企業(yè)檔案管理社會化問題研究

摘 要：企業(yè)檔案管理一直以來都是企業(yè)運行和發(fā)展過程中的重要職能工作。為了更好地提升企業(yè)檔案管理工作效率，進一步有效提升企業(yè)的市場核心競爭力，這需要更好地實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會化目標，從而實現(xiàn)檔案管理工作的科學化和規(guī)范化。本文主要研究了企業(yè)檔案管理工作，分析了企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀、企業(yè)檔案管理社會化的重要意義及存在問題，并指出了企業(yè)檔案管理社會化目標及有效策略。

關鍵詞：企業(yè)檔案 社會化管理 管理現(xiàn)狀 有效策略

對于企業(yè)的日常運行和發(fā)展進程而言，企業(yè)檔案可以稱得上是企業(yè)發(fā)展的歷史記錄和有效憑證，能夠為企業(yè)未來的發(fā)展提供重要的參考資料和決策依據(jù)。為了有效提升企業(yè)檔案管理的實效性，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會化將成為未來市場發(fā)展的重要趨勢。為了更好地適應這一發(fā)展趨勢，需要多層面入手，真正實現(xiàn)科學規(guī)范的檔案管理市場環(huán)境。

一、企業(yè)檔案管理工作

企業(yè)檔案管理是極為重要的管理類工作，其包括對企業(yè)生產(chǎn)、運行、經(jīng)營以及日常管理過程中涉及到的多方信息收集和管理，記錄和承載著企業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，為企業(yè)的日常運行起到保駕護航的重要作用。隨著我國社會經(jīng)濟形式的不斷發(fā)展，改革開放以后，經(jīng)濟體制變革發(fā)展到引入了市場經(jīng)濟的發(fā)展機制，為了適應社會發(fā)展的需要，企業(yè)檔案管理宏觀體制也在不斷發(fā)生著變化，這集中體現(xiàn)在企業(yè)自行管理檔案的自主性增強。這對于檔案管理行政部門而言，將更為依賴于應用檔案管理相關法律法規(guī)以及行政監(jiān)督等宏觀管理方式，通過《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等一系列規(guī)章制度等規(guī)范性文件或標準的頒布，對企業(yè)檔案管理提供更為有效的監(jiān)督和服務，建立起更為良好和正規(guī)的法律秩序保障體系。隨著當前市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，我國企業(yè)類型的發(fā)展極為多樣化，從企業(yè)所有制形式方面來看，可分為全民所有制企業(yè)、集體所有制企業(yè)、私人企業(yè)、外商獨資以及中外合資企業(yè)等；從企業(yè)組織機制形式方面來看，有國有企業(yè)、股份制企業(yè)、獨資企業(yè)等；從企業(yè)職能形式方面來看，可分為商業(yè)企業(yè)、建筑企業(yè)、工業(yè)企業(yè)、交通企業(yè)以及農(nóng)業(yè)林業(yè)企業(yè)等。無論是哪一種企業(yè)類型，企業(yè)信息的檔案工作都具備一定的共通性質(zhì)，但同時也會因企業(yè)類型的具體化差異存在一定的類別特性。例如商業(yè)企業(yè)的檔案管理會更加集中于流通和內(nèi)部運行等領域，而工業(yè)企業(yè)則會更加側(cè)重于生產(chǎn)領域。因此針對不同的企業(yè)類型，在檔案機構設置。工作職能、管理方式及手段等方面都存在一定的個性化差異。

二、企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國企業(yè)也隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展進程不斷發(fā)展之中，在這個過程之中會形成極為多樣化的企業(yè)檔案信息，這可以包括行政管理類檔案、黨群工作類檔案、生產(chǎn)技術類檔案、運營產(chǎn)品類檔案、科學技術類檔案、基礎建設類檔案、基本設備類檔案、會計檔案類檔案以及干部職工人事類檔案等多種多樣化類型。當前我國企業(yè)檔案管理工作以企業(yè)自行管理方式為主，但在面對紛繁復雜的大量檔案信息之時，傳統(tǒng)企業(yè)管理工作存在一定的滯后性和單一性等不足，這對于當前效益和效率優(yōu)先的全球化發(fā)展趨勢之下，存在一定的發(fā)展劣勢。

