略論社會(huì)保險(xiǎn)檔案的強(qiáng)化管理

摘 要：闡述了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理在社保事業(yè)中的作用，從增強(qiáng)法律意識(shí)堅(jiān)持依法治檔、加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)宣傳教育、提高全員素質(zhì)完善工作體系提高工作效率等方面提出了增強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保障 檔案管理 法律保障

隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和改革開(kāi)放的不斷深入，隨著依法治國(guó)的觀念的深入人心，對(duì)各行各業(yè)的現(xiàn)代化、法制化、正規(guī)化的要求與呼聲也越來(lái)越高?！稒n案法》的頒布實(shí)施，給檔案事業(yè)的正規(guī)化、現(xiàn)代化建設(shè)提供了法律依據(jù)和保障，這為檔案事業(yè)的興起和發(fā)展提供了良好保障和發(fā)展機(jī)遇。社會(huì)保障是指國(guó)家和社會(huì)在通過(guò)立法對(duì)國(guó)民收入進(jìn)行分配和再分配，對(duì)社會(huì)成員特別是生活有特殊困難者的基本生活權(quán)利給予保障的社會(huì)安全制度，其本質(zhì)是維護(hù)社會(huì)公平進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。其中，社會(huì)保險(xiǎn)是社會(huì)保障的核心內(nèi)容。 社會(huì)保障是“安居樂(lè)業(yè)來(lái)”的保證，舉凡一個(gè)國(guó)家人民不能安居，一定不會(huì)樂(lè)業(yè)。人民不能安居樂(lè)業(yè)，要想發(fā)展和富強(qiáng)，無(wú)異于癡人說(shuō)夢(mèng)，因此社保是安定民心，解除人民后顧之憂、保障人民安心生產(chǎn)的最重要的行業(yè)，而社保檔案，則是社保工作的前提和保證。

一、檔案和社保檔案

檔案是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是管理國(guó)家進(jìn)行建設(shè)的重要依據(jù)。具體到單位和個(gè)人，就是單位和個(gè)人的真實(shí)情況的自然描述和客觀反應(yīng)。它涉及到用人單位對(duì)單位的正確管理，涉及到單位的興衰、存亡；也涉及到個(gè)人的升降、榮辱、進(jìn)出、生老病死，是一個(gè)單位、集體、地方乃至國(guó)家進(jìn)行有效管理的必不可少的硬件。社保檔案是在社會(huì)保險(xiǎn)實(shí)踐中產(chǎn)生的，是開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)工作的原始資料。它直接關(guān)系到各單位的合法權(quán)益、關(guān)系到職工的切身利益、關(guān)系到單位乃至社會(huì)的穩(wěn)定，關(guān)系到社會(huì)保障制度的實(shí)施和發(fā)展。《檔案法》的頒布和實(shí)施，為社保檔案的建立和發(fā)展，插上了騰飛的翅膀。也為依法治檔，保證檔案事業(yè)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)進(jìn)步協(xié)調(diào)發(fā)展，確保檔案事業(yè)健康發(fā)展和檔案財(cái)富的安全保管提供了從理論上到組織上的保障。為進(jìn)一步提高檔案工作的法制化水平，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，確保法律賦予我們行業(yè)的職能得到切實(shí)的貫徹發(fā)揮重要作用。同時(shí)，《檔案法》的實(shí)施，為杜絕以往檔案工作的隨意性，行政命令和家長(zhǎng)制作風(fēng)，杜絕檔案管理的散、亂、慢，甚至虛假檔案的現(xiàn)象的發(fā)生，提供了法律依據(jù)。而且由于法律本身的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和不可替代性，也可以為檔案管理工作的正常有序地開(kāi)展鋪平道路。

