淺談城建檔案管理的現(xiàn)狀及對策

摘 要：本文從新時期城建檔案管理的新特點入手，對城建檔案管理的現(xiàn)狀進行了概述，并提出了促進城建檔案管理的對策。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理 現(xiàn)狀 對策

城市在發(fā)展，城建檔案也不能落后。目前我國已經(jīng)進入“十三五”的新時期，也進入了全面建設(shè)小康社會的最后五年。新時期背景下的城建檔案管理內(nèi)涵也在不斷的發(fā)生著變化。

一、新時期背景下城建檔案管理的新特點

1.管理方式更加靈活。傳統(tǒng)的城建檔案主要是以紙質(zhì)文件、音像資料為主。但是隨著檔案數(shù)量的增加和多元化的載體，使得其在管理方式更加多元，既有實體檔案的管理，也有電子檔案的管理，所以對管理人員提出了更高的要求。

2.管理內(nèi)容更加廣泛。城建檔案包括的內(nèi)容較多，例如在基礎(chǔ)設(shè)施方面，有市政基礎(chǔ)設(shè)施工程和交通、公用基礎(chǔ)設(shè)施工程，以及園林建設(shè)工程、風景名勝工程、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施工程、城市防洪抗震工程、人防工程、軍事工程檔案資料（注，不包括軍事禁區(qū)、軍事管理）中從市區(qū)穿越的地下管線工程以及隱蔽工程的位置圖。而在工民建工程方面，所有的市級以上與特批的重大建設(shè)項目。除此之外，還有地下管線檔案、城市勘察成果檔案、城市規(guī)劃編制成果檔案、城市建設(shè)科研檔案、城市規(guī)劃和建設(shè)與管理的政策法規(guī)、城市歷史自然經(jīng)濟方面的基礎(chǔ)資料等。所以在管理內(nèi)容上較多，同時在形成、整理、審核、移交需要工程的參建單位共同完成，最終由建設(shè)單位匯總、歸檔、驗收和上報，任何一個環(huán)節(jié)的缺失均會對其完整性帶來影響。

3.專業(yè)性更強?，F(xiàn)代城市建設(shè)工程項目中的專業(yè)技術(shù)更多，所涉及學科也較廣，加上歸檔時間較長，所以在管理過程中，對管理人員的專業(yè)性要求更強。尤其是作為主管檔案的政府行政主管部門的城建檔案管理人員，必須切實做好參建各方的協(xié)調(diào)工作，加強與各方的溝通和交流，盡可能地加強對其的指導，才能更好地促進其專業(yè)技術(shù)水平的提升和優(yōu)化。而這對現(xiàn)代城建檔案管理人員提出了更高的要求。

二、新時期背景下我國城建檔案管理的現(xiàn)狀

1.收集保管型的管理模式。我國很多城市在城建檔案管理中，主要采取收集保管型的管理模式。而這不僅工作十分繁瑣，而且調(diào)檔難度大，不易保管。這一傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以適應時代發(fā)展的需要。目前雖然很多城市在城建檔案管理中注重信息化建設(shè)工作的開展，但是所取得的實際成效有待進一步完善，往往只是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化的處理，在處理后則忽視對其的管理和校核，也忽視對其的及時更新，導致很多地方的信息化城建檔案管理面臨換湯不換藥的窘境。因而必須引起我們的重視。

2.參差不齊型的管理人員。在城建檔案管理工作中，由于其管理的主體屬于建設(shè)單位，行政主管部門主要負責檔案的接收和保管。而建設(shè)單位在對建設(shè)工程項目的檔案進行收集和整理時，往往存在缺這缺那的問題，甚至從中存在隱瞞和欺詐的問題，導致很多工程檔案的質(zhì)量受到影響。究其根源，主要是因為目前參與城建檔案管理的人員較多，且不同環(huán)節(jié)之間的配合不到位，尤其是檔案管理人員之間的專業(yè)知識和技術(shù)水平存在的差異較大，而這就會引發(fā)這樣或那樣的問題。且這些問題在很多城市或多或少的存在，同樣需要我們強化對其的教育和改進。

3.遲滯不前型的管理理念。雖然目前在城建檔案管理工作重視力度得到了日益空前的重視，但是在管理理念上則停留在傳統(tǒng)的思想上。一些行政主管部門錯誤的認為自己只是城建檔案的保管員，置城建檔案的科學性和完善性以及真實性于不顧。而建設(shè)單位雖然是城建檔案形成的主體，但是在形成過程，需要強化與施工、監(jiān)理等方面的合作，往往錯誤的認為檔案管理部門不催就不整理。所以在檔案管理中往往難以確保職責得到有效的落實。究其根源，主要是因為各自所秉承的管理理念較為傳統(tǒng)，并沒有從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)移到服務上來，更沒有從傳統(tǒng)的被動轉(zhuǎn)移到主動的理念上來，最終導致城建檔案管理工作職責難以得到有效的落實。

