實(shí)現(xiàn)干部檔案數(shù)字化服務(wù)的幾點(diǎn)建議

摘 要：干部檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是一項(xiàng)投入大、費(fèi)時(shí)長(zhǎng)、見(jiàn)效慢的工作，為了這項(xiàng)工作的啟動(dòng)，全國(guó)檔案工作系統(tǒng)經(jīng)過(guò)了十幾年的努力，從檔案的外觀到檔案的內(nèi)容層層把關(guān)，各組織部門(mén)對(duì)各單位干部檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，為實(shí)現(xiàn)下一步檔案數(shù)字化作下了良好的鋪墊。

關(guān)鍵詞：干部檔案 數(shù)字化 建議

2017年，終于傳來(lái)了干部人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的文件精神，未來(lái)兩年內(nèi)各級(jí)組織部、市直單位、大型企業(yè)將共同實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化的構(gòu)建。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式和利用體制早己滿足不了現(xiàn)代電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展需求，干部人事檔案也必須跟上時(shí)代的進(jìn)步，盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的管理模式。

提起干部人事檔案大多數(shù)人腦海里會(huì)浮現(xiàn)“神秘莫測(cè)”、“門(mén)禁森嚴(yán)”的字眼，各單位的干部人事檔案主要由各級(jí)黨委、組織人事部門(mén)集中統(tǒng)一保管，由檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理和利用，并且自己查閱自己的檔案需要分管干部人事檔案領(lǐng)導(dǎo)批示、由檔案管理員幫助閱檔才能進(jìn)行部分內(nèi)容查閱，并且查閱過(guò)程中不許涂改圈劃、不許抽取撤換、不許擅自拍照、不許擅自復(fù)印。嚴(yán)格的管理體制讓干部人事檔案形成了“養(yǎng)在深閨無(wú)人識(shí)”，給干部人事檔案蒙上了層層神秘的面紗，導(dǎo)致大多數(shù)人不知道自己的檔案里放了些什么，也不知道干部人事檔案有什么重要作用？利用價(jià)值在哪？甚至不理解為什么要花這么大氣力、經(jīng)費(fèi)、人力去做這項(xiàng)工作，甚至認(rèn)為只是一項(xiàng)工作任務(wù)，或者以為只是要應(yīng)對(duì)上級(jí)部門(mén)檢查而己的錯(cuò)誤思想。

在過(guò)去的十年里，各級(jí)市委組織部布置了4次大型專(zhuān)項(xiàng)工作任務(wù)，各單位按照要求抽調(diào)人員、成立專(zhuān)班、專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、硬件配備等，給予干部人事檔案工作大力支持。各單位分管干部人事檔案領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員付出了大量的心血、時(shí)間、成立專(zhuān)班完成工作任務(wù)，經(jīng)過(guò)各組織部到各基層單位檢查驗(yàn)收，致使今天的干部人事檔案外觀統(tǒng)一，內(nèi)容充實(shí)，管理越來(lái)越科學(xué)合理。干部人事檔案在不斷的努力中取得了可喜的成績(jī)，為干部檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化奠定了良好的基礎(chǔ)。

一、干部人事檔案數(shù)字化服務(wù)勢(shì)在必行

檔案管理數(shù)字化是指檔案館（室）在管理服務(wù)等活動(dòng)中，運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及控制技術(shù)等手段，以實(shí)現(xiàn)通過(guò)信息資源的深度開(kāi)發(fā)和信息技術(shù)的有效利用來(lái)提高檔案館的管理效率和服務(wù)水平。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們工作生活己漸漸習(xí)慣了數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，不再能接受傳統(tǒng)的舊模式，因此檔案管理數(shù)字化既是檔案業(yè)務(wù)流程的再造和技術(shù)上的改變，又是管理觀念、方法方式和整個(gè)模式的變革和創(chuàng)新。

1.深化思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)信息化建設(shè)的緊迫感。首先要做好這項(xiàng)工作必須要解放思想、深化認(rèn)識(shí)、更新觀念這是干部檔案信息化建設(shè)中首要必須解決的問(wèn)題，也是干部檔案工作必然的趨勢(shì)。其目的就是要把現(xiàn)有館藏的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡(luò)處理，改革傳統(tǒng)的管理模式。其次，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是干部檔案數(shù)字化建設(shè)和科學(xué)管理手段和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，要使檔案資源最終能達(dá)到共享，必須首先遵照國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范實(shí)施。如：干部檔案整理的紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、形成數(shù)字檔案的采集標(biāo)準(zhǔn)、電子格式標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、電子文件的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等等。