二、社保檔案在社保事業(yè)中的作用

新時(shí)期社會(huì)發(fā)展改革的不斷深入，經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型，各類(lèi)、各型資產(chǎn)的重組，必然帶來(lái)一些諸如人事體系、利益再分配、下崗失業(yè)等新問(wèn)題。還有由于中小企業(yè)被兼并、拍賣(mài)、解體，連年虧損導(dǎo)致的企業(yè)破產(chǎn)所帶來(lái)的大批社會(huì)問(wèn)題，如果沒(méi)有一個(gè)完善的社會(huì)保障體系，后果將是不可設(shè)想的。而建立健全社會(huì)保障體系，缺少一個(gè)健全、規(guī)范并行之有效的現(xiàn)代化的檔案系統(tǒng)，同樣是難以想象的事情。隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的不斷深入，社會(huì)保險(xiǎn)體系已向全方位、多層次、一體化方向發(fā)展，加上社會(huì)轉(zhuǎn)型期的動(dòng)蕩，使得各類(lèi)人才的交流日益頻繁，這就使得人們更迫切的需要找到一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的保障機(jī)制。而這一切，首先決定于有沒(méi)有一個(gè)完善、健全、能快速反應(yīng)的社保檔案體系。建立一個(gè)能夠適應(yīng)新時(shí)期的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要的規(guī)范化、現(xiàn)代化的全新的社保檔案系統(tǒng)，將會(huì)極大地規(guī)范檔案行業(yè)的健康有序地發(fā)展，建立起一整套從原始材料到最新信息的一條龍服務(wù)體系。為社會(huì)保障功能的的充分發(fā)揮，為下崗職工、離退休職工后顧之憂的徹底解除，甚至為社會(huì)秩序的穩(wěn)定，都將發(fā)揮不可估量的重要作用。

三、增強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策

1.增強(qiáng)法律意識(shí)堅(jiān)持依法治檔。隨著依法治國(guó)的基本國(guó)策的確立，依法辦事的觀念深入人心，檔案管理也由行政手段逐步向依法管理轉(zhuǎn)變?！稒n案法》的頒布實(shí)施，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展，提供了法律保證，依據(jù)《檔案法》建立和完善檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理確立了組織上和理論上的保證基礎(chǔ)。因?yàn)?，法律手段和行政手段相比，法律具有不容置疑的?qiáng)制力，是不以人的意志為轉(zhuǎn)移的，這就從根本上杜絕了行政命令、主觀隨意性，是使用法律武器保證了人們的檔案的規(guī)范化和客觀性。同時(shí)，法制化不僅僅是靜態(tài)的理論、制度，更是動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程。是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下依法治檔，圍護(hù)檔案的完整與安全的必須；是保障和促進(jìn)檔案事業(yè)在法制軌道穩(wěn)步健康發(fā)展的必須；是檔案工作服從、服務(wù)于改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)的必須。更由于法在人們心中的無(wú)可替代的權(quán)威性，依法治檔將極大地提高人們對(duì)檔案的法律意識(shí)，增強(qiáng)人們履行檔案義務(wù)的自覺(jué)性，從而有力推動(dòng)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)宣傳教育。要想保證檔案管理的正規(guī)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，必須建立健全組織機(jī)構(gòu)，而建立健全組織機(jī)構(gòu)，則必須領(lǐng)導(dǎo)掛帥，這樣我們得檔案工作才有組織上的保障。連云港市社保機(jī)構(gòu)，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作繁重，專(zhuān)業(yè)檔案人員相對(duì)不足，而檔案工作的專(zhuān)業(yè)性又較強(qiáng)，如果主管領(lǐng)導(dǎo)不親自過(guò)問(wèn)，很難抽調(diào)出骨干力量充實(shí)到檔案工作中來(lái)。所以，建立一把手負(fù)責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，以綜合檔案室為中心，各科室兼職檔案為骨干的三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)是必要的組織形式。但就我國(guó)的現(xiàn)狀而言，人們得檔案意識(shí)仍不太強(qiáng)，法律意識(shí)、科學(xué)意識(shí)尤其淡薄。這是我國(guó)社會(huì)文明程度和科學(xué)文化素質(zhì)不高的表現(xiàn)，也是我們應(yīng)該重視的一個(gè)方面。所以，不光我們檔案工作者自己，學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，增強(qiáng)法律意識(shí)。更要大力開(kāi)展檔案法律法規(guī)的宣傳、教育工作。向全社會(huì)普及檔案知識(shí)增強(qiáng)全社會(huì)的法制意識(shí)。

