加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法研究

摘 要：隨著社會的發(fā)展與信息化技術(shù)水平的提升，在新的時代背景下，企業(yè)及單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)逐漸實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，來促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。不過，就針對于目前的實(shí)際情況來看，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過程中還存在著一定的問題，如果我們不能采取有效的方法，來加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，將會使得企業(yè)的檔案管理工作出現(xiàn)混亂，從而對企業(yè)的經(jīng)營與管理造成不可小覷的影響?；诖耍疚木歪槍涌炱髽I(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法展開分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案管理 信息化建設(shè)

在企業(yè)的管理與經(jīng)營中，檔案管理發(fā)揮著非常顯著的重要作用，其不但能夠?yàn)槠髽I(yè)的各項(xiàng)決策工作提供必要的信息支撐，同時，還能通過檔案資料的整合與利用，來為企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展奠定基礎(chǔ)等。因此，加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，是企業(yè)檔案管理的一個重要發(fā)展去求，其對于企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步起著非常重要的影響作用。所以說，我們必須要強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，來進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

一、目前企業(yè)檔案管理存在的問題

1.缺乏足夠的重視。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理制度往往具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性特征，因此，其對于管理人員有著較高的專業(yè)知識要求。但是，就針對于目前的實(shí)際情況來看，在大多數(shù)的企業(yè)與單位中，其往往更多重視的，是對于技術(shù)人員的培養(yǎng)以及對于技術(shù)的創(chuàng)新工作上。對于檔案管理，則認(rèn)為是一個次要的工作項(xiàng)目，從而得不到領(lǐng)導(dǎo)人員的充分重視。這樣一來，就會直接導(dǎo)致檔案管理工作的落后。事實(shí)上，在企業(yè)的檔案管理工作中，管理質(zhì)量的高低，將會直接對各位員工的利益產(chǎn)生影響，所以說，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)快速的進(jìn)步與發(fā)展，就必須要對檔案管理工作有一個充分的重視。

2.缺少專業(yè)管理人員。就針對于目前的實(shí)際情況來看，我國許多單位的檔案管理人員，都缺乏必要的專業(yè)性，這也是造成檔案管理工作質(zhì)量不高的一個重要因素。一方面，這些人員并不是專業(yè)出身，導(dǎo)致其缺乏必要的系統(tǒng)性培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，這樣一來，在網(wǎng)絡(luò)信息快速發(fā)展的時代中，其就很難順應(yīng)時代發(fā)展需求，從而使得企業(yè)的檔案管理工作也難以創(chuàng)新。另一方面，現(xiàn)階段，在不少企業(yè)中，其所聘用的檔案管理人員年齡都比較大，在實(shí)際的工作過程中，往往會缺乏必要的激情與責(zé)任心，從而使得管理工作出現(xiàn)較大的漏洞。在這樣的情況下，就會使得企業(yè)的檔案管理工作形同虛設(shè)，難以發(fā)揮作用。

3.信息化程度較低。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，在各類企業(yè)與單位工作中，電子化辦公方式已經(jīng)得到了非常廣泛的應(yīng)用。其所具有的最大優(yōu)勢，就是能夠提高工作效率，進(jìn)而降低工作時間。不夠，由于部分企業(yè)的檔案管理工作并沒有完全實(shí)現(xiàn)信息化，其所運(yùn)用的，主要還是紙質(zhì)檔案管理的模式。由于紙質(zhì)檔案比較容易受到環(huán)境因素的影響作用，并且，其對于室內(nèi)的溫濕度等條件，也都有著較高的要求，因此而對檔案的保存造成了非常嚴(yán)重的影響。如果紙質(zhì)檔案受到損壞，將很難再次恢復(fù)。所以說，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面信息化，這也是檔案管理工作的一個重要轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