1.傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作成本較高。隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國企業(yè)為了更加適應全球化經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，發(fā)展重心已轉(zhuǎn)為經(jīng)濟效益及生產(chǎn)效率的有效提升，其中縮減生產(chǎn)成本，提高生產(chǎn)效率成為了企業(yè)的主要發(fā)展途徑。在當前市場競爭日益激烈的趨勢之下，企業(yè)為了減少成本，會盡量減少用于非直接盈利用途的檔案管理經(jīng)費投入，同時采取集中資源投入的方式將經(jīng)費或其他資源投入到擴大生產(chǎn)經(jīng)營等方面。我國當前有許多企業(yè)在長期運行過程中未設置專門的檔案管理部門，配備相應的專業(yè)檔案管理人才?；谶@樣的管理現(xiàn)狀，隨著生產(chǎn)規(guī)模和運營范圍的不斷拓展，人力、設備及基礎設施等各項成本都在不斷增加。企業(yè)將會面臨更為嚴峻的檔案管理壓力，同時對于企業(yè)經(jīng)濟的長效發(fā)展也造成了較大的消極影響。

2.傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理自主性較差。隨著我國經(jīng)濟體制的變化進程之中，我國傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作在日常運行過程中受到國家各級檔案行政管理部門的宏觀影響。這主要通過檔案行政管理部門的相關法律法規(guī)文件、年度檢查評比、專職人員訓練以及優(yōu)秀實踐經(jīng)驗分享等宏觀管理手段的開展進一步推動企業(yè)檔案管理管理工作的發(fā)展。但對于企業(yè)而言，內(nèi)部職能并未得到完全意義上的發(fā)揮，同時檔案工作的宏觀管理缺乏一定的靈活性，不利于充分激發(fā)企業(yè)主體自主管理的積極性。同時也不利于企業(yè)自主管理職能的發(fā)揮，在這樣的管理現(xiàn)狀之下較難提升企業(yè)檔案管理工作的效率。

3.傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理信息化程度不高。在我國當前市場經(jīng)濟形勢下，許多企業(yè)的檔案管理對象依然停留在紙質(zhì)檔案管理的階段。企業(yè)檔案管理種類眾多，所涉及到的檔案數(shù)量極為巨大。如全部以紙質(zhì)形式進行存貯和利用，這需要企業(yè)主體能提供一定的檔案存貯和管理的空間（如專業(yè)的檔案室），需配備專業(yè)的檔案管理人員。同時還需要保障紙質(zhì)檔案管理的安全性，在防火防汛等方面都需進行安全防護。另外由于紙質(zhì)檔案在管理和運用過程需要耗費一定的時間和精力，因此在檔案應用過程中存在效率低下的問題。隨著社會信息化程度的深入，企業(yè)檔案工作實現(xiàn)信息化和電子化管理有助于減少檔案管理的成本，提升檔案管理和應用的效率，增強企業(yè)檔案管理工作的實效性。

三、企業(yè)檔案管理社會化的重要意義

1.降低企業(yè)檔案管理成本，有效提升企業(yè)檔案工作的實效性。 在當前市場經(jīng)濟的條件，不同企業(yè)之間都有共同目標，就是盡可能地在科學合理的范圍之內(nèi)控制和降低企業(yè)生產(chǎn)和運行的成本，從而最大程度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益。企業(yè)檔案管理社會化應用便能在合理范圍內(nèi)有效降低企業(yè)在檔案管理工作中的所耗費成本，從而更好地提升企業(yè)檔案的管理和應用效率。企業(yè)檔案管理非直接參與到經(jīng)濟效益產(chǎn)出的工作職能，未能為企業(yè)帶來直接經(jīng)濟效益，因此實現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會化，促使企業(yè)以外包等形式將企業(yè)內(nèi)部的信息和檔案委托給專業(yè)的社會檔案管理機構或單位。實質(zhì)上社會檔案管理機構或單位因其專業(yè)性能比企業(yè)內(nèi)部自主管理更為規(guī)范和科學，這不僅可以為企業(yè)省去一部分職能工作，降低檔案管理工作的成本耗費，同時還能應用社會化檔案機構的專業(yè)管理提升檔案管理工作的實效性，從而實現(xiàn)有效控制企業(yè)經(jīng)濟成本和應用企業(yè)檔案資源的雙重目的，真正提高了企業(yè)檔案資源的利用率。因此在當前市場形勢下，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會化已成為大勢所趨。

