新形勢下如何做好文書檔案的查閱利用工作

摘 要：隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案是對企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，不僅具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)作用，而且還能夠?yàn)椴榭細(xì)v史提供重要的憑證，在企業(yè)管理中的作用日益顯著。主要介紹了做好文書檔案查閱利用工作的重要性和現(xiàn)實(shí)意義，分析了當(dāng)前存在的問題，并進(jìn)一步提出了解決措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案 檔案管理 企業(yè) 查閱利用

企業(yè)經(jīng)營管理者不可或缺的一項(xiàng)重要工作就是文書檔案的查閱利用工作。這項(xiàng)工作要求很高很強(qiáng)，同時(shí)也是一項(xiàng)需要耐心細(xì)致的整理工作，是企業(yè)辦公室工作人員日常工作的重要組成部分。企業(yè)文書檔案詳盡的記錄了生產(chǎn)經(jīng)營的各個(gè)環(huán)節(jié)，對于企業(yè)今后正確決策提供者非常有價(jià)值的參考信息，企業(yè)的決策人員常常需要從文書檔案中查閱以往的歷史記錄，從而許多新問題可以參考檔案加以破解，使得工作繼續(xù)前行?，F(xiàn)實(shí)中許多事情都已證明，企業(yè)文書檔案工作的利用范疇已經(jīng)向社會延伸，政府、企業(yè)、民間團(tuán)體、個(gè)人都需要查閱檔案。

一、做好文書檔案查閱利用工作的重要性和現(xiàn)實(shí)意義

文書檔案管理是企業(yè)行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺失的一項(xiàng)重要工作，它反映了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的實(shí)際情況，如財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理、對外聯(lián)系等內(nèi)容。因此，做好文書檔案查閱利用工作，能夠進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理制度，使得企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營合理規(guī)范有序。作為文書檔案業(yè)務(wù)人員來說，必須從日常工作入手做好各項(xiàng)基礎(chǔ)資料的收集和歸檔整理工作，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，使其最大效能的為企業(yè)經(jīng)營管理者提供決策的參考依據(jù)。同時(shí)，也能為社會及個(gè)人提供各類有效憑證，從而使企業(yè)、社會、個(gè)人切身利益得到根本性的保障。

二、當(dāng)前企業(yè)文書檔案查閱利用工作存在的問題

1.部分企業(yè)對文書檔案工作不夠重視。這類現(xiàn)象通常表現(xiàn)在日常管理工作中，企業(yè)的各類工作人員為了自身工作方便，常常把應(yīng)該立即歸檔的資料、圖紙或者生產(chǎn)經(jīng)營合同、證書證件等留在自我手中；還有的人員認(rèn)為企業(yè)的活動照片、會議記錄、視頻音頻資料等沒有太大的利用價(jià)值，沒有必要入檔；還有的是文書檔案管理人員自身要求不嚴(yán)，不及時(shí)收集歸檔必要性的資料等。這些情況的根源在于，文書檔案工作人員自我意識薄弱，工作態(tài)度積極性差。

2.文書檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前許多企業(yè)從事文書檔案管理的工作人員，多為兼職，并且側(cè)重于其他業(yè)務(wù)性工作。這類檔案管理人員對檔案管理專業(yè)知識知之甚少，根本無法跟上時(shí)代的步伐，再加上自身工作認(rèn)識上有偏差，只有在檔案堆積成山或者上級來檢查，才突擊集中整理。在平時(shí)的工作中，簡單粗暴，片面的認(rèn)為紅頭文件、經(jīng)濟(jì)合同類才需要?dú)w檔，其他的可以不管。以上這些，都是我們文書檔案管理人員需要進(jìn)一步增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力、改進(jìn)自我意識的地方。

3.文書檔案材料不全面，收集歸檔有缺項(xiàng)。在企業(yè)文書檔案收集歸檔日常工作中，材料不全面的現(xiàn)象常有出現(xiàn)。尤其是現(xiàn)在許多的有條件的企業(yè)均選擇了網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，雖然從效率方面得到了提升，保證了通知等及時(shí)傳達(dá)到了基層一線每個(gè)員工。但是對于企業(yè)其他的紙質(zhì)資料（比如現(xiàn)場簽字記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表）等能反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營記錄的資料，不能及時(shí)歸檔，往往會產(chǎn)生缺項(xiàng)。并且如果長時(shí)間不入檔案，就會有丟失的危險(xiǎn)，從而造成檔案材料收集不齊，在進(jìn)行整理時(shí)，就會產(chǎn)生缺項(xiàng)，無法彌補(bǔ)，從而無法有效地對工作提供參考。

4.文書檔案材料真假難辨，質(zhì)量上無法得以保障。檔案管理業(yè)務(wù)人員在資料的收集整理過程中，常常會遇到一些比較生僻和長久的資料沒有簽字沒有日期，也不敢隨意扔掉，因?yàn)槠湔鎸?shí)性和價(jià)值性難以確定。造成這類現(xiàn)象出現(xiàn)的原因就是在收集檔案時(shí)沒有認(rèn)真加以鑒定，看到了就收集也沒有去分辨此類材料的價(jià)值性和真假性。另外，現(xiàn)代電子辦公系統(tǒng)的盛行，造成紙質(zhì)資料各類行文格式五花八門，如：字體不規(guī)范、格式不統(tǒng)一、語句錯字等等，這些都影響到了文書檔案的質(zhì)量難以保證。

