從“物”的角度談成本精細(xì)化管理

人、財(cái)、物是企業(yè)運(yùn)營管理的核心載體，其中“物”即實(shí)物資產(chǎn)的成本管理，通常被認(rèn)為是財(cái)務(wù)管理的范疇，人們更多關(guān)注的是預(yù)算管理、采購價(jià)格、折舊支出等財(cái)務(wù)視角。事實(shí)上，對(duì)于“物”的管理，即實(shí)物資產(chǎn)本身的管理，也是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控和降低管理成本的重要一環(huán)。財(cái)務(wù)管理和實(shí)物管理是資產(chǎn)管理一體兩面，二者具有不同的管理視角，單純從財(cái)務(wù)管理的角度進(jìn)行成本管控是片面的，實(shí)物資產(chǎn)全生命周期的各維度信息可以為企業(yè)成本管理提供最小顆粒度的數(shù)據(jù)支持，通過科學(xué)、規(guī)范、細(xì)致的管理來規(guī)劃、使用實(shí)物資源，可以提高企業(yè)資源的利用效率，降低各環(huán)節(jié)管控成本，使企業(yè)更具市場(chǎng)競(jìng)爭力。加強(qiáng)實(shí)物資產(chǎn)管理是企業(yè)精細(xì)化成本管控的必要措施和有力抓手。

一、實(shí)物資產(chǎn)管理的含義與特點(diǎn)

所謂實(shí)物資產(chǎn)管理，是指通過科學(xué)的手段，對(duì)企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)生命周期各階段進(jìn)行合理管控，從而達(dá)到資產(chǎn)安全完整、信息真實(shí)準(zhǔn)確、有效控制成本、優(yōu)化資源配置、提高使用效率的管理活動(dòng)。

實(shí)物管理與財(cái)務(wù)管理相比，具有許多自己的特點(diǎn)，首先，對(duì)于實(shí)物資產(chǎn)，從財(cái)務(wù)管理的角度，一般是從發(fā)票入帳起開始進(jìn)入管理范圍；而實(shí)物管理則從驗(yàn)收入庫即開始其全生命周期；其次，在資產(chǎn)運(yùn)營階段，財(cái)務(wù)管理主要側(cè)重于關(guān)注資產(chǎn)的價(jià)值管理，主要以折舊、減值等財(cái)務(wù)信息體現(xiàn)資產(chǎn)價(jià)值變動(dòng)，而實(shí)物管理則涉及出入庫、領(lǐng)用、歸還、退庫、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥等眾多管理環(huán)節(jié)；第三，財(cái)務(wù)管理中，資產(chǎn)按年限提足折舊后僅剩下凈殘值，而實(shí)物管理中許多耐用資產(chǎn)提足折舊后仍然具有使用價(jià)值；第四，財(cái)務(wù)管理有明確的操作規(guī)程，實(shí)物管理則繁冗復(fù)雜，多數(shù)企業(yè)無章可循；第五，財(cái)務(wù)管理帳面數(shù)據(jù)多為靜態(tài)，而實(shí)物資產(chǎn)運(yùn)營數(shù)據(jù)為動(dòng)態(tài)。

二、實(shí)物資產(chǎn)管理過程中常見的問題

1.思想觀念問題。思想觀念問題是實(shí)物資產(chǎn)管理過程中面臨的一個(gè)根本問題。由于實(shí)物資產(chǎn)通過不同的渠道取得，采用不同的手段管理，并以不同的形式存放于不同的位置，特別是一些公私通用的資產(chǎn)，有的長期由個(gè)人保管使用，久而久之，公私難分、責(zé)任不明，加上實(shí)物資產(chǎn)購置的主觀性、管理的放任性、使用的無序性、處置的隨意性等問題，不少實(shí)物資產(chǎn)長期處于閑置沒人管，壞了沒人修，丟了無人追究的狀態(tài)；此外，勤儉節(jié)約意識(shí)不夠強(qiáng)，貪多圖貴，只顧眼前的需求，不管資產(chǎn)長期的使用效益，浪費(fèi)情況嚴(yán)重。重視和強(qiáng)化實(shí)物資產(chǎn)管理是一件刻不容緩的事情。然而，在“人、財(cái)、物”管理當(dāng)中，人們往往把“人”和“財(cái)”放在首位，至于“物”，往往是用的時(shí)候才想到，用完了或人走了就無人負(fù)責(zé)，使許多實(shí)物資產(chǎn)長期游離于資產(chǎn)管理范圍之外，造成帳實(shí)不清。