2.有效提升社會資源的優(yōu)化配置，實現(xiàn)市場資源的科學統(tǒng)籌。 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會化，即指企業(yè)將內(nèi)部檔案以社會外包的方式委托社會專業(yè)檔案管理機構或單位，省去企業(yè)內(nèi)部檔案管理所需要耗費的各項人力物力成本，這樣的資源配置方式能有效降低企業(yè)內(nèi)部運行和管理成本。另外對于社會專業(yè)檔案管理機構或單位而言，首先可以滿足企業(yè)在發(fā)展和運行過程中的基本管理需求，通過專業(yè)化和科學化的檔案管理工作提升企業(yè)經(jīng)濟效率和本機構的經(jīng)濟效益，有效提升社會資源的優(yōu)化配置。其次企業(yè)將自主管理的檔案管理工作委托于社會專業(yè)機構，這樣能直接增加社會專業(yè)檔案管理機構的日常業(yè)務量。一方面這可以直接促進社會專業(yè)機構的經(jīng)濟效益提升，另一方面也為檔案管理專業(yè)人才的就業(yè)提供了更多的市場機會。基于種種現(xiàn)狀特征，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會化，不僅能充分滿足企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部需求，實現(xiàn)社會資源的科學統(tǒng)籌，還能促進該行業(yè)的有序發(fā)展，真正推動社會的長效進步。

四、企業(yè)檔案管理社會化存在的問題

1.企業(yè)內(nèi)部對于檔案社會化管理的重視程度不夠。在當前企業(yè)檔案工作的管理過程中，企業(yè)內(nèi)部對于檔案社會化管理的重視程度還不夠。部分企業(yè)已實現(xiàn)信息的電子化和數(shù)字化管理，但在檔案社會化管理的轉(zhuǎn)變中并未將大部分數(shù)字化檔案委托和移交給外包的社會檔案專業(yè)機構，而是依然采取企業(yè)自主管理的形式。但實質(zhì)上企業(yè)內(nèi)部專門進行數(shù)字化檔案創(chuàng)建和管理的相關專業(yè)技術人員的配備存在不足，這容易導致企業(yè)內(nèi)部信息化檔案的創(chuàng)建、管理和應用都無法達到科學合理的管理要求。企業(yè)檔案社會化管理的程度并未完全深入，重視程度不夠?qū)乐刈璧K企業(yè)內(nèi)部檔案管理效率的提升。

2.企業(yè)檔案社會化管理的監(jiān)管程度存在一定欠缺。在企業(yè)生產(chǎn)和運行過程之中，檔案管理工作中是融入到企業(yè)日常運行之中，它不能直接為企業(yè)創(chuàng)造有價值的產(chǎn)品、服務及生產(chǎn)效益。因此部分企業(yè)管理者會認為檔案工作是無足輕重的，不能直接為企業(yè)帶來生產(chǎn)效益的，較容易將企業(yè)內(nèi)部檔案管理直接歸于社會外包機構。而企業(yè)內(nèi)部則集中于進行生產(chǎn)和經(jīng)營，同時對于已外包的檔案管理工作缺乏一定的監(jiān)管和核查。

3.企業(yè)檔案管理社會化的安全保障存在一定欠缺。實質(zhì)上社會專業(yè)的檔案管理機構或單位在進行檔案管理過程中，一般來說不會對單一企業(yè)的電子檔案進行集中的個別管理。同時不同企業(yè)之間的檔案管理軟件及電子化格式都存在差異性，較容易引發(fā)電子檔案信息管理系統(tǒng)的不兼容。這有可能造成電子化檔案信息的丟失及篡改等問題，在數(shù)據(jù)信息安全保障等方面存在一定的欠缺，給企業(yè)的信息保障帶來直接的損失。

