高?？蒲须娮游募w檔與管理的思考

摘 要：隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展和在高校科研工作中的廣泛應(yīng)用，大量科研電子文件隨之產(chǎn)生，科研電子文件作為科研工作中的重要資料日漸受到關(guān)注，有價(jià)值的科研電子文件歸檔成為了檔案工作者必須面對的新問題。本文擬從高?？蒲须娮游募幕咎攸c(diǎn)入手，對如何開展科研電子文件歸檔工作提出自己的粗淺看法，希望能對高?？蒲须娮游募w檔工作的研究起到拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵詞：電子文件 科研電子文件 歸檔

高?？蒲须娮游募歉咝？蒲泄ぷ髦挟a(chǎn)生的重要資料，對其進(jìn)行高質(zhì)量的歸檔和管理，不但可記錄每一個(gè)科研項(xiàng)目從申報(bào)到完成的過程，而且可全面、真實(shí)的記錄高?？茖W(xué)研究事業(yè)發(fā)展的歷史；是實(shí)現(xiàn)科研成果產(chǎn)研轉(zhuǎn)化的依據(jù)，可為高校在后期的科學(xué)研究工作中提供全面的檔案參照，切實(shí)推進(jìn)科研工作的發(fā)展進(jìn)程。因此，進(jìn)行高?？蒲须娮游募w檔的研究具有重要的意義。

一、高?？蒲须娮游募幕咎攸c(diǎn)

對科研電子文件的特點(diǎn)進(jìn)行分析，進(jìn)而制定出切實(shí)可行的歸檔管理措施，是實(shí)現(xiàn)高?？蒲须娮游募w檔管理工作的重要保證，是提高高?？蒲须娮訖n案管理效果和利用效率的基礎(chǔ)。高?？蒲须娮游募侵福涸诟咝？茖W(xué)研究活動中，于數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募．?dāng)前我國高?？蒲须娮游募幕咎攸c(diǎn)集中表現(xiàn)為：

1.專業(yè)性。專業(yè)性強(qiáng)是高校科研電子文件的重要特點(diǎn)之一。高校的科研活動往往與國家和當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展需要、學(xué)校的學(xué)科專業(yè)建設(shè)需要等因素有關(guān)，涉及的研究范圍和內(nèi)容很廣泛，但每一項(xiàng)研究都是獨(dú)立的、在特定的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)進(jìn)行的研究，由此產(chǎn)生的科研電子文件，在形成領(lǐng)域、形成過程、記錄方式和內(nèi)容性質(zhì)等方面都具有鮮明的專業(yè)性特點(diǎn)。

2.成套性。高?？蒲谢顒右话愣际且哉n題為單位來展開。無論該課題研究的規(guī)模是大是小，研究的時(shí)間是長是短，但在每一科研課題研究中形成的一系列研究材料，卻記載和反映了該項(xiàng)科研活動的全過程，它們之間存在著緊密的聯(lián)系，構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)的整體，因而高?？蒲须娮游募哂忻黠@的成套性特點(diǎn)。

3.多樣性。在高?？蒲谢顒又校芯空叱３２捎枚喾N研究方法、 不同的設(shè)備和軟件系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、分析、統(tǒng)計(jì)和制圖等，大量的文本、圖像、視頻和數(shù)據(jù)庫等類型的研究文件大量產(chǎn)生。因此所形成的電子文件類型也不盡相同，具有多樣性的特點(diǎn)。

4.分散性。在高?？蒲谢顒又校捎诿鎸Φ难芯繉ο髲V泛，涉及到的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域多種多樣，并且一些大型的科研項(xiàng)目還需多個(gè)部門、多個(gè)團(tuán)隊(duì)或多個(gè)單位協(xié)同工作才能完成，所以在研究過程形成的電子文件具有來源廣泛、文件分散的特點(diǎn)。

二、制定科研電子文件歸檔管理工作的措施

為保證高校科研電子文件歸檔與管理工作的順利進(jìn)行，應(yīng)結(jié)合科研電子文件的特點(diǎn)制定出具體的實(shí)施措施。

1.加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理人才的培養(yǎng)。人才是促進(jìn)各項(xiàng)工作得以順利開展的有效支撐，在高?？蒲须娮游募w檔工作中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)對歸檔管理工作產(chǎn)生著極其重要的影響，因此探索相應(yīng)的人才培養(yǎng)措施，切實(shí)提高管理人員的綜合素質(zhì)，可為電子文件歸檔管理工作的全面開展奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。為此，首先，檔案管理人員在加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)的同時(shí)，應(yīng)對涉及到的要求歸檔的相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的研究工作流程和學(xué)科概況有所了解，方便確定其歸檔范圍和內(nèi)容，做好科研電子文件的分類和整理，為更好的完成歸檔管理工作奠定基礎(chǔ)。其次，由于科研電子文件歸檔管理工作涉及到計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的知識，所以應(yīng)該根據(jù)需要，對檔案管理人員實(shí)施計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用能力，使其能夠熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)開展工作，保證科研電子文件歸檔管理工作的順利開展。最后，應(yīng)對人才招聘策略進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，盡量選聘既懂檔案管理業(yè)務(wù)知識，又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才到檔案部門工作。

2.保證科研電子文件歸檔管理的完整性。高?？蒲须娮游募饕a(chǎn)生于兩個(gè)渠道：一是直接產(chǎn)生于各種與科研活動相關(guān)的管理系統(tǒng)，如：科研管理系統(tǒng)、自動化辦公系統(tǒng)等；二是產(chǎn)生于各種管理系統(tǒng)之外電子設(shè)備的運(yùn)用中，如：實(shí)驗(yàn)設(shè)備自動記錄的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)外計(jì)算機(jī)生成的電子文件等。而高?？蒲须娮游募某商仔蕴攸c(diǎn)，又決定了在歸檔時(shí)應(yīng)注意其內(nèi)在聯(lián)系，能反映相關(guān)科研項(xiàng)目研究的全過程，以保證其歸檔管理的完整性。為此，在高?？蒲须娮游募w檔管理工作中應(yīng)具體做好如下工作：