2.明確思想，制定總體規(guī)劃。干部檔案信息化是與檔案工作的發(fā)展、業(yè)務(wù)流程、管理制度等密不可分的，干部檔案信息化要達(dá)到什么程度，是制定總體規(guī)化首先要解決的問(wèn)題。隨著先進(jìn)的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的快速更新?lián)Q代，存儲(chǔ)媒體也將面臨在新設(shè)備和新系統(tǒng)是否的兼容性問(wèn)題，使得數(shù)字資源永久性和存儲(chǔ)問(wèn)題成為檔案信息化建設(shè)面臨的一個(gè)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，因此應(yīng)采用一系列新技術(shù)，使得在信息技術(shù)持續(xù)快速更新和數(shù)字儲(chǔ)量不斷擴(kuò)大的條件下能夠保證數(shù)據(jù)資源長(zhǎng)久保存。此外還必須預(yù)測(cè)和考慮未來(lái)技術(shù)的發(fā)展創(chuàng)新趨勢(shì)，使當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范能適用于以后的發(fā)展。

3.加快人才培養(yǎng)，注重管理創(chuàng)新和思想創(chuàng)新。檔案信息化建設(shè)是充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的過(guò)程，它從檔案信息的開(kāi)發(fā)，各類(lèi)應(yīng)用系統(tǒng)的投入使用以及以后的維護(hù)，數(shù)字技術(shù)總要進(jìn)行不停的升級(jí)和更新，需要專(zhuān)業(yè)人才不斷維護(hù)。要應(yīng)對(duì)這種變化，檔案管理部門(mén)必須擁有自己的技術(shù)和管理人才，選擇既懂得檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)又懂得網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的復(fù)合型檔案管理人才，不斷提高檔案干部的知識(shí)水平和現(xiàn)代設(shè)備的應(yīng)用水平。

二、干部檔案數(shù)字化服務(wù)怎樣才能做好利用工作

干部檔案管理數(shù)字化并不是單純的以數(shù)字檔案取代紙質(zhì)檔案，而是以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案服務(wù)為基礎(chǔ)與數(shù)字化服務(wù)并存的模式，因此數(shù)字檔案館（室）是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，以數(shù)字化共享模式來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化服務(wù)的檔案管理利用模式。使檔案館自動(dòng)化水平不斷提高，逐步使其服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式和服務(wù)手段向適應(yīng)信息社會(huì)的現(xiàn)代化檔案的轉(zhuǎn)化。

1.利用現(xiàn)代化技術(shù)手段為社會(huì)提供多元化的信息服務(wù)。2013年，全國(guó)各級(jí)政府機(jī)構(gòu)、公務(wù)員、大型企事業(yè)單位己陸續(xù)實(shí)現(xiàn)綜合檔案信息化，這是檔案事業(yè)的一次質(zhì)的飛躍，使檔案從“獨(dú)享”變?yōu)椤肮蚕怼?。檔案不在以單一紙質(zhì)的載體存在，而是可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查檔來(lái)滿足用戶(hù)的需求。檔案網(wǎng)站的全面投入使用，正逐步改變?nèi)藗兝脵n案的方式，使用戶(hù)的利用行為變得便捷而易操作，更是解決了異地查檔難的需求，讓檔案實(shí)現(xiàn)大范圍的資源利用和服務(wù)。

2.利用開(kāi)放獲取的原則為群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的今天，干部人事檔案也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。實(shí)行開(kāi)放獲取的好處在于，人們可以在檔案館的開(kāi)放權(quán)限下自由的獲取所需，并可以下載、打印檔案網(wǎng)站上的任何所需資料，既減少了檔案管理部門(mén)層層審批的繁瑣程序，又減輕了檔案人員的查檔工作量，更方便了廣大人民群眾的查檔需要。

3.堅(jiān)持以人為本、面向公眾、服務(wù)公眾的理論設(shè)計(jì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。檔案管理網(wǎng)站的設(shè)計(jì)要以“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，并把以便于利用放在首要位置。目前，各單位的綜合檔案室、干部人事檔案室都基本以“滿足自我服務(wù)”和傳統(tǒng)的“應(yīng)答式”服務(wù)為主導(dǎo)的服務(wù)方式，對(duì)于社會(huì)上的“主動(dòng)服務(wù)”還是一句口號(hào)。數(shù)字檔案的建設(shè)要讓各類(lèi)檔案真正達(dá)到資源整合共享，服務(wù)于廣大群眾。

三、數(shù)字檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

實(shí)現(xiàn)檔案信息化的共享就是要運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案在新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)時(shí)期管理的新情況、新原則、與新理論，制定適合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案法規(guī)、確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的新方法、新標(biāo)準(zhǔn)和新框架，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

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[7] 《中國(guó)檔案》雜志.2017年第2.3.4.5月刊.

作者簡(jiǎn)介：解云菲（1979.12—）女。民族：漢。湖北武漢人。中央廣播電視大學(xué)本科。武漢軟件工程職業(yè)學(xué)院。館員。研究方向：檔案管理學(xué)。