3.提高全員素質(zhì)完善工作體系提高工作效率。檔案工作人員的自身素質(zhì)，直接影響到整個(gè)社保工作。因此，提高工作人員的自身素質(zhì)，是保證社保工作健康、有序開(kāi)展的關(guān)鍵。必須對(duì)全社從事檔案工作的專(zhuān)業(yè)人員、兼職人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，有條件的地方還應(yīng)選派骨干到江蘇省機(jī)關(guān)管理干部學(xué)院進(jìn)行深造。沒(méi)有條件的，也應(yīng)該經(jīng)常性的組織相關(guān)人員開(kāi)個(gè)短期培訓(xùn)班什么的互相交流。還要為他們訂閱一些專(zhuān)業(yè)的書(shū)報(bào)雜志，為他們提供自學(xué)的條件。做好檔案工作人員的思想工作，關(guān)心他們的生活，使他們能夠全身心的投入到工作中去，充分發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性。完善工作設(shè)備和設(shè)施，也是事半功倍的一種有效途徑。要充分利用現(xiàn)代化的辦公工具，完善檢索體系，要沖分利用人的主觀能動(dòng)性進(jìn)行創(chuàng)造性勞動(dòng)。目前，我們結(jié)合多年的工作實(shí)際，已經(jīng)成功地編制出了微機(jī)管理軟件建立了在職職工，離退休人員養(yǎng)老、失業(yè)，職工醫(yī)療、工傷、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)帳目，固定資產(chǎn)審核等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。對(duì)全市社保范圍內(nèi)的人員的養(yǎng)老、失業(yè)保險(xiǎn)，死亡職工遺屬的撫恤等全部實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、信息化管理 。同時(shí)，開(kāi)發(fā)了檔案管理系統(tǒng)軟件，初步實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案一體化微機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)了又手工操作向計(jì)算機(jī)管理的轉(zhuǎn)變。工作效率得到空前的提高。

四、存在問(wèn)題，急待解決

（1）早在2005年，市勞動(dòng)保障局領(lǐng)導(dǎo)就高瞻遠(yuǎn)矚，為了更好地做好勞動(dòng)保障工作，要求學(xué)習(xí)市檔案館檔案的管理方法，但未能成行。我單位檔案室有一個(gè)共同點(diǎn)就是專(zhuān)、兼檔案員少，庫(kù)房分散。有部分檔案室目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范，檔案全文數(shù)字化還未全面開(kāi)展。由于業(yè)務(wù)不同，所以每個(gè)檔案室也都是各自為陣，不能做到資源共享、信息共享。這給檔案利用工作帶來(lái)了極大不便。主要問(wèn)題是資料不整理會(huì)越積越多，造成有檔難查，直接關(guān)系整個(gè)單位的檔案管理工作，在這種情形下，各處室兼職檔案員的整理歸檔工作都是很被動(dòng)，通常做法就是搞突擊。每年的春秋兩季都會(huì)有大學(xué)生到我單位來(lái)實(shí)習(xí)，時(shí)間少則一周，多則四周，總的來(lái)說(shuō)時(shí)間都不算長(zhǎng)。實(shí)習(xí)生在兼職檔案員的指導(dǎo)下匆忙完成歸檔工作。試想，這樣（下轉(zhuǎn)第320頁(yè)）（上接第301頁(yè)）完成的案卷質(zhì)量能夠得到保證嗎？回答是否定的。

（2）資源共享。我單位的事業(yè)單位大大小小的十多個(gè)檔案室分散在不同的地方。由于辦公用房緊張，有好幾家單位都到外面去租檔案室，如社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)管理處在一家企業(yè)租了一間，市醫(yī)療保險(xiǎn)管理處則在一家醫(yī)院租了一間等，以解決燃眉之急，但這都是權(quán)宜之計(jì)。不按檔案管理規(guī)定做到“三分開(kāi)”，而是根據(jù)自己情況需要做了“三合一”，這是很不規(guī)范的。

