關(guān)于高校檔案信息資源配置理論研究

摘 要：高校檔案信息資源配置有助于檔案信息服務(wù)水平、優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)和促進(jìn)高校發(fā)展。多元化、動(dòng)態(tài)性和系統(tǒng)性是檔案信息資源配置的主要原則，計(jì)劃配置、市場(chǎng)配置以及兩者結(jié)合的模式是配置的主要手段，配置管理則是提高配置效率的重要保障。

關(guān)鍵詞：高校檔案 信息資源配置 配置策略

一、引言

高校檔案資源真實(shí)地記載了高校教學(xué)、科研、黨政管理等職能活動(dòng)以及高校發(fā)展的歷史軌跡，客觀地反映和記錄了高校教學(xué)、科研、黨政管理等各方面改革發(fā)展的現(xiàn)狀，是高校進(jìn)行各項(xiàng)改革發(fā)展都不可缺少的信息來(lái)源。豐富而又完整的檔案資源是檔案工作的基礎(chǔ)，又是實(shí)現(xiàn)檔案工作向高校各個(gè)階層提供服務(wù)的保障。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案信息資源存儲(chǔ)容量不斷攀升，如何有效配置，發(fā)揮檔案信息資源的利用效率，成為檔案管理者非常重視的研究?jī)?nèi)容。檔案信息資源配置所解決的是檔案的收集和布局問(wèn)題，它直接關(guān)系到能否充分利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案館（室）群體效益，以最小的投入獲得最多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。高校檔案管理引入配置理念，能夠解決檔案信息資源藏與用的矛盾關(guān)系，有助于提升高校檔案信息服務(wù)水平。

二、高校檔案信息資源配置意義

1.提升檔案信息服務(wù)水平，解決藏用脫節(jié)現(xiàn)象。高校檔案信息資源配置研究是從頂層設(shè)計(jì)檔案管理體系，優(yōu)化人才、技術(shù)、設(shè)備、資金等各種資源的分配，明確檔案信息資源建設(shè)重點(diǎn)和服務(wù)方向。長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案即保密觀點(diǎn)根深蒂固的存在，導(dǎo)致檔案信息資源建設(shè)領(lǐng)域偏重于典藏，而導(dǎo)致檔案信息利用一直處于較低水平。檔案信息服務(wù)分為主動(dòng)服務(wù)和被動(dòng)服務(wù)。主動(dòng)服務(wù)包括政府、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體根據(jù)檔案法、信息公開條例等法律法規(guī)和內(nèi)部制度，為個(gè)人和機(jī)構(gòu)主動(dòng)提供服務(wù)。被動(dòng)服務(wù)是滿足社會(huì)查詢需求的服務(wù)模式，個(gè)人、家庭或社會(huì)機(jī)構(gòu)根據(jù)個(gè)人需要，向有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)法律規(guī)定向用戶提供檔案信息。根據(jù)檔案信息服務(wù)不同環(huán)節(jié)的要求，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化配置，通過(guò)調(diào)整檔案信息收集、整理、編纂等環(huán)節(jié)合理配置資源，建立符合需求的資源體系，配足服務(wù)環(huán)節(jié)的技術(shù)、人才和經(jīng)費(fèi)，促進(jìn)檔案信息服務(wù)各環(huán)節(jié)整體水平提升，解決藏用脫節(jié)的現(xiàn)象。

2.優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)，提高檔案信息品質(zhì)。從實(shí)現(xiàn)檔案信息保存、利用涉及到的內(nèi)容和流程來(lái)看，檔案信息資源結(jié)構(gòu)包括檔案信息內(nèi)容、技術(shù)手段、制度環(huán)境和檔案從業(yè)者等。從古代檔案到現(xiàn)代數(shù)字檔案，每個(gè)時(shí)期的技術(shù)創(chuàng)新都改變了檔案內(nèi)容的載體形態(tài)，也賦予了檔案信息內(nèi)容新的生命形式，比如甲骨檔案、竹簡(jiǎn)檔案、紙質(zhì)檔案、縮微檔案、音像檔案、電子檔案、數(shù)字檔案等。當(dāng)代社會(huì)，檔案數(shù)字化為檔案信息長(zhǎng)期保存提供了可能，技術(shù)創(chuàng)新也更加推動(dòng)了檔案管理水平。檔案法、信息公開條例以及機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案管理制度構(gòu)成了檔案管理的制度環(huán)境，既是檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、多元化發(fā)展的制度保障。檔案從業(yè)者是檔案發(fā)展的核心要素，也是檔案事業(yè)發(fā)展的推動(dòng)者。在明確檔案管理發(fā)展目標(biāo)的情況下，檔案信息資源配置在于合理分配檔案信息內(nèi)容開發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、制度建設(shè)和從業(yè)者等資源，在大數(shù)據(jù)、信息環(huán)境技術(shù)承載下，使檔案信息資源結(jié)構(gòu)合理，提高檔案信息品質(zhì)，為檔案信息服務(wù)提供基礎(chǔ)。