五、企業(yè)檔案管理社會化目標

在當前新時代下，信息化技術在各個產(chǎn)業(yè)的應用程度日益深入，同時也為產(chǎn)業(yè)的發(fā)展帶來了更為有力的科學和技術支撐。這對于企業(yè)檔案管理工作而言，也帶來了更為廣闊的發(fā)展空間。

1.企業(yè)檔案管理社會化實現(xiàn)科學化。高新科技的信息化技術為企業(yè)檔案管理社會化按提供了強有力的科學支撐。社會專業(yè)的檔案管理機構或單位在進行檔案管理工作中，會有更多的精力和時間充分借助于科學技術的力量，有效應用先進的信息化手段對信息檔案現(xiàn)象進行科學分類和專業(yè)管理。另外還可以通過多種信息化平臺與委托企業(yè)對接人員進行實時溝通，幫助企業(yè)人員能夠?qū)崟r把握內(nèi)部企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，這樣的科學社會化管理能夠有效幫助企業(yè)節(jié)省管理和運行成本，避免過多的人力物力及時間的浪費。企業(yè)檔案管理社會化實現(xiàn)科學化目標，有助于為企業(yè)帶來更為便捷和高效的服務。

2.企業(yè)檔案管理社會化實現(xiàn)規(guī)范化。為了保障企業(yè)檔案管理事業(yè)的順利進行，我國相關檔案管理部門出臺了相關法律法規(guī)及政策規(guī)定來對檔案工作進行明確的界定和規(guī)范。社會專業(yè)的檔案管理機構或單位作為專職單位將基于當前我國對于檔案管理的相關權利及義務的明確規(guī)范，保障企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化化進行。隨著經(jīng)濟不斷發(fā)展，社會專職檔案管理機構作為第三方中介性機構，已在逐步介入企業(yè)的發(fā)展和運行過程之中。這一項中介化檔案管理服務將逐漸趨于規(guī)范化和科學化，為企業(yè)檔案管理提供更為專業(yè)化的服務，能為企業(yè)的正常運行帶來極為可靠的安全保障。

3.企業(yè)檔案管理社會化實現(xiàn)效率提升。企業(yè)檔案管理工作實質(zhì)上并不是單純指企業(yè)檔案的整理和歸檔，它涉及到極為多樣復雜的檔案種類。同時檔案工作極為繁瑣和單調(diào)，這需要企業(yè)在運行過程中能夠單獨設立檔案管理部分，并投入一定的人力、財力和物力，建立完善的檔案管理工作人員隊伍配備。另外還需要應用信息化新技術進行傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)化，這對于企業(yè)而言，長此以往會帶來巨大的成本投入，同時在短期內(nèi)無法為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，這對于效益優(yōu)先的企業(yè)而言是不可取的。實現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會化有助于為企業(yè)提供更為優(yōu)化的選擇，通過專業(yè)化的外包機構能應用自身的管理優(yōu)勢幫助企業(yè)進行輔助工作，實現(xiàn)更為科學和高效的服務。這不僅為企業(yè)降低了管理成本，同時還實現(xiàn)了企業(yè)管理效率的提升，進一步增強了企業(yè)自身的市場核心競爭力。

