淺析住房公積金檔案的數(shù)字化

摘 要：住房公積金檔案的管理水平直接關(guān)系到住房公積金管理的服務質(zhì)量，因而構(gòu)建公積金檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是新形勢下住房公積金管理部門適應新常態(tài)的必然選擇。本文以住房公積金檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義作為切入點，闡述在數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題，最后提出相應的解決的對策。

關(guān)鍵詞：住房公積金 檔案 數(shù)字化 互聯(lián)網(wǎng)+

一、引言

在公積金提取、歸集以及貸款的各項業(yè)務中產(chǎn)生了大量的有用信息檔案，如何將這些不同部門的檔案進行歸類，實現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一化管理是當前檔案管理面臨的主要問題，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)支撐，因此本文結(jié)合工作經(jīng)驗闡述住房公積金檔案的數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。

二、住房公積金檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

隨著城市化進程的不斷推進，公積金繳存范圍不斷擴大，使用效率不斷加強，繳存人員流動幅度逐漸加劇，相應業(yè)務檔案數(shù)量也在快速增加，由此產(chǎn)生大量有用的信息檔案，而目前住房公積金的檔案管理模式在一定程度上制約了住房公積金事業(yè)的發(fā)展。因此構(gòu)建檔案數(shù)字化管理具有重要的意義：首先住房公積金檔案數(shù)字化管理是適應“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”的具體體現(xiàn)。基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國政府部門在積極推進電子政務的工作模式，公積金檔案電子化為電子政務的開展提供了必要的基礎(chǔ)支撐，為用戶提供了便捷的服務。例如通過數(shù)字檔案繳存職工無論是身份證、退休證、結(jié)婚證，還是戶口、產(chǎn)權(quán)證、購房發(fā)票、購房合同等資料要件都可通過電子檔案成像系統(tǒng)方便、快捷的拍照保存，省去了客戶辦理公積金業(yè)務復印資料或因資料不全往返奔波的煩惱。，職工再次辦理相同業(yè)務時，只需提供本人身份證就可辦理，將大大提高辦事效率，節(jié)省辦事時間，方便辦事群眾；其次住房公積金檔案數(shù)字化也是維護與保護住房公積金檔案的重要途徑。基于住房公積金業(yè)務的不斷拓展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式必然會在查閱利用過程中對檔案原件產(chǎn)生損耗，而數(shù)字化檔案不僅實現(xiàn)了檔案差異無限次的應用，而且還避免了非人為因素造成的損耗，使得檔案得到永久的保存；最后檔案數(shù)字化實現(xiàn)了政務節(jié)約化辦公、提高了檔案信息的安全性。通過檔案數(shù)字化能夠為相關(guān)部門節(jié)省大量的辦公費用，降低了無用的能耗耗費，避免了以往檔案占用大量庫房的缺陷。

三、住房公積金數(shù)字化建設(shè)存在的問題

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，構(gòu)建住房公積金檔案數(shù)字化管理是適應新常態(tài)發(fā)展的必然要求，然而在實踐中我國住房公積金數(shù)字化 建設(shè)仍然面臨不少的問題：

1.住房公積金數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。實現(xiàn)住房公積金檔案數(shù)字化建設(shè)必須要依賴于完善的基礎(chǔ)設(shè)施，然而目前基礎(chǔ)實施建設(shè)方面存在以下問題：一是住房公積金管理部門的計算機配套設(shè)備不完善。尤其是基層住房公積金管理部門的計算機設(shè)備數(shù)量不足于支撐數(shù)字化建設(shè)。例如部分基礎(chǔ)部門只有一兩臺計算機設(shè)備；二是住房公積金管理部門的網(wǎng)絡建設(shè)滯后，網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施不完善，難以實現(xiàn)數(shù)字化共享體系建設(shè)。

2.住房公積金數(shù)字化建設(shè)過程中存在安全問題。信息化建設(shè)的最大問題就是安全問題，公積金檔案關(guān)系到市民住房問題，尤其是公積金檔案中涉及到市民的核心信息，而實現(xiàn)數(shù)字化管理，就可能會因為系統(tǒng)存在的不安全因素而造成市民個人信息外露等。例如外界不法分子通過病毒等手段竊取市民信息，從而達到不法目的。另外在住房公積金檔案整理的過程中也容易存在安全問題。例如將紙質(zhì)檔案掃描到網(wǎng)絡系統(tǒng)的過程中，容易出現(xiàn)原始檔案信息丟失或者遺漏的現(xiàn)象，進而影響檔案信息質(zhì)量。

