事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探討

摘 要：事業(yè)單位屬于我國的公共服務組織，其隸屬于國家政府機關，主要為社會的公共事業(yè)提供服務，進而滿足人們的實際生活需求，其存在價值與社會地位是不可替代的。在事業(yè)單位發(fā)展進程中，會產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案資料中記錄著事業(yè)單位的發(fā)展史，是事業(yè)單位發(fā)展的重要見證，對于事業(yè)單位來說是寶貴的財富，還可為后續(xù)的發(fā)展提供借鑒，因此，加強檔案資料的管理很是關鍵。在本文中，就事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施展開分析與探究。

關鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 規(guī)劃化 措施

檔案見證著事業(yè)單位發(fā)展的進程，是事業(yè)單位在發(fā)展進程中所產(chǎn)生的結晶，為實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展，必須加強對檔案資料的規(guī)范化管理，合理分配檔案資料管理責任，進而提高檔案管理水平，這對于事業(yè)單位來說是一筆寶貴的財富。然而，縱觀事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，了解到檔案管理缺乏規(guī)范性，導致檔案管理質量不是很理想，最終會威脅到事業(yè)單位的發(fā)展命運。因此，為促進事業(yè)單位的健康發(fā)展，加強檔案管理的規(guī)范性也是一項重要任務。

一、事業(yè)單位檔案管理工作開展的重要性

事業(yè)單位屬于國家行政類機關，其主要負責民生類、公共類事務，以幫助國家政府部門減輕事務的負擔，這樣能促進社會的和諧發(fā)展，解決一系列的民生問題與社會公共問題。一般來講，事業(yè)單位所負責的事務比較繁多，勢必會形成大量的檔案資料，這些檔案資料不僅僅記載著一系列的公共事務，還對機關單位未來的發(fā)展具有重要的價值意義，通過對檔案的開發(fā)與利用，能發(fā)揮出巨大的價值，能為事業(yè)單位未來的發(fā)展提供重要借鑒?，F(xiàn)如今，在事業(yè)單位內部，檔案管理工作已然成為一項十分重要的工作，其主要記錄著單位員工的基本信息、工作履歷、事業(yè)單位發(fā)展進程以及所處理一系列公共類事務信息等，都是事業(yè)單位發(fā)展的重要財富。檔案管理是事業(yè)單位管理工作的一個重要分支，檔案管理工作的規(guī)范性是衡量事業(yè)單位管理水平與能力的一項重要標準，可見，為從整體上提升事業(yè)單位的發(fā)展水平，必須重視檔案管理的開展，實現(xiàn)檔案資源管理的規(guī)范性，以提升檔案的應用價值。

二、事業(yè)單位檔案管理的基本現(xiàn)狀

事業(yè)單位是現(xiàn)代社會發(fā)展進程中不可或缺的，主要負責一系列公共事務，是服務于民、造福于民的重要組織結構。在開展事業(yè)單位一系列事務的過程中，會產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案資源記錄著事業(yè)單位的發(fā)展進程與發(fā)展歷程，對于事業(yè)單位而言是一筆寶貴的財富，對事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供一定的發(fā)展依據(jù)與檔案信息借鑒。然而，就目前就事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理效果不佳，檔案混亂、管理不規(guī)范等多種問題突出，成為當前需要注意的關鍵問題。

1.檔案管理人員專業(yè)性缺失。就目前事業(yè)單位的具體發(fā)展狀況，了解到檔案管理人員素質不是很高，大都是其他職位上的退休或下崗人員，其并未專業(yè)檔案管理者，這樣在開展檔案管理工作時，就會大大影響檔案管理效果。此外，除了缺乏專業(yè)性的檔案管理知識，還對計算機操作技術不夠熟悉，導致檔案管理工作效果受到限制。

2.檔案管理制度不夠完善。開展檔案管理工作，必須要具備相應的檔案管理制度，借助制度來約束與規(guī)范檔案管理行為，以杜絕一系列的檔案不規(guī)范行為。但是，檔案管理制度殘缺問題較為突出，在管理制度中對責任的分配不夠合理，進而引發(fā)檔案管理問題。

3.檔案信息化程度不夠。當前，我國在信息化建設上取得了理想的效果，且被廣泛的應用到各個領域，在檔案管理上也可實現(xiàn)信息化建設。然而，從目前事業(yè)單位的具體檔案管理之中，信息化平臺相對匱乏，且事業(yè)單位在檔案管理工作上的預算較少，在對檔案信息化建設的認知程度不夠，進而導致事業(yè)單位在檔案管理的整體水平不高，檔案管理效率不高，且檔案管理信息處理的精準度不高。