（3）庫(kù)房分散還給查檔利用工作帶來(lái)了極大的不便。比如有位老同志，已到退休年齡，但其個(gè)人檔案缺少招工、勞動(dòng)合同、養(yǎng)老保險(xiǎn)等資料，不能辦理退休。這時(shí)就需要這位同志到相關(guān)檔案室將資料查齊后方可辦理退休手續(xù)，不跑個(gè)二、三家檔案室是無(wú)法將材料查全的，還要邊查邊打聽(tīng)，檔案室怎么走，真是耗時(shí)勞神。若是成立一個(gè)勞動(dòng)保障系統(tǒng)綜合檔案室，把各家檔案集中存放在一起，不僅能做到資源共享受，而且能夠?yàn)椴闄n者提供更好的服務(wù)。若檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)還不統(tǒng)一規(guī)范，這非常不利于以后目錄數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換工作。

（4）近年來(lái)，市里又有規(guī)劃，提出要在人社系統(tǒng)蓋一幢勞動(dòng)保障服務(wù)中心，成立勞動(dòng)保障服務(wù)中心綜合檔案室，工作設(shè)想初具規(guī)模。檔案部門(mén)表示待時(shí)機(jī)成熟后將在全市加以宣傳和推廣。但最后由于種種原因，此事又?jǐn)R淺。2009年7月，人社部頒布《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，對(duì)人力資源和社會(huì)保障檔案的歸檔范圍和保管期限作了詳細(xì)規(guī)定，如對(duì)參保單位登記材料的保管期限定為永久；參保人員登記材料、社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人帳戶管理材料等保管期限定為100年。這充分說(shuō)明在新時(shí)期，互聯(lián)網(wǎng)+人力資源與社會(huì)保障，已被國(guó)家高度重視。機(jī)構(gòu)落實(shí)是條件，以前有過(guò)的，大綜合檔案室建立，半途而廢最關(guān)鍵的原因就是：忽視了應(yīng)將綜合檔案室作為一個(gè)單獨(dú)的法人機(jī)構(gòu)，未曾向編制部門(mén)申報(bào)成立機(jī)構(gòu)，若當(dāng)時(shí)機(jī)構(gòu)要是成立的話，編制、經(jīng)費(fèi)、辦公用房、庫(kù)房等將不再是問(wèn)題。這是時(shí)代的需要，是規(guī)范檔案工作的需要。

5.我市的人力資源綜合檔案室成立勢(shì)在必行，應(yīng)該繼續(xù)堅(jiān)持以前成立大綜合檔案室的決定，要早日提到議事日程上來(lái)。以前半途而廢雖然是客觀原因造成的，但決不能讓這個(gè)問(wèn)題久拖不決。針對(duì)上述問(wèn)題，采取何種辦法才能改進(jìn)和完善人力資源和社會(huì)保障檔案工作、最大程度地發(fā)揮其社會(huì)效益？筆者認(rèn)為最行之有效的辦法就是繼續(xù)堅(jiān)持原勞動(dòng)保障局領(lǐng)導(dǎo)的決策，成立人社系統(tǒng)大綜合檔案室才能夠從根本上解決上述問(wèn)題。進(jìn)一步提高人社檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)人社檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，為利用者提供一流的檔案信息服務(wù)。

誠(chéng)然，社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)是非生產(chǎn)性事業(yè)單位，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的效益主要體現(xiàn)在社會(huì)效益方面和企業(yè)、職工的合法權(quán)益的維護(hù)方面。隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展，人們的社會(huì)保險(xiǎn)意識(shí)將普遍增強(qiáng)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的開(kāi)發(fā)和利用的潛力將會(huì)得到越來(lái)越大的開(kāi)發(fā)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的地位和作用將受到越來(lái)越多得人的重視和關(guān)注，也必將會(huì)為一些政策法規(guī)的出臺(tái)、專(zhuān)業(yè)基金的移交、勞動(dòng)關(guān)系的理順、資金的追繳等諸方面提供全防衛(wèi)、多側(cè)面的信息服務(wù)。還將極大地推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的健康有序的發(fā)展，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步繁榮和社會(huì)的穩(wěn)定。

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作者簡(jiǎn)介：鄭利達(dá)（1964—）女。山東日照人。連云港市人力資源和社會(huì)保障局副研究館員。研究方向：社會(huì)保障、檔案管理、人力資源管理等方面。