建筑設(shè)計院的底圖管理芻議

摘 要：在建筑設(shè)計院中，科學規(guī)范的做好建筑設(shè)計檔案的底圖管理有著重要的意義。本文圍繞建筑設(shè)計院的底圖管理這一主題展開論述，重點從底圖的傳統(tǒng)管理、電子信息化技術(shù)對底圖管理的應(yīng)用兩個方面進行論述，旨在提高建筑設(shè)計院的底圖管理的效率。

關(guān)鍵詞：建筑 底圖管理 設(shè)計院

一、建筑設(shè)計院的底圖管理

1.收集底圖。在建筑設(shè)計院中，每個項目的設(shè)計圖紙都會在檔案室進行存放保管。由于設(shè)計各專業(yè)出圖的順序性而導致出圖時間周期較長，時間跨度大，因此作為底圖管理人員，應(yīng)擔負起監(jiān)督和協(xié)助的職責，在收集圖紙時，必須認真檢查各專業(yè)圖紙的情況。即圖紙是否準確、完整，專業(yè)和項目的名稱是否一致，如所收集的圖紙的編號、名稱與目錄是否存在一致，底圖管理人員必須在檢查結(jié)束以后再對圖紙進行曬圖。在眾多的圖紙中，為了有效地區(qū)別開各階段的圖紙，管理人員應(yīng)對各階段的圖紙按項目分專業(yè)對其編輯流水號碼，比如建施1、2、3……，建修1、2、3……等，采用這樣的方式進行編號，目的是便于日后對圖紙的查找。與此同時，盡可能地避免在同一時期中出現(xiàn)重復的一些圖紙，若重復則必須要設(shè)計人員確認哪張為正式歸檔用圖。在做好編號工作以后，再對每一個項目的圖紙進行登記，在登記中，尤其是要做好出圖時間等一些信息的有效記載。

2.對底圖的整理。底圖在曬圖室進行整理后返回到檔案室，在建筑設(shè)計院的底圖管理中，由于還沒有開發(fā)出具體的底圖管理軟件，目前大部分設(shè)計院多采用微軟辦公軟件中的ACCESS數(shù)據(jù)庫功能進行整理。我院也使用該軟件對底圖進行管理。檔案管理人員需依據(jù)本單位的檔案分類體系對每個項目進行分類排序，并進行登記入冊，管理人員再依據(jù)項目登記本中的各項具體內(nèi)容，完整地將底圖信息準確地錄入到ACCESS數(shù)據(jù)庫之中，內(nèi)容包括設(shè)計階段項目名稱、責任者、結(jié)構(gòu)類型、基礎(chǔ)形式、出圖時間、圖紙圖號、圖幅等各類可檢索信息。我院為了使檔案資料更加方便設(shè)計人員檢索利用，把檔案管理工作提升到了更高更深的層面，我們在錄入底圖基本信息的同時，還要求檔案人員從項目圖紙中摘出主題詞和內(nèi)容提要等重要信息，為設(shè)計人員學習利用檔案提供便捷的查詢服務(wù)。在查詢利用檔案的過程中倘若對某項目的出圖情況要進行查找，完全可以充分地利用ACCESS數(shù)據(jù)庫中篩選功能就可以實現(xiàn)查找。由于底圖紙質(zhì)較脆，易產(chǎn)生折痕，時間久了容易斷裂甚至破碎，因此，對登記錄入整理完的底圖，則采用以標準A1圖幅為準則進行卷放，并用白紙包好每一卷底圖，先把每卷底圖的信息寫在包裝的白紙上，然后按類放進底圖檔案柜中長期保存。對于一些圖量大的項目底圖在存放過程中，最好是進行專業(yè)分類后存放在相連的檔案柜中。在實際中，由于建筑工程的施工周期比較長，建設(shè)單位對于建筑設(shè)計的要求必然會愈來愈高，他們對項目常常會提出實施修改，對圖紙的更新也就越來越頻繁，作為管理人員就要跟各專業(yè)設(shè)計人員進行溝通調(diào)查，對已經(jīng)被修改的圖紙做出蓋章標識，以免在施工過程中被錯誤使用。特別是對于一些舊版的已完全被替代的圖紙，該底圖已經(jīng)沒有了利用價值，可以將底圖另行卷好存放，待該項目完全竣工后，在院總工和項目負責人做出明確地批示后，可以將底圖給予銷毀。對于已拆除的建筑物或未施工的項目底圖，若還有借鑒和參考價值的，可繼續(xù)保存，無保留價值的則需開具銷毀清單后處理。在底圖的保存中，為了保證底圖的規(guī)范性、完整性以及真實性，一般而言，應(yīng)保存最新一版的圖紙。

