合同三級審查制在實(shí)際中的應(yīng)用

摘 要：合同一經(jīng)簽訂，便對合同當(dāng)事人產(chǎn)生法律賦予的權(quán)利和義務(wù)。一份規(guī)范的合同，能有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)雙方合法權(quán)益。從合同簽訂到合同歸檔，中間有大量工作要做，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，都可能造成或大或小不可挽回的損失。因此合同資料的完整性至關(guān)重要，通過對合同資料采取三級審查制，即合同經(jīng)辦人首查--合同會簽部門分工審查--合同管理人員審查，可以督促相關(guān)機(jī)構(gòu)與人員從不同角度不同側(cè)面堵塞漏洞，提高合同簽訂的準(zhǔn)確性和及時性。

關(guān)鍵詞：合同 審查 應(yīng)用

對合同所有資料設(shè)立三級審查制度，可以由不同部門和人員由淺入深、從形式到內(nèi)容，對合同進(jìn)行查缺補(bǔ)漏式審查，最終確保合同簽訂能夠萬無一失。

一、一級審查：合同經(jīng)辦人審查。

企業(yè)的業(yè)務(wù)管理部室是合同的執(zhí)行主體，經(jīng)辦人是合同履行的第一責(zé)任人，合同項(xiàng)目確定后，合同經(jīng)辦人就要著手準(zhǔn)備簽訂合同，合同經(jīng)辦人把握著合同簽訂的第一道關(guān)口，其責(zé)任心和能力的大小直接關(guān)系合同規(guī)范程度，因此合同經(jīng)辦人要從源頭上抓起，對合同簽訂前的相關(guān)資料認(rèn)真審查考證，打好基礎(chǔ)。合同經(jīng)辦人審查的主要內(nèi)容：

1.合同承辦人簽約前必須對對方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性進(jìn)行審查，并收集整理相關(guān)資料。

1.1簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格。（1）對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件。（2）對非法人經(jīng)濟(jì)組織，應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照。對分支機(jī)構(gòu)或是事業(yè)單位和社會團(tuán)體設(shè)立的經(jīng)營單位，除審查其經(jīng)營范圍外，還應(yīng)同時審查其所從屬的法人主體資格。（3）對外方當(dāng)事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。

1.2簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。 （1）代理人職務(wù)資格證明及個人身份證；（2）被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；（3）代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。

1.3簽訂合同前，必須認(rèn)真審查對方當(dāng)事人的履約能力。對方當(dāng)事人在合同中負(fù)有提供專業(yè)性較強(qiáng)的勞務(wù)、工程項(xiàng)目或限制經(jīng)營項(xiàng)目等義務(wù)時，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人提供由政府法定機(jī)構(gòu)頒發(fā)的經(jīng)營許可證或資質(zhì)等級證書等證明。

1.4簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進(jìn)行驗(yàn)證或進(jìn)行實(shí)地考察，以防對方當(dāng)事人偽造或變造證明材料。對方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。

2.訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟(jì)組織。集團(tuán)公司內(nèi)各單位的業(yè)務(wù)部門不得以本部門的名義對外簽訂合同。

3.對外簽訂合同應(yīng)由其法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。

4.合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，合同文本有示范文本的，應(yīng)當(dāng)采用合同示范文本。如果沒有合同示范文本，應(yīng)當(dāng)參照類似的示范文本。采用合同示范文本時，可以根據(jù)所訂合同的具體情況依法作出補(bǔ)充約定。

5.合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧義。

6.訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價款和報(bào)酬，履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任及解決爭議的方法等。

7.訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔Ψ疆?dāng)事人的履約能力沒有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。對方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。

8.對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地仲裁機(jī)構(gòu)或法院。

二、二級審查：各職能部室負(fù)責(zé)人從不同口徑審查。

合同經(jīng)辦人將合同對方單位有效期內(nèi)的資質(zhì)文件、授權(quán)人身份證、合同簽訂前資料備齊后，按會簽流程在企業(yè)內(nèi)部提請合同會簽部門及相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。各會簽部門主要審查內(nèi)容：業(yè)務(wù)管理部室：合同主體、法人或代理人等資質(zhì)文件，對合同適用法律條款和雙方責(zé)任、供貨期、合同價款、結(jié)算方式、質(zhì)量檢查及驗(yàn)收等條款進(jìn)行審核；合同管理部門：審核合同形成的資料，包括但不限于評標(biāo)報(bào)告、招標(biāo)委員會定標(biāo)意見、中標(biāo)通知書、合同會談紀(jì)要等；合同格式要求，簽訂時間，標(biāo)的物、合同方、質(zhì)量要求、違約責(zé)任等內(nèi)容；財(cái)務(wù)部門：對價款結(jié)算方式、票據(jù)開立信息、執(zhí)行稅率、付款方式等內(nèi)容進(jìn)行審核；生產(chǎn)技術(shù)部門：對技術(shù)要求、技術(shù)參數(shù)、設(shè)計(jì)變更等條款進(jìn)行審核；監(jiān)督部門：對招標(biāo)程序、合同審批程序、違約及獎懲、以及其它重要內(nèi)容進(jìn)行審核；其它部室從本部門業(yè)務(wù)職責(zé)所涉及的內(nèi)容進(jìn)行審核。合同會簽部門有不同意見的，業(yè)務(wù)管理部室應(yīng)與會簽部門或執(zhí)行主體協(xié)商，取得一致意見。如無法取得一致意見的，列出理由，報(bào)合同領(lǐng)導(dǎo)小組決定。在合同文本未經(jīng)審核會簽完畢前，業(yè)務(wù)管理部室不得加蓋合同雙方任一方合同章和簽字。合同文本除代理人、法人簽字外不得出現(xiàn)任何手寫文字。

