現(xiàn)代檔案管理工作中的方法創(chuàng)新與對(duì)策

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史和重要信息資料，對(duì)企業(yè)的管理和發(fā)展具有重要的價(jià)值意義。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化水平也越來(lái)越高，這不僅提高了檔案管理的效率，也極大地解放了人力、節(jié)約了資源，同時(shí)，也要求檔案管理人員要不斷更新檔案管理觀念，勇于探索新的檔案管理方法，使檔案管理的效益實(shí)現(xiàn)最大化。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案 檔案管理 管理方法

檔案管理主要是對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并為相關(guān)使用單位或個(gè)人提供檔案檢索、查詢(xún)與使用服務(wù)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，現(xiàn)代檔案管理特征出現(xiàn)了新的變化，而開(kāi)放共享的發(fā)展理念、二位一體的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)化的工作對(duì)象和海量的信息用戶(hù)，也使得檔案工作在開(kāi)發(fā)模式、管理環(huán)節(jié)和服務(wù)方式等方面，面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。施工企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍較為廣泛，涉及到建筑工程、土木工程、設(shè)備安裝、管線施工等方面，檔案管理涵蓋的內(nèi)容也比較多，為提高檔案管理與服務(wù)水平，更好地發(fā)揮檔案的積極作用，企業(yè)必須要加強(qiáng)檔案管理實(shí)踐創(chuàng)新，以提高檔案管理的效率與效益，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。

一、檔案管理對(duì)于施工企業(yè)的重要意義

1.檔案管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作。檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的，記錄企業(yè)各類(lèi)經(jīng)營(yíng)信息的載體。檔案工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它貫穿于企業(yè)各部門(mén)、各個(gè)層次。加強(qiáng)檔案管理工作是夯實(shí)企業(yè)基礎(chǔ)管理，規(guī)范管理行為，提升企業(yè)管理水平的重要手段。

2.檔案是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)和寶貴財(cái)富。檔案作為一種信息資源，是企業(yè)歷史的承載，也是企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)、科研成果的重要體現(xiàn)，是企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)。檔案管理信息，可以為管理者及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)；檔案信息也是企業(yè)誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)成果的體現(xiàn)，為企業(yè)對(duì)外合作提供支持依據(jù)。

3.加強(qiáng)檔案管理是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要內(nèi)容。檔案對(duì)我們的經(jīng)營(yíng)管理責(zé)任起著重要的證明作用。科學(xué)規(guī)范的檔案管理，不僅對(duì)于規(guī)范企業(yè)管理，傳承歷史文明具有重要作用，而且對(duì)防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、避免經(jīng)濟(jì)糾紛、證明管理責(zé)任具有重要意義。

二、現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)策

1.提高管理層對(duì)檔案管理工作的重視。施工企業(yè)的管理者要提高對(duì)檔案管理工作的重視，并且認(rèn)識(shí)到檔案信息對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性。對(duì)于施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，工程檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)重要的信息資產(chǎn)。施工企業(yè)的檔案管理工作相對(duì)于其他企業(yè)來(lái)說(shuō)，管理范圍和種類(lèi)更多，并且特定檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)也更高。對(duì)于企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，不同層級(jí)的管理人員需要對(duì)檔案管理工作予以高度的重視，并且不同部門(mén)要與之進(jìn)行量化的配合，對(duì)于檔案管理工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題進(jìn)行第一時(shí)間的解決，為檔案管理工作提供了一個(gè)良好的執(zhí)行環(huán)境。

2.結(jié)合實(shí)際健全和完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度，是檔案管理工作的重要執(zhí)行基礎(chǔ)，也是從基礎(chǔ)層面上就現(xiàn)階段檔案管理工作不規(guī)范問(wèn)題解決的有效措施。施工企業(yè)的工程項(xiàng)目一般投資規(guī)模都較大，并且施工周期較長(zhǎng)。在施工過(guò)程中，容易出現(xiàn)人員流動(dòng)與變更的情況。針對(duì)于這種情況，施工企業(yè)要指明專(zhuān)人進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檔案資料的負(fù)責(zé)，并且明確相互分工與責(zé)任。在施工準(zhǔn)備階段，要積極的與監(jiān)理部門(mén)、業(yè)主單位進(jìn)行溝通，做好相關(guān)檔案資料的樣本設(shè)定，為后續(xù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理提供有效的依據(jù)。在發(fā)生人員變動(dòng)等情況時(shí)，施工單位也要積極的做好交接的管理，避免由于人事變動(dòng)所造成檔案資料的遺失。在檔案管理流程設(shè)計(jì)上，要結(jié)合自身企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和內(nèi)部結(jié)構(gòu)，精簡(jiǎn)流程，并且做好各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)職責(zé)界定。

