信息時(shí)代如何做好檔案管理工作

摘 要：檔案管理是將文獻(xiàn)資料、數(shù)據(jù)信息、人事檔案等內(nèi)容進(jìn)行歸檔、整理和保存的過(guò)程，其管理手段和效率直接影響著管理的實(shí)效性，當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨新的挑戰(zhàn)，如何緊跟信息時(shí)代變化，更新管理理念、創(chuàng)新管理手段成為當(dāng)前的首要任務(wù)，為此，本文通過(guò)對(duì)檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題的分析，剖析其未來(lái)發(fā)展路徑。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 現(xiàn)存問(wèn)題 管理路徑

一、引言

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的管理工作，其內(nèi)涵了文件資料、歷史文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)資源等多項(xiàng)管理與服務(wù)內(nèi)容，是企事業(yè)單位數(shù)據(jù)資源價(jià)值的核心所在，當(dāng)前，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，電子文件、視聽(tīng)資料、信息化資源等新型檔案管理內(nèi)容不斷涌現(xiàn)，自動(dòng)化、智能化管理手段更新發(fā)展，這給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)了巨大的沖擊，尤其是對(duì)機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位分散的企業(yè)，其檔案管理內(nèi)容、形式多樣、管理手段存在較大差異，存在的檔案管理問(wèn)題更多，面對(duì)此種形勢(shì)，如何緊跟信息時(shí)代的步伐，緊抓機(jī)遇、攻克難關(guān)成為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵所在，具體而言，其應(yīng)該重塑檔案管理理念，加速信息化建設(shè)、提升管理人員素養(yǎng)、創(chuàng)新管理模式，以此抓住信息化時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇，將檔案管理工作推向更高層級(jí)。

二、信息時(shí)代下傳統(tǒng)檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

1.管理理念落后，尚未充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案管理主要是對(duì)文獻(xiàn)資料、數(shù)據(jù)資源及信息資源等多項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行收集、歸整、分類(lèi)，從而為檔案內(nèi)容的共享和查詢(xún)提供便利，這是檔案管理工作的根本價(jià)值體現(xiàn)，其內(nèi)容作為企業(yè)數(shù)字資源價(jià)值的集成體，能夠?yàn)槠髽I(yè)優(yōu)化發(fā)展提供有效借鑒和參考，但是傳統(tǒng)的檔案管理狀態(tài)較為混亂，管理層對(duì)于檔案管理工作的重要性和實(shí)用價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，存在嚴(yán)重偏差，認(rèn)為其只是文字材料的歷史記錄，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃設(shè)計(jì)，管理體制不健全、尚未形成系統(tǒng)的、規(guī)范的管理體制，致使管理分散、效率低下，使得檔案管理工作流于形式，極大的削弱了檔案管理效益，制約了管理效能的有效發(fā)揮，并成為阻礙企業(yè)發(fā)展的最大障礙。

2.信息化建設(shè)相對(duì)落后，嚴(yán)重制約了檔案管理手段的更新發(fā)展。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的管理過(guò)程，其管理內(nèi)容、形式多樣，這增加了管理的難度性，傳統(tǒng)的檔案管理模式中多采用手工形式對(duì)文獻(xiàn)資料、數(shù)據(jù)信息等內(nèi)容進(jìn)行搜集、分類(lèi)、整合、歸檔，對(duì)于勞動(dòng)力的依賴(lài)性較高，管理及維護(hù)成本較高，這在很大程度上降低了管理的經(jīng)濟(jì)效益，更影響了檔案內(nèi)容精準(zhǔn)、快速查詢(xún)，而且，紙質(zhì)檔案內(nèi)容很容易被篡改、損毀，增加了加檔案內(nèi)容鑒定困難性、縮短了檔案文件的生命周期，為此，加速檔案管理手段的創(chuàng)新發(fā)展是當(dāng)前的迫切之需，但是因?yàn)楣芾砝砟?、資金、設(shè)備等條件的限制，檔案管理的信息化建設(shè)一直較為落后，尚未跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，并成為影響管理創(chuàng)新的主要瓶頸。

3.管理體制缺失，影響了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。檔案管理是企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的關(guān)鍵支撐，其內(nèi)容與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理理念、經(jīng)營(yíng)策略、人事管理等存在較大關(guān)聯(lián)性，規(guī)范、系統(tǒng)的內(nèi)容管理能夠?yàn)槠髽I(yè)運(yùn)營(yíng)管理的創(chuàng)新發(fā)展提供有效借鑒和參考，但是這必須以標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的管理體制為基礎(chǔ)和前提，但是從目前檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，其尚處于一個(gè)無(wú)序管理狀態(tài)，管理制度建設(shè)的滯后性，使得檔案管理工作無(wú)章可循，管理秩序混亂、管理人員素質(zhì)低下、管理方法不規(guī)范，致使檔案管理彈性較大、漏洞百出，降低了管理效能，而且檔案管理作為一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程，其范圍和規(guī)模均在不斷擴(kuò)展、延伸中，這就增加了管理的難度性，加之沒(méi)有系統(tǒng)、規(guī)范的管理制度作為有效依據(jù)，使得檔案管理難上加難，無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。

