淺談高校OA辦公系統(tǒng)下的公文管理

摘 要：高等院校OA辦公系統(tǒng)是學校行政管理“信息化”與“政務流”的融合，高校行政管理要實現(xiàn)流程更簡化、內(nèi)容更時效、辦公處理更及時，必須將公文管理納入OA辦公系統(tǒng)的規(guī)劃中。本文針對OA辦公系統(tǒng)下的公文管理提出了多項建議，并陳訴了我校OA系統(tǒng)中公文管理的情況。

關鍵詞：OA辦公系統(tǒng) 公文流轉(zhuǎn) 電子化公文

公文是高等院校依法治校和進行公務活動的重要工具，公文處理工作是高校辦公室的一項重要職能，科學、規(guī)范、安全、高效的公文運轉(zhuǎn)和管理，是衡量辦公室工作績效的重要指標。隨著大數(shù)據(jù)與信息化技術的發(fā)展，高校公文管理及公共流轉(zhuǎn)都要以信息數(shù)據(jù)的方式進行存儲與檢索。日積月累下的公文數(shù)據(jù)是高等院校行政管理的重要資產(chǎn)，也是管理層事務決策及師生員工辦事的依據(jù)。通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)公文的電子化存檔，存檔后的電子公文，無論多少年后都支持查閱，完整的呈現(xiàn)某一項工作在當時情況下的前因后果。因此，管理電子化公文是高校OA辦公系統(tǒng)活動中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。本文就從以下幾個方面討論高校OA辦公系統(tǒng)下的公文管理問題。

一、高校OA辦公系統(tǒng)下公文管理存在的問題

辦公自動化（OA，即Office Automation），是指把辦公的特定流程或環(huán)節(jié)和日常的事務聯(lián)系在一起，從而使辦公文件在不同辦公室、不同地區(qū)的流轉(zhuǎn)、審批以及發(fā)布等方面實現(xiàn)方便的共享以提高辦公效率。高校使用OA系統(tǒng)初期屬于新型事務，每一項新型的事務在出現(xiàn)到普遍被大眾接受的過程中都會經(jīng)歷一個過程，同樣，高校公文管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)處理向公文電子化轉(zhuǎn)化的過程中，也面臨一定程度的挑戰(zhàn)。突出表現(xiàn)在：

1.公文處理方式發(fā)生了變革，行政管理流程任保留原來的管理框架與模式，舊的公文管理體制并不能確保新型的電子公文產(chǎn)生后能夠在很短的時間內(nèi)得到有效推行，造成新舊兩套形式的公文管理，線上線下多種公文版本混淆。

2.在其他行業(yè)中OA系統(tǒng)己成為日常進行公文處理的主要手段，它改變了以往紙質(zhì)公文管理的傳統(tǒng)理念，將公文流轉(zhuǎn)作為辦公自動化系統(tǒng)的核心，是實現(xiàn)無紙化辦公的重要標志。而OA辦公系統(tǒng)在高校的公文流轉(zhuǎn)中不是強行要求，接受程度高的部門走線上，接受程度低的部門依然要求紙質(zhì)文檔。這在公文存儲上，使得數(shù)據(jù)不完整。線上的都得以保存，線下的很多都沒有通過掃描電子化存儲。如果兩種方式并存，又重復地增加管理的工作量，不能提供工作效率。

3.院校在開發(fā)使用OA辦公系統(tǒng)的時候，沒有進行充分的需求分析，很多小的業(yè)務流，細節(jié)的地方被忽略，造成OA系統(tǒng)上線后不能完全滿足各個部門公文流轉(zhuǎn)及管理的業(yè)務辦理。

4.部分公文管理存在一個保密的要求。通過OA系統(tǒng)的保密設置在原有紙質(zhì)化的公文基礎上保密性可以得到極大的提高。國內(nèi)很多院校對紙質(zhì)公文的保密有明確的管理文件或者操作細則，但是對電子化公文的保密缺少明確的規(guī)章制度。

5.從公文管理的服務對象上，院校的師生員工更多的只關注到了OA辦公系統(tǒng)的是各種公共服務與事務處理的透明度上，忽略了OA系統(tǒng)公文管理給其他領域帶來的變化，增加了OA公文管理的難度。