2.制度建設(shè)與落實(shí)問題。管理制度問題是實(shí)物資產(chǎn)管理面臨的一個(gè)關(guān)鍵問題。一是制度建設(shè)方面，由于實(shí)物資產(chǎn)種類多、數(shù)量大、價(jià)值高、使用周期長、使用地點(diǎn)分散、使用人員流動(dòng)性強(qiáng)，管理難度大，對(duì)建立健全的規(guī)范管理制度有較高的要求；二是在制度的執(zhí)行、落實(shí)層面，存在措施跟不上，部門間權(quán)責(zé)不明、互相推諉、制度落實(shí)不到位的現(xiàn)象，對(duì)哪些資產(chǎn)歸誰管、如何管的問題搞不清楚，沒有切實(shí)實(shí)行責(zé)任制，出現(xiàn)問題也找不到責(zé)任人；三是監(jiān)督考核機(jī)制力度不夠，考核機(jī)制未觸及切身利益，就得不到足夠的重視。

3.資產(chǎn)全生命周期各環(huán)節(jié)管理問題。實(shí)物資產(chǎn)的全生命周期包括：申請(qǐng)、采購、驗(yàn)收入庫、使用、報(bào)廢處置等諸多環(huán)節(jié)。其中資產(chǎn)使用環(huán)節(jié)還可細(xì)分為入庫、領(lǐng)用、退庫、借用、歸還、主附轉(zhuǎn)換、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、盤點(diǎn)等眾多管理子環(huán)節(jié)。日常管理中常見的問題多是重帳輕物、重購輕管、重使用輕保養(yǎng)。在實(shí)物管理的眾多環(huán)節(jié)中如能采取有效措施，本著勤儉持家、精打細(xì)算、節(jié)約高效的原則加強(qiáng)管理，均可起到節(jié)約成本、防止資產(chǎn)流失、提高效益的管控作用。

4.信息化管理問題。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展，企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)規(guī)模不斷增加，不論從金額、數(shù)量、種類上都十分龐大，加之分布廣泛、變化頻繁等因素，使用傳統(tǒng)的手工粗獷管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足管理需求，盤點(diǎn)起來也費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)人工，數(shù)據(jù)真實(shí)性和精細(xì)度都離管理目標(biāo)有差距。為準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)掌握企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)信息、對(duì)資產(chǎn)的完整生命周期進(jìn)行動(dòng)態(tài)管控，高效地開展實(shí)物資產(chǎn)盤點(diǎn)等，亟待建設(shè)專業(yè)的管理工具，來輔助企業(yè)做好實(shí)物資產(chǎn)管理工作。

三、針對(duì)實(shí)物管理問題的對(duì)策建議

1.切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，重視實(shí)物管理。一是加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)。引起領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，在企業(yè)內(nèi)部樹立“人、財(cái)、物并重”的思想，徹底糾正“重人、財(cái)，輕物”的偏見；二是營造節(jié)約意識(shí)。在資產(chǎn)使用方面要立足長遠(yuǎn)、樹立全局觀、增強(qiáng)節(jié)約意識(shí)，杜絕面子工程、臨時(shí)工程、重復(fù)建設(shè)等鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象；做到“誰使用、誰保管、誰受益、誰負(fù)責(zé)”，營造一個(gè)良好的實(shí)物資產(chǎn)管理環(huán)境。三是明確管理職責(zé)。隨著企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大，資產(chǎn)出入庫、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、盤點(diǎn)、處置等實(shí)物管理工作的強(qiáng)度、難度、責(zé)任日益增大，各級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)合理配備實(shí)物管理專職人員；同時(shí)要進(jìn)一步加強(qiáng)實(shí)物專職管理責(zé)任，特別是落實(shí)公用資產(chǎn)的保管責(zé)任。四是強(qiáng)化預(yù)算管理。要嚴(yán)控年度實(shí)物資產(chǎn)預(yù)算，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)授權(quán)方案和報(bào)銷審批制度；避免“偷梁換柱”、“化整為零”或“積零為整”等現(xiàn)象。