三、三級審查：合同管理人員審查

各相關(guān)部室會簽完成后，合同經(jīng)辦人員按照會簽意見對合同文本進(jìn)行修改后，提請合同管理人員對合同進(jìn)行最后一步審查，加蓋合同章，之后合同生效進(jìn)入合同執(zhí)行階段。為了便于合同管理人員對同相關(guān)資料進(jìn)行全面審核，企業(yè)可按照從合同項(xiàng)目立項(xiàng)、計(jì)劃審批、實(shí)施招標(biāo)采購等時間發(fā)生的先后順序制定合同資料審查確認(rèn)清單：清單內(nèi)容主要包括申請表、審批表、詢價函、評標(biāo)報(bào)告、評委選票、投標(biāo)資料、定標(biāo)意見，中標(biāo)通知書、合同審批表、合同文本、授權(quán)文件、技術(shù)協(xié)議等。合同經(jīng)辦人將合同相關(guān)資料提交給合同管理人員后，合同管理人員按照合同確認(rèn)清單對照檢查，任何資料缺失，合同管理人員有權(quán)要求經(jīng)辦人補(bǔ)齊。合同管理人員作為合同簽訂前最后一個把關(guān)人員，主要審查以下內(nèi)容：

1.審查合同內(nèi)容是否合法。審查合同內(nèi)容的合法性時，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)審查合同內(nèi)容是否損害國家、集體或第三人的利益；是否有以合法形式掩蓋非法目的的情形；是否損害社會公共利益；是否違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。

2.審查合同意思表示的真實(shí)性，是否以合法形式掩蓋非法目的。

3.審查合同條款是否完備。應(yīng)按照合同的性質(zhì)，依據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)的規(guī)定對合同條款進(jìn)行認(rèn)真審查，確定合同條款有無遺漏，各條款內(nèi)容是否具體、明確、切實(shí)可行。避免因合同條款不全和過于簡單、抽象、原則，給履行帶來困難，為以后發(fā)生糾紛埋下種子。

4.審查合同的文字是否規(guī)范。審查合同時，應(yīng)對合同草稿的每一條款、每一個詞、每一個字乃至每一個標(biāo)點(diǎn)符合都仔細(xì)推敲、反復(fù)斟酌。確定合同中是否存在前后意思矛盾、詞義含糊不清的文字表述，并及時糾正容易引起誤解、產(chǎn)生歧義的語詞，確保合同的文字表述準(zhǔn)確無誤。

5.審查合同簽訂的手續(xù)和形式是否完備。（1）、審查合同是否需要經(jīng)過有關(guān)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或登記，如需經(jīng)批準(zhǔn)或登記，是否履行了批準(zhǔn)或登記手續(xù)。（2）、如果合同中約定須經(jīng)公證后合同方能生效，應(yīng)審查合同是否經(jīng)過公證機(jī)關(guān)公證。（3）、如果合同附有生效期限，應(yīng)審查期限是否屆至。（4）、如果合同約定第三人為保證人的，應(yīng)審查是否有保證人的簽名或蓋章；采用抵押方式擔(dān)保的，如果法律規(guī)定或合同約定必須辦理抵押物登記的，應(yīng)審查是否辦理了登記手續(xù)；采用質(zhì)押擔(dān)保方式的，應(yīng)按照合同中約定的質(zhì)物交付時間，審查當(dāng)事人是否按時履行了質(zhì)物交付的法定手續(xù)。（5）、審查合同雙方當(dāng)事人是否在合同上簽字或蓋章。

事前采取周密的防范，避免產(chǎn)生損失，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的指導(dǎo)原則，企業(yè)更應(yīng)加強(qiáng)自我保護(hù)意識，充分運(yùn)用現(xiàn)有的法律規(guī)則來管理合同。企業(yè)若能對合同實(shí)施有效管理，將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力。

參考文獻(xiàn)：

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