4.重建輕管的管理亂象。很多城市為了緊跟時代發(fā)展的潮流，在數(shù)字化城建檔案館方面的建設(shè)加大了投入力度，但是在建設(shè)之后往往忽視對其的管理，使得人們對數(shù)字化城建檔案館的作用難以認識，加上宣傳不夠，甚至很多人都不知道數(shù)字檔案館的存在。尤其是一些建設(shè)單位還采取傳統(tǒng)的方式傳遞和上交檔案。市民在查閱城建檔案時遇到的困難重重，能查詢的資料信息有限，所以數(shù)字化城建檔案館的功能需要不斷的完善。究其根源，主要是一些檔案管理部門認為在建設(shè)完數(shù)字化城建檔案館之后就可以一勞永逸，而忽視對其的管理，導致其資源得不到及時的更新，同時也給黑客對信息資源的安全和攻擊帶來便利，因而必須引起我們的足夠重視[2]。

三、對策分析

1.轉(zhuǎn)變職能，優(yōu)化管理模式。針對目前在管理模式上存在的問題。筆者認為應從傳統(tǒng)的收集保管型逐步轉(zhuǎn)移到信息服務型的模式上來。所以為了轉(zhuǎn)變自身的管理職能，首先就必須強化思想建設(shè)，以狠抓學習為切入點，在年度學習規(guī)劃、月度學習安排上形成慣例，切實注重整治理論與業(yè)務學習，并將其作為績效考核內(nèi)容，使其充分意識到學習的重要性，從內(nèi)心意識到自身的職責和工作的重要性。其次是轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，在自己的崗位上為城建檔案管理水平的提升，注重現(xiàn)有資源的整合和優(yōu)化，主動積極地參與到城建檔案管理之中。最后是在信息化建設(shè)中注重對數(shù)字化檔案的保管和利用，切實強化對其的創(chuàng)新性管理，并在體制上進行創(chuàng)新，對內(nèi)部職能機構(gòu)進行完善，將業(yè)務流程拓展，促進信息服務渠道更加暢通，才能更好地促進智慧城市的打造和數(shù)字化城市的構(gòu)建，并為此而不懈地努力。

2.強化教育，優(yōu)化專業(yè)水平。通過加強對檔案管理人員的教育和培訓，盡可能地促進其專業(yè)技術(shù)水平的提升，從整體上提高城建檔案管理實力，縮小管理人員之間的差距，加強學習和溝通，狠抓城建檔案質(zhì)量，并從源頭入手，深入現(xiàn)場，切實做好城建檔案的校核工作，才能更好地確保城建檔案內(nèi)容的真實性，并在各方的共同努力下推進城建檔案事業(yè)的發(fā)展。所以，為了更好地促進其作用得到有效的發(fā)揮，我們在做好上述工作的基礎(chǔ)上，還應切實注重社會全員的宣教工作，尤其是參建單位的歸檔意識，并在檔案安全管理上加大力度，做好對檔案信息管理系統(tǒng)的維護和常規(guī)檔案的保護，才能促進城建檔案管理水平的提升和優(yōu)化，并為此而不懈的努力。

3.建養(yǎng)并重，提高服務質(zhì)量。在注重硬件建設(shè)的同時，我們還應切實注重服務質(zhì)量的提升。這就需要我們在這一工作中，注重資源的更新和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的維護，盡可能地提供多元化、智能化的服務。例如某市在建成數(shù)字化城建檔案館之后，利用其中的在線預約功能，就能遠程查看開放范圍內(nèi)所需的城建檔案，甚至能查看工程進度，買的商品房還能查看到建設(shè)到了哪個環(huán)節(jié)。且與線下的自主查詢終端與線上的城建檔案信息管理平臺進行自助的查詢。同時始終注重對其的維護，及時的更新和維護系統(tǒng)的安全，堵住信息漏洞，既能提供多元的信息服務，又能確保信息安全，將城建檔案的作用真正的發(fā)揮出來[3]。

四、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)狀的分析是對目前工作的反思，對策的提出是對未來工作的規(guī)劃和展望。所以為了更好地促進城建檔案管理工作的開展，我們必須必須掌握新時期背景下城建檔案管理的新特點，并結(jié)合其現(xiàn)狀，切實加強對其的優(yōu)化與完善。

參考文獻：

[1]趙彤新時期城建檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策[J].城建檔案，2016，03：38-39.

[2]劉彩靜.城建檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析[J].城建檔案，2016，07：56-57.

[3]李睿.淺談城建檔案管理及開發(fā)利用[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院.“決策論壇——管理科學與工程研究學術(shù)研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院：，2016：1.