信息化時代事業(yè)單位檔案管理工作的思考

摘 要：信息技術(shù)正在日新月異的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的弊端逐漸顯現(xiàn)，對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案電子數(shù)據(jù)庫等信息化建設(shè)已提上事業(yè)單位檔案管理工作的議事日程。只有重新建立檔案信息技術(shù)管理的認(rèn)識，完善相關(guān)的數(shù)字檔案管理制度，提高工作人員的專業(yè)管理水平，才能夠在最大程度上發(fā)揮檔案資料的價值，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化 事業(yè)單位 檔案管理

隨著社會發(fā)展和科技進(jìn)步，事業(yè)單位的各項工作開展也面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。其中，以檔案管理工作表現(xiàn)最為明顯。目前，很多地方檔案管理部門已把檔案目標(biāo)管理考評工作列為機(jī)關(guān)事業(yè)單位一項非常重要的日常工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢的要求，檔案管理信息化建設(shè)已成為事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)。只有在事業(yè)單位中不斷加快信息化建設(shè)步伐，才能保證跟上時代和社會發(fā)展的腳步，實現(xiàn)檔案較高的利用價值。

針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的突出問題，應(yīng)采取有效的措施，提高對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識，加強(qiáng)檔案管理信息化人才隊伍建設(shè)。只有這樣，才能保證檔案管理的信息化建設(shè)既擁有觀念和意志保障，又擁有足夠的人才和基礎(chǔ)設(shè)施保障，從而實現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，保證檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展。

一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.便于安全、長久的保存檔案信息。傳統(tǒng)的檔案管理主要是紙質(zhì)檔案的管理，隨著時代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理上的弊端已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)。紙質(zhì)檔案的保管空間有限，并且會受到來自天氣的影響，引起文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等現(xiàn)象，每年都需投入較大的檔案保管經(jīng)費(fèi)。此外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢起來頗費(fèi)周折，且需要一系列繁瑣的手續(xù)。檔案調(diào)送不僅會花費(fèi)大量的人力、物力、財力，甚至存在著原件受損或遺失的風(fēng)險，不可避免的給文檔的保管與利用帶來一定程度的困擾。

事業(yè)單位在實現(xiàn)檔案信息化管理之后，大量的檔案信息通過計算機(jī)軟件對檔案資料的收集，統(tǒng)計、分類、存儲等信息處理工作都變得方便有序，一方面節(jié)約了大量的空間，避免了各方面的浪費(fèi)，從而更大程度保證了檔案信息的安全。

2.便于查閱，能夠快速實現(xiàn)信息共享。行政事業(yè)單位檔案管理全面實現(xiàn)信息化之后，一方面需求者在獲得適當(dāng)?shù)臋?quán)限之后，通過搭建的專業(yè)平臺就能夠方便、快捷地查詢到特定信息。甚至有些行政事業(yè)單位已經(jīng)開始推出信息化的人工服務(wù)，只要具備相關(guān)材料，便可以委托查詢，效率極高。另一方面，檔案管理工作可依托于互聯(lián)網(wǎng)在很大程度上實現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享。查詢或核實某方面檔案信息時，只要能夠出示合理的證明材料，就能夠獲取檔案信息資源，大大提高了檔案信息利用的時效性。

3.便于核對，提高檔案信息的準(zhǔn)確性。實現(xiàn)了信息化的檔案管理，各類檔案信息都能夠通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行搜索，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤，便可以申請糾正，能夠在很大程度上提高檔案信息的準(zhǔn)確性。同時，信息需求者只需獲得足夠的授權(quán)，便可以通過聯(lián)網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的下載，傳輸速度極快，促進(jìn)了人才的流動，對經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著十分積極的影響。

二、信息化時代檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理工作信息化建設(shè)的重視程度有待加強(qiáng)。大部分的事業(yè)單位對于檔案信息化管理工作認(rèn)識程度不夠深刻，認(rèn)為檔案信息化管理就是一種簡單的存檔和輸入工作。事實上，事業(yè)單位檔案管理是一項隱性工作，它默默支持著事業(yè)單位日常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。然而，檔案管理工作不能產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，因此目前事業(yè)單位對檔案工作不重視，檔案開發(fā)和利用意識薄弱，相關(guān)的投入更是不多；基層管理人員也不能深刻認(rèn)識到檔案管理對未來發(fā)展的作用，不注重對檔案資料進(jìn)行正確合理的收集、分類、整理和總結(jié)，這樣不僅降低了檔案管理的工作效率，更直接促進(jìn)單位對這方面工作的重視度不高，直接影響檔案管理水平的提高。