3.加快檔案管理信息化建設(shè)。在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，企業(yè)要想充分發(fā)揮出檔案信息的作用，就應(yīng)該采用現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案信息進(jìn)行高效管理。為此，施工單位應(yīng)該積極引進(jìn)適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，并在確保單位內(nèi)檔案信息傳遞準(zhǔn)確且及時(shí)的條件下，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)文字類(lèi)、圖片類(lèi)資料等檔案信息的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時(shí)，施工單位還應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供有用的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，以此提高檔案管理的質(zhì)量。

4.通過(guò)數(shù)據(jù)開(kāi)放提供檔案創(chuàng)意定制服務(wù)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)十”時(shí)代，檔案服務(wù)方式變革是公共信息服務(wù)市場(chǎng)擴(kuò)大的必然要求，施工企業(yè)在檔案管理中，可以運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維優(yōu)化現(xiàn)有服務(wù)方式，積極主動(dòng)地推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)放獲取、促進(jìn)技術(shù)平臺(tái)的整合優(yōu)化和實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的交互定制，使現(xiàn)有服務(wù)表現(xiàn)出開(kāi)放化、自動(dòng)化和個(gè)性化的新時(shí)代特征。第一，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)放獲取。檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放獲取是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)的工作核心和創(chuàng)新前提，可通過(guò)積極參與制定數(shù)據(jù)開(kāi)放政策、優(yōu)先開(kāi)放部分結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、有效維護(hù)數(shù)據(jù)的真實(shí)完整來(lái)實(shí)現(xiàn)。第二，促進(jìn)技術(shù)平臺(tái)的整合優(yōu)化。數(shù)據(jù)價(jià)值的聚合為檔案管理開(kāi)拓出前所未有的服務(wù)空間，這就要求檔案管理必須要跨越部門(mén)界限，綜合應(yīng)用并整合優(yōu)化云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)，整合海量檔案數(shù)據(jù)資源，構(gòu)建檔案創(chuàng)新服務(wù)技術(shù)生態(tài)圈，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放共享、信息增值和知識(shí)化輸出等創(chuàng)新服務(wù)，以滿(mǎn)足日益擴(kuò)大的用戶(hù)市場(chǎng)需求。第三，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的交互定制，搭建檔案信息服務(wù)交互定制平臺(tái)，加快服務(wù)上線的速度、拓展服務(wù)上線的廣度、挖掘服務(wù)上線的深度，從而擴(kuò)大檔案管理服務(wù)范圍。同時(shí)，還要進(jìn)行互動(dòng)反饋，公開(kāi)檔案信息服務(wù)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)流程，及時(shí)對(duì)各個(gè)線上服務(wù)環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)產(chǎn)品進(jìn)行優(yōu)化和迭代，提高檔案管理的效益。

5.通過(guò)培訓(xùn)提升檔案管理人員的素質(zhì)。隨著施工單位檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)的增強(qiáng)，施工單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也亟待強(qiáng)化。為了提升施工單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，應(yīng)創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合單位自身檔案管理實(shí)施的現(xiàn)狀，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實(shí)體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機(jī)制。通過(guò)對(duì)管理人員方案管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，引導(dǎo)其進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)，以及各種檔案管理理論與是實(shí)踐知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化其自身專(zhuān)業(yè)技能，以推動(dòng)檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期施工單位檔案管理工作的重點(diǎn)是創(chuàng)新，只有從管理制度、管理方法、管理建設(shè)及管理人才等方面加大創(chuàng)新力度，才能改變當(dāng)前施工單位檔案管理工作效率低下的現(xiàn)狀，也才能保證施工單位檔案管理工作更好的服務(wù)于人民大眾。

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