3.為教育改革提供源動(dòng)力，完善檔案資源儲(chǔ)備。檔案信息資源是高校教育資源的一部分，檔案信息資源的合理配置有助于提高教育質(zhì)量和辦學(xué)效益。高等教育持續(xù)深化改革，高校更加面向社會(huì)、面向市場(chǎng)的，這位優(yōu)化配置檔案信息資源提出了新的要求。高校教育資源（包括檔案信息資源）在內(nèi)的各種資源是高校競(jìng)爭(zhēng)的核心內(nèi)容，及時(shí)、有效地開發(fā)利用教育資源可以使高校在競(jìng)爭(zhēng)中保持資源優(yōu)勢(shì)，可以獲得更好的發(fā)展機(jī)遇。因此，有重點(diǎn)、有計(jì)劃地進(jìn)行高校檔案信息資源的優(yōu)化配置，為高校的教學(xué)、科研和管理以及社會(huì)服務(wù)提供檔案信息，能夠?yàn)楦咝０l(fā)展提供重要的資源優(yōu)勢(shì)。

三、高校檔案信息資源配置策略

1.檔案信息資源配置原則。檔案信息資源配置首先要遵循一定的原則，也是配置理論研究的基礎(chǔ)。從檔案信息資源內(nèi)容和結(jié)構(gòu)來(lái)看，配置原則應(yīng)該包括如下幾個(gè)方面：其一，配置的多元化和多樣性。檔案信息資源內(nèi)容和來(lái)源比較復(fù)雜，載體形態(tài)多樣化，在技術(shù)上決定了配置的多樣性。高校檔案不同層次的用戶也向檔案信息資源配置提出了多元化要求，通過(guò)多元化配置適應(yīng)不同用戶的檔案信息利用需求。其二，配置的動(dòng)態(tài)性原則。檔案信息存儲(chǔ)載體不斷變化，檔案管理制度環(huán)境也不斷完善，檔案從業(yè)者呈現(xiàn)出代際更替，因此，高校檔案信息資源配置呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。其三，系統(tǒng)性原則。檔案信息資源結(jié)構(gòu)是一個(gè)完整的體系，缺少任何一個(gè)環(huán)節(jié)都無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源服務(wù)。同時(shí)，檔案信息資源配置是所有要素的統(tǒng)籌，因此，檔案信息資源配置需要遵循系統(tǒng)原則，這樣才能提高配置效率，完善檔案信息資源配置。

2.檔案信息資源配置手段。實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源配置的主要手段包括計(jì)劃手段、市場(chǎng)手段，以及兩者結(jié)合的方式。從隸屬關(guān)系上來(lái)看，高校檔案館或附屬為黨政辦公系統(tǒng)的二級(jí)機(jī)構(gòu)或?yàn)楠?dú)立存在的服務(wù)機(jī)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)或行政主管部門成為檔案信息資源配置的直接責(zé)任人。通過(guò)將檔案信息資源配置納入高校治理計(jì)劃范疇，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的宏觀控制，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案信息資源建設(shè)，能夠使檔案信息資源配置更為系統(tǒng)、規(guī)范。市場(chǎng)手段則是利用信息技術(shù)、信息市場(chǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案信息資源的制約。市場(chǎng)配置的核心在于檔案信息利用的市場(chǎng)需求情況與檔案信息資源建設(shè)的供求關(guān)系。由于高校檔案服務(wù)的主體仍然是高校內(nèi)部人員，因此，市場(chǎng)配置的認(rèn)知仍然不足。市場(chǎng)配置研究為檔案信息資源配置與社會(huì)接軌提供了基礎(chǔ)，使高校檔案管理融入社會(huì)檔案管理系統(tǒng)。另外，單一的配置手段無(wú)法發(fā)揮檔案信息服務(wù)能力，因此，兩者相結(jié)合的方式往往成為最佳選項(xiàng)，這種混合模式可以避免信息不對(duì)稱導(dǎo)致的市場(chǎng)配置效率低下，也可以解決計(jì)劃配置中信息貧乏供求失衡的問(wèn)題。

3.檔案信息資源配置管理。檔案信息資源配置不可能一蹴而就，必要的管理措施是完成配置的保證。首先，通過(guò)建立配置管理臺(tái)賬，避免人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，有助于高校檔案信息資源配置工作的順利進(jìn)行。其次，在政策和法律允許范圍內(nèi)，建立配置管理制度能夠正確引導(dǎo)高校檔案信息資源的配置的功能和方向，提高配置效果。第三，重視檔案管理人才建設(shè)，使傳統(tǒng)型檔案人才與創(chuàng)新型檔案人才相得益彰，各自發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，并利用相應(yīng)的考核機(jī)制提升專業(yè)學(xué)習(xí)動(dòng)力，強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高配置效率。

四、結(jié)語(yǔ)

高校檔案信息資源配置工作是一個(gè)持續(xù)發(fā)展，不斷完善的工作。通過(guò)建立技術(shù)意識(shí)、資源意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，把檔案信息資源的配置當(dāng)作學(xué)校建設(shè)的基本工作，完善檔案信息資源配置理論研究。在配置過(guò)程中，做到有計(jì)劃、有組織、有目標(biāo)，根據(jù)實(shí)際情況合理規(guī)劃，在繼承傳統(tǒng)檔案管理工作優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上，在新技術(shù)新方法基礎(chǔ)上確立一個(gè)新的檔案信息資源的管理機(jī)制，統(tǒng)籌兼顧，做到公平、正義、且能獲得最佳效益的高校檔案信息的配置。

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※基金項(xiàng)目：湖南省教育廳資助課題“網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源配置研究” （編號(hào)：13C877）.