煤炭買賣合同管理制度探析

摘 要：為了規(guī)范操作程序，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，必須建立一整套系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化、法律化的合同管理制度，明確合同相關(guān)部門的職責(zé)；從洽談、草擬、簽訂、生效、執(zhí)行，直至合同終止，建立起合同評(píng)審的嚴(yán)格程序；根據(jù)合同履約過程中的情況變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或終止；做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、糾紛處理、追溯都處于有效的控制狀態(tài)，進(jìn)而防控煤炭企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè) 合同管理 評(píng)審 程序

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂合同，企業(yè)通過合同所確立的民事關(guān)系，是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)過程不可避免的行為。許多煤炭企業(yè)受國家煤炭調(diào)撥銷售的影響，對(duì)合同管理的觀念淡薄，致使煤炭買賣合同的簽訂、執(zhí)行、追溯中存在巨大的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。為了規(guī)范操作程序，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，必須建立一整套系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化、法律化的合同管理制度，明確合同相關(guān)部門的職責(zé)；從洽談、草擬、簽訂、生效、執(zhí)行，直至合同終止，建立起合同評(píng)審的嚴(yán)格程序；根據(jù)合同履約過程中的情況變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或終止；做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、糾紛處理、追溯都處于有效的控制狀態(tài)，進(jìn)而防控煤炭企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)。

一、 煤炭企業(yè)合同管理存在的現(xiàn)狀

1.合同管理觀念淡薄，職責(zé)不清，制度不健全，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)差。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，煤炭營銷也從國家的計(jì)劃調(diào)撥，逐漸發(fā)展成為客戶類型多樣，銷售地區(qū)廣闊的市場(chǎng)化銷售模式。而合同管理基本上還是維持原來的管理方式，沒有建立適應(yīng)變化的有效合同管理制度。有些煤炭企業(yè)的買賣合同還存放在銷售人員手中，造成合同無人統(tǒng)一管理的“真空”狀態(tài)；有些煤炭企業(yè)貌似成立了合同管理部門或崗位，但由于職責(zé)權(quán)限不匹配或與其他部門協(xié)調(diào)性不強(qiáng)，無法達(dá)到以合同管理防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的目的；有些企業(yè)對(duì)銷售人員的相關(guān)授權(quán)不明確或者沒有授權(quán)制度，還有的煤炭銷售人員超過應(yīng)有的權(quán)利范圍對(duì)外簽訂合同，甚至未經(jīng)授權(quán)的銷售人員也對(duì)外簽訂合同；有的煤炭企業(yè)客戶調(diào)研、合同簽訂、合同執(zhí)行等業(yè)務(wù)由一個(gè)部門包攬，沒有相應(yīng)的合同簽訂流程，達(dá)不到相容職務(wù)互相分離、互相牽制防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的作用。

2.合同管理不規(guī)范，在合同執(zhí)行過程中，合同變更無相關(guān)文件。煤炭屬于大宗物資，標(biāo)的額大，煤炭企業(yè)在初次交易時(shí)一般都簽訂了煤炭合同。但在合同履行過程中，有的煤炭企業(yè)存在簽一次合同終生有效，合同期滿后，合同依然能夠執(zhí)行；有的煤炭企業(yè)在品種、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格等已經(jīng)做了變更執(zhí)行，合同文件沒有進(jìn)行相應(yīng)修改或補(bǔ)充，與合同相關(guān)的傳真、電報(bào)、信函等也沒有進(jìn)行收集和存檔。合同履行過程中存在的問題，對(duì)煤炭企業(yè)的穩(wěn)定經(jīng)營都帶來了極大的風(fēng)險(xiǎn)。

二、明確合同相關(guān)部門職責(zé)

合同相關(guān)部門包括：人事部門、銷售部門、質(zhì)檢部門、財(cái)務(wù)結(jié)算部門、調(diào)運(yùn)部門、合同部門、法務(wù)部門。