2.1引入“前端控制”理論對產(chǎn)生于各種管理系統(tǒng)的科研電子文件，在其歸檔管理工作中引入“前端控制”理論，即把檔案管理的理論和方法嵌入管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)中，在科研電子文件還未產(chǎn)生之時(shí)，就在系統(tǒng)中對其管理進(jìn)行通盤規(guī)劃，對科研電子文件從產(chǎn)生到歸檔的整個(gè)過程進(jìn)行超前控制和管理，以保證其在管理系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)和背景信息等能同時(shí)被采集歸檔，實(shí)現(xiàn)歸檔科研電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息無缺損，數(shù)量齊全，符合電子文件歸檔管理的要求。

2.2做好系統(tǒng)外電子文件的歸檔對產(chǎn)生于各種管理系統(tǒng)之外的有保存價(jià)值的科研電子文件，也要注意收集歸檔。如，科研人員在非管理系統(tǒng)內(nèi)的計(jì)算機(jī)上處理的研究數(shù)據(jù)及報(bào)表等，可用物理歸檔的方式來對其進(jìn)行歸檔。

3.制定契合的歸檔技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范是科研電子文件歸檔工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和有序化的基礎(chǔ)，是保證科研電子文件歸檔工作順利進(jìn)行的重要條件。因此，高校檔案管理部門應(yīng)在立足本?？蒲须娮游募n案歸檔工作實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校實(shí)際需求，參照國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002，制定出符合自己學(xué)校實(shí)際情況、可操作的科研電子文件管理規(guī)范，使科研電子文件的歸檔與管理工作有章可循、有據(jù)可依，并得以順利進(jìn)行。如，科研電子文件的多樣性決定了其類型的復(fù)雜性，為了方便今后電子檔案利用工作的開展和實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享，在科研電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)對不同類型的歸檔電子文件制定標(biāo)準(zhǔn)的歸檔格式。如，圖片文件有.jpeg、.tiff、.raw、.pdf、.gif等多種格式，以哪種格式作為歸檔標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)事先有所規(guī)范；然后，根據(jù)制定好的相關(guān)規(guī)范，對歸檔電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換；最后再把轉(zhuǎn)換好格式的科研電子文件進(jìn)行歸檔。

4.加強(qiáng)高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的建設(shè)和管理。分散性是高?？蒲须娮游募奶攸c(diǎn)之一，是高?？蒲谢顒又?，因面對的研究對象廣泛，不少科研項(xiàng)目跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)而導(dǎo)致。該特點(diǎn)在科研電子文件歸檔與管理工作中造成的不利影響是：增大了電子文件的收集難度，易造成科研電子文件歸檔不全和“信息孤島”的產(chǎn)生，進(jìn)而影響今后檔案的利用、長期保存和科研成果的產(chǎn)研轉(zhuǎn)化。因此，在高?？蒲须娮游募w檔與管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)科研管理系統(tǒng)的構(gòu)建和管理，減少和降低科研電子文件分散性帶來的不利影響：首先，立足于學(xué)校科研工作的實(shí)際和需要，以“前端控制”、“文檔一體化”等理論為依據(jù)，以“全程管理”為原則，做好學(xué)?？蒲泄芾順I(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)，將科研電子文件的收集工作貫穿于科研活動的全過程，實(shí)現(xiàn)科研電子文件的實(shí)時(shí)歸檔和對全校各部門科研工作的網(wǎng)絡(luò)管理。其次，對產(chǎn)生于其他機(jī)構(gòu)、地域、領(lǐng)域的同一科研項(xiàng)目的科研電子文件，在無法通過學(xué)?？蒲泄芾硐到y(tǒng)進(jìn)行歸檔管理的情況下，應(yīng)本著“檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理”的原則，可采用“邏輯歸檔”和“物理歸檔”的方法來實(shí)現(xiàn)科研電子文件的歸檔管理。

三、結(jié)語

高?？蒲须娮游募w檔管理工作，是高?？茖W(xué)研究工作的重要組成部分，是國家科學(xué)研究歷史的真實(shí)記錄，是學(xué)?？茖W(xué)研究活動的參照，是科研成果實(shí)現(xiàn)產(chǎn)研轉(zhuǎn)化的重要依據(jù)，因此，重視科研電子文件歸檔管理工作，積極探索相應(yīng)的管理措施，對全面提高科研電子文件歸檔管理工作的實(shí)際水平，推動高?？茖W(xué)研究事業(yè)的發(fā)展具有重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]覃艷麗，裴迅.電子文件歸檔管理的問題與對策研究[J].才智， 2015（12）：33.

[2]張艷.高校電子文件檔案管理的研究[J].教育界：高等教育研究， 2015（12）：25-25.

[3]戚雅靜.科研單位電子文件歸檔與管理探討[J].魅力中國， 2016（4）：20.

[4]江歆楠.電子文件歸檔管理研究[J].黑龍江檔案，2015（6）：45.

[5]權(quán)美，李偉.信息化背景下高校電子文件歸檔的若干問題與對策[J].新校園旬刊，2015（7）：108-108.

※基金項(xiàng)目：本文為2015年云南省教育廳科學(xué)研究基金項(xiàng)目《高?？蒲须娮游募w檔和管理研究》（V2015）的研究成果.