三、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施

1.加強對檔案管理的重視。為實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的科學性與規(guī)范性，必須先讓事業(yè)單位的相關領導人員從思想與意識上給予重視，了解到檔案資料對事業(yè)單位發(fā)展的重要價值，進而加強對檔案資料的規(guī)范性管理。傳統(tǒng)的檔案管理工作開展力度不大，相關領導人員對檔案管理重視度不夠，將工作的重心放在事業(yè)單位基本事務處理與運行上，再加之事業(yè)單位每天所負責的事務多樣且繁雜，忽視了檔案管理工作實施的重要性，成為制約事業(yè)單位檔案管理實效性的一個基本因素。為改善當前狀況，應加強對檔案管理工作的重視，加大在檔案管理方面的投資力度，配備專業(yè)化的團隊，構建電子化檔案管理平臺等，定會為檔案管理水平的提升提供保障。

2.構建完善的檔案管理機制。新時期，為實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性，必須要構建一套相對完整、科學的檔案管理機制，這樣可為后續(xù)的檔案管理工作提供重要保障，讓檔案管理工作做到有章可循。檔案管理機制的構建，要及時對人員的職責進行合理的劃分，遵照制度體系中的要求來執(zhí)行科學的檔案管理操作，禁止出現(xiàn)違法違紀的行為。此外，檔案管理者要對檔案資料進行分級處理，對檔案資料進行分類處理，這樣在查找、翻閱時也就更加方便、快捷，能大大提升檔案管理的規(guī)范性。與此同時，為保證檔案管理的規(guī)范性，必須將檔案管理列入到事業(yè)單位的日常運行體系中，構建專項責任小組，主要負責檔案管理工作，制定合理的檔案管理工作計劃，進而保證檔案管理工作高效、規(guī)范、有序的開展。

3.打造檔案信息化管理平臺。為積極響應現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，應將信息化技術應用到檔案管理之中，設置檔案信息化管理系統(tǒng)，將原本的紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，將檔案信息轉變?yōu)閿?shù)字化信息，借助電子設備能夠實現(xiàn)對電子數(shù)據(jù)的快速分析、分類、整理與存檔，根據(jù)檔案類型的不同進行分檔處理，可大大提高檔案管理效率，也能節(jié)約大量的人力、物力與財力，繼而提高檔案管理水平。檔案信息化平臺的構建，能夠實現(xiàn)檔案信息的全面共享，能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時傳輸，同時設置“一鍵查詢”功能，鍵入關鍵詞或檔案編號，能夠及時對目標性檔案進行快速查找。同時，借助電子監(jiān)控設備能將檔案借閱者的相關信息進行記錄，與此同時，檔案管理者還要進行檔案借閱與還回等級，只需填寫電子版本的登記簿即可，能在很短時間內完成檔案借閱服務。此外，檔案信息化系統(tǒng)的建設，其囊括的檔案類型多元化，主要包含文本信息、圖像、影音、影像等類型，實現(xiàn)了檔案的全面性，還具有龐大的電子存儲空間，能存儲下大量的數(shù)據(jù)。

4.強化檔案管理團隊建設。為滿足事業(yè)單位檔案管理的需求，必須重視檔案管理團隊建設，從人才的選拔、培訓、上崗都要經(jīng)過嚴格的審核，選擇與檔案管理相關專業(yè)的人才，禁止選擇非專業(yè)或兼職類的管理人員，其在檔案管理上的專業(yè)知識點不過關。另外，檔案管理人員不僅要具備基本的檔案管理知識，還要熟練掌握計算機技術，上崗前要進行考核，一項考核不合格則無緣勝任此項工作。

四、結語

作為事業(yè)單位管理的一部分，檔案管理工作是不可或缺的，其直接決定著檔案資源的價值與事業(yè)單位未來的發(fā)展水平，因此，必須重視對檔案資料的規(guī)范性管理，嚴格規(guī)范檔案管理流程，進而提高內部檔案管理水平。檔案管理規(guī)范性的實現(xiàn)，必須要更新相關人員的理念，制定科學的檔案管理方案，可將現(xiàn)代信息化技術應用其中，構建檔案管理信息化平臺，進而實現(xiàn)對檔案的信息化管理，是提升檔案管理水平的重要途徑。

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