1.人事部門職責(zé)：負(fù)責(zé)對(duì)銷售人員代表公司進(jìn)行煤炭銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行授權(quán)，出具授權(quán)委托書，依據(jù)合同部門出具的合同報(bào)告進(jìn)行考核。

2.銷售部門職責(zé)：在合同簽訂前，負(fù)責(zé)對(duì)客戶主體資格、資信、經(jīng)辦人進(jìn)行調(diào)研，對(duì)客戶進(jìn)行評(píng)估；負(fù)責(zé)與客戶洽談合同；確保合同內(nèi)容擬定完整，信息真實(shí)準(zhǔn)確；負(fù)責(zé)與客戶協(xié)商合同變更事項(xiàng)；負(fù)責(zé)提報(bào)《合同評(píng)審表》、《合同變更審批單》；負(fù)責(zé)正式合同（變更）及合同相關(guān)資料送交合同部門；負(fù)責(zé)合同正式生效后的發(fā)運(yùn)提報(bào)和回款。

3.質(zhì)檢部門職責(zé)：負(fù)責(zé)審查合同質(zhì)量指標(biāo)、質(zhì)量和數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法是否符合公司相關(guān)規(guī)定；負(fù)責(zé)出現(xiàn)煤質(zhì)糾紛的處理。

4.財(cái)務(wù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)審核合同貨款回收及結(jié)算方法是否符合公司相關(guān)制度規(guī)定，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行合同執(zhí)行過程中的收款、結(jié)算、開票等事宜。

5.調(diào)運(yùn)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)合同履行過程中，煤炭產(chǎn)品的調(diào)配和運(yùn)輸。

6.合同部門職責(zé)：負(fù)責(zé)審查煤炭買賣合同價(jià)格條款及價(jià)格變更函件是否符合公司規(guī)定；負(fù)責(zé)審核銷售部門提供的客戶評(píng)價(jià)及相關(guān)證明資料；出具正式合同文本；負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查合同履行情況并及時(shí)通報(bào)合同執(zhí)行及兌現(xiàn)情況；負(fù)責(zé)合同文本及相關(guān)資料的收集、保存；負(fù)責(zé)合同兌現(xiàn)的統(tǒng)計(jì)分析，形成合同報(bào)告。

7.法務(wù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)對(duì)合同訂立、履行、變更、解除等事項(xiàng)的程序的完備、合規(guī)實(shí)施監(jiān)督評(píng)審，避免合同糾紛和欺詐行為的發(fā)生；對(duì)已經(jīng)發(fā)生糾紛的合同，在有效訴訟期內(nèi)按照法律程序解決，依法維護(hù)企業(yè)的合法利益。

三、合同評(píng)審

1.銷售部門對(duì)客戶進(jìn)行充分調(diào)研，收集相關(guān)客戶資質(zhì)資料，填寫《客戶評(píng)估表》，依據(jù)與買受人所達(dá)成的煤炭買賣意向填寫《合同評(píng)審表》。

2.合同部門依據(jù)銷售部門提供的客戶資質(zhì)資料及《客戶評(píng)估表》、《合同評(píng)審表》，擬訂合同文本，銷售部門審查合同文本。

3.質(zhì)檢部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門據(jù)其職責(zé)對(duì)合同文本進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^提交總經(jīng)理審批，評(píng)審駁回，銷售部門繼續(xù)與客戶洽談，重新評(píng)審。

4.公司總經(jīng)理對(duì)《合同評(píng)審表》及合同文本簽署意見，評(píng)審?fù)ㄟ^，合同部門出具正式合同文本，評(píng)審駁回同，銷售部門繼續(xù)與客戶洽談，重新評(píng)審。

