制。我國(guó)在積極發(fā)展下，需要在不同程度上滿足多方面的人才需求。只有基于多種教育方式積極應(yīng)對(duì)，才能滿足社會(huì)的實(shí)際發(fā)展需要。但是，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中，我國(guó)事業(yè)單位建設(shè)的檔案管理機(jī)制還無法滿足時(shí)代發(fā)展要求。主要是在實(shí)際工作中，沒有重視到檔案管理工作發(fā)揮的重要性，在工作中也未對(duì)先進(jìn)技術(shù)充分應(yīng)用，無法保證工作效率的穩(wěn)定提升。事業(yè)單位的檔案管理工作，與事業(yè)單位的發(fā)展方向存在較大關(guān)系，檔案管理工作一定要具備時(shí)代性，但是，電子檔案具備兼容性和二次開放性，無法滿足時(shí)代發(fā)展需求。

3.缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性。我國(guó)的事業(yè)單位數(shù)量比較多，各個(gè)單位在實(shí)現(xiàn)檔案管理期間，使用的軟件還無法為其建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，多是以自身習(xí)慣來進(jìn)行選擇，從而導(dǎo)致各個(gè)部門在軟件相互使用下，缺乏一定通用性。基于一個(gè)相同的管理軟件，在不同方面存在的問題也不同。比如：對(duì)信息進(jìn)行檢索的時(shí)候，無法實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，在執(zhí)行信息化管理的時(shí)候，也無法對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行檢索，在這種發(fā)展理念下，不僅影響檔案管理工作的信息化建設(shè)速度，在大環(huán)境發(fā)展下，也無法實(shí)現(xiàn)資源的共享化發(fā)展。并且，很多檔案信息的事業(yè)單位也已經(jīng)設(shè)立了管理標(biāo)準(zhǔn)，但還未確立出信息管理辦法，大多數(shù)信息都是利用紙質(zhì)載體進(jìn)行傳輸?shù)?，無法對(duì)其保管，難以長(zhǎng)期發(fā)展。在這種發(fā)展下，不僅無法滿足一定標(biāo)準(zhǔn)，也無法促使電子檔案信息管理作用的充分發(fā)揮。

4.發(fā)展的信息化建設(shè)程度不高。在事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中，信息化應(yīng)用程度無法實(shí)現(xiàn)。但是，一些檔案信息的記錄工作還在基于傳統(tǒng)方式對(duì)其記錄，無法對(duì)使用信息科學(xué)發(fā)展。同時(shí)，當(dāng)使用這些方法進(jìn)行管理的時(shí)候，無法對(duì)其長(zhǎng)期保管，也無法對(duì)信息進(jìn)行長(zhǎng)期保存。所以，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期使用，需要促進(jìn)檔案信息化管理水平的提升，并針對(duì)該工作建設(shè)期間的長(zhǎng)期發(fā)展過程，關(guān)注現(xiàn)代的科技發(fā)展趨勢(shì)，也能根據(jù)科技發(fā)展情況，實(shí)現(xiàn)管理模式的完善性，以維護(hù)整體工作的積極發(fā)展和穩(wěn)定建設(shè)。因此，在下文中，為其提出了合理對(duì)策。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

1.增強(qiáng)人員專業(yè)技能。提高工作人員的專業(yè)技能，能促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。在當(dāng)前事業(yè)單位逐漸發(fā)展和建設(shè)中，還在基于傳統(tǒng)的方式應(yīng)對(duì)當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀，保證能提升管理人員的認(rèn)識(shí)水平，使人員在整體上深刻認(rèn)識(shí)到信息化管理工作的重要性，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作和傳統(tǒng)檔案管理工作的結(jié)合發(fā)展。并且，在當(dāng)前發(fā)展中，由于人員的專業(yè)水平較低，所以，事業(yè)單位要定期或者不定期的對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，掌握檔案管理工作的相關(guān)方法，以在最大程度上提升人員的管理能力和管理水平。不僅如此，由于檔案管理人員電腦知識(shí)掌握的比較少，無法進(jìn)行有效操作，對(duì)新技術(shù)的學(xué)習(xí)能力也比較差，所以，要引導(dǎo)工作人員對(duì)其電腦知識(shí)充分掌握，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的更新和優(yōu)化，保證他們能接受更多知識(shí)和技能，以滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要。

2.提高現(xiàn)代化管理意識(shí)。在現(xiàn)代社會(huì)逐漸進(jìn)步和發(fā)展中，信息化技術(shù)得以普遍推進(jìn)和應(yīng)用。為了使事業(yè)單位符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要，在實(shí)際工作中進(jìn)行積極探索，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化性。同時(shí)，為了能符合當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展要求，還需要實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新性，這樣不僅能增強(qiáng)現(xiàn)代化發(fā)展意識(shí)，也能對(duì)傳統(tǒng)思維進(jìn)行優(yōu)化，保證在思想上實(shí)現(xiàn)優(yōu)化發(fā)展。

3.提升檔案的信息化管理水平。檔案管理工作人員的執(zhí)行，是基于實(shí)際發(fā)展情況和需求條件進(jìn)行引導(dǎo)，保證能在檔案管理工作中提升信息化管理水平。為了能傳統(tǒng)的落后方式淘汰掉，還可以基于先進(jìn)管理設(shè)備，保證能盡可能對(duì)信息進(jìn)行查找，以保證檔案管理工作的高效執(zhí)行。并且，還需要對(duì)檔案進(jìn)行安全管理，特別是對(duì)檔案進(jìn)行傳輸與保存的時(shí)候，對(duì)其進(jìn)行加密處理，實(shí)現(xiàn)檔案的分類處理，這樣在保存和清理工作中才不會(huì)造成較大損失。

4.建設(shè)完善的管理制度。為了在事業(yè)單位中為其建立完善的管理制度，需要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，為其制定出完善有效的管理制度。在制度執(zhí)行方式下，還需要為其設(shè)立信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)獎(jiǎng)懲制度的規(guī)范設(shè)立，也要在物質(zhì)和精神上給予激勵(lì)，這樣工作人員的積極性不僅得以充分發(fā)揮，也能通過制度的完善性，維護(hù)管理工作的規(guī)范運(yùn)行，也能使管理人員有效參與到工作中。

四、結(jié)語

在信息化技術(shù)發(fā)展下，事業(yè)單位的檔案管理工作面對(duì)較大發(fā)展趨勢(shì)。所以，為了使其能符合時(shí)代發(fā)展需要，提升整體的工作效率，要對(duì)其信息化建設(shè)，保證能對(duì)檔案長(zhǎng)期保存，這樣不僅能增加各個(gè)部門之間的有效溝通和交流，也能為其發(fā)展提供較大決策。

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