3.對底圖的合理保管。底圖利用頻率比較高，比如設(shè)計人員參考利用、修改核對都會用到底圖。建筑設(shè)計院的底圖是母圖，如果這些底圖出現(xiàn)了損壞或丟失的情況，勢必會造成意想不到的經(jīng)濟損失和社會影響。因此，一般的設(shè)計單位會多存一套藍圖以備借閱使用。在實際工作中，作為檔案管理人員必須給予嚴謹?shù)貎Υ婀芾?，每套圖紙都不能多，也不能少，只要工程在，這個項目的底圖檔案就一定在。圖紙存放在哪一個柜子，都必須嚴格按照分類號及不同項目內(nèi)容進行存放。在對底圖借閱過程中，必須嚴格地遵照檔案室的借閱制度及時做好準確地登記。在借閱過程中，如果出現(xiàn)超出借閱時間的，就必須及時給予底圖的追回。特別是工作中直接跟底圖相接觸時，一定要對底圖輕拿輕放，保證圖紙不受到損壞。

在對底圖的合理保管中，對于那些硫酸紙底圖，一定要做好保護措施。因為這些底圖存在著易脆易黃的特點，故而在保存中有必要控制好庫房內(nèi)的溫濕度，以及做好防塵、防蟲和防光、防潮等工作。為了保證底圖的完整性、安全性，可以配置一些重要的設(shè)備，如消防設(shè)備、抽濕機設(shè)備、空調(diào)設(shè)備等，做好這樣工作，有助于對底圖的存儲管理，有效地延長底圖的使用壽命。

4.對底圖的有效利用。在施工過程中因各種原因會反復調(diào)曬底圖，在實際調(diào)曬中，只要在數(shù)據(jù)庫中對項目名稱進行搜索，則可以很快的找到具體的底圖所在的檔案柜。找到圖紙后須填寫調(diào)曬單，調(diào)曬單的內(nèi)容中包括曬圖的項目、用圖單位和蓋章類別，以及曬圖的階段、內(nèi)容和份數(shù)等重要的內(nèi)容。填寫好調(diào)曬單后，由檔案管理人員親自將底圖拿到曬圖室進行曬制，以防設(shè)計人員私自修改底圖，給單位造成不利的影響。曬圖完成后則由曬圖部門派專人送回檔案室，經(jīng)檔案人員清點核對后才能放回檔案柜中保管?？傊?，在調(diào)取底圖及曬圖過程中，必須嚴格地執(zhí)行曬圖制度。

5.對竣工圖進行及時歸檔。在建筑設(shè)計院的底圖管理過程中，由于項目的不斷增多，進而導致對庫房提出了越來越高的要求。鑒于此，為了有效地節(jié)約空間、利用空間，在底圖存放過程中，對于一些已經(jīng)竣工的底圖，應(yīng)給予有效地處理。一般來說，對于已經(jīng)竣工的一些底圖應(yīng)及時移到固定的庫房進行存放。在這一過程中，必然就涉及到對竣工后圖紙的歸檔處理工作，對于一些早期的設(shè)計底圖，底圖的記錄為手工記錄，且信息不一定全面完整，對其應(yīng)進行信息重新整理錄入處理。但由于底圖都是需要進行長期化地保存，為了延長圖紙的使用壽命，最好不要過多地搬動。

二、采用電子信息化技術(shù)進行管理

在建筑設(shè)計院的底圖管理過程中，為有效地提高底圖的管理水平，還需要采用計算機技術(shù)進行管理。隨著時代的發(fā)展和科技的進步，信息技術(shù)在信息處理上的能力非常強大，在底圖的管理過程中，采用電子信息化技術(shù)進行管理，可以促使管理者從繁重的勞作中解脫出來。在實際管理中，為了構(gòu)筑建筑技術(shù)網(wǎng)絡(luò)平臺，可以有效地推出OA系統(tǒng)和協(xié)同設(shè)計。所謂的協(xié)同設(shè)計，主要是從提高點效率向一種整體提高效率方向進行有效過渡，實現(xiàn)一種遠程異地協(xié)作。由于電子信息化技術(shù)的應(yīng)用，有效地促使單體協(xié)作進一步地得到發(fā)展，進而真正地促使圖紙實現(xiàn)網(wǎng)上校對和審核以及審定處理，有效地縮短工作的流程，而作為相關(guān)的一些設(shè)計人員，在這一過程中能更好地對項目圖紙的進程予以了解。這樣一來，一方面大大的提高了圖紙質(zhì)量上的問題。另一方面，可以對底圖的電子文件歸檔進行科學地管理解決。

三、結(jié)語

綜上所述，底圖作為紙質(zhì)檔案存放，承擔歷史和憑證作用，在建筑設(shè)計院的底圖管理過程中，只有做好對底圖的收集、做好對底圖的認真整理、做好對底圖的合理保管、做好對底圖的有效利用、對竣工圖的進行及時歸檔等傳統(tǒng)管理工作，同時采用電子信息化技術(shù)為輔進行管理，才能發(fā)揮底圖方便快捷的查閱作用，并且一定會提高建筑設(shè)計院的底圖管理的效率，為底圖使用單位提供完整、準確的參考數(shù)據(jù)，確保建筑設(shè)計項目質(zhì)量的提高。

參考文獻：

[1]蔣惠燕.做好工程底圖管理提高利用效益[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2013，27：154-155.