三、解決文書檔案查閱利用工作中存在問題的措施方法

提高文書檔案查閱利用的實(shí)際效果，就是要求文書檔案管理工作人員根據(jù)需要，從已有的檔案中挖掘有用的信息。其中，文書檔案查閱利用工作，就是企業(yè)經(jīng)營管理者利用文書檔案信息，使其為企業(yè)產(chǎn)生直接或者間接的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。那么，如何做好新形勢下文書檔案的查閱利用工作，本人認(rèn)為可從以下方面加以解決：

1.加大支持力度，提高文書檔案信息重要性的認(rèn)識。部分企業(yè)之所以對文書檔案工作不重視，企業(yè)最主要的就是認(rèn)為此項(xiàng)工作不會給企業(yè)帶來收益，看不到長期對企業(yè)利益的保障。另外，從事檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中處于弱勢，從而失去了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。這就需要我們的企業(yè)管理層，加深文書檔案對于企業(yè)利益的重視，增強(qiáng)檔案保護(hù)意識，在硬件投入上給予支持，提高文書檔案的利用率和實(shí)效率。企業(yè)文書檔案的查閱利用，是企業(yè)檔案工作的最終目的，是強(qiáng)化企業(yè)效益，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、出現(xiàn)糾紛矛盾時(shí)保駕護(hù)航的利器。首先，我們從事檔案工作的人員，要更新觀念，善于發(fā)揮聰明才智；企業(yè)要認(rèn)識到檔案利用的重要性，要在人力、物力、財(cái)力方面向文書檔案給予支持和關(guān)注，使檔案的利用率和實(shí)效率得以提高，真正起到為企業(yè)、為社會、為員工利益有效引導(dǎo)和服務(wù)的作用。

2.提高專業(yè)素養(yǎng)，加大檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。一個(gè)文書檔案管理人員不僅要有強(qiáng)烈的工作責(zé)任感，還必須要有檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識。企業(yè)每年可以派遣檔案專兼職人員外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)，完畢后，企業(yè)還應(yīng)將最新的檔案知識，傳達(dá)到各部門工作人員，讓他們交流溝通，注意做好日常工作中各類檔案資料的采集。對于專兼職檔案管理人員來說，不僅要有檔案管理知識，還要求了解其他方面的專業(yè)知識，例如建筑企業(yè)，檔案人員要掌握項(xiàng)目規(guī)劃書、圖紙、竣工資料等主要類別；房地產(chǎn)企業(yè)，檔案人員要了解開發(fā)協(xié)議、土地證書、房產(chǎn)證書資料等主要類別。這些知識的掌握，有利于對各類工作過程中檔案的收集，這就需要我們檔案人員經(jīng)常到相關(guān)部門進(jìn)行學(xué)習(xí)交流溝通。

3.建立健全制度，從根本上進(jìn)行管理和要求。為了提高文書檔案的利用率和實(shí)效率，企業(yè)要建立完善一套科學(xué)的檔案信息查閱利用制度。要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，預(yù)先編訂一些平時(shí)需要收集的資料目錄，對各類資料的鑒別規(guī)范和注意事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)說明，同時(shí)召集會議傳達(dá)，并要求各相關(guān)部門注重平時(shí)的整理收集和及時(shí)入檔。要建立本企業(yè)本行業(yè)檔案資源信息共享機(jī)制，形成檔案查閱利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，對檔案信息進(jìn)行合理開發(fā)，提高其實(shí)效率。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)該積極開展檔案咨詢服務(wù)，甄別出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要的信息，為決策管理者提供決策的依據(jù)，從而使文書檔案得以有效實(shí)用的開發(fā)，為企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

4.探索檔案利用的方法和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)其最大效用。隨著檔案原始資料的日益增多和企業(yè)對檔案信息依賴性的日益增強(qiáng)，傳統(tǒng)的查閱方式與利用方法，已經(jīng)不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要。因此，我們需要將所擁有的檔案信息進(jìn)行整理，提煉出精髓精華，以便于快速有效的利用，并且盡可能實(shí)現(xiàn)電子化。首先，對現(xiàn)有的文書檔案進(jìn)行編號，建立臺賬登記目錄手冊，所有資料信息按冊按號編入，便于查閱利用。其次，積極推進(jìn)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，將所有文書檔案信息錄入電腦，利用電子手段進(jìn)行信息的檢索和統(tǒng)計(jì)，同時(shí)將系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連通，每個(gè)需要檔案資料的人員都可以預(yù)先查詢目錄，實(shí)現(xiàn)全企業(yè)范圍內(nèi)的檔案信息資源共享，這將提高工作效率和檔案資料的利用率。在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中，為了保密安全的需要，可以增設(shè)權(quán)限設(shè)置。也就是說，檔案信息目錄是全企業(yè)聯(lián)網(wǎng)，但是具體的資料內(nèi)容不錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。所需查閱內(nèi)容，查閱人需根據(jù)查閱目錄，經(jīng)上級批準(zhǔn)后方可進(jìn)行檔案室查閱紙質(zhì)資料或電子資料。

四、結(jié)語

綜上所述，在新形勢下，文書檔案的是否科學(xué)，直接關(guān)系到利用效果，其工作業(yè)務(wù)的開展，關(guān)系到文書檔案的實(shí)在價(jià)值是否能夠充分并且有效地發(fā)揮。因此，企業(yè)要做好文書檔案的查閱利用工作，首先要從內(nèi)部管理入手，加強(qiáng)工作人員的思想認(rèn)識，更新企業(yè)管理者和檔案業(yè)務(wù)人員的思想觀念，注重日常資料的收集、甄別工作。同時(shí)及時(shí)提煉出有效信息，為企業(yè)管理者決策提供堅(jiān)實(shí)的原始臺賬憑據(jù)，保護(hù)企業(yè)和個(gè)人的利益不受損失。

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