6.OA系統(tǒng)公文管理必須將公文電子后才能進行管理和維護。目前在國內(nèi)高校，很少有支持這項工作的基礎設施。

二、針對這些問題的主要應對措施

1.強化制度建設，將電子化公文管理納入高校信息化建設中。首先，必須提高高校行政工作人員及師生員工對電子公文重要性與有效性的認識。其次，大力推行通過OA系統(tǒng)進行公文流程。不管發(fā)文、請示、報告、通知等各種形式的公文能通過OA的盡量走線上。最后，各業(yè)務部門設置專人負責OA系統(tǒng)公文的各種處理，做到信息不停滯，扭轉(zhuǎn)及時。

2.充分了解業(yè)務流，完善OA系統(tǒng)公文管理的細節(jié)。高校存在著教學單位、科研單位、業(yè)務部門、行政部門等等，每個部門在公文管理上有共性也有不同的地方。高校在OA系統(tǒng)開發(fā)部署的時候，要充分了解各種部門的需求，不斷的完善系統(tǒng)細節(jié)，提高工作效率。

3.強化公文保密工作。增補電子化公文保密工作的管理制度和操作流程。同時，OA系統(tǒng)設計上要講保密的環(huán)節(jié)及風險控制加強考慮。并在學校重點單位重點宣傳，提供大家的保密意識。

4.加強電子公文管理的基礎設施。公文管理電子化的基礎設施要求OA管理系統(tǒng)達到提高聯(lián)合工作、信息交換以及部門間協(xié)作的效率；保證電子公文的真實與可靠，以支持決策的正確制定；實現(xiàn)各種公文數(shù)據(jù)的存儲與保護；提供強大的公文檢索功能。

5.實現(xiàn)OA系統(tǒng)與高校門戶數(shù)據(jù)互通。在OA系統(tǒng)部署的時候，務必將OA的功能提取到高校門戶網(wǎng)站中。實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通，提供師生員工使用的用戶體驗感。

三、我校目前OA系統(tǒng)下的公文管理情況

從學校整體組織結(jié)構(gòu)的角度來看，可將公文管理劃分為如圖1所示的工作流程：

從學校OA系統(tǒng)收發(fā)文管理流程可以看出公文的管理一部分功能能夠自動執(zhí)行，一部分則是按照一系列過程規(guī)則，將文檔、信息或任務在不同的部門、執(zhí)行者之間進行傳遞。在這種傳遞過程中，我校每個部門都設置了專職的OA秘書，專人專管，很好有效的保證了OA系統(tǒng)來文能夠及時、順暢的進行各種流轉(zhuǎn)。完全實現(xiàn)了工作人員即時地對文件的全部管理流程進行監(jiān)控，催辦不同環(huán)節(jié)的文件，從而提高全過程的辦公效率。圖2為我校OA系統(tǒng)公文管理的人員權限角色。

我校OA系統(tǒng)主要功能分為個人辦公、公文處理、會議管理、日常辦公、公共信息、提案平臺、歷史數(shù)據(jù)等七大模塊，每個模塊提供的具體功能見圖3 OA系統(tǒng)功能圖。

目前，通過一段時間的推行和宣傳，在各個業(yè)務部門之間，通過OA系統(tǒng)進行公文管理已經(jīng)成為大家日常辦公的一部分，由于使用頻繁，發(fā)現(xiàn)問題做完善，使得我校的OA系統(tǒng)跟各個部門之間的業(yè)務流越來越契合。

四、結(jié)語

公文管理在高校的辦公自動化管理中處于主導地位，它是決定辦公效率能否提高的關鍵因素，本文綜合分析了高校OA系統(tǒng)下的公文管理存在的問題，有力于高校公文管理信息化發(fā)展的推薦，實現(xiàn)規(guī)范化、有序化和科學化的公文管理，幫助領導掌握真實情況，做出正確判斷，促使高校公文管理人員從被動變主動，提升了高校內(nèi)部管理水平，推動了高校穩(wěn)健發(fā)展。

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