六、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會化的有效策略

1.進一步健全企業(yè)檔案中介化管理的社會市場體系。在當前企業(yè)檔案管理的模式轉(zhuǎn)變進程之中，企業(yè)檔案管理社會化已成為重要的發(fā)展趨勢。但就目前形勢而言，有許多企業(yè)檔案中介化管理機構在發(fā)展過程中存在一定的不足。究其原因，這可以歸結于企業(yè)檔案社會化管理和服務水平降低，企業(yè)檔案社會化管理專職機構缺乏必要的行業(yè)自律性，另外地區(qū)范圍內(nèi)檔案管理協(xié)會的數(shù)量較少。在企業(yè)檔案管理社會化過程之中，為了實現(xiàn)更為優(yōu)化的管理效果，需要進一步健全相關的社會市場體系，不斷規(guī)范社會化中介管理市場的相應建設。這需要包括社會化專職管理機構的職能、服務內(nèi)容、服務手段、工作規(guī)范以及評價機制等多樣化內(nèi)容。因此需積極建立相應的檔案管理工作運行機制，其中需要對中介化檔案管理機構的相關職能進行明確界定，同時還需要有相互約束和制約的監(jiān)督機制存在，為社會化的檔案管理工作的正常運行創(chuàng)造有利的保障條件。

2.建立社會化檔案管理行業(yè)協(xié)會，建設良好的社會管理環(huán)境。 社會化檔案管理行業(yè)協(xié)會有助于在市場范圍內(nèi)針對中介化專職檔案管理機構提供監(jiān)督和指導的工作和服務。首先就國家宏觀調(diào)控層面而言，我國檔案行政管理部門需要有效扶持檔案協(xié)會的建立和發(fā)展，同時需要發(fā)揮自身作用進一步提升檔案管理行業(yè)協(xié)會的管理職能和力度，使其能夠為企業(yè)檔案管理工作的安全有序的進行保駕護航；其次社會化檔案管理行業(yè)協(xié)會在履行相應的監(jiān)督和指導職能的基礎上，還需要對自身進行嚴格自律、切實履行好自己的職能，能夠在法律法規(guī)的范圍內(nèi)行使自身職能，更好地建設良好的社會管理環(huán)境，真正發(fā)揮檔案管理行業(yè)協(xié)會的社會保障作用。

3.加大我國檔案行政部門的宏觀調(diào)控作用。隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國檔案管理事業(yè)也實現(xiàn)了進一步的飛躍，企業(yè)檔案管理社會化已成為重要的發(fā)展趨勢。這樣一種專職化的檔案中介管理機構的出現(xiàn)，對于我國檔案事業(yè)而言也能起到一種積極促進的作用。在國家職能層面，為了實現(xiàn)更為科學合理的企業(yè)檔案管理社會化目的，這需要加大我國檔案行政部門的宏觀調(diào)控作用。關于企業(yè)檔案管理社會化服務這一課題，國家還沒有制定相應的行政規(guī)章或檔案行政法規(guī)。在加強立法和政策研究方面，全國各地的檔案行政管理部門需要從當?shù)氐膶嶋H情況出發(fā)，制定出切實可行的行政法規(guī)或行政規(guī)章。地方性檔案法規(guī)應對檔案中介結構的執(zhí)業(yè)人員素質(zhì)、經(jīng)營范圍以及接受檔案行政機關監(jiān)督等方面的內(nèi)容作出相應的規(guī)定，從而進一步加大宏觀調(diào)控的力度。例如對于本地區(qū)范圍內(nèi)的企業(yè)檔案社會化管理工作，需針對本地區(qū)內(nèi)的專職中介機構的經(jīng)營范圍、經(jīng)營數(shù)量、存在的問題以及規(guī)模有一個準確的了解和把握。有效避免社會化中職機構的無序化競爭狀態(tài)，促使我國企業(yè)檔案管理社會化能實現(xiàn)更加規(guī)模化、科學化以及合理化的市場發(fā)展目的。

六、結語

在現(xiàn)代化發(fā)展新形勢下，為了實現(xiàn)現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理，需要基于社會發(fā)展的趨勢出發(fā)，優(yōu)化傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式，改變舊有觀念，應用創(chuàng)新的管理理念及模式。相關人員必須要深入研究企業(yè)檔案管理工作，分析企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀、社會化意義及存在的主要問題，并明確企業(yè)檔案管理的社會化目標，找到行之有效的策略，從而真正有效地實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會化運行。

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作者簡介：柏文文，女，（1966.07—），湖南邵陽人，中國人民財產(chǎn)保險股份有限公司湖南省分公司，本科。