5.銷售部門將客戶簽字或蓋章后的合同文本返回給合同部和財(cái)務(wù)部，合同部門依據(jù)合同審批和合同正式文本，生效合同。

四、合同的執(zhí)行

1.合同正式生效前，不得實(shí)際履行合同。合同生效后，銷售部門協(xié)同調(diào)運(yùn)部門確保合同全面、及時(shí)履行；如遇有不可抗力及合同約定事項(xiàng)等因素影響合同履行時(shí)，銷售部門應(yīng)及時(shí)通知合同客戶；當(dāng)客戶提出合同異議時(shí)，銷售部門協(xié)同質(zhì)檢部門及時(shí)予以答復(fù)處理。

2.合同變更。

（1）收貨單位、到站、專用線、質(zhì)量和數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法、付款和結(jié)算方式變更?？蛻粢髮?duì)原合同中收貨單位、到站、專用線、質(zhì)量和數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法、付款和結(jié)算方式變更時(shí)，銷售部門根據(jù)供買客戶的書面申請(qǐng)函件和相關(guān)材料，填寫《合同變更審批單》，選擇相應(yīng)職責(zé)部門評(píng)審，合同部依據(jù)《合同變更審批單》對(duì)合同進(jìn)行變更，并將變更傳遞給財(cái)務(wù)、調(diào)運(yùn)等相關(guān)部門。

（2）煤炭價(jià)格變更。當(dāng)買賣雙方經(jīng)協(xié)商對(duì)煤炭價(jià)格變更時(shí)，銷售部門擬定價(jià)格變更函件或?qū)⒂脩舫鼍叩膬r(jià)格變函件送交合同部。合同部依據(jù)公司價(jià)格文件，審查價(jià)格函件，并在在價(jià)格變更函件上加蓋合同章，銷售部門將客戶同意后的價(jià)格函件傳遞給財(cái)務(wù)部門。

（3）煤炭品種、數(shù)量、客戶名稱變更?？蛻粢髮?duì)原合同中煤炭品種、數(shù)量、客戶名稱變更時(shí)，需重新簽訂新合同。

3.合同的履行糾紛處理。客戶提出煤炭產(chǎn)品、數(shù)量、質(zhì)量等問題，銷售部門協(xié)同質(zhì)檢部門，積極與客戶協(xié)商，提報(bào)《糾紛處理單》，法務(wù)部出具評(píng)審意見后，將相關(guān)信息反饋給合同部門、財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)處理?？蛻舭l(fā)生違約，有證據(jù)表明，客戶付不了貨款，銷售部門及時(shí)與客戶溝通，及時(shí)協(xié)商，銷售部將協(xié)商結(jié)果提報(bào)《糾紛處理單》，法務(wù)部審批后，總經(jīng)理簽批；協(xié)商不成，法務(wù)部門采取協(xié)商仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。客戶提起訴訟，合同相關(guān)職能部門配合法務(wù)部門應(yīng)訴，維護(hù)企業(yè)權(quán)益，把損失降到最低。

4.合同終止。合同到期終止，因不可抗力或合同約定終止合同，合同部門終止合同，銷售部繼續(xù)維持客戶關(guān)系；買賣雙方協(xié)商解除的合同，雙方達(dá)成解除合同的書面文件，合同部門終止合同，并將重大合同終止信息提報(bào)總經(jīng)理。

5.合同兌現(xiàn)分析及合同保管。合同部門將合同兌現(xiàn)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成合同報(bào)告，傳遞給銷售部門、人事部門，人事部門據(jù)此對(duì)銷售部進(jìn)行考核；合同部門對(duì)《合同評(píng)審表》、《合同變更審批單》、合同文本、客戶材料等合同及相關(guān)憑據(jù)的收集、整理、歸檔工作，法務(wù)部定期對(duì)合同部合同檔案情況進(jìn)行檢查。

合同是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的橋梁紐帶，同時(shí)也是經(jīng)濟(jì)糾紛處理的憑據(jù)，煤炭買賣合同貫穿整個(gè)煤炭銷售過程，建立一套系統(tǒng)性、全過程、全方位、科學(xué)的合同管理制度，不僅能防范煤炭企業(yè)買賣合同的風(fēng)險(xiǎn)，也將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動(dòng)力。