3.數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。不可否認在互聯(lián)網(wǎng)政務環(huán)境下，實現(xiàn)公積金檔案數(shù)字化建設(shè)是基于時代發(fā)展的必要要求，然而數(shù)字化建設(shè)并不是某個獨立部門所能完成的，必須要融合檔案部門、信息技術(shù)部門以及財務部門等，通過不同不部門之間的合作實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。在實踐中發(fā)現(xiàn)住房公積金檔案數(shù)字化建設(shè)存在規(guī)范缺乏的問題，例如檔案數(shù)字化建設(shè)側(cè)重于網(wǎng)絡化管理，而忽視了對檔案內(nèi)容的整合，結(jié)果造成檔案數(shù)量繁多，影響利用效率；數(shù)字化檔案系統(tǒng)設(shè)計偏離用戶需求，無形中增加了群眾的負擔。例如群眾在查閱電子檔案時，由于電子檔案系統(tǒng)的不兼容性，導致用戶不得不采取相應的軟件系統(tǒng)，造成不必要的麻煩。

四、完善住房公積金檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

基于當前住房公積金檔案呈現(xiàn)的多樣性、周期性、隨時性以及針對性的特點，結(jié)合當前我國住房公積金檔案數(shù)字化建設(shè)存在的共享程度不夠，信息公開透明度不高的問題，需要采取切實有效的策略完善住房公積金檔案數(shù)字化建設(shè)：

1.加強住房公積金檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)必須要以完善的基礎(chǔ)設(shè)施為基礎(chǔ)，因此一方面住房公積金管理部門要增加資金投入，積極采購與數(shù)字化建設(shè)相適應的基礎(chǔ)設(shè)備。例如主管部門要加大對計算機設(shè)備的采購力度，鼓勵住房公積金管理部門通過外包等方式開展數(shù)字化建設(shè)，加快“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作模式的發(fā)展。當然對于選擇外部建設(shè)模式的必須要加強對外包服務機構(gòu)的監(jiān)督，制定嚴格的監(jiān)督審查制度，明確其職能；另一方面加強對基層部門的支持，除了提供必要的資金扶持之外，還需要在相關(guān)的配套設(shè)施上入手，例如加強網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建省、市、縣相結(jié)合的網(wǎng)絡檔案管理體系等。

2.制定科學的規(guī)章制度，防范檔案信息安全問題。住房公積金檔案涉及市民的基本信息，根據(jù)以往的相關(guān)案例，在信息化建設(shè)過程中容易出現(xiàn)信息安全隱患，因此住房公積金檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中：一是要制定完善的規(guī)則制定，規(guī)范檔案管理流程。規(guī)章制度是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，住房公積金管理部門要制定科學的規(guī)章制度，強化工作人員的責任意識和法律意識，避免違規(guī)行為出現(xiàn)；二是加強對檔案信息的保護。針對網(wǎng)絡存在的安全隱患問題，檔案管理部門要通過重視掃描過程控制、建立病毒查殺等措施，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的信息安全。例如在檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的過程中需要對整個過程進行安全監(jiān)管，保證案卷內(nèi)文件有序拆裝，目錄頁文件按序統(tǒng)一排放。

3.統(tǒng)一規(guī)劃，加快整合信息資源。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，房產(chǎn)檔案部門一是應建立健全房產(chǎn)檔案全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，為建立“數(shù)字檔案館”提供完整的基礎(chǔ)；二是運用信息技術(shù)，建立高效、準確、多功能、多角度、方便、快捷的多元化檢索數(shù)據(jù)庫，推進房產(chǎn)檔案服務進入“后檢索時代”。同時還要加強對檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳力度，例如通過召開便民措施新聞發(fā)布會、官網(wǎng)通知、電視廣播、報紙刊登等形式，將便民查檔措施進行宣傳。實同時為抵御地震等重特大自然災害及其他突發(fā)事件對住房公積金管理信息系統(tǒng)的破壞，保證住房公積金數(shù)據(jù)完整性，加快異地災備中心建設(shè)，確保公積金檔案的安全完整。

4.提高檔案人員的信息化管理水平。檔案數(shù)字化要求檔案人員必須與時俱進， 要用檔案信息化知識武裝自己，更新自己的知識結(jié)構(gòu)，檔案人員要適應信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展， 抓好知識的更新、引進和消化，要學會利用計算機網(wǎng)絡和多媒體技術(shù)對檔案信息進行存儲、 檢索和開發(fā)利用， 檔案管理部門要加大對檔案人員的信息化管理培訓力度，加快檔案人知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次地培養(yǎng)人才， 如此才能適應檔案數(shù)字化工作的需要，保障檔案數(shù)字化管理工作的有效開展。

五、結(jié)語

總之，隨著住房公積金事業(yè)的進一步發(fā)展，建立住房公積金綜合數(shù)字檔案館 、 實現(xiàn)檔案管理信息化是住房公積金檔案事業(yè)發(fā)展的必然產(chǎn)物，必將為住房公積金事業(yè)的健康、 穩(wěn)定發(fā)展提供有力的保障和積極的服務。

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