三、信息時(shí)代下檔案管理工作的新路徑

1.重塑管理理念，強(qiáng)化對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知。檔案管理內(nèi)容是企業(yè)信息資源的核心所在，其集成了企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的管理理念、行為規(guī)范、價(jià)值取向等內(nèi)容，是企業(yè)提升管理效率，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵支撐，正是基于檔案的這種效用價(jià)值，使其成為企業(yè)管理工作的主要著力點(diǎn)，但是鑒于傳統(tǒng)管理理念的局限性，人們尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和根本價(jià)值，致使管理效能低下，未發(fā)揮檔案管理的真正價(jià)值，而隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，新型檔案管理內(nèi)容和管理手段不斷涌現(xiàn)，這給傳統(tǒng)管理帶來(lái)了前所未有的沖擊，而管理人員作為檔案管理的直接接觸者，也面臨著諸多挑戰(zhàn)，尤其是其管理理念的落后性成為制約管理模式創(chuàng)新發(fā)展的根源所在，為此，信息時(shí)代下，要實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的創(chuàng)新、管理效率的提升，首要的任務(wù)就是重塑管理理念，深化思想認(rèn)知，通過(guò)管理培訓(xùn)、新理念引入等方式，突破傳統(tǒng)管理理念的束縛性，強(qiáng)化對(duì)管理理念的延伸教育，讓管理人員從思想認(rèn)識(shí)上高度重視檔案管理工作，進(jìn)一步增強(qiáng)管理、服務(wù)意識(shí)，從而緊跟信息時(shí)代發(fā)展變化，創(chuàng)新管理模式，并根據(jù)主體的不同需求，提供有針對(duì)性的、規(guī)范化的服務(wù)，真正發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。

2.創(chuàng)新管理模式，推進(jìn)檔案管理效能的提升。當(dāng)前，信息時(shí)代下，檔案管理的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了根本性的變化，傳統(tǒng)的管理模式逐漸凸顯其自身弊端性，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期的管理要求，而且國(guó)家“十二五”規(guī)劃早已經(jīng)將管理模式的信息化發(fā)展作為工作的重點(diǎn)，在此政策引導(dǎo)下，未來(lái)檔案管理的主要著力點(diǎn)管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，首先，要加速推進(jìn)檔案管理機(jī)制的完善發(fā)展，要制定一個(gè)系統(tǒng)性的管理制度，將檔案內(nèi)容的收集、分類(lèi)、整合及歸檔等都納入細(xì)節(jié)規(guī)劃，制定統(tǒng)一的規(guī)章制度及流程，明確管理人員的職責(zé)分工和工作要求，由此，便能將檔案管理推行規(guī)范化、統(tǒng)一化管理方向；其次，強(qiáng)化信息化建設(shè)，傳統(tǒng)檔案管理模式多采用紙質(zhì)載體，在遭遇不可抗力或人為篡改時(shí)，檔案內(nèi)容的完整性和生命周期都容易受到威脅，而采用現(xiàn)代信息化手段，將其內(nèi)容通過(guò)電子掃描、視頻拍攝、數(shù)字存儲(chǔ)等融入到信息化管理系統(tǒng)中，不僅能夠確保檔案原始數(shù)據(jù)文件的完整性和安全性，而且便捷了檔案內(nèi)容的快速、精準(zhǔn)查詢(xún)，降低了管理成本、提升了管理效率，是檔案管理效能充分發(fā)揮的必要前提。

3.提升檔案安全管理意識(shí)，促進(jìn)檔案管理安全機(jī)制的完善。檔案管理內(nèi)容與企業(yè)運(yùn)行機(jī)制、管理理念、商業(yè)機(jī)密等存在多種關(guān)聯(lián)性，為此，其管理的安全性對(duì)于企業(yè)的生存發(fā)展至關(guān)重要要，當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，其便捷性、共享性、即時(shí)性及高效性給檔案管理帶來(lái)了諸多便利，對(duì)于管理手段的創(chuàng)新發(fā)展和管理效率的提升都有積極的影響，為檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展思路，但是也伴隨著一些負(fù)面效應(yīng)，一些投機(jī)分子，借助檔案管理系統(tǒng)的漏洞，利用木馬程序、病毒及黑客手段攻破系統(tǒng)防護(hù)，非法侵入系統(tǒng)進(jìn)行破壞性操作或遠(yuǎn)程操控，竊取檔案管理內(nèi)容，這給企業(yè)造成了極大的威脅和損害，針對(duì)此種問(wèn)題，管理人員要樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)的操作技能，加強(qiáng)系統(tǒng)的防護(hù)功能，對(duì)重要數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行加密、備份，以避免遭受不必要的損失，同時(shí)，要加速推進(jìn)安全管理機(jī)制的建設(shè)，強(qiáng)化安全管理教育，建立安全監(jiān)管部門(mén)，明確其監(jiān)管范圍和職責(zé)內(nèi)容，并制定安全預(yù)警機(jī)制，在發(fā)現(xiàn)安全隱患時(shí)及時(shí)報(bào)警、采取防范措施，將安全風(fēng)險(xiǎn)控制在最小范圍內(nèi)，從而為檔案管理工作營(yíng)造健康可持續(xù)的發(fā)展環(huán)境。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面，而檔案管理作為企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的重要內(nèi)容之一，自然也面臨著信息技術(shù)帶來(lái)的沖擊和機(jī)遇，而且我國(guó)“十二五”期間，已經(jīng)將檔案管理的信息化發(fā)展列為主要工作內(nèi)容予以重點(diǎn)推進(jìn)，為此，為了使得檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范，并確保其安全性和有效性，需要結(jié)合其現(xiàn)存問(wèn)題，利用信息技術(shù)創(chuàng)新管理手段、轉(zhuǎn)變管理觀念、完善管理機(jī)制，從而充分發(fā)揮檔案管理工作的根本效用。

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