二、加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法

1.及時轉(zhuǎn)變相關(guān)人員的思想觀念。在實(shí)際的企業(yè)管理工作中，要求單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對管理工作的重要性有一個充分的認(rèn)識，并將檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容加強(qiáng)管理。與此同時，相關(guān)工作人員也應(yīng)當(dāng)及時端正態(tài)度，來認(rèn)真履行自己的工作職責(zé)，強(qiáng)化自己的工作能力，提高對檔案管理的充分重視，促使檔案資料的作用能夠得到充分發(fā)揮。此外，在實(shí)際的檔案管理過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排專業(yè)的工作人員，來對其進(jìn)行管理與保護(hù)工作，并且，在入職時，需要管理人員簽署保密協(xié)議，對公司的重要檔案進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，與管理無關(guān)的人員，不可以擅自進(jìn)入到檔案室中，若出現(xiàn)特殊情況，則需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并進(jìn)行實(shí)名登記之后，在管理人員的陪同下，才能夠進(jìn)入，強(qiáng)化對檔案的保密管理。

2.傳統(tǒng)管理與信息化管理同步發(fā)展。事實(shí)上，要想真正、系統(tǒng)性的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，就必須要做到傳統(tǒng)管理與信息化管理的同步發(fā)展。就針對于目前的實(shí)際情況來看，大部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時，所采取的還是傳統(tǒng)的管理模式，如果說，想要在很短的時間中，完全實(shí)現(xiàn)信息化管理，是非常困難的。所以，在管理的前期，應(yīng)當(dāng)以傳統(tǒng)管理模式為基礎(chǔ)，來慢慢向信息化方向過渡，來逐漸實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理。在這個過程中，企業(yè)最需要做的，還是強(qiáng)化對管理人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，來確保其能夠?qū)I(yè)的檔案管理知識有一個全面的掌握，引導(dǎo)其更好的運(yùn)用硬件設(shè)施來進(jìn)行檔案管理工作。

3.建立健全的檔案信息管理制度。在實(shí)際的檔案管理工作中，企業(yè)要想從根本上促進(jìn)檔案管理水平的發(fā)展與提升，就要求其必須要制定一個科學(xué)的管理制度，來對其進(jìn)行管理工作。在這個過程中，要求相關(guān)的企業(yè)與單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，結(jié)合未來的發(fā)展目標(biāo)與發(fā)展需求等，及時找出其在檔案管理環(huán)節(jié)中所存在的問題與缺陷，并對其進(jìn)行逐步的優(yōu)化與改正，這樣一來，才能更好的建立起一個科學(xué)的檔案管理制度。比如，在企業(yè)的管理工作中，可以將檔案管理的信息化建設(shè)，作為員工業(yè)績考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容，這樣一來，就能夠有效的激發(fā)員工的工作積極性，促進(jìn)工作效率的提升。同時，企業(yè)可以通過建立完善的獎罰體系，來對于表現(xiàn)突出的員工，進(jìn)行獎勵與表揚(yáng)，對于工作認(rèn)真程度不夠，以及存在重大失誤的員工，則需要提出批評等，以此來進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。

4.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。從根本上來講，基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量情況，將會對檔案管理的信息化建設(shè)工作起到直接性的影響作用。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，結(jié)合發(fā)展需求，來進(jìn)行數(shù)字化檔案館的建設(shè)工作。在檔案館中，主要包括了檔案館庫房、檔案館館藏等方面的內(nèi)容。通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來為檔案管理工作提供服務(wù)，才能有效促進(jìn)檔案管理信息化水平的提升。因此，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的管理方案，來為檔案管理人員提供一個科學(xué)的工作平臺，加強(qiáng)企業(yè)部門與人員間的溝通交流。此外，企業(yè)也可以建立一個自己的網(wǎng)站，來實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源信息的快速傳遞與資源共享等，在未來的發(fā)展過程中，這種信息化的管理模式，將會成為企業(yè)檔案管理的一個主流模式。

三、結(jié)語

總而言之，在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，將信息化技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)的檔案管理工作中，既是大勢所趨，同時，也能為企業(yè)帶來更高的經(jīng)濟(jì)效益。因此，在日后的經(jīng)營與發(fā)展過程中，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，就必須要進(jìn)行全方位的管理工作，強(qiáng)化檔案管理的專業(yè)化，并進(jìn)行管理模式的不斷創(chuàng)新，來實(shí)現(xiàn)對檔案管理的信息化建設(shè)。只有這樣，才能更好的提高企業(yè)檔案管理工作的效率，降低管理成本投入，確保企業(yè)能夠在新時代背景下更好的生存與發(fā)展。

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