基于信息技術(shù)下的高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化研究

摘 要：先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)能夠體現(xiàn)一個(gè)國(guó)家的強(qiáng)大。我國(guó)對(duì)科學(xué)技術(shù)的研究重視程度越來(lái)越高，隨之科研經(jīng)費(fèi)投入力度加大，但也伴隨一些管理問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 溝通 跨職能小組 組織結(jié)構(gòu)

一、引言

為了改善出現(xiàn)的管理問(wèn)題，國(guó)務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于改進(jìn)加強(qiáng)中央財(cái)政科研項(xiàng)目和資金管理的若干意見》，該文件對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理流程提出了要求，原有的經(jīng)費(fèi)組織結(jié)構(gòu)不能有效的服務(wù)于復(fù)雜的科研業(yè)務(wù)管理。科學(xué)研究需要優(yōu)秀的科研人員，但如果沒(méi)有設(shè)立合理的科研經(jīng)費(fèi)管理組織以及制定合理的管理服務(wù)流程，科研人員便不能順利的開展科研工作，間接的降低了各服務(wù)部門的服務(wù)滿意度和服務(wù)效率。

二、信息技術(shù)

現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)圖像、文字、數(shù)字等的信息進(jìn)行錄入、處理、加工、存儲(chǔ)和共享使用，包括GPS、ERP等，可以從GPS知識(shí)與應(yīng)用、ERP知識(shí)與應(yīng)用中了解和學(xué)習(xí)。全球正在向信息化時(shí)代邁進(jìn)，信息技術(shù)已經(jīng)成為社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可缺少的“左膀右臂”；信息技術(shù)影響著人們的工作生活學(xué)習(xí)?；ヂ?lián)網(wǎng)和各種共享網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，他們不同于人們基于物理空間之間的信息交流，大大的拓展了人們之間的各種信息交流方式，促進(jìn)了基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息整合。應(yīng)用信息技術(shù)有利于提高組織間經(jīng)營(yíng)效率、提高客戶滿意度，打破了部門間的隔閡。

三、高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理組織結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀

1.傳統(tǒng)型是科研經(jīng)費(fèi)管理組織結(jié)構(gòu)的基本特點(diǎn)。傳統(tǒng)型組織是依據(jù)分工原則而建立起來(lái)的職能型組織，這種組織的分布特點(diǎn)是縱向的，在最上層是高層管理者，底層的人員是普通管理人員，高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理組織結(jié)構(gòu)正是此類型，信息的傳遞是通過(guò)自上而下逐層傳遞的，信息的橫向交流甚少，盡管各部門能夠完全按照自己的既定的職責(zé)工作，但因?yàn)榇嬖诓块T分工太細(xì)，看著是各職責(zé)部門權(quán)責(zé)分明，等同于將完整流程人為的分割成了若干個(gè)獨(dú)立的流程，造成了部門間信息中斷，存在工作被擱置在一邊，導(dǎo)致工作無(wú)法進(jìn)行下去。

2.部門之間的溝通存在障礙。傳統(tǒng)型組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)使得管理部門間的信息交流是不連貫的，科研人員在操作某一環(huán)節(jié)時(shí)是通過(guò)的，但到另一流程時(shí)被拒絕，又被返回到上一流程重新審核，科研人員又回到起點(diǎn)重復(fù)原來(lái)的工作。部門間溝通不到位，最終出現(xiàn)了許多信息被扭曲，組織各部門間充滿謠言蜚語(yǔ)；上下級(jí)之間的關(guān)系不一致；同事之間有矛盾，上層決策在下達(dá)時(shí)得不到完整地執(zhí)行等不良現(xiàn)象。

3.組織結(jié)構(gòu)缺少跨職能小組。工作人員一般認(rèn)為本分的事完成即可，只要自己所在部門績(jī)效評(píng)價(jià)比其它部門高，以局部利益高于整體利益為信念。通過(guò)構(gòu)建專業(yè)性強(qiáng)的科研經(jīng)費(fèi)管理工作小組，每個(gè)成員在自己所屬部門工作，工作小組永遠(yuǎn)存在，小組成員之間必須保持業(yè)務(wù)交流，不斷改進(jìn)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題的工作方式，做好管理服務(wù)工作，提高工作效率和滿意度。

4.缺乏部門間的信息共享平臺(tái)。目前絕大多數(shù)的高校，科研管理部門負(fù)責(zé)橫向科研項(xiàng)目合同和縱向科研項(xiàng)目的立項(xiàng)文件的管理工作?？蒲薪?jīng)費(fèi)的撥款方式是通過(guò)銀行直接匯款，匯至由財(cái)務(wù)部門管理的基本賬號(hào)，因銀行信息的過(guò)濾或匯出單位直接未寫明某某人的名稱和用途，財(cái)務(wù)部門不得不將該經(jīng)費(fèi)長(zhǎng)時(shí)間掛在賬上。一般項(xiàng)目負(fù)責(zé)人業(yè)務(wù)都比較繁忙，了解資金到賬情況比較滯后。科研資金和科研項(xiàng)目管理的分開，使得科研資金的到達(dá)信息傳輸?shù)闹袛?，造成資金的利用率降低。利用信息技術(shù)將科研項(xiàng)目管理和科研經(jīng)費(fèi)管理相關(guān)聯(lián)，先創(chuàng)建項(xiàng)目庫(kù)，再由財(cái)務(wù)部門根據(jù)資金到賬時(shí)，接收對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目信息，科研管理部門再將此信息反饋至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