2.檔案管理人員專業(yè)能力有待提升。檔案管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的專業(yè)知識。目前，事業(yè)單位檔案管理人員多為兼職，往往無暇將檔案管理工作做到精益求精，盡管能夠熟練掌握電子計算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，但缺乏專業(yè)的崗位知識培訓(xùn)，造成工作隨意性很大，嚴(yán)重影響了檔案管理工作水平的提升。

3.檔案信息化管理程度有待提高。盡管網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代科技越來越發(fā)達(dá)，事業(yè)單位檔案管理工作卻未能及時跟上信息時代發(fā)展的腳步。很多單位還是將紙質(zhì)檔案作為主要管理對象，因此無論是保存還是查閱起來都十分不便。此外，許多事業(yè)單位雖然購置了先進(jìn)的硬件設(shè)備，但“物未盡其用”，其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用。

三、信息化時代事業(yè)單位檔案管理策略

信息化時代加強(qiáng)檔案信息管理工作就是將檔案管理模式重心轉(zhuǎn)變的一個過程，充分挖掘和利用檔案管理中蘊(yùn)藏著豐富的信息，轉(zhuǎn)變成以檔案數(shù)字化信息為主要形式提供服務(wù)給社會。為此，我們建議從以下幾方面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)：

1.重視信息技術(shù)的管理、運(yùn)用與軟件系統(tǒng)安全。數(shù)字檔案能夠進(jìn)行遠(yuǎn)程共享，同時也具有非常大的現(xiàn)實利益，以至于一些個人或企業(yè)會使用非法手段進(jìn)行信息的獲取，要遠(yuǎn)程獲取信息就必須通過網(wǎng)絡(luò)，因而，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)必須得到重視和運(yùn)用。支持?jǐn)?shù)字檔案的系統(tǒng)必須要進(jìn)行安全的管理，設(shè)置安全密碼，并由獨(dú)立的設(shè)備進(jìn)行存儲。管理人員要時刻進(jìn)行漏洞檢查，防范病毒的侵襲，并通過加密技術(shù)、身份認(rèn)證、簽署技術(shù)、仿寫措施等，加強(qiáng)信息資源的安全防護(hù)，有效預(yù)防潛在風(fēng)險。同時事業(yè)單位要重視檔案信息本身的安全，建立恢復(fù)機(jī)制，對信息進(jìn)行備份，包括紙質(zhì)檔案備份，并且要完善恢復(fù)機(jī)制，在數(shù)字檔案遭到破壞的時候，能夠及時恢復(fù)相關(guān)數(shù)據(jù)。

2.加強(qiáng)管理人員的安全技術(shù)以及安全意識，提高其專業(yè)管理水平。數(shù)字檔案是由管理人員通過電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行操作的，管理人員水平的高低將直接決定數(shù)字檔案的管理效率。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，因此必須通過各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作，努力提高其管理能力，尤其是創(chuàng)新能力，注重對數(shù)字化檔案程序的開發(fā)，以建設(shè)一套兼容并包、效率一流、操作人性化的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。同時，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理者的職業(yè)道德素養(yǎng)。將檔案管理工作納入完善的獎懲體系，將管理者的工作熱情充分激發(fā)出來。

3.制定檔案數(shù)字化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制自主管理軟件。事業(yè)單位首先要加大投入力度，提高各類檔案館硬件建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，建設(shè)和完善局域網(wǎng)，使各項工作都網(wǎng)絡(luò)化。充分利用本單位優(yōu)質(zhì)技術(shù)、管理資源，將自主數(shù)字化檔案管理軟件開發(fā)放在單位戰(zhàn)略實施的重要位置，把單位檔案館藏合理整合，從而實現(xiàn)實體檔案與數(shù)字化檔案相結(jié)合的目標(biāo)。

當(dāng)前，檔案的數(shù)量成飛速增長的狀態(tài)，檔案管理工作對于事業(yè)單位未來發(fā)展的影響力不斷增加。因此，必須對檔案管理工作予以足夠的重視，并能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行解決。在時代發(fā)展背景下，只有確保檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)保持開放的、科學(xué)的姿態(tài)，將現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于事業(yè)單位檔案日常工作的全過程，才能利用過去珍貴的資料對事業(yè)單位的未來發(fā)展做出正確的預(yù)測，將檔案管理工作的價值發(fā)揮到最大，從而促進(jìn)事業(yè)單位各項工作的持續(xù)健康發(fā)展。

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作者簡介：王紅梅（1977—）女，湖北黃陂人。武漢市人才服務(wù)中心工作，檔案管理。