2.抓好制度建設(shè)、強(qiáng)化貫徹落實(shí)。一是抓好配套制度的編制和優(yōu)化完善。首先，出臺(tái)制度前要深入基層認(rèn)真調(diào)研，集思廣益、充分論證，制度標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)；其次，要建立科學(xué)有效的制度評(píng)估和反饋機(jī)制，不斷改革創(chuàng)新，及時(shí)修訂完善，切實(shí)增強(qiáng)制度的系統(tǒng)性、科學(xué)性的適用性；再次，要把握好制度的穩(wěn)定性和靈活性，一項(xiàng)制度出臺(tái)后，不能朝令夕改，大的原則和要求不能輕易改動(dòng)；同時(shí)對(duì)于不適應(yīng)、不嚴(yán)謹(jǐn)、不便執(zhí)行的條目要及時(shí)修訂完善，對(duì)于過時(shí)或與國家相關(guān)規(guī)定相悖的制度要及時(shí)廢止。二是強(qiáng)化貫徹落實(shí)。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)做好相關(guān)制度的培訓(xùn)、宣傳工作，將條線管理人員中的骨干培養(yǎng)成實(shí)物資產(chǎn)管理的行家里手，形成第一梯隊(duì)，繼而由他們做好各級(jí)機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)培訓(xùn)及傳幫帶工作，提高條線人員整體素質(zhì)。三是做好考核、監(jiān)督工作?？己斯ぷ魇橇炕?guī)范管理的“尺度”，也是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、查找問題、改進(jìn)管理的有效途徑。對(duì)分支機(jī)構(gòu)的考核必須做到嚴(yán)肅認(rèn)真，堅(jiān)持原則，切忌處罰失之于軟，失之于寬，不痛不癢的處罰不會(huì)引起足夠的重視。

3.抓好資產(chǎn)生命周期各環(huán)節(jié)管控措施。一是加強(qiáng)實(shí)物資產(chǎn)購置選型和性能論證管理。應(yīng)充分結(jié)合業(yè)務(wù)需求和戰(zhàn)略規(guī)劃，避免因信息不對(duì)稱或軟硬件升級(jí)等原因造成資產(chǎn)提前淘汰及閑置浪費(fèi)。二是加強(qiáng)購置、處置計(jì)劃管理及配置標(biāo)準(zhǔn)管理。首先，應(yīng)在保證業(yè)務(wù)需要的前提下以節(jié)約、高效的原則優(yōu)化資源配置；其次是及時(shí)清理低效能設(shè)備，提高資產(chǎn)處置效率；第三是從嚴(yán)制定和執(zhí)行資產(chǎn)配置的數(shù)量和價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)，杜絕超標(biāo)行為。三是加強(qiáng)帳實(shí)信息和庫存管理。嚴(yán)格規(guī)范實(shí)物及財(cái)務(wù)管理的操作規(guī)程，確保實(shí)物信息與財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)相符；同時(shí)，要重視和加強(qiáng)庫存管理，盡可能做到低庫存甚至零庫存。四是加強(qiáng)實(shí)物資產(chǎn)的保管使用和管理責(zé)任教育。實(shí)物管理部門應(yīng)與設(shè)備保管人明確保管責(zé)任，特別是公用資產(chǎn)和可移動(dòng)資產(chǎn)要嚴(yán)格落實(shí)保管責(zé)任；此外，在使用環(huán)節(jié)應(yīng)倡導(dǎo)員工樹立正確使用、厲行節(jié)約、愛惜資產(chǎn)的意識(shí)。五是增強(qiáng)財(cái)產(chǎn)保全意識(shí)。企業(yè)應(yīng)購買財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)，如遇自然災(zāi)害、被盜、遺失、意外事故等導(dǎo)致財(cái)產(chǎn)損失，應(yīng)及時(shí)報(bào)案并聯(lián)系保險(xiǎn)公司理賠，確保自身權(quán)益得到保障。六是鼓勵(lì)合理延期使用耐用固定資產(chǎn)。通過妥善保管、科學(xué)使用、精心維保等措施，延長耐用固定資產(chǎn)（如部分家具、辦公設(shè)備、電器等）更新周期，以進(jìn)一步節(jié)約經(jīng)營成本，提高資產(chǎn)使用效率。

4.提高信息化管理水平。建議企業(yè)內(nèi)部要充分評(píng)估、梳理實(shí)物資產(chǎn)信息化管理需求，與信息科技部門密切合作，開發(fā)和建設(shè)配套管理系統(tǒng)，以搭建平臺(tái)為手段，強(qiáng)化系統(tǒng)與數(shù)據(jù)應(yīng)用，不斷優(yōu)化、完善，助推科學(xué)化、精細(xì)化資產(chǎn)管理模式，全面提升企業(yè)信息化管理水平和服務(wù)支撐能力。

作者簡介：董志巖（1972.08—）男。河北唐山人。碩士研究生。高級(jí)財(cái)務(wù)經(jīng)理。研究方向：管理、財(cái)經(jīng)。