四、優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)管理組織機(jī)構(gòu)

1.財(cái)務(wù)部門和科研項(xiàng)目管理部門構(gòu)建協(xié)調(diào)機(jī)制。財(cái)務(wù)部門和科研項(xiàng)目管理部門需相互加強(qiáng)交流與溝通，創(chuàng)建協(xié)調(diào)機(jī)制，避免因信息連接不上而產(chǎn)生信息斷檔。各部門之間相互提意見、相互促進(jìn)。部門間的協(xié)調(diào)是為了更有效的完成已定的學(xué)校計(jì)劃以及實(shí)現(xiàn)學(xué)校戰(zhàn)略目標(biāo)，對(duì)經(jīng)費(fèi)管理過(guò)程中相關(guān)的工作內(nèi)容及對(duì)工作人員進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，使各部門間對(duì)科研管理工作達(dá)到步調(diào)一致，相互監(jiān)督，相互進(jìn)步。由于每個(gè)部門的工作人員的職責(zé)和所處的工作環(huán)境各不相同，因而在服務(wù)流程中難免會(huì)出現(xiàn)矛盾和沖突，以上現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致整個(gè)組織的工作效率下降，甚至妨礙了科研活動(dòng)的開展進(jìn)度。部門間進(jìn)行協(xié)調(diào)，目的是降低工作失誤和減少矛盾。各部門間加強(qiáng)溝通，把不必要的的時(shí)間耽擱減少到最低程度，保證科研活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。協(xié)調(diào)的方法是進(jìn)行及時(shí)有效的溝通。財(cái)務(wù)部門和科研部門相互間溝通是基于即將要達(dá)成的目標(biāo)，參與協(xié)調(diào)的人對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度應(yīng)了如指掌，不光有較強(qiáng)的說(shuō)服力，還能降低矛盾的激化。學(xué)校組織各科研管理部門相關(guān)崗位人員參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)和實(shí)踐溝通的技巧。

2.管理經(jīng)費(fèi)的權(quán)限下放到各院系及配備相關(guān)的科研管理專業(yè)人員。從財(cái)務(wù)審批程序分析，管理權(quán)限下放就是財(cái)權(quán)下放，即學(xué)校將掌握在職能部門手中的審批權(quán)下放給二級(jí)院系。管理的權(quán)限下放后，科研經(jīng)費(fèi)的審核和審批轉(zhuǎn)向院系，使得經(jīng)費(fèi)的使用更加合理以及直接接受監(jiān)管?？蒲泄芾淼幕鶎硬块T是各院系，由其負(fù)責(zé)最基礎(chǔ)的管理工作。院系要根據(jù)社會(huì)對(duì)科研技術(shù)的實(shí)際需求結(jié)合自身學(xué)科的特點(diǎn)，合理分配有限的資源；做好科研項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行，加強(qiáng)監(jiān)督經(jīng)費(fèi)使用，督促項(xiàng)目執(zhí)行的進(jìn)度。 學(xué)校將管理經(jīng)費(fèi)的權(quán)限下放到各院系，下移管理重心，更接近民生，方便傾聽他們的心聲。賦予各院系管理職責(zé)權(quán)力，為科研活動(dòng)更好的服務(wù)，創(chuàng)造和諧的學(xué)術(shù)工作環(huán)境。通過(guò)改革組織結(jié)構(gòu)成立跨部門小組，將不同部門的專業(yè)人員組織在一起，各成員的目標(biāo)是完成經(jīng)費(fèi)管理。自主權(quán)和決定權(quán)是該小組的特點(diǎn)，很了解每個(gè)人的本職工作和管理目的。小組成員不需將每件事向上級(jí)請(qǐng)示，小組的設(shè)立是永久存在的，成員之間能暢通的溝通交流、相互合作?？蒲胁块T、財(cái)務(wù)部門、院系分別設(shè)立管理專員，由管理科研的領(lǐng)導(dǎo)組織工作，各成員對(duì)自己所負(fù)責(zé)的內(nèi)容非常熟悉。最終達(dá)到方便管理者和科研人員之間的交流互動(dòng)，構(gòu)建好反饋機(jī)制，工作更加便捷，增強(qiáng)服務(wù)效率，提高科研工作人員的工作效率。

3.利用信息技術(shù)完善部門間的工作流程。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，新的組織結(jié)構(gòu)趨向于橫向整合，是連接組織內(nèi)各服務(wù)流程的橫向鏈條，將每個(gè)部門獨(dú)立存在的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)精心整合成為共享數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了信息和數(shù)據(jù)在部門間的有序流通和傳遞，各部門間的相互溝通更加便捷高效。利用信息技術(shù)將科研項(xiàng)目管理和科研經(jīng)費(fèi)管理相聯(lián)系，先創(chuàng)建項(xiàng)目庫(kù)，再由財(cái)務(wù)部門根據(jù)資金到賬情況，接收對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目信息，科研管理部門再將此信息反饋至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。在各部門間搭建一個(gè)共享平臺(tái)，創(chuàng)建相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)以及有效的整合快速處理數(shù)據(jù)模塊，將相關(guān)業(yè)務(wù)通過(guò)數(shù)據(jù)的方式輸入系統(tǒng)，導(dǎo)入相關(guān)圖片，真實(shí)反映科研各項(xiàng)活動(dòng)，使得管理工作更加暢通。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉云翔.H高校在推進(jìn)管理重心下移過(guò)程中財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)變研究[D] .上